基于BPR理论的高校会计线上报销流程探索

摘 要：随着大数据时代对数据采集、挖掘的不断演进，精细化管理的不断加强和长期的疫情防控形势，无纸化办公与教育发展步伐的加快，同时高等学校的资金来源和用途越来越复杂，这些都使得线下的财务报销流程和手段难以满足需求，迫切需要针对线下报销流程进行优化和再造线上报销手段。根据运营管理理论分析高校会计报销流程的优化对策与路径，旨在提升财务管理水平，科学防控财务风险，提高单位运转效率，助力教育事业飞速发展。

关键词：BPR理论;高校;会计报销;流程再造

中图分类号：G647.5        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2022）13-0120-03

一、背景

（一）大数据时代

数据已然成为非常重要的生产要素，大数据、人工智能、移动互联、云计算、物联网、区块链等数字技术不断迭代不断发展，其应用在业务创新和模式创新上已经彰显出巨大的优势，应用场景的深化为会计工作带来了机遇也带来了挑战，会计流程亟须数字经济和新技术的赋能改革。

会计职能和目标不断地拓展和变迁，必然导致会计流程随之发生变革，而会计报销的工作涉及一个主体几乎所有的经济活动，从原料、耗材、资产的采购，人员工资福利的发放，到资产负债的大小变动均在流程中。不仅能够实时反映会计主体的历史、现在和未来，更能从中得到市场动向、经济趋势等情报，其数据量之大、类型之多、速度之快、时效之高，完全满足了大数据的特征。

但在以教学和科研作为第一要务的高校中，财务部门被视为“付款工具”的思维仍然存在。“十四五”规划中明确规定，我国应当将以信息化支撑会计职能拓展为主线，以标准化为基础，以数字化为突破口，积极推动会计数字化转型，作为会计信息化工作的总体目标之一。因此，在会计报销流程的信息化建设上，技术需要不断跟进不断融合，高校作为国家人才的生产基地，科学研究的摇篮，理应在理论和实践中起到带头作用。

（二）疫情防控

我国各高校平均在校生人数超过1万人，叠加教职工与其他常驻校内工作人员，会使得相对封闭的学校内人群高度密集。“停课不停教、不停学”是一个长期方案，在教学方面落实不停教不停学的方针时，各高校的财务也未停下预算编报、经费支出、工资福利的发放等工作，常态化的疫情防控工作离不开财务工作持续的支持。如何在少聚集、少接触、少流动的要求下顺利提供会计报销服务，是急需思考和解决的问题。

（三）教育发展要求

高校作为公益事业单位，受到的监管和承担的责任越来越精细化，每笔资金的来源、去向、原因、合理性、效用等，都需要高度翔实、准确的数据用以支撑决策。会计报销流程链接着教学、科研、学生活动、图书馆、实训、人事等的经济业务的开展，使得会计报销活动在高校发展的现代化与科学化进程举足轻重。

技术与政策的不断变化与进步，促使高校之间竞争方式和手段发生了根本性的变化。以往那种靠顺利完成教学科研任务和拥有规模优势的师资资源，就可以大幅度提升招生吸引力和品牌竞争力的方式，逐步演变为多层面全方位的竞争，如教学奖项、科研成果和就业的数量和质量等。越来越多的高校在国家层面的教育领域改革中展开各种形式的竞争，不断地出现被合并、被更名或被改变办学性质的情况，因此传统的线下报销模式已经无法适应高校管理的飞速发展。

（四）业务流程再造理论（BPR）

在运营管理领域，针对BPR（业务流程再造理论）的权威解释是对企业业务流程做根本性的再思考和彻底的重设计，以达到成本、质量、服务和速度等现代关键业绩指标的巨大优化。采取BPR手段的众多企业都在很大程度上提高了经营效率和市场反应速度，这对其他各领域包括会计报销业务都产生了极大的启发并积累了重要的实践经验。21世纪初，西方会计学家霍兰德就指出财会从业者帮助管理者制定业务处理规则或政策，塑造并控制业务流程是会计行业的发展机遇。

高校在教学、科研、基础设施建设、学生活动、学生就业、资产进出、培训会议等运行过程中，会计流程可谓无处不在。与时俱进从“为顾客创造价值”的视角来重新设计流程，以实现对外界环境的快速反应，实现不为内控而内控，不为平摊责任而冗长，推进教学科研更好更快地执行，助力教育改革的成功。

