图书馆图书倒架及架位预留初步研究——以惠州经济职业技术学院图书馆为例

文/惠州经济职业技术学院 陈杏安

对于图书馆人员来说，书刊上架、整理书刊、倒架等都是日常比较重要的工作。关于书刊倒架问题，我馆前期同事主要根据目测架上现有书籍数量结合需要新上架书籍情况，根据工作经验判断书籍上架需要倒架的空间。这样做对于经验不足的馆员来说，考验很大，有时出现为了满足本次新书上架需要重复倒架两三次才能实现；对于有经验的馆员来说，虽然基本能够满足当次需求，但也不是长久之计，每采购一批新书都必须倒架，甚至出现当期新购书刊涉及到上一次刚倒过的架位，这样导致重复工作较多。

2019年以来，由于我馆新增新书刊较多，已新建密集书库，用于存放流通率很低的书刊，以便常规书库布局更多新书供读者阅览。本工程涉及到大量流通率低的书籍需要调库到密集书库。部分书刊调库后，原来书库书刊就少了很多，为了更好布局书刊，需要整个F类书库全库重新整理倒架，达到空间分配合理。为了更科学地实行书刊倒架及书库预留空间问题，本人查阅了很多学者涉及倒架及预留方面著作，结合本馆实际情况，拟出一个比较科学合理的倒架及预留架位方案。操作流程以本馆F类经济学书库为例说明。

我馆F类经济学书库原有7.8万册馆藏书刊，根据流通系统后台查阅及分析数据，经馆会议决定将近三年来流通率为零的书刊，只保留一册在常规书库，其余复本调库至密集书库。经系统导出数据，按照Excel数学函数统计，符合条件调库书刊册数为2.3万册。因为根据流通率底的条件筛选出来的书刊并不是固定那几个书架，而是不均匀分布在整个F类书库里的，所有流通率低书刊调完库之后，常规书库整个书库是需要全库重新统筹布局的。首先统计好目前F类常规书库书架总容量；流通系统调出常规书库目前书刊总量，加上预估后3年新增书刊总量；现场抽查书刊厚度，通过科学估算每个书架大概摆放多少册书刊，预留多少空间给未来3年新增书库使用。总体统筹规划好，做好标识，按照分布书库容量填鸭式把书库上架就可以了。

首先是现场核算整个F类书库总藏书容量。我们书架是拼装式的，最小架位是1m（宽）×2m（高）的书架。一个书架有6格书架位，每格宽89cm，除去书立宽5cm，则1格实际满载书库空间为89-5=84cm。排架方式是连续拼接7架，背靠背为一排，即一排有14架书架。书库分两边，一边15排，整个书库共有30排书架。其中每排共有6×7×2=84格。书库内有8根柱子位置共有6×2×8=96格的空间未放架，则F类书库共有84×30-96=2424格。每格书架长容量是84cm，则整个书库共有2424×84=203616cm的藏书空间。

第二步核算F类目前馆藏图书册数及根据采购部门计划采书清单预估每子类书籍未来3年采购量。调库后，先在流通系统查询F类书库藏书情况，导出数据统计得出目前书库内有53585册书刊，细分子类号书刊分布情况，具体明细如表一：

表一 F类书库目前馆藏分布情况

经与采购部门沟通了解，从2017至2019年F经济类书库新购书量分别为2584册、2612册、2593册。基本维持在2600册左右。经与采购同事了解，为满足学校发展需求，图书馆根据以往数据预计未来3年的正常采购量基本上是每年3000册，则未来三年共采购书刊为3000×3=9000册。

根据学校发展方向，了解未来3年内拟扩招或者增加专业情况，本馆统筹估算新增专业书刊册数。学校立足惠州本地人才需求，发挥为本地企业输送专业人才的教育理念。经分析当下市场情况，及对未来形势判断，学校近2年拟在国际贸易专业方向扩招，以满足市场需求。另学校会议已通过增值旅游专业招生计划。采购部门同事根据我馆目前国际贸易方面藏书情况，考虑满足扩招及新增专业需求，预计未来3年拟额外增加6000册配套专业书刊。

