高校财务线上报销流程实践及优化探索

摘要：随着国家对高等教育经费投入不断加大，高校资金规模逐年扩大且近年来国家对预算的精细化、科学化、规范化管理要求，使得高校财务报销业务量及难度与日俱增，“报销难、繁”的问题日渐突出。传统的线下报销流程已不再适用，改变传统的报销单据流转、审批、复核和支付势在必行。随着信息化技术的不断发展，越来越多的高校开始推行线上报销审批系统，将财务报销、审批等从线下转到线上，实现了财务报销的流程化、信息化。本文将通过分析高校线上财务报销流程，阐述线上报销流程的优势及存在的问题，提出进一步优化措施，为提高高校财务管理水平及推进业财深入融合提供一定的参考。

关键词：高校财务；线上报销；信息化；流程优化

中图分类号：F23文献标识码：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.24.063

0引言

近年来，随着高校招生规模的不断扩大、生均拨款的逐年增长；“双高校”建设及科研经费“放管服”要求，高校财务报销工作面临巨大挑战。报销人大都为高校的教师，除了参与教学工作、承担科研任务，还要面临报销难、报销繁、报销慢的问题；增加了财务人与报销人之间的矛盾风险。为缓解财务人员与报销人间矛盾，减少报销人在报销上花费的时间和精力，提高财务人工作效率，很多高校开始引入线上报销系统，但在实行过程中还存在很多问题。需要对现有的线上报销系统及内部流程进行改进和再造，全面实现网络化，从而提升高校财务工作运作效率。本文从高校的财务报销现状，着重分析其现有报销流程的不足，提出改进及优化线上报销流程的手段和方向，促进财务报销的流程化、规范化，最终达到降低工作强度，提高工作效率的目的。

1高校财务报销现状

当前，随着高校的预算资金和核算规模的不断增大，高校开始借助信息化技术构建线上报销系统，除了少数高校完成了财务报销信息化，大部分高校线上报销功能还停留在发票认证、填写报销单，报销审批虽然可以走线上审批流程，由于审批人（部门负责人、校领导等）不习惯于线上功能，仍保留了转线下审批功能，且大部分采用了线下审批。线上报销系统的流程包括（具体报销流程如图1所示）。

（1）报销人通过Web端和手机APP，输入校内OA账号和密码登录报销系统（报销系统与校内OA办公网对接，校外登录需要通过VPN登录）；

（2）通过报销系统的增值税发票校验端，提前扫描认证需要报销的发票；

（3）报销人通过预约网上报账端口进行填写报销单，选择业务类别（主要分日常报销业务、差旅费报销业务和酬金申报）、项目代码、摘要、附件张数等信息，并选择提前已认证的发票；

（4）根据发票的实际报销内容和金额填写报销项目及对应的金额；

（5）填写收款人信息，确认提交并预约报销时间和窗口；

（6）进入领导审批环节，审批环节设有两个选择（即：转线下审批和直接线上审批）；

（7）全部环节完成后，打印预约报销单，并将原始凭证整理装订好后交到计财处财务人员审核，若审核有问题，一般有电话沟通修改或重新走报销流程两种方式。

从报销人角度，不受时间和空间限制，可以随时随地通过Web端或手机端登录报销系统填写报销单据；通过报销系统直接校验增值税发票，无需再去国家税务总局增值税校验平台查验，既节省了时间也减少了原始凭证附件数量；报销人选择自己负责的项目资金时，系統内部会自提示该资金项目来源各个报销项预算剩余金额，让报销人清楚了解相关项目的预算执行情况和剩余额度；采用线上报销审批，让报销人无需为签字而奔波于各个领导的办公室，不会因领导开会或出差而影响报销进度，大大提高了报销效率，审批人可以随时随地通过手机进行资金审批。系统自动根据填写金额生成预约报销单，无需手动计算报销金额和填写金额大小写，不会因错误计算或写错大写而不得不重新填写报销单和重新找领导签字。

线上报销系统一方面为报销人提供了很大便利，但在实施过程中还是存在诸多问题。如由于报销系统主要还停留在线上填写报销单据的阶段，很多报销业务需要线上或通过钉钉等办理事前审批手续（如出差审批、发放劳务费事前申请），往往很多老师不熟悉报销业务而忘记，等交单时不得不补材料；线上审批系统只能在报销系统内提醒审批人有待审批事项，不同通过短信或常用的交流软件（如微信或钉钉）提醒，使得线上审批无法很好的推广运行，报销人还是习惯于当面找相关领导签字；在实际报销中，报销人一般不是项目负责人，就会存在报销人无法查看该项目的资金结余，导致报销单全部审批完等财务人员审核时发现该项目已无余额或预算内没有该预算项目，只能让报销人员更换项目代码，影响整体预算的执行率；由于资产系统与报销系统没有信息共享，报销涉及固定资产和低值易耗品，报销人还需先到资产管理处登记资产，部门资产管理员、部门领导及资产处审核完成后打印资产明细单才能进行报销，增加了报销人的报销工作。

