建筑工程资料管理常见问题及规范管理措施探讨

项阳 安徽省至泽建设咨询有限公司

1 前言

目前，我国已经进入到城市化发展的关键阶段，而在城市建设的过程当中，各种建筑数量在不断增加，人们对于建筑物也提出了更高的要求，所以建筑行业的竞争越来越激烈。对于企业来说，要想在竞争激烈的市场当中站稳脚跟，需要不断地提高自身综合素质能力。对施工过程的各项资料进行管理是提高建筑工程施工质量的主要措施，同时也是对工程进行有效检查、维护管理使用改建扩建的数据依据。做好建筑工程的资料管理工作，对于整个工程的项目开展都可以产生积极的影响，而且项目工程的资料收集及分析贯穿整个工程建设的方方面面。

2 建筑工程资料包含的内容

2.1 工程施工相关文件

建筑包含许多技术内容，包括设计、原始设计计划、设计变更、建筑设计、制造报告等，还有施工组织设计、监控系统和详细规范、正式会议记录、原始建筑材料、施工图文档、半成品采购信息、入口材料实验记录、水泥胶砂比测试报告等。实际的设计检查报告包括房屋的观察记录、拖曳和造型变更、施工质量检查报告、施工安全事故评估报告、后期施工技术总结等。

2.2 竣工图纸

内建图面是建筑专案的核心资讯内容，也是相关部门审批和审核的重要基础。因此，必须管理正确构建图形中的相关信息。制造图面的相关资讯包括：一般平面图、建筑专案的制造图面、外部饰面图面、内部和外部饰面图面、洒水头和排水系统饰面图面、电气工程完工图面、通风管营造图面等。

2.3 综合性文件资料

综合文件包括：施工设计批准文件、任务计划、施工前勘测资料、征地、拆迁安置相关资料、设计设计资料、设计图纸审核表等。招标文件、合同内容、授权文件等。与建筑有关的在接受完成期间备份数据内容和接收结果等。为了便于存储和检索，数字表单（如CD-ROM）用于存储和管理与建筑项目相关的信息。

3 建筑工程资料在建筑工程中存在的意义

（1）施工技术数据主要收集过去有价值的工程图纸、重要词语和数据表，这也是施工技术质量采集最真实的意义。施工材料记录了一些基本信息、隐蔽验收规程和质量保证，这些是施工过程中最重要的信息。

（2）施工技术数据也是后续管理的重要组成部分。在施工过程中，由于施工环境、施工条件等因素的影响，出现了一系列技术质量问题。因此，收集和保存施工技术数据成为后续工作的重要证据，也是唯一的施工证据。建筑材料不仅可以为其他建筑施工企业提供良好的基础，而且可以为管道布局提供重要的参考依据。

（3）施工合同技术数据由有关人员根据施工合同文件收集。工程数据是土木工程合同的基础，能够全面把握建设项目在施工环节和主要部分的重点，及时反馈。因此，施工技术数据能够更好地反映施工单位的管理技术。建筑材料的记录和工程重心的意图是一样的，二者都可以展示施工单位的管理技术。

4 建筑工程资料管理常见问题

4.1 工程资料管理人员能力不足

当前，我国许多企业在技术数据分类和收集方面缺乏专业的数据收集和处理能力，未能有效地收集和整理相关企业的建筑原料、工程机械和施工人力资源信息，导致许多企业的信息分类不完善，技术数据信息的关键部件和技术指标不足。此外，我国许多企业内部工程项目中管理人员的专业素质不足，企业内部管理部门不重视数据的整理和收集，也不重视相关数据收集人员的技术培训和专业检查，导致许多企业施工过程中施工管理数据收集不完整和相关数据丢失的问题。工程项目的管理活动严重阻碍了企业的后续施工和相关项目管理工作，甚至延长相关施工项目的竣工时间，导致企业资金紧缺。