综合目前馆藏图书册数、未来3年常规采购图书册数及根据新增专业新增配备图书册数，可以统计出3年后F类图书馆藏量达到53585+3000×3+6000=68585册。在3年后F类书库需要合理布局这68585册书刊，尽量避免重复倒架，就需要统筹考量，科学估算好书刊摆放位置及预留容量。

现场抽样测量每子类书刊的平均厚度，根据F0至F8等9个大子类书刊的目前馆藏大概比例，共抽样60格书刊容量测量，记录每格书刊总厚度及书刊册数，再利用excel表格计算出每个抽样的单册书刊厚度。F类图书总体还是比较厚重，图书厚度0.3cm至6cm不等。把这10个子类平均厚度加起来除以10，可得出抽样测量60格的总平均厚度为1.78cm。详细抽样数据如表二：

表二 F类书库抽样测量书刊厚度

根据测量数据每格容量为84cm，科学估算出每格满载时能容纳多少册书刊，即84/1.78=47.2册。结合三年后需要容纳68585册书刊的需求，本期倒架就需要合理布局好目前53585册书刊的摆放及空间的预留问题。既要考虑现在5.5万册的合理上架，也要规划6.8万册书库到位后各子类书架容量的相对合理。这个就需要利用数学函数科学估算出整个F类书库的书刊摆放空间，按照子类书刊分别估算出具体格数，因为每个子类书刊数量相差比较大，有的只要占几格就够了；而有的子类占格数还是很多的，达到几百格。为了更好指导实际倒架，需要将子类再细化，跨子类情况细化到50格以内就比较合理。比如F1子类书刊2438册，根据统筹估算得出，可占到书库格数为112格。就需要把F1子类再细化为：F11、F12、F13、F14、F15、F16、F17等。细分二级子类发现F12占比还是比较大，占位去到83个格书架。此时就需要把F12再次细分子类为：F120、F121、F122、F123、F124、F125、F126、F127、F129等子类。直至子类书刊占位在50格以内，才算定好分配表。F1经济概况、经济史、经济地理书刊容量分配情况如表三：

表三 F1经济概况、经济史、经济地理书刊容量分配表

全部定好位置及预留空间后，就把分配好子类格数的明细表格打印出来，并按照顺序抄好每个子类的占格。现场核算每个子类书刊占用的架位数量。这个环节需要很细心计算，一般需要两个人单独现场计算，只有两人计算的格数数量都与明细表上一致时，才把该子类标识贴在该区域书架的第一格位置上。若两人计算结果不同，需要两人换位计算，直至结果一致。为保险起见，在每个子类书库开始位和末端位都用马克笔做好标识，便于指导后续现场倒架。

最后就是根据分配好的空间按部就班，做书库的搬运工。这个环节是最考验人力资源的，我们举全馆之力，分工合作，共同完成。组织选择好倒架人员及倒架路线也是比较关键的一环。选择路线短的就省人力；路线远点，不仅费劲，出差的几率也更大。我们根据现有人员和馆布局，我们读者服务部的同事分为2组，分别与其他部门同事组队。因为是抽样数据，实际情况有待核对，所有上书倒架过程中要有熟悉业务的同事实时关注每个子类图书实际上架是否合理。若发现有太拥挤或者宽松的情况，及时在前后子类之间稍微调整架位分布，达到合理分配状态。一组有5人，其中2人负责把书库原有书刊按照顺序放到书车上，并把书车按照先后顺序排列好。2人负责把一个子类的书刊根据前期贴好的书架位置开始有序上架，并时刻留意每格书刊摆放的拥挤情况，根据实际情况考虑是否需要微调架位，每子类前面序列号书刊争取按照书架容量的80%上架，后面序号书刊则需要考虑预留的空间是否合理。经过一个星期的艰苦奋斗，我们顺利完成F类书库倒架 工程。

图书倒架是流通部门的日常工作，尽量做到一步到位，减少重复的图书倒架，对流通工作者是事半功倍的。本馆本次大规模书刊倒架，经过前期统筹策划，准备工作充足，利用数学函数等科学方法合理估算，集全馆力量共同劳作，高效有序完成。为以后倒架工作积累了良好经验，也更便捷读者阅览。