浅谈如何做好新形势下不动产登记档案管理——以山东省郯城县为例

文/郯城县自然资源开发服务中心 许传熙 丁海云；郯城县不动产登记交易中心 周恒娇 杨雪飞

档案管理工作是一项基础工作，随着经济快速健康发展，城市化进程不断加快，棚户区改造、新农村建设等城乡一体化进程的推进，使不动产登记档案利用率逐步提高。不动产登记资料作为不动产权的一项重要性基础资料，原始档案非常珍贵，记录着土地权属来源和分类变化的全过程，是土地利用规划、土地权属管理、土地确权登记和执法监管等自然资源工作的科学依据，与百姓的生活息息相关。业主持有的不动产记录下来的土地的出让过程、建造交易过程等信息，就是我们常说的不动产登记档案。不动产登记档案具有合法审查、独一无二、公开公正等特点。不动产登记档案服务不仅是行政服务，也是社会化服务，在不动产权保障服务社会经济发展和保护资源的大背景下，不动产登记档案管理需要工作人员树立科学的管理观念，与时俱进，提升档案管理水平和数字化水平，加大从业人员的研究和投入。不动产登记工作只有转变传统观念，创新服务，努力提升综合素质，拓宽服务领域，延伸服务范围，才能做好档案管理工作，把档案管理提升到全新水平，全方位开展档案管理工作，满足不动产登记需求，高效服务社会经济发展。

一、郯城县不动产登记档案管理和使用情况

近年来，郯城县自然资源和规划局认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》《山东省档案管理条例》及市、县档案工作有关规定，坚持“依法治档”的目标要求，配合市、县档案执法专项检查，将档案工作摆在全局突出位置，坚持全面抓和长远抓，把加强地籍档案工作作为服务社会、促进不动产权管理工作全面发展的一个重要方面，逐步完善不动产登记档案管理基础设施，着力抓好各项基础业务档案、电子化档案及办公自动系统建设，积极挖掘各类档案利用潜力，开展档案信息咨询利用有偿服务，各类档案实行综合管理、分类管理，认真挖潜，顺应建设富强民主、和谐秀美新郯城建设的要求，促进不动产登记档案工作向科学化、规范化、制度化的管理转变。2006年郯城县自然资源和规划局（原国土资源局）申报通过省特级档案管理以来，率先在全省国土资源系统创建达标省特级，连续13年保持省特级档案室荣誉称号，现有14个基层自然资源所全部达到省二级档案室标准。

2020年以来，郯城县自然资源和规划局按照深化 “放管服”改革要求，进一步优化全县政府服务水平和营商环境，改革创新、狠抓落实，以流程再造、提升服务为切入点，通过“压、享、提、降、化、引”，实现不动产登记24小时“不打烊”，48项不动产登记业务 “一网通办”，推动全县不动产登记工作提速增效再上新台阶。一是压缩登记环节。在不动产登记档案服务中主动服务，超前探索便民利企的登记流程，审查方式简化，审核程序优化，取消了不动产查档、落宗、预审3个环节，落实“先沟通、速审核、快受理、不压件”的审批措施，按照“4步走”标准办事流程，即“申请—受理—审核—发证”。达到“交一次材料、进一次门、一次性办好”目标要求。在大幅精简、优化办事环节的基础上，不动产登记档案服务水平极大提升，群众满意度逐步增强。二是数据互联共享。不动产登记涉及税务、住建、交易等部门，我们探索建立不动产交易、纳税、登记“三位一体”工作模式，建立了“一窗口受理、一平台办理、一套材料流转、一次性告知、一小时办结”的流程，对不动产登记的房屋交易、地图测绘、地籍权属、税费缴纳等档案信息实行共享互通。在不动产登记档案资料共享交汇使用的基础上，推行数据化、信息化，实现网上申请、线上查看、实地核验、随时办理的“一网通办”模式，不动产登记和档案使用效率进一步提升、信息化水平不断改进。三是服务效率更加便捷。无论是档案查询还是初始登记，实行逐个环节限时办理和业务融合办理，首套房、二手房物权转移+抵押登记、新建商品房物权预告+抵押权预告登记等项目压茬进行、合并办理。全县不动产初始登记、抵押登记压缩至1个小时办结（原来规定是30个工作日），不动产登记更正、查封、异议、注销等部分业务逐步提升到即时即可办结，各类档案的数字化归档和整理水平有新提升。四是落实减负降费。郯城县自然资源和规划局及不动产登记交易中心严格落实国家、省、市、县关于降低企业税费、服务实体企业的决策要求，于2019年7月1日起开始执行财政部、国家发展改革委联合下发的文件（财税〔2019〕45号），申请变更登记、更正登记的不动产登记费予以免征；办理不动产登记设计车位、车库和储藏室的，或者单独核发不动产权证书等，不动产登记费由原非住宅类不动产登记费550元/件，减至只收取住宅类不动产登记80元/件，小微企业全部免交登记费，每年为小微企业节约成本90万元，真正做到为企业排忧解难。五是化解遗留问题。依照“尊章守律、便民利企、还原历史、分类处置”的原则，减少办理环节，用最短时间、最少接触、最简流程，有效解决企业在办理不动产登记过程中的“篱笆”。按照“尊重历史、依法办理”的原则，在对县域内6家企业具体问题具体分析的基础上，积极创新，多方协调，简化审批手续，减少办理环节，用最短时间、最少接触、最简流程，成功解决了横在企业办理不动产登记面前的“拦路虎”。在研究历史了解现状的基础上，集中力量，在0.5个小时的时间内为上述6家存在土地房屋产权历史遗留问题的民营企业办理了不动产权首次登记，自然资源和规划服务“加速度”赢得了赞誉，也为民营小微企业抗击疫情复工复产注入了动力。六是党的建设引领。以党建工作为抓手，成立了不动产党支部，全面推行“党建+不动产登记”模式，发挥党员先锋模范作用，全力推动不动产登记能力和服务效能双提升。召开了不动产登记和档案管理作风问题专项整治工作推进会，持续深入抓行风作风治理，找准隐患点，及早疏堵漏洞。在疫情防控期间，党员挺身而出，模范履职尽责，奋战在抗“疫”前沿一线，在服务群众、疫情防控中发挥党员先锋模范作用。

