新时代教育系统人事档案信息化建设的路径探究

摘 要：社会在不断进步，我国的计算机网络技术也得到了十分广泛的应用，人事档案管理也逐渐朝着信息化方向不断发展。传统的人工档案管理模式存在较多弊端，如效率低、保密性不足等。本文通过阐述教育系统人事档案信息化建设的优势，分析了当下教育系统人事档案管理存在的各种问题，并在此基础上以信息化建设为着力点，提出了教育系统人事档案的优化路径，旨在为有关工作者提供参考建议。

关键词：教育系统;人事档案管理;信息化建设;路径

所谓教育系统人事档案管理信息化，就是指有关人员在开展人事档案管理工作时，通过多媒体、网络等信息技术，借助计算机编程方式代替原有的人工操作模式，强化档案信息增加、删除、查询、统计以及拷贝等各环节的操作流程，使人事档案管理在实际应用时更加方便，提升档案管理效率。教育系统人事档案管理信息化建设能让原本的档案管理工作更加合理、科学且规范化，也能让教育系统内的人事档案管理水平得到显著提升。鉴于此，强化人事档案管理信息化建设有着十分重要的实践价值。

一、加强人事档案管理信息化建设的意义

人事档案记录的主要是政治思想、个人经历、工作表现以及实际绩效等，也是教育系统选拔人才的最主要依据。对教育系统来说，人事档案对了解人才、考核人才以及选拔人才的作用十分明显，应当不断适应新时代的发展需求。当下，我国的教育系统也在积极推进人事档案信息化建设工作，取得的成效也比较理想。但是从实际情况来看，仍有部分部门在开展信息化建设工作时，存在功能开发程度不足、数据库不够匹配等问题，还有部分单位缺乏既掌握信息技术又掌握档案管理知识的综合型人才，导致内部的档案信息化管理水平有待加强。

1.人工管理人事档案的劣势

一直以来，我国的很多单位在开展人事档案活动时，采用的都是传统的人工方式。这种方式存在的弊端也十分明显，如机密性差、效率低等，且在不断管理的过程中产生的人事数据以及工作文件数量巨大。在查找、更新以及维护时存在较大难度，不得不耗费较多的人力开展陈旧的人事档案管理工作，不仅增加档案管理人员的实际工作量，还让员工在工作时面临较大的负担，压力较大。长此以往，工作人员在十分负面的状态下开展工作，也无法保证档案管理工作的准确性、机密性以及可靠性。此外，由于社会的不断变化，很多单位的人员流动也较过去有了较大提升，传统的人工记载资料的方式在实际迁移时也会不可避免地发生不同程度的丢失以及残缺现象。如果在数字化、信息化不断发展的当下，仍旧采用原本落后、陈旧的人工管理模式进行档案管理工作，容易造成不同程度的紕漏，不仅浪费人力、财力，还与时代发展需求互相背离。

2.人事档案信息化管理的优势

随着计算机技术的不断出现，现有的计算机系统管理在逐渐取代原有的人工管理，信息化手段下的档案管理体系也形成了初步发展规模，有关人员要不断进行探索研究。创新教育系统人事档案管理模式，利用计算机技术对人事档案进行管理，有着十分显著的管理优势。例如，在对教育系统档案进行检索查找时，十分方便，且可靠性较强。

此外，计算机系统的出现也能存储更多数据，成本较低。由于教育系统人事档案管理系统是十分典型的管理信息系统，能让用户享受到更加方便快捷的信息数据查询界面，且在实际维护时，采用的手段也比较多元化，可以十分精准地呈现最终的查询结果。因此，强化教育系统人事档案管理服务，也是当下人事工作、人事制度改革的最基础需要，能让教育系统内部的各项材料得到更加完整的保存。

而计算机也能够创建与传统管理模式不同的数据库，通过整合信息数据，可以更加直观地核实到个人业绩与政绩，并进行客观评价，使人事档案能够用更加完整且动态方式呈现在人们面前，提供更加完整且准确的教育系统人事档案，提升人事部门的实际工作效率。随着社会的不断发展，我国的人力资源也得到了较大改变，人事档案管理工作与人事工作也需朝着信息化方向发展。

二、人事档案管理面临的问题与挑战

1.对档案管理工作重要性认识不足的情况普遍存在

部分档案管理人员认为档案管理工作只是一项基础且常规的工作，不仅成果不够明显，且出效时间较慢，没有充分意识到档案管理工作对整个教育发展的重要性，也不够重视档案管理的信息化建设工作，具备的思想认知不够。从教育系统的人事档案管理工作来看，数字化的应用应该要从横向与纵向两个层面发展。横向上，需要我国的档案管理部门积极开展信息化建设工作;纵向上，每一个档案管理部门要强化内部员工等信息化建设认知，使档案管理工作能够更加专业，积极开展更加全面且系统的信息化建设工作，使档案管理技术能够实现高效管理、快速检索以及资源共享等众多目标。但是，我国当下的教育系统人事档案管理不管是横向还是纵向发展，都存在比较滞后的情况。

