信息化背景下档案管理工作的研究策略

杨闫岩

摘 要：在互信息化的大数据背景下，不同渠道、不同内容以及不同介质的档案信息构成了大量的档案数据，在大大丰富档案信息的同时，也对档案数据安全存储及管理提出了更高的要求。基于此，文章结合以大数据背景的档案数据安全存储及管理的机遇为出发点，分析其中的不足之处，最后提出有效的策略，以供同行业人士参考和借鉴

关键词：信息化;档案管理;研究策略

现代迅猛发展的计算机信息技术，已经渗透于档案管理工作的各个细节之中。其中最为显著的变化是让人们逐渐摆脱了对传统纸张和书本的依赖，越来越多的电子文档应运而生。纸张书本传递信息的方式逐渐被人们用电子化各类办公文件存储数据信息所取代，用纸张来记录档案的时代已成为过去时。为了适应信息化时代的档案管理发展趋势，必须不断创新，变换思维，运用新型专业技术提高档案管理水平。因此，对于档案管理者而言，创新是其发展的必经之路，新的体系和观念必定会替代传统的档案管理体系和模式。不断更新积累信息化时代新型档案管理经验，强化档案管理从业人员的专业技能和管理能力，才能更好地适应信息化时代大数据背景下的档案管理工作。

一、当前档案管理工作存在的问题

（一）现阶段档案管理制度体系已跟不上时代的发展要求

当前，我国的档案管理工作已逐渐跨入了电子化管理时代，但是距离创新形成一套完善的信息化管理制度体系，还有很远的路要走。相对滞后的管理流程和方法放在工作效率和质量均要提速的今天，相对来说有很大的偏差，不能保障规范性地进行档案管理工作。当前，档案管理工作信息化创新已经引起企业管理层的重视，意识到档案管理的重要性，开始投入大量的资源用于支持档案管理创新建设，已经初见成效。但这种肯为档案管理创新而投入大量人力、物力以及财力的企业，还是少数。对于部分的企业来说，其规模较小，为了节省资金，未及时更新档案管理设备、设施，仍然使用人工统计、整理的方式进行档案分类和存储工作，这仅仅只是做到了档案最基本的收集工作，没有更好地发挥档案管理的价值，导致档案使用率低，不能引起单位的重视，从而影响了档案管理工作的信息化建设[1]。多数单位没有划拨专项资金用于建设档案信息化管理系统，使得用于档案管理工作的软、硬件设施不能及时更新，导致在档案管理工作中出现诸多问题，比如档案数据丢失、资料查找困难等，从而无法发挥档案的运用价值，影响了档案管理工作信息化创新的建设效果。

（二）档案管理法制意识相对薄弱

随着社会大环境下企业法制化建设进程的加快，现阶段下，多数档案管理工作没有跟上法制化改革发展的脚步，这就造成部分企事业单位没有真正做到“依法管档”，宣传力度不够导致相关法律意识淡薄，贯彻执行起来比较困难。现如今档案管理工作相关法律法规的宣传越来越重要，但是大众及社会经常以经济效益作为评判企业发展好坏的标准，这就导致很多企事业单位的管理层只注重业务发展，而忽视了档案管理工作，没有必要招聘专业人员进行管理，从而使单位檔案管理工作过于简单，流于形式，将档案管理工作局限于信息收集上，导致“依法治档”的思想意识不足，贯彻力度不到位，从而对法制化的企业档案管理工作产生一定影响。

二、信息化背景下档案管理工作的创新思考方向

（一）思想上要给予足够的重视

企业单位管理层应当充分重视档案管理的信息化建设，充分认识到新形势下档案管理工作创新的必要性。要在单位内部积极宣传和普及档案管理在企业发展过程中的积极推动作用，转变唯经济效益是图的思想观念。单位内部要形成建设档案管理信息化系统平台的创新环境，从思想上做到人人重视档案管理工作。企业管理人员要高度重视档案管理工作，将其列入企业内部管理考核标准，制定档案管理制度，明确奖罚措施，提高档案管理工作的地位，如此才能引起大家的重视，提高档案管理质量，加快信息化档案管理建设进程，适应新时代信息化发展需求。

（二）积极构建完善的档案信息化管理系统

信息化时代，企业单位要想不断提升自身的档案管理水平，必须要依托完善且先进的档案信息化管理系统平台。因此，单位要成立建设信息化系统平台的专用资金，随着时代的发展和社会工作效率的进步，加大资金的投入量以及相关硬件设施和软件系统的更新力度，专用资金要全部运用到档案管理平台建设，禁止挪作他用，一旦发现必须做到严肃处理，绝不姑息。实时更新、维护信息化档案管理系统平台运行所需要的硬件设施和管理软件，确保档案管理系统的先进性，适应信息化档案管理发展要求。根据业务需要不断完善信息化系统功能，还要定期对系统平台进行升级，确保档案管理系统功能够正常使用，当添加新的档案管理业务时，及时进行系统功能完善，才能顺应时代发展，为企业管理做好服务。当工作人员调用企业发展档案或历史建设项目档案资料时，就可以运用信息化系统精准无误地找到档案的具体位置和详细的内容信息，这样就有利于缩短档案查找时间，提高了工作效率，相应减少了档案管理人员的工作量。

（三）不断增强档案管理人员的整体业务素质水平

信息化背景下，若要进一步提高企业档案管理水平，发挥档案的使用价值，需不断增强档案管理人员的整体业务素质水平。而要实现信息化档案管理，还需要学习新的档案管理技术，从而适应企业发展需求[6]。档案管理从业人员的专业素质和业务水平高低是影响企业档案管理工作质量的关键因素之一。因此，在实际工作中，要想提高企业档案管理工作水平，要让档案管理人员转变思想，变被动为主动，主动学习新知识、新技术，不断提升自身的专业水平。档案管理工作人员还要创新思维，运用新型档案管理技术和平台，不断提高档案管理质量，充分发挥档案的价值，为企业发展决策部署提供数据辅助。档案管理人员不仅要强化理论知识学习，还要注重实践，了解和掌握新的档案管理信息化技术，增强实际操作能力，做到学以致用。

三、结论

在大数据背景下，为了提升档案数据安全存储及管理的水平与效率，档案管理部门首先需要明确大数据为自身带来的机遇，对不足之处进行分析，通过加大对人才的引进与培养、提升档案管理人员管理意识、优化完善人员管理制度以及提升档案管理人员能力等方法，为大数据在档案数据安全存储及管理中的应用奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]赵冬.大数据与档案管理的模式创新分析[J].集成电路应用，2021，38（2）：82-83.

[2]王利娟.基于大数据支持的档案管理信息化研究[J].兰台内外，2020（10）：19-20.

[3]潘璟.信息环境下档案管理工作发展探讨[J].科技创新导报，2018，15（24）：165，167.295340AC-39AD-47A2-BB1F-CC96F1E46CE1