二、不动产登记档案管理问题和不足

在从分散登记走向统一登记的过程中，我县不动产登记坚持守正创新，成功解决了不少问题。但因相关法律、法规还不完善，登记操作较为复杂等，在改革试点过程中存在一些不足和需要改进的地方。全国的不动产登记档案管理制度还不完善，系统的机制和制度有待提升。随着经济社会的快速发展，新事物层出不穷，历史遗留问题五花八门，需要进一步创新解决和进一步提升改进。

（一）登记人员业务水平整体不高。不动产登记信息档案是展现公信力的基础工作，在施行登记中，登记工作人员的从业素质是最基础、最重要的关键工作。我国的不动产登记没有完全专业职业化，没有登记官从业制度，不动产登记立法层面缺乏相关的法律支持。以郯城为例，我县不动产登记窗口人员年龄大、人员少、知识面窄等问题较为突出，登记人员相关法律知识缺乏，不动产登记效率不高，在推进不动产登记提速增效过程中较为吃力。需要法律层面完善健全登记官制度，推进不动产登记管理体系规范化、制度化，加强从业人员业务培训，综合提升登记人员素质。

（二）新建商品房登记“一次办好”还没有实现。省委、省政府加大转变政府职能和简政放权的政策要求，要深入推进审批服务便民化，深化“一次办好”改革，要切实增强企业和群众的获得感、幸福感。现实中，群众需要先到房地产销售处签订合同，再到住房保障服务中心网签备案后，最后到不动产登记中心（或银行不动产便民窗口）办理登记，未能完全做到“一次办好”，这些主要体现在新建商品房预告、抵押登记、预查封登记方面。只有实现不动产一窗受理，或实行信息共享，才能有效减少群众跑动次数。

（三）不动产登记档案存在着赔偿风险。现阶段，全县不动产统一登记档案仍以传统纸质档案为主，且分散存于城建、房建、税务等部门，房屋、土地、林地、宅基地的证书是多个部门整合而形成的不动产证，量大业务多，由原来多个部门集中到一个部门，业务范围延伸扩展。这些问题集中显现出错误率高、工作效率低、信息贡献难等问题。同时，还存在一些历史遗留问题，存在着大量败诉案件隐患，情况千差万别，登记赔偿风险依然存在。建议参照其他省、市、县做法，建立完善不动产登记责任险赔偿制度，防范、分流和化解不动产登记风险。

（四）不动产登记档案管理成本高，需要大数据存储。登记档案是十分繁琐的重大工程，要求准确细致，有关部门没有专门的不动产登记档案库房，也还没有规范的归口管理，档案管理部门的监管职责还没有层层落实，有的只是停留在监督主管部门上。我们认识到档案的重要作用，能实现物权的有效认定，进而保障不动产登记档案管理，顺利推动房地产市场建设，信息技术的不断推进，给不动产登记档案管理带来严峻挑战，传统的纸质档案转换和保存需要大量的人力和物力，检索、归档、编研等做得远远不够。

