提高公文写作能力的方法

罗鹏

内容摘要：拟写公文是机关干部的一项重要工作，也是检验机关干部素质能力的重要标准。机关公文质量的高低，直接关系到机关工作的质量和效益，关系到机关的威信和形象。因此，机关干部拟写公文，应着力在“意图要摸准、材料要充实、结构要严谨、思路要清晰、起草要迅速、观点材料要统一、语言要准确、文字要简明、格式要规范、修改要认真”十个方面下功夫，不断提高公文质量和写作水平。

关键词：公务员 公文写作 方法途径

公文是机关的重要办事工具，是机关行使职能的重要手段，也是检验机关干部素质能力的重要标准。有人形象地比喻说，公文是机关的“耳目”“喉舌”“纽带”。机关通过公文可以加强各部门之间的协调配合，联系工作，商洽问题，通报情况。公文尤如一条纽带，可以把上下级之间、不同隶属关系的机关之间、平行机关之间联系在一起。因此，学习公文写作知识，会写、能写、写好公文，提高公文写作能力，是机关干部的必修课、基础课、必备技能，也是机关干部做好一切工作的基础和基本要求。

一.意图要摸准

中国传统文论有一句名言，叫“意在笔先”。所谓“意”就是意图、宗旨，或者叫中心思想。写公文“意在笔先”，就是拟写者接受任务后，首要的是把领导意图搞清楚。领会领导意图，常见的方法有以下三种：一是面对面地询问意图。接受任务后，拟写者应该主动请示领导抽时间，谈一些初步想法，最好采用对话的方式，作者问，讲者答，有针对性地探讨一些问题。对领导的意见，要句句分析研究，理解精神，理出头绪，考虑提纲。二是拟出提纲打探意图。就是在领导抽不出时间的情况下，可以根据上级的有关精神，领导的原则意见，下面的实际情况，拟定一个比较详细的提纲。三是写出草稿引出意图，或叫“抛砖引玉”。拟写者以对党的事业极端负责的精神，充分发挥自己的聪明才智，先写出草稿，呈送有关领导和有关部门，广泛征求意见。这样可以引出比较具体的、多向的、深层次的意图，有利于集中众人智慧，确立公文主旨。

二.材料要充实

占有丰富的材料，是公文写作的基础。俗话说：“巧妇难为无米之炊”。材料不充分，公文是写不好的。当前机关公文质量一般化问题比较普遍，很重要的是材料不充分，不准确，缺乏代表性、指导性和操作性造成的，这些问题如不及时纠正，必将极大地影响、制约公文的质量。所以，在公文写作实践中，材料的收集、使用要突出材料的丰富性，即占有丰富的材料。占有材料要突出一个“多”字。“多”不仅指数量，还要有较大的覆盖面，包括正面的，反面的;纵向的，横向的;历史的，现实的等等。占有材料就好比搭建材料仓库，货物要多，品种要全，这样到用的时候，就可以信手拈来，游刃有余。著名作家冰心也说过，占有材料对写作来说，就好比个人在银行里的存款，存得越多，用起来就越方便。选材的前提是占有材料，要“以十当一”，这叫博采。从时间角度看，既要占有现实的，又要占有历史的材料。从性质角度看，既要占有正面的，又要占有反面的材料。从类别角度看，既要占有典型的，又要占有面上的材料。从来源角度看，既要占有直接的，又要占有间接的材料。占有材料，不能靠突击，要靠平时观察积累，要做到脑勤、眼勤、腿勤、嘴勤、手勤。作为机关干部，要养成平时积累资料的习惯，做积累资料的有心人和实干家。

