财务共享服务模式对财务流程再造的影响

吴昊　莫玮

为了满足生存与发展需要，很多企业都运用财务共享服务模式，即采用更加创新的业务流程重组思路，完善企业的业务流程、财务流程等，使企业财务流程与业务流程深度融合，提高企业经营效率，增强企业经营能力，提升企业的价值和竞争力。

经济迅速发展，我国的企业规模、数量都在迅速增长，企业之间的竞争更加激烈。企业所涉及的经济活动日益复杂化，隐性的金融风险也日益突出，这对企业的财务管理提出了更高要求。

一、财务共享服务及财务共享中心

（一）财务共享服务

财务共享服务是指通过信息技术，达到人员、技术、流程的集成，将流程可靠、重复性高、操作简单的非核心业务集中到财务共享服务中心，实现企业财务的组织和管理，优化内部结构，提高效率，规范流程，保证财务核算的准确性，减少财务人员的编制，达到降低成本、提高服务质量、聚焦企业核心业务的目的。

（二）财务共享中心

财务共享中心是将企业各地的财务管理机构集中为一个独立的经营单位，为企业制定单一服务的收费标准。

二、财务共享服务的重要意义

（一）有利于企业发展

财务共享服务的产生对企业具有重要影响，在一定程度上促进了企业的外部交流，提高了企业的财务运行效率，并使企业财务流程发生革命性变化，从而解决企业出现的财务问题。

（二）有利于提高财务工作准确率

财务管理是企业经营活动中最为复杂的一个过程。一些企业在人力、物力等方面都存在着巨大浪费，从而阻碍了企业的迅速发展。财务共享服务模式明显地解决了这一问题，它把企业的日常业务和财务业务分开，使得财务业务处理更加简单，因此企业的发展速度也更快。财务共享服务模式为企业今后的发展奠定了良好基础。

三、财务共享对财务流程再造的重要性

在财务流程再造的过程中，最重要的是创建财务共享服务模式。财务共享服务模式覆盖财务核算、业务流程、内部控制等多个方面。财务共享服务模式的建立和运作成熟，对于经济的优化与完善具有多方面意义。财务服务模式的质量是企业财务流程再造的重要依据。为了实现经济流程的优化，企业应根据自己的特点，构建适合自己发展战略的财务共享服务模式。从企业整体发展的角度来看，财务流程再造对于财务共享服务模式的重要性，可以从三点来解释：一是运营成本的降低以及重复性、标准化、自动化的业务执行。该系统可以有效地提高工作效率，减少人力成本。一旦流程被再造起来，这种扁平的组织使决策过程变得更有弹性。二是财政改革。财务人员已不是“账房先生”，而应成为企业的“战略家”，根据财务资料，对企业财务进行预测、分析、决策和经营管理。三是要对企业运营风险进行有效控制，增强企业资金的安全性。在进行财务流程再造的过程中，企业内部的信息问题可以得到有效解决，财务共享服务模式的参与使财务工作集中化，使企业的风险控制能力得到进一步提升。

四、财务共享中心建设之前财务流程存在的问题

（一）费用报销流程存在的问题

财务部门在办理报销业务时，大部分情况下，都是以每月或每季度的方式来处理，并且不在规定的时限内完成就会造成处理业务的超时。由于企业在办理报销流程时通常不与银行建立直接关系，多数情况下仍然是通过网络银行或者是现金支付，从而制约了企业的业务活动。另外，企业在审批报销时，通常采用线下审批，容易出现审批程序多、效率低的问题。同时，所有退货发票均为纸质文件，不方便查阅和保存。

（二）应付账款过程存在的问题

在向供应商付款时，大多数企业只需要在订单、验收单和发票匹配的情况下付款。在这个过程中，财务部门需要大量的时间进行验证，从而降低了企业工作效率。由于审批流程长，供应商无法及时了解企业业务处理情况，因此，影响了企业声誉。如果没有及时发现有问题的单据，那么，后期对有问题的单据进行转移、修改、复制和重传，会增加财务人员的工作量，导致延长开票周期。