三、不动产登记档案规范化建设的途径和方法

不动产登记档案的重要性不言而喻，新形势下的不动产登记档案管理工作，应从建立健全长效机制、提升档案工作者的从业素质、提升档案信息化水平和优化馆藏结构等方面着力，实现不动产登记档案科学、规范化管理，提升整个行业的服务保障水平。

（一）建立健全不动产登记档案管理体系。完善不动产登记档案管理体系，建立不动产登记档案管理规章制度，是不动产管理的基础。随着科学技术的发展和信息化、数据化进程加快，提升不动产登记档案管理水平，要建立科学的不动产登记档案管理体系。要建立健全政府部门监管和领导机构，成立以局党组书记任组长，其他分管领导任副组长的档案管理机构，明确分管领导，局综合档案管理领导小组不定期督导检查，研究不动产登记档案工作中的新难点、新堵点，找出工作中的缺点和不足，及时完善提高。配备专职档案人员5名，有关科室密切配合，做到有人抓、有人管，形成工作的强大合力。及时传达学习各级加强档案工作的最新理论成果，做到思想统一、步调一致，抓好不动产登记档案管理工作。同时，加强局各科室之间配合协调，加强协作，加大监督考核力度，加强对各乡镇不动产权管理所档案工作的监管力度。建立健全不动产登记档案管理制度，为不动产登记档案的各项管理提供制度保障，有完善的档案查阅、备案签批、移交归档等手续，坚持从不动产登记档案的起点开始，梳理事件、工作的初始阶段，全程落实跟踪，确保全流程、全卷宗，保证不动产登记档案的时效性，完整性。

（二）提升改进档案工作者的从业素质。档案管理和信息化大数据要密切结合起来，要发挥数字优势和技术优势，需要档案从业者更好的专业知识，运用当代科技新成果，更新管理手段，实现不动产登记档案计算机信息化数据化管理。关键是提升档案专业技能和素质，促进档案管理工作不断进步。一是要抓好招才引智，充分吸收专业技术人员和高素质、高学历人才，专业人才干专业的事情。不动产登记水平的高低，关键取决于档案工作人员，所以，要完善档案管理队伍。二是加强学习，提升档案工作者专业能力。要积极参加省市县档案部门和上级自然资源部门举办的培训班，了解国家档案法律法规体系，充分利用全县不动产权系统干部职工在线学习的有利时机，加强业务学习，相互交流，提高从业者档案业务知识和档案管理能力。三是档案学新理论、新技术指导和新实践相结合，适时引进高科技人员，不断增加投入，从不动产登记档案的硬件设施基础出发，购买电脑、网络硬盘等，应加强交流学习，及时更新办公设备和库房，推进档案信息化的开发和利用。

（三）促进提升不动产登记档案信息化管理。网络已深深影响到人们生活的各个方面，随着互联网的发展和深度融合，人们越来越习惯于利用网络来实现所需的服务，现代信息技术为不动产登记档案管理工作开辟了新领域。一是借鉴智慧郯城的建设经验，整合不动产登记数据资源，加快推进不动产智慧档案室建设，对现有纸质档案进行数字化管理，整合原住建、房建等部门纸质材料，充分依托临沂“自然资源云”技术框架，建立自然资源档案管理系统，覆盖整理、搜集、保管和利用全流程。二是加快不动产登记档案的数字化进程，及时整理归档文件，原文及时扫描，把文字、图片、规划、地籍等重要信息整合到不动产登记平台，实现登记、变更、查询、利用一体化，加快推进“一次性办好”电子文档归档等，实现OA系统在线归档、保管、利用。三是构建强有力的保障，整合人、财、物，加强不动产登记档案人员配备、档案库房设置、计算机设备采购、不动产登记档案信息化工作的调整配备，为不动产登记档案全方位提供人力、财力、物力、技术的支持，积极有效服务社会。

综上所述，不动产登记是物权形式的有效体现，不动产登记档案是实现不动产登记的前提和基础。随着经济的快速发展，不动产登记、变更、交易的种类和数量越来越频繁，人们的物权意识越来越强，维护权益是每个公民的基本权利。新形势下，做好各类不动产登记档案管理工作可以为不动产登记的全流程奠定坚实基础，提供更加便利的服务。我们要及时转变和更新观念，更加重视不动产登记档案管理工作，采取扎实有效的措施解决工作中遇到的各种困难和问题，争取支持和全社会理解关注，完善有关监管和举措，促进不动产登记档案规范化、数字化、程序化管理，维护人们的合法权益，促进经济社会可持续快速健康发展。