4.2 对工程施工技术资料管理的不重视

技术资料的管理对整个建筑工程的施工质量而言，可以产生决定性的作用。但是从目前了解的情况来看，建筑企业在开展建筑工程建设期间，现场管理人员以及基层工作人员对资料管理的内容并不重视，他们将大部分时间和精力放在施工现场的管理上，而不重视施工资料以及施工日志的填写。

在施工日志未能按要求及时填写时管理人员就会在工程竣工之后集中补填，但经常会出现漏填及错填情况。因为在竣工之后，管理人员无法对施工当天遇到的问题记录及分析，也无法了解当时采取哪些技术革新、什么类型的工艺以及材料解决问题。

4.3 管理手段落后

随着经济技术水平的不断提高，许多企业积极有效地引进先进的数据管理手段和方法，利用先进的技术水平提高企业数据管理的效率。但是，许多企业仍在使用以前的手动数据排序和分类方法，这些方法不仅不能有效提高数据管理能力，而且在管理完成数据方面存在巨大的缺陷和错误数据，手动验证很难发现和显示这些缺陷和错误数据。

5 优化建筑工程资料管理的措施

5.1 加强施工建设过程中的工程技术资料管理

施工建设企业可以依据不同的施工建设项目，制定不同的工程技术资料管理方案，选择不同的工程技术资料管理人员和管理措施。工程技术资料的编写也需要安排专业的人员，并且要求这些工程技术资料管理人具备过硬的专业技术知识和业务操作能力，同时也需要积极鼓励这些工程技术资料管理人员与其他管理部门或者施工建设部门进行交流与沟通，以便及时修改工程技术的相关资料或改变工程技术资料管理的具体措施。

在施工建设开展的过程中，会出现一些工程技术资料管理方面的问题，此时相关的工程技术资料管理人员需要及时、科学、合理地解决出现的一系列问题，并且这些工程技术资料的管理人员要具备较强的反应能力及灵活处理问题的能力。

在施工建设项目即将完工时，工程技术资料的相关管理人员也要及时归纳并整合相关的工程技术资料，同时需要多次重复检查工程技术资料是否存在遗漏或损坏等情况，并且随时准备补充工程技术资料相应的内容或调整结构。在施工建设项目完工之后，工程技术资料的管理人员需要汇总工程技术资料的使用与管理情况，及时排查工程技术资料在管理过程中存在的问题，并且做出书面报告或书面总结，以便日后工程技术资料管理工作有证可考。如图1所示。

图1 资料整理

5.2 建筑工程档案的编制应与建设工程实施同步

参与施工档案工作的相关技术文件和材料，应与施工进度同步形成，项目施工阶段应注意提交项目建议书和审批文件、项目可行性研究报告和审批文件及其他材料；在项目土地征用阶段，应注意提交规划和选址申请、建设用地审批文件和其他资料。设计阶段应注意地质勘察报告的提交、环境保护等行政部门的审计咨询意见、施工咨询意见；在项目实施阶段，应注意提交材料投入控制文件、工程计划、质量控制文件和各种隐蔽验收文件。

在完成验收阶段，应注意提交规划、消防和其他审批文件、最终结算文件、技术视听材料以及封闭型和地下管线。所有归档文件的内容应真实、有效、完整和全面，反映项目创建的整个过程。严禁事后拖延或补充，始终保持档案与工程进度的一致性，严格执行工程档案借阅制度，以防档案丢失或随意修改。

5.3 建立完善的招标档案管理规章制度

制度建设，是引导建筑工程招标档案管理工作朝着有序性发展的前提和基础。结合当前招标档案管理工作的混乱局面，应做好以下几个方面的工作。

其一，有效评价当前关于建筑工程招标档案管理工作的相关办法或者制度，思考实际制度建设中存在的问题，在原本制度框架基础上进行改革，以确保实际招标档案管理制度与实际情况相吻合。

其二，尝试以上级行政主管机关与档案行政机关联合参与，实现招标档案管理规范性指导文件的生成，将其作为实际建筑工程招标档案管理制度设计的基础，这样可以提升对应文件的权威性，继而使得对应单位能够以更加严谨的态度去面对，这也为后续实际规章制度的贯彻执行营造良好的氛围。