（三）应收账款过程存在的问题

目前，很多企业的应收账款业务办理还是线下人工处理。业务部将发票传给财务人员，财务人员手动录入收据等信息，如有折扣、返利等业务变动，也必须在线下审核完成后转交财务人员录入，存在订单分拣、账龄分析等违规行为，流程不完善，导致企业财务人员大量失误，业务办理效率低下。

（四）现金结算过程存在的问题

目前多数企业仍然倾向于采用网上银行或现金支付方式，而不能方便地將银企之间的直接交易纳入到企业业务中。财务管理比较松懈，企业不能统一、全面地管理分行账务，就不能及时地监测账户变化。同时，每日进行大量的资金往来，给财务人员带来了巨大压力，员工工作效率也会影响到企业的资产使用效率。

五、财务共享模式下财务流程再造过程

（一）创建环境场景

创建环境场景，顾名思义，组织者必须为企业创造合适的环境，不仅要制定计划和创建项目，还要高水平执行并获得管理层的支持。此外，根据相关研究，大多数企业都会面临流程再造的阻力，这也是转型初期的一大挑战。

（二）重新设计过程的分析、诊断阶段

这一阶段要求组织者始终保持理性，对每一刻的情况都有客观分析，并在此基础上量化过程，根据财务服务的特点，结合企业实际情况，逐步优化再造流程。

（三）组织结构调整阶段

在这个阶段，不仅要根据前一阶段的情况来定义新角色，更重要的是要对员工进行岗位变动培训。因此，现阶段面临的最大问题是人员变动的适应能力，鼓励企业根据自身情况制定适应性强的制度规定，以提高员工的积极性，使其适应新的岗位。

（四）试点与切换

这个阶段是实施改进的阶段，难免会浪费一些资源，这需要员工有良好的耐心和专注力，还要通过不断练习来积累经验。

（五）实施战略

在实施战略过程中，要不断吸取经验，优化流程，做好分析，为后期业务流程再造的持续推进提供可靠的基础和数据支撑。

六、财务流程再造的改进对策

（一）加强共享财务服务安全模式下的财务流程重构

依托于现代信息科技，建立信息交流应用于财务共享服务。在互联网十分普遍的情况下，由于其自身的开放性和仿真性，使得许多安全风险被掩盖。这些风险会给财务信息的安全带来危害，导致审计的后续工作很难进行，财务信息的质量也很难得到保障。因此，要想有效解决这一问题，就要构建一个防火墙，防火墙是目前较为普遍的一种安全保护体系。为了保证财务交易平台的正常运作，对非法接入进行有效管理，在内部网和外部网之间设置电子屏障，并且，为了确保数据的安全传输，采用数据加密技术。这种技术可以有效地阻止非法窃听和偷窃资料。

（二）健全行政体制

在对财务流程进行再造时，必须对每位员工的责任和权力进行确认，系统管理员和操作者必须是同一人，但是系统管理员与信息使用者不可为同一人。在企业的财务流程再造中，经营者需要在终端进行财务统计、协调、促进与监督。

（三）加强对财务业务的联系

这一部分主要内容有三大要素：信息流、实物流和资金流。这三大环节之间相互融合、相互促进，已经成为当前财务流程再造中的一个重要问题。这种流程要求有合适的人员，以加强对财务审核的管理与控制，使财务资料能够迅速存档，保证财务资料的品质。对企业财务流程再造的实践，可以有效弥补过去财务共享服务模式存在的缺陷，使企业信息化迅速发展，从而使企业经济状况得到进一步改善。现代企业应顺应时代发展要求，通过对财务业务的联系来促进企业财务流程再造，进而极大地改善企业经营效率和经营质量，降低企业生产成本，保证企业财务信息质量，提高企业工作效率和核心竞争力，实现企业的持续发展。