本文借鉴BPR的管理理念和方法，對会计报销流程进行重新梳理，根据管理目标和职能，结合现代信息技术，探索搭载其他财务业务的高效率线上报销流程。

二、线下流程的问题

（一）跟不上管理需要

高校相较于大部分企业的不同之处在于办公地点分散，如学生管理部门通常设置在学生宿舍附近，院系部门通常设置在各院系自己的教学活动区域，而财务部门通常设置在主要的办公区或者学生活动中心，特别是对存在多个校区的高校来说，各部门负责报销的教职工常常为了完成一笔业务，需要多次跑遍校园的各个区域，遇到问题还要从头再来。业务活动多种多样，签批人员多，高校各层级的负责人往往要承担会议主持、参会、出席内外部的各种活动、发表演讲、外出调研学习等工作，报销签字时经常遇到无功而返的情况，蹲守等待耗时长。但会计报销业务往往涉及学生的助学金、补助款、教室和实验室的添置维修、宿舍的安全和基本生活保障等，上述事务的拖延和等待会造成严重影响。

高校作为公益事业单位，所用经费均是通过纳税人间接获得的，在经费使用上必须严格遵守国家的内控要求，签批手续不可因为不便而不落实甚至废止。因此，急需寻找可以满足内控管理需要且高效服务学校各项事业发展的途径。

（二）数据难以有效为管理决策做好服务

在经济活动的经办人员不足、流动性大、条件不够的情况下，很难形成搜集和整理数据的习惯，经办部门或者使用经费的部门往往没有搜集基础数据作为编制预算、合理安排经费开支的决策依据，遇到困难就找财务查询，长此以往形成一项常规性工作，给本就忙碌不堪的财务人员带来了不必要的负担，查询的效率和结果也得不到有效保证。281C1894-11D8-4464-A7BE-27C7D0572966

（三）容易违背预算管理的原则和精神

线下报销流程中给边执行边预算，先执行后补预算等行为留下很大的操作可行性，这违背了预算法律法规和企事业单位对规范化、标准化的要求;实务中常常出现由于事情紧急等原因，线下报销时可能会对来不及或者短时间内无法签批和完善资料的材料进行先付款，致使资料不规范，管理不严格，风险控制存在极大隐患。

三、会计报销流程再造

（一）作用

1.贴近用户。由于业务流程再造是面向“为顾客创造价值"而展开的，高校财务要让业务流程再造达到预期效果，则需要主动了解“顾客”，并对“顾客”的反应做出相应的改变。对高校的财务来说，“顾客”是学生，是教师，是管理层，是监管部门，是社会需求，是法律，是责任和使命，在流程再造的同时应以学校使命为导向，发掘新的更有效的流程为所有“顾客”创造价值。

2.减少成本。业务流程再造将全面的内控管理贯穿整个资金流动过程，从获得资金阶段开始就注意成本的投入，在改造流程的过程中剔除无效作业必然能够节省不必要的投入。如项目库的集中建立和平台管理嵌入到流程中，节省临时决定采购导致额外产生的咨询费、手续费等，减少学生获取助学金的重复审核流程，高效能地发放资助资金不仅能够在最大程度上给学生们带来荣誉感、幸福感，更能带动周边经济和乡村振兴事业的发展等。

（二）实施中的关键成功因素

BPR理论认为实施业务流程再造的关键成功因素在于核心管理层的优先关注、战略引导、可量度的目标、可实施的方法、取得持续的资金支持等条件。本文通过现实考察部分已试水业财融合信息化的单位，发现多数仍处在起步或局部应用阶段，出现运行不畅或者信息化夭折的会计主体往往存在前述关键成功因素缺失的情况。相较之下，获取关注和资金支持通常在事前就能获得，但在事中可实施的方法往往成为改革成效大小的关键。

（三）再造的方法

1.合并相关工作或工作组。业务流程是劳动分工观念下的产物，按照劳动分工的原理，组织将业务活动分解为若干相互独立的、专门化的职务活动。职务人员乃至职务管理人员根据相应的职务专业知识、职务工作经验，开展职务活动，行使职务权力，所以很多业务流程本质上是相对独立的职务活动组合起来的。但有些业务流程本来应该是一个完整的业务流程，却被职务活动、职务部门分解得支离破碎;有些业务流程随意性太大，无规范性可言，这种流程必然会为教学科研服务的目标上造成障碍，其结果是效率低下，贻误时机，也造成人力、财力资源的浪费。如同烹饪，若加入调料、翻炒、调整火力、复炸等环节分别由不同的人负责，则最终出盘的质量不过关或者无法提供成果时，难以找到具体为此负责的环节，更难以规避同样的漏洞发生。因此，再造时应将不可分割的工作进行整合，弥合流程的缝隙，提高处理效率和质量，提升从业人员成就感，更好地鼓舞士气。