2.档案设备投资经费有限

由于存在经费紧张等情况，在档案管理设备设施方面，没有投入较多成本，对添置设备环节不够重视，也没有安装相关的管理软件。经费不足导致与档案管理工作相关的计算机硬件设施也存在十分老化且落后的现象。

3.档案管理工作人员专业知识亟待提高

部分教育系统档案管理工作人员存在比较明显的流动性特征，会随意变换岗位，还有部分档案人员在未参与专业培训的前提下，直接上岗，专业知识不够扎实，整体专业素质有待加强。还有部分教育系统没有设置专业的档案管理人员岗位，内部档案管理工作主要由其他兼职人员负责。这些人员缺乏足够的专业知识，专业素质也不强，职业道德也会有所缺失。对于部分管理机构来说，不仅员工会对信息化建设工作有所疏忽，甚至还有部分领导都不够重视档案管理信息化建设工作。社会发展的最基本需求就是信息化建设，对于教育系统档案管理来说，信息化技术也正在不断普及，但是整个系统呈现出的综合型人才缺乏现象仍十分明显。

4.归档材料不完整，档案管理不够规范

随着我国教育事业的不断改革，人事制度也在不断发生变化，人才流动频率也呈现不断增加趋势。部分单位因为人员变动频繁，档案管理人员也没有及时整理数量众多的人事档案资料，就会存在多年未归档的档案资料。此外，由于档案管理人员的工作变动在实际交接时不够完善，导致档案会出现一定缺失。在人事档案管理工作中，制度不够完善、材料交接不够严谨、档案管理环节有所疏忽等，都会导致最终的人事档案收集不够完整。还有部分单位会存在部门各自为政，只根据自己部门的工作需求对档案进行管理，加上各部门的信息系统创建管理模式、检索等方式都存在不同，对最终的档案信息综合利用也存在一定负面影响，导致档案的传输环节、使用环节都面临较大阻碍，加之技术人员也没有创建统一的技术规范，忽视标准建立。

5.档案管理团体工作有待提高，信息资源难整合

人事档案管理服务需要完善的信息数据库，要充分利用信息技术、计算机网络技术对各项档案信息进行综合整理，使人事档案信息能够在数据网络的帮助下实现信息管理与数据加密。但是，由于信息技术在使用时不够科学，运用也不够完善，传统的手工人事档案管理工作仍是当下教育系统档案管理采取的主要形式。一方面因为教育改革的不断深入，人事管理制度也发生着较大改变，在引进人才时也呈现人才流动速度加快、档案管理工作量增加的现象。另一方面由于教育信息化建设已取得一定成效，但是综合整个信息资源的整体情况，能看出各部门会因为各种原因以及自身专业性的问题而发生各自为政情况，导致内部的信息资源无法进行统一整合。部门之间的人事资源整合难度也有所增加，部门内部涉及的业务高效化、信息化发展与信息开发成本高的现象也时常并存。这些都是教育系统各部门配合不到位的最终结果。地方分权对整个教育系统发展存在不利，教育系统的人事档案管理工作还要顾全大局。各自分管档案系统，不仅耗费时间精力，也会对整个教育系统的档案信息化建设工作带来较大挑战。目前，教育系统人事档案管理工作面临的最大挑战就是工作量的不断增加、各部门之间的配合度不足等问题，需有关人员进行强化探讨。

三、如何加强人事档案管理信息化建设

1.建立科学完整的现代化管理体系

人事档案管理工作好坏与单位能否获得可持续发展存在直接联系，也会对单位的正常运行决策带来影响。但是，也有很多单位对人事档案管理工作缺乏足够认知，采用的仍旧是原有的陈旧管理模式，不仅耗费较多人力，还无法取得良好效果。这种现象对极速发展的社会以及教育系统存在十分负面的影响，教育系统一定要充分利用现代化的计算机技术以及专业人才，构建更加完善且科学的信息系统，使各项资源能够得到充分使用，促进资源共享的信息化建设，及时改进不符合时代发展的各项规章制度，使人事档案管理制度能够更加科学、合理且规范。利用计算机技术实现人事档案工作的完整性与准确性，创建更加立体的管理体系，配合人事部门的调配以及实际工作需求，使人事部门的工作效率得到有效提升。