三.结构要严谨

公文的结构，就是作者根据主题的需要，按照公文写作要求，对材料进行科学的组织与安排。简单地讲，就是公文的组织、构造。公文结构的内容与要求是：开头与结尾——要首尾相连，首尾相应。层次与段落——要层次清楚，段落分明。过渡与照应——层段之间，要互相衔接，前后联系;全篇贯通，形成整体。详写与略写——要区分主次，详略得当。重点问题详写，写得细致、具体;一般问题略写，写得概括、简略。撰写内容多、篇幅比较长且比较重要的公文，一般在动笔之前，应先编写好提纲，这一步对起草文稿至关重要。提纲有两方面作用：一是有利于方便起草文稿，因为提纲是对公文内容层次的总体设计，是公文写作的框架，也可以说是公文逻辑结构的蓝图，是写作的路标。编写提纲的过程，就是事先构思、妥善安排公文观点、材料的过程。在编写提纲过程中，如果发现有问题，修改起来也比较容易，否则，不写提纲，直接起草文稿，出现问题就可能要动大手术。因此，从表面上看，写提纲似乎多了一道工序，添了麻烦，其实麻烦在前，顺利在后。经常写公文的同志都有这样的体会，把提纲搞好了，等于公文写了一半。二是用来征求意见。重要的公文要多方面征求意见，常常是要经过多次审查修改，一般情况下，在动笔起草前，首先要把提纲送给领导或有关方面征求意见。以免少走弯路，提高公文写作效率。

四.思路要清晰

写作思路总的讲三句话：梳辫子，戴帽子，填肚子。梳辫子，就是对占在的材料进行分类。具体步骤是：第一步按结构内容区分大类。也就是按照情况性质进行区分，如把成绩方面的情况归纳到一起，做法这方面的情况概括到一块，把问题方面的情况概括到一起。第二步按照情况特征具体分类。如做法的情况很多，属于组织领导的放到一块，属于落实规章制度的放到制度类，属于改革方法的放到改革类，属于评比竞赛的放到评比类，等等。戴帽子，就是提炼观点。提炼观点是个难点，观点的产生既依赖于客观情况，又取决于作者的主观能动性，同样的情况，由于作者的水平差异，提炼的观点就大不一样，有的从形式到文字都比较好，有的则拖泥带水，不概括，不简明，叫人看了不舒服，缺乏吸引力。填肚子，就是用材料来说明观点。观点确定以后，下面的文章就是如何运用充分的材料来论述和证明观点，形成观点牢固的支撑基础，从而说明作者对事物的看法是正确的、客观的，而不是主观想象的、虚构的，以此达到有较强说服力的目的。

五.行文要快捷

起草文稿是把构思好的内容用书面文字写成公文形式的初稿。草稿的质量如何，对定稿有潜在的影响。所以，起草文稿不能草率、马虎。从构思、动笔到完成初稿，从内容到形式，都必须一丝不苟，认真写作，为核稿提供合格的“正品”，减少“次品”，把“废品率”降到最低限度。如何起草文稿？总的要求是：按照提纲，疾书莫间断，迅速完成。“疾书”莫间断，就是快写，一口气写下去，一气呵成。这是针对有的人，起草文稿时，写一段，感到不满意，撕了再写，写了又撕，边写边改，时间到了，只好草草写就。因为写写停停，停停写写，容易出現全篇不贯通，转换不自然。这些都是不好的习惯，或者说没有掌握起草公文的规律。中国有一句话，叫“行文有机”，这里的“机”就是写作中的“灵感”，唯物主义认为，写作过程中，随着构思、思维不断深化，大脑即呈现一种兴奋状态，表现出特别的写作热情，这就是“机”，即“灵感”。灵感有人叫做直觉思维，这是一种“无意识的本能”“是由无意识的精神中放射出来的”“一种不知不觉的出自内心的力量”。在写作学上，灵感被视为一种写作心境，在这种心境下，作者的思维活动尤为活跃，注意力完全沉浸在写作对象上，意识处于十分清晰和敏锐的状态，思如泉涌。文学创作离不开灵感，甚至说没有灵感就没有文学。公文写作同样需要“灵感”的力量。