2.工作流程的各个步骤按自然顺序进行。按照工作本身的自然顺序，可以同时进行或交叉进行的，则尽可能在技术上实现。在会计工作中，收款与支出可以同时进行，学生活动、差旅培训等业务也可以同时进行，因此在再造后的线上报销信息系统中，项目库建设、填报报销单、收款备案表、单据传递、零现金、零等候、互动查询等功能应该有机结合在一起，同时运行，会计人员可穿插并行处理业务，提高资金和人员的运行效率。

3.根据同一业务在不同工作中的地位设置不同工作方式。工业时代以来长期对同类业务都是按同一种工作方式处理，为同类业务设计出满足最复杂最困难的情况下也能适用的工作方式，达到在任何时候方式都有效的效果。如此，该工作方式和流程随着生命周期的变化逐步演变得冗长烦琐。再造时可以根据不同的工作状况设置出对这一业务的若干处理方式，这样就可以有效提高效率，也使工作变得简洁。在线上报销信息系统搭建中，可以将日常的、简单的业务流程与复杂的、需要一定职业判断能力方可处理的业务流程区分开，做到相互不影响，日常工作顺利开展，重大事项配备新的流程和審核风险点加以控制。

4.线上报销流程的任务识别。将报销流程用线上的方式进行再造，变化的不仅是形式，更重要的是解决现有的问题和缺陷，在确定好需要达到的目标和遵循的原则上识别流程中要处理的任务和框架设计。高校与企业的资金流动轨迹都是流入和流出，不同之处在于资金流入的原因、来源、程序、流出的原因和程序等。报销的内容不应仅为持原始资料来办理付款，为了达到全面预算管理和便民的需要，还应当包含借款、预算项目或方案申报、经费预算下达、收费收款等各类款项事前事中事后的工作。在搭建线上报销系统的框架时，需要将上述任务根据签批程序、单据格式、资料类型等分类设计单据和流程。比如借款不同于费用报销，必须全部有审批权限的人员签署后方可借出，就要在线上分别制作流程和单据及生成分录的操作。

5.框架设计。第一，会计报销信息化流程应当系统思考和分析，强调以整个流程为对象，考虑达到预定目标所需要的整体价值，要求的是整体最优，而不是各个局部各自最优。流程设计的起点就是明确“顾客”的需求内容和需求模式，如立项资金是否便捷、收费技术是否稳定又方便、报销流程是否繁杂耗时等。第二，分步骤进行。一是选择所需设计的业务流程，包含预算、收费、融资、投资、报销、决算等;二是收集和分析有关信息，包括国家和财政部、财政厅、财政局及教育行业主管部门的相关法律法规，财务部门自身的资源，其他高校竞争状况等;三是确定业务流程设计的目的，重点关注资金流转时间、流程成本、流程质量、流程的灵活性;四是定义业务流程系统边界;五是评估与审批业务流程。六是规范流程管理。

再造后的报销流程应当以事件为驱动，实时采集支撑内外部决策支持的信息，严格规范流程顺序，杜绝说情、伪造签字、过多依赖主观判断的情况，财务人员则可逐步向制度落实和创新管理方式上转型。

结语

深化会计报销流程再造的重要意义非比寻常，须将思想认识和行动统一到总体的决策部署上来，高校财务部门应积极谋划，精心组织，将流程再造强化到制度建设中，争取人力资源，用信息化手段支撑财务规范化管理，统一数据标准，推动数据共享，将政府采购有关的规定和数据嵌入系统中，积极响应国务院关于建立政府采购需求标准体系的要求，实现资金从预算安排源头到使用末端的全过程，来源清晰、流向明确、账目可查、账实相符，以流程再造大力推进改革，以高校财会工作的成果加固作为国之大计的教育事业。

参考文献：

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收稿日期：2022-01-04

作者简介：向璐璐（1991-），女，贵州瓮安人，教师，会计师，硕士研究生，从事财务管理研究。281C1894-11D8-4464-A7BE-27C7D0572966