其三，在宏观制度不断完善的过程中，还需要注重当前档案管理办法的修改，鼓励招标办和交易中心能够协作起来，切实依照对应规章制度，细化实际的招标档案管理办法。不同地区实际情况不同，此时就需要设定一个更加灵活的尺度，内部条例的完善性，可以使后续的执行朝着更加有效的方向进展。

5.4 提高工程资料管理人员的专业素质

施工数据管理对整个施工项目管理有很大影响，因此相关工程企业必须重视内部技术数据管理器的培养，通过开展相关信息资源收集方法的培训，传授信息知识，提高工程数据管理人员的信息收集和管理能力，从而能够在实际工程质量过程中不断积累工作经验，为后续相关数据收集处理项目提供宝贵的实际管理经验。

此外，为提高工程信息管理人员的工作能力，相关企业必须加大对工程项目经理人才培养的资本投入，建立完善的企业信息收集中心和科学信息采集处理系统，并在企业内开展一系列信息管理和收集管理培训，使相关信息管理人员能够提高信息收集能力，积累自己在工程信息管理和收集过程中的信息处理经验。虽然建设信息只是建设项目内容的一部分，但却能对建设项目的质量和经济效益产生非常明显的影响，因此科学合理地管理相关信息，促进建设项目过程中信息管理人员的专业能力非常重要。

5.5 工程类影像资料的整理

快速查找影像资料，需要将影像资料整理收集，按照类型进行管理，不同类别上面标注施工名称、在施工过程中运用到的工艺、流程以及遇到的问题。只有在分类过程中进行详细的叙述，并且通过文字和照片的形式将当时的施工现场形象还原，才能够方便后续工作人员寻找到解决问题的方式，借鉴从前的施工经验，尽可能保障后续的施工质量，减少在施工过程之中出现问题的可能性。对于建筑施工中所发现的问题，应当在出现问题的时候就做好影像收集工作，主要可以运用照片以及短视频的形式。

需要注意的是，在拍摄影像的过程中需要及时、清晰、连续而完整。尽可能将整个工程的施工特点表现出来。为了保证图像数据的完整性，在收集和排序技术图像数据时，应将图像数据分为打印版本和电子版本两个部分。

打印的图像数据，包括设计照片，应该是连续的，数据应该随时处理和填入文字。需要说明拍摄照片的时间、地点、地点和内容，照片按工作程序的顺序排序。打印版本可以是相簿，并储存在不同的类别中。工程图像数据的电子版可以满足工程施工期间的要求。根据施工时间，将创建不同的文件夹并保存这些文档。

5.6 加强资料管理员的管理意识

在住宅工程建设过程中，资讯管理人员对资讯管理的认识并没有提高，这是很普遍的。但是，如果相关施工单位希望提高自己的房屋技术信息管理水平，就必须加强管理意识。因此，施工单位不仅要改变传统的档案管理方式，还要明确每个施工环节中的技术资料管理责任，以确保文件和资料的完整性和准确性，同时让图书管理员能够收集资料。

相关施工单位可以聘请一些专业人员来培训数据管理人员，例如文件管理专家，以便他们了解和管理数据管理和相关法律知识，并通过提高数据管理的科学性和准确性加强数据管理，相关建设单位还应与执行专门的数据管理部门联合，以构建完整的建设项目数据管理系统。施工单位可以设计资料管理工作评估管理者的工作，并透过明确的奖惩系统，提高他们对施工项目资料管理意识。

6 结束语

建筑工程是一项极其系统且庞大的工程，在实际施工的过程当中涉及的施工技术资料比较复杂，它要求工程的各个单位密切配合，加强联系，才可以保证施工技术资料的完整性。在建筑行业快速发展的背景下，需要给予建筑工程施工技术资料管理足够的重视，并且通过各种措施使管理过程更加得规范化和科学化。相关技术资料的管理工作人员必须对资料整理的工作认真负责，并且不断地更新自身的综合素质能力，使用全新的技术开展一系列的资料管理工作，保证工程的后期维修以及管理具有最可靠的数据依据。