从财务人员角度，线上报销系统促使报销人及时填写报销单据，不会积累到月底或年底一次性报销，能很好地起到业务量的分流；线上报销系统提供增值税发票的查验（已报发票系统无法二次查验），财务人员只需查看预约报销单据上的发票与原始附件是否一致，无需关注是否已查验或是否存在重复报销的问题且无需再打印纸质查验单极大的减轻了会计凭证整理工作量。另一面，由于线上系统没有设置初审直接进入报销审批流程，待审批完成后报销人才会提交原始报销单据，财务人员等报销人交单时审核后有问题需要电话联系或线上沟通软件通知报销人拿回单据修改，特别时年底报销业务量激增，退单率也相应激增，财务人员需要逐个通知前来报销大厅修改或拿回单据重新走报销审批流程，这极大地增加了财务人员的工作量，影响了工作效率，使得年底加班成为常态。

从业务流转角度，线上报销流程停留在填写报销单据及线上审批功能，没有将预算系统与财务系统打通，导致报销人经常因不清楚项目预算明细与经费实际使用情况而填错报销项而被退单。没有将资产系统与财务系统做到信息共享，需要报销人在资产部门与财务部门来回奔走，极大影响了报销效率；增加了资产部门与财务部门期末对账的工作量，增加了会计差错的概率，呈现资产和财务“两张皮”的现象。

2线上报销流程优化建议

2.1梳理报销管理制度，设置审批节点，完成报销流程再造

在设计财务报销系统前需要把单位的所有报销管理制度进行梳理，尽可能地把所有的报销业务考虑进去，归纳出通用的流程，确定审批流程节点。为了使报销流程更加信息化、规范化、便捷化，在开始设计线上报销系统时，加强软件开发公司、银行和学校之间的沟通，财务人员与技术人员应充分沟通各类业务的报销制度与资金审批制度，以解决报销中的细节问题。梳理财务报销制度、绘制财务报销流程，标记各个审批节点，科学确定岗位分工。为保证报销单据的正确性、报销经费要件的齐全、完整，将报销的第一岗位设置为会计初审，只有初审完成后才能进入正式的报销审批流程，有效控制了单据的退单率。

2.2打通各个部门的信息屏障，实现数据互通

财务报销一般涉及高校的不同部门，如科研处、资产管理处、教务处及财务处，跟多高校的不同部门都拥有自己的信息系统和数据库，缺乏数据共享。应借助信息化技术与大数据技术，将科研管理与财务系统对接起来，将预算系统、财务系统和资产系统对接，接入短信或钉钉等通知平台，实现报销全流程及时通知反馈，预算的实时控制，保证资产实物与财务账上保持一致，实现数据信息共享，提高财务信息化管理水平。

2.3提升财务人员专业技能，加速业财融合

财务报销信息化改革，离不开财务人员的对新系统学习与不断的实践。在学习中实践，在实践中学习。高校应定期开展财务人员学习最新的财务政策和计算机网络知识，培养全方位的复合型人才。财务人员要转变学习和工作的重心，更多地参与到业务流程的分析和优化、分析业务活动和报销人的需求，为系统的不断改进建言献策。

3结论

高校财务线上报销系统打破了时间和空间的限制，实现了财务报销填报、审批流程化、信息化，有效减轻了财务报销工作的压力，极大地提高了工作效率。跟传统的报销方式相比，基于信息化技术的高校财务线上报销流程具有更多的要求，需要高校财务人员与技术人员都能熟悉学校所有的业务的报销制度，根据制度的报销条件通过设置网关嵌入系统并完善岗位设置，实现报销审批流程化。搭建全校的信息化数据平台，打通各个部门之间的信息屏障，时间数据共享，是数据串行处理模式向并行处理等模式转变，同时，要充分考虑系统的安全性，并推动财务人员和报销人熟悉新报销模式，在使用中不断地完善系统功能。

参考文献

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基金项目：浙江省教育会计学会资助（ZJKJ22137A）；浙江省省属高校基本科研业务费项目资金资助（2022ZX04）。

作者简介：张宁（1989-），女，浙江嵊州人，硕士研究生，浙江金融职业学院计划财务处会计师，研究方向：财务管理。