七、财务共享服务模式下的财务流程再造的效果分析

（一）促进专业分工，降低经营风险

企业实施财务共享服务模式后，原财务人员一半以上集中转移到财务分拨中心。财务人员不再受上级组织的集中控制，可以根据可靠的财务信息管理各个分支机构。同时，财务人员可以按照统一的标准和方法管理企业，进行专业分工，提高财务效率，降低财务人员的人工操作风险。

（二）提高運营效率，降低管理成本

推出财务共享服务模式，推动了企业业务流程的标准化、加工化和专业化，同时杜绝重复建设，提供了增值服务，为企业节省了人力资源。在新增商业单位时，不必再为新单位配备一个规模较小但运作良好的财务机构，就可以达到最大限度地优化人力资源成本，帮助企业减少经营费用。

（三）推动提高财务信息质量和处理效率

在引入财务共享服务模式之前，财务信息的准确性、品质性和及时性不足，基础数据缺失，无法确保所有数据来自一个记录，更无法提供一致的服务，这导致了跨职能数据的产生，自动化分析信息困难，财务信息以外的重要信息难以收集。因此，在引入财务共享服务模式后，其财务信息质量得到改善，不仅工作数量不断增加，而且工作质量也在稳步提升。财务管理人员可以在界面操作和控制下，实时调用相关文件，标准化流程，自动化界面处理等，极大地提升了财务共享服务模式的运用效率。

八、财务共享服务在财务流程再造中的影响

（一）对财务审计流程再造的影响

一是财务程序的发展。根据审计工作的发展，财务审计工作分为手工审计、电算化审计和审计信息处理三个阶段。随着时代的发展，越来越多的企业开始实行全面的信息控制。利用财务软件，可以有效解决财务信息无法及时送达的问题，同时也能提高各部门间的交流。但是，建立一个由财务软件驱动的财务共享服务平台不是一件容易的事情，必须通过企业经营模式与财务软件的整合来达到财务审计流程再造的目的。此外，还需要通过财务分配方式，将财务审计流程进行还原。在价值链中，可以分为两种类型：基本活动和辅助活动。例如，基本活动包括采购控制、库存管理、成本控制、资金控制和销售控制，基本活动获得的财务信息必须传输到财务系统。

（二）对资金管理流程再造的影响

现有的资金管理方法：第一，信息传递效率较低，从而造成信息的单向传播。过去的资金管理过程比较繁琐，为了获得所需的财务资料，往往要经历很长时间的财务管理过程，导致财务信息不能真实反映企业的运营情况。当前企业的财务管理以利益为导向，以实现股东利润最大化为目的，这与企业价值链的管理思想有着明显区别。因此，这一点并未得到其他利益相关者的充分关注，也没有为企业的发展做出任何贡献。第二，对企业资金管理过程进行分析和再造。资金管理活动可以划分为财务管理活动、投资管理活动、利润分配活动等。财务共享频繁程度较低，对企业的管理有很大影响。所以，资金管理流程是企业经营活动的重要组成部分。因此，必须建立一套完整的资金管理流程，以保证企业的运营资金管理工作能够按照流程进行。

结 语

面对新经济时代的挑战，财务共享服务模式的出现无疑解决了财务信息处理过程中的各种问题，其复杂性使得企业财务信息处理阶段变得困难重重。财务共享服务模式消除了企业财务中的繁杂业务处理，大大提升了企业财务服务的水平，也实现了企业内部相关业务问题的解决，很大程度上实现了有限资源的无限共享。但是，企业财务流程再造不是一朝一夕的事情，而是需要管理者不断完善的系统工程。因此，企业应结合实际情况，重组现有财务流程，利用财务共享服务模式以及现代信息技术，进行大规模的数据和信息交换与利用，为财务流程再造提供有力保障。在市场经济的影响下，财务共享服务模式有了新的发展目标，致力于解决企业财务管理问题，以新形式促进企业和市场经济的快速发展。

（作者单位：1.广西科学院; 2.广西中医药大学附属瑞康医院）