2.注重系统的管理与维护

利用计算机技术对人事档案进行管理时，需借助电力支持，这种先进的管理模式也存在一定局限。如果没有电力支持，整个档案管理系统也会进入瘫痪，因此我们在重视实体档案管理的基础上，也要把相关信息录入计算机，使人事档案能够实现电子化管理。通过干部人事档案信息、综合分析干部队伍，让档案的检索以及查询环节能够变得更加高效便捷，为教育系统提拔人才、选用干部以及考核人员等提供重要的信息平台。在录入数据库时，要积极创建个人档案信息平台，可以把姓名、岗位、本人照片以及身份证号当作是最重要的检索标准，把人事档案目录当作条目链接，可以及时通过计算机对个人的考核、奖惩、教育成果等资料进行完善补充，让档案管理工作能够实现动态化管理与补充管理。要想实现上述目标，教育系统需创建一定的软件系统，还要添加与之对应的必要设备，如打印机、计算机、扫描仪等，要积极投入更多资金用于档案管理工作，使教育系统的人事档案管理工作能够真正朝着信息化、现代化的方向发展。

3.确保档案信息数据化和服务网络化

人事档案信息的收集工作最主要目的就是为了后期利用，实现资源共享目的。教育系统一定要创建以人事档案信息系统为中心、以计算机网络分系统为主要的模式。人事档案管理系统要让各项工作调配实现跨界处理，能够更加方便快捷。例如，教育系统可以通过人事信息系统，强化内部的财务工资、系统人事的工资变动，可以借助网络系统及时传递至财务科，也可以直接发到员工手里。由此，一目了然的数据化信息能为相关管理工作提供更加准确、科学的信息资料，让信息管理者更加直观地核实到个人以及单位的实际情况，提升档案管理工作效率。

4.为人事档案管理信息化提供硬件设施和技术保障

随着科学技术不断发展，计算机也在不断推陈出新，教育系统一定要积极加大财力支持力度，引进先进的硬件设施与管理技术，使教育系统的人事档案管理工作能够适应社会发展。因此，各级领导一定要重视人事档案管理工作，不仅要加大软件开发力度，还要积极鼓励人事档案管理人员参与培训，通过培训掌握更加充足的现代化设备管理知识，提升档案管理水平。此外，管理者也要积极开展人事档案信息开发工作，使档案管理工作能够适应人力资源的开发步调。有关部门也可以有针对性地纳入一些可以适合人事档案信息化建设的综合型人才，使档案管理工作获得更为可观的发展前景。

5.进一步提升档案信息化管理人才队伍的建设

目前，我国的档案信息化管理人才队伍的整体水平有待加强，只有充分保证工作人员的档案信息化意识，才能有效提升整个档案管理工作的信息化建设效果，提升档案管理质量。首先，对于教育系统人事档案管理人员来说，在开展相关工作时，一定要具备足够的耐心、责任心，用更加严谨的工作态度开展自身工作，在实际工作时要遵守职业道德。其次，各地方档案管理部门也要积极完善内部的人事档案干部培养体系，要从社会上积极引入更加优秀的综合型人才，提升从业人员的综合素质，使档案管理工作得到有效保障。再次，在做好在职人员的培训教育工作时，也要积极与档案管理部门、高校进行深度合作，吸引更多高质量档案管理人员。最后，我国各层级的档案管理部门也要积极参与各地区的人事档案管理交流会，使我国的人事档案管理信息化工作得到顺利推进，使各项档案信息资源真正实现共享，提升管理效率。

6.强化档案信息化管理的保密性，保证档案的安全

强化教育系统人事档案的保密工作，要积极从管理人员素质、管理系统专业等方面进行合理改进。首先，人事档案管理人员一定要不断提升自身的信息化管理水平，加大管理軟件的学习力度，提升信息化操作水平。其次，教育部门以及各学校也要定期维护相关管理系统，对软件进行及时更新，使系统得到安全运行。最后，在软件技术不断发展的当下，档案管理人员一定要及时、准确掌握每一种软件具体的操作细则，避免发生人为失误而引发的安全风险，杜绝人事档案信息泄露等情况，使人事档案管理工作可以科学进行，提升人员职业道德的同时也能进一步强化教育系统人事档案管理工作的保密性。

四、结语

综上所述，随着我国经济的快速发展，智能化管理模式已逐渐应用到各行各业。教育系统较为特殊，其内部的人员流动较大，流动性也较强，人员更新速度较快。因此，内部的档案管理工作存在比较明显的多变性与复杂性，要想提升教育系统的档案管理工作效率，一定要积极完善内部的管理体制与管理模式，提升管理人员的专业性，才能真正发挥教育系统人事档案的实际价值。随着信息技术的不断发展，信息化管理模式是未来档案管理工作的必然趋势，因此有关人员在未来的工作中也要不断强化对人事档案管理信息化建设的相关思考。

参考文献：

[1]池长仙.新形势下教育系统人事档案信息化建设探讨[J].中学课程辅导（教学研究），2019

[2]冯钰芳.浅谈新形势下教育系统人事档案信息化建设[J].办公室业务，2017

[3]余阿华.浅谈民办高职院校人事档案管理信息化建设[J].长江丛刊，2018

（作者单位：菏泽市教育事业发展中心）

作者简介：李春强（1990—），男，汉族，山东德州人，硕士，馆员，研究方向：教育系统档案管理和干部人事档案管理。