基于微信的校友信息管理系统研究

同晓，段鑫绘，茹蕊

（西安石油大学，陕西西安，710065）

1 校友会管理系统研究背景

校友是高校最为宝贵的财富之一，是学校教育教学水平和办学能力的集中体现，是影响高校声誉的重要因素。校友也是大学的特殊资源，更是一所大学持续发展不可或缺的资本，是促进高校全面、稳步发展的重要力量。优秀的校友给高校带来的不只是声誉、资源方面的暂时提升，更是影响高校发展的综合性、长远性因素。

毕业多年后，很多事业发展相对较好的校友会向母校进行捐赠，在母校设立奖助学金，借此方式来表达对母校的情谊。同时，也有部分在相关领域有所成就的校友通过为在校生开设讲座、优先推荐工作或提供实习、就业机会等形式，来回报母校，对提高母校的毕业生的就业起到了一个很好的促进作用。校友的发展以及其他动态信息，对于学校了解毕业生的就业方向、质量和社会市场需求以及社会最新的热门专业等都起着重要的积极意义: 一方面，为高校毕业生提供就业参考；另一方面，对于深化高校教育改革，促进高校毕业生就业质量以及优化专业设置等提供了珍贵的参考价值[1]。校友在高校发展中有着至关重要的作用，但是校友工作在部分高校还没有引起足够的重视，信息化工作也还有很长一段路需要去走，传统的工作方式耗时耗力，设计、开发一套校友信息管理系统，打通校友与校友、校友与母校沟通交流的渠道已经迫在眉睫。

2 校友对高校发展的积极意义

校友资源是指校友自身所具有的人力资源价值，以及校友所拥有的财力、物力、信息、文化和社会影响力等资源价值的总和。清华大学校友总会的黄文辉和刘敏文指出：“高校校友是十分宝贵的人才资源和教育资源，是高校发展中不可忽视的一支重要力量。”校友也是学校的公共关系资源、信息资源和物质资源[2]。

（1）有利于开展在校学生的德育工作

校友对在校生有很强的亲和力、导向力和号召力，他们的成就和优秀事迹本身就是生动的教育题材。优秀校友返校开展个人成长、就业、创业等主题的交流活动，他们与广大在校学子同根同源，这种相似的学习和生活经历，相同的文化熏陶，使在校生更容易产生共鸣，从教育引导层面来看校友对高校的德育工作有明显的促进作用[3]。

（2）有利于促进学校的人才培养

校友在社会上经过多年打拼积累的经验和资源，可以帮助毕业生增长见识、拓宽就业渠道，为即将毕业的师弟师妹提供很好的就业指导，部分校友和校友企业甚至可以提供实践和实习机会，校友以自己的亲身经历为基础，总结宝贵社会经验，回校和毕业生进行交流，帮助毕业生克服就业误区，树立正确的择业观和职业发展观，提高就业综合竞争力[4]。

（3）有利于建立思想交流和信息共享平台

高校在发展需要学科建设、人才交流、科研合作、成果转化等各方面信息，校友分布在各行业和地区，他们组成的庞大信息网为母校与社会的信息交流提供了互通平台，为母校在学科建设、科学研究、产教融合、合作发展等方面起到了重要作用。同时，挖掘校友信息资源、建立校友信息系统，能够为校友与母校之间的沟通提供便利条件，增强校友的友谊与凝聚力，以便于他们在工作、生活中互动交流、共谋发展。

（4）有利于高校形象和品牌的塑造

校友既是学校的“人才产品”，也是“品牌形象”，他们的人格魅力、工作成就与社会贡献，检验、代表着学校的人才培养质量。校友的社会赞誉度越高，母校的美誉度也就越高。通过优秀校友塑造高校塑造品牌，充分开发和利用校友资源，有利于扩大学校的社会影响力和提升社会声誉。

（5）校友捐赠推动高水平大学建设进程

在高水平大学建设过程中，充足的教育资金支持是必不可少的基础条件，除了政府拨付的经费之外，高校也应该积极拓展资金渠道，广泛吸纳社会支持。这其中校友捐赠是高校吸纳社会资金的一个重要方式，校友捐赠情况能够一定程度上反映校友对学校的满意程度，体现校友与母校的凝聚力和感情，提升高校的社会声誉和影响力。

3 校友工作信息化建设的必要性

校友工作对于高校发展的积极作用越来越明显，使得高校对校友工作的重视程度也在不断的提高，国内高校基本都成立了专门的组织机构来开展校友工作。随着校友数量的不断增加，校友工作者的工作量变得非常巨大，1个工作人员往往要服务成百上千的校友群体，传统的工作方式和辅助工具不能让工作人员从大量琐碎的工作中抽身，进而去思考如何更好的开展有效工作。通过建设开发校友信息系统，校友会工作人员可以大大提升工作效率，为校友提供更好的服务。

西安石油大学自1951年成立以来，累计培养出了近16万名毕业生，校友遍布各行各业。西安石油大学校友总会成立于2008年，目前已在全国各省市、石油石化企业、部分海外地区成立了70多个校友分会，校友总会每年会指导各个校友分会开展不同形式的校友活动，同时也会向校友总会反馈最新的校友信息，校友总会专门人员将信息保存到本地，并存储到EXCELL中进行管理和更新。校友总会工作人员定期通过电话、微信、邮件等形式向校友报告学校新闻和活动，以便校友了解学校发展状况。面对数量巨大的校友群体，种类繁杂的校友工作，传统校友数据的存储和管理方式，已经很难适应现如今的工作，建设具有信息发布、校友活动管理、校友捐赠管理、校友数据管理、校友服务等多种功能的以微信为入口的校友信息管理系统，可以为校友与母校提供高效的沟通平台，提升校友总会工作效率，有效促进高校的校友工作。

4 校友信息管理系统建设内容

4.1 校友社交服务平台

（1）信息展示

校友可以通过此功能模块获取相关信息。热门信息展示栏，以首页图片形式滚动展示目前校友会热门活动（新闻、活动、服务、捐赠等动态），通过点击图片可以跳转到新闻详情页，浏览头条信息；母校风采栏目可以向广大校友展示学校的最新动态信息、杰出校友信息等；校友会组织栏目可以查看经校友总会审定的校友分会及校友自发组织的校友分会组织机构，校友分会按照地区，院系，行业、兴趣爱好等分类，校友可以直接申请加入校友分会及校友群。

（2）校友服务

该系统可以为校友提供丰富的服务功能。校友可以通过系统中的值年返校服务模块，完成毕业10周年、20周年、30周年、40周年、50周年等值年返校活动的申请，及时与校友总会工作人员取得联系；校友分会可以通过活动功能模块来完成校友分会运动、文化、论坛等活动的发起、报名、签到等功能，保障活动顺利进行；校友也可以通过线上捐赠模块选择相关的捐赠项目向学校表达心意，支付可通过微信、支付宝等线上等方式进行，成功捐赠后可以获得电子捐赠证书，并可以进行实时公示；校友还可通过系统申请电子校友卡，电子卡片是校友身份的体现，卡片可作为出入校园、图书馆、餐厅就餐、校内停车等特殊权益的电子凭证。

（3）其他系统功能

系统具备学校、校友活动通知功能，保证校友可以及时收到相关活动通知信息；校友成功注册后，可以通过隐私设置确定是否让其他校友看到自己的联系方式等隐私信息，从而实现在系统内查找校友、和校友线上沟通的功能；系统还具有邀请校友功能，校友可以通过微信，QQ，短信的形式传播平台，邀请校友注册校友服务平台[5]。系统主界面如图1所示。

图1 系统主界面

4.2 校友信息数据库系统

校友信息数据库采用B/S架构，采用分级管理机制，实现多人多层级管理，可实现账号角色及权限管理功能[6]。为了保证校友信息数据的安全性，校友数据库部署在学校信息中心的服务器上。

（1）校友信息管理

数据库系统对校友信息进行存储，校友信息包括基础信息、教育信息、工作信息等信息；系统可以实现校友数据单条导入，并且支持EXCEL表批量导入，系统可以对校友数据进行整合，对于同名校友信息，可以多条件整合；校友会工作人员可以通过管理员账号登录数据库系统，可以按照姓名、专业、入学时间、班级信息、毕业时间、工作单位等信息实现单条件和多条件查询。同时，系统还具有一定的大数据分析功能，可按学年、地区、院系、行业统计校友数量及比例。

（2）组织机构管理

校友会管理员可以通过该功能模块对校友分会组织机构进行管理。校友分会列表信息中心包含校友分会的名称，类型，及重要成员：会长，副会长，理事长，财务长，监事长等。系统支持校友分会信息、校友分会成员信息的批量导入导出，并可以以校友分会为单位统计各分会校友的在册人数。

（3）基金会捐赠管理

多数高校校友会已经注册基金会，该系统也可完成通过校友信息系统入口完成项目捐赠的公益性慈善资金的管理。管理员可以按照学校具体捐赠情况创建基金会捐赠项目，同时可查看、编辑、下线/上线已有基金项目。完成捐赠信息的统计每一笔捐赠的详细信息，包括个人捐助，单位捐助，实物捐赠，金钱捐助，支持多条件查询及导入导出。

（4）其他功能

系统同时还可以辅助校友会工作人员完成日常工作，如群发邮件和短信，根据自定义邮件组，邮件模版，定时发送邮件、短信，如校庆信息，生日祝福；系统同时为了更好的与学校其他系统进行数据对接，预留相应的数据接口；为了确保数据安全系统会按照不同的用户角色分配相应的权限，并且系统日志管理功能可以完整记录用户对数据库的操作。数据库系统主界面如图2所示。

图2 数据库系统界面

5 总结

随着我国高校招生规模的不断扩大，校友人数逐年递增，校友会工作人员面对数以万计的校友群体，依靠传统的信息沟通方式会有相当大的工作压力。通过校友分会提供、系统收集、聚会收集等手段获得了大量数据信息，信息的存储和管理也成为校友工作的一项重要工作。高校校友会按照实际工作需求设计校友信息化服务平台，并将其部署在学校校友总会微信公众号上。校友服务平台为校友与校友、校友与母校之间的交流提供了便利的渠道，提供了及时获取母校信息的平台；校友信息数据库管理系统为校友会工作人员提供了校友信息管理、信息查询、基金会项目管理等功能。系统经过在校友总会、部分校友群体中试运行一段时间后，可以明显提高校友总会的工作效率，推动校友有效联络率的提升工作，成为校友工作重要的信息化综合管理工具。