六.观点材料要统一

观点材料统一，是公文的核心要义。观点就是对客观实际的看法，就是人们对世界、对人生、对人生价值的看法。唯物主义世界观，我们一般理解为四句话：世界是物质的，物质是运动的，运动是有规律的，规律是可以掌握的。观点是主观与客观相结合的产物，观点提炼得好不好，涉及到撰稿人逻辑思维能力，抽象能力，概括能力，很大程度取决于撰稿人主观能动性。因此，提煉观点可以概括为五个方面，或十个字：即客观、概括、简明、新颖、协调。客观，就是观点产生不是凭空想象的、主观臆造的，而应该是从大量材料中提炼出来的，是感性认识上升到理性认识的结果。观点要符合客观实际，要经得起实践考验。概括，有两层意思，第一是观点要能概括内容，不能以偏概全，形象地说，观点好比人戴的帽子，既不能大，也不能小。第二是观点不是泛泛地摆现象，而是要透过情况的表象，去开掘事物的本质，要对各种情况进行加工、提炼、抽象，概括出事物的特征，揭示出事物的规律。简明，即表达观点的文字要简练、明确，以最简短的文字，表达最丰富的内容。新颖，主要是观点要体现事物发展的新情况，要有新意，不能老一套，因为情况是在不断变化的，事物也是在不断发展的，人们的认识也同样是不断提高和更新的。协调，两个方面理解：一是观点和表达的内容在形式上要协调。不同形式的观点其表达方式应该不同。二是观点之间协调好，文字的表述应力求大体一致，表达方式也应基本一致，这样可以大大增加文字表达的效果。

七.语言要准确

准确是公文写作最基本的要求，是公文的生命。准确关系到文件质量的高低，价值的大小，关系到机关的威信。准确就是公文所涉及到的内容，无论观点、材料，还是语言文字，甚至标点符号都应该准确无误，尤其是事例，要有根有据，经得住检验。任何一事之偏，一语之失，一字之差都可能带来不良后果，或给公文效用带来阴影。公文只有保证内容的绝对真实，语言准确鲜明，才有说服力，才能维护公文的严肃性和权威性。准确使用汉字。中国的汉字记载着我国五千年悠久的灿烂文化，是民族团结的纽带，是国家统一的桥梁。汉字是一种比较复杂的文字，是属于表意的文字。汉字的特点有以下几个方面：一是字数多，常用字少。1993年出版的《中华大字典》有56000多个字，是当今世界收录汉字较多的字典。二是同音字多，同音词多。三是少数字区别比较困难，同字不同音，同形不同义。准确把握用词。公文无论内容深浅或篇幅长短，都离不开一个一个的词。如果用词不准，同样不能准确表达意图，也可能带来文中歧义。一是注意词的感情色彩，把握好褒贬义词的区别。二是注意词义范围的大小，要掌握好词的外延。三是注意词义的轻重，要用得恰如其分。要区别词的不同含义，根据公文表达对象的要求，区分同义词之间的细微差别。四是注意词的性质，准确区别使用。五是注意词的规范使用，要多用书面语言，专业性强的公文要多用专业术语;忌用口头语和地方方言。

八.文字要简明

公文写作要求简明，这里有两层含义：一是指公文的文字量要力求少，篇幅要尽可能短。因此，我们要研究如何把公文写得实实在在，写出有分析、有新意、有发现、有灼见、有办法的公文。二是语言文字要精练，不累赘，不重复，对那些可有可无的句、词、字，全部删去。说明问题，干净利落，含义准确，易懂、易读、易记，做到言虽尽而意无穷。当然，文字简明，不能单纯理解为，篇幅越短越好，字数越少越好。“简”和“明”是一个问题的两个方面，应该是辩证统一的。文字简练，应在准确理解的基础上求简，否则，就可能产生歧义。真正做到简明，不是一件轻而易举的事。莎士比亚说过：“简洁是智慧的结晶”。要写得简明，既需要有一定的思想理论水平和对问题的分析概括能力，也需要有较高的文字修养。然而，这些并不是一朝一夕所能达到的。具体到某一份公文要做到简明，应该从以下几个方面努力：一是思路要清。要解决言之有序的问题，先写什么，后写什么，要尽可能列出个提纲来，事先安排好。解决好“言之有序”，就为公文的简明打下了基础。二是在写作方法上，要开门见山，落笔点题，要写得朴实通俗些。公文常用“根据”“为了”“关于”“遵照”等作为开头语，直截了当地提出问题，客套话、空话应尽量避免。三是一事一文，切忌多中心。一份文件突出一个中心，就是一事一报，一事一议，有的确需要写在一起的，要分清主次，主要的可以展开一些，次要的一带而过。四是要在修改上下功夫。对草稿要逐句逐字认真推敲，反复修改。对多余的字、词、句、段要毫不吝惜地删去。同时还要注意合并同类内容，舍弃同样字句，浓缩事例，选择最佳表达方式。

九.格式要规范

公文的内容决定公文的形式，公文的形式反映公文内容。公文格式决不是可有可无的形式，而是保证公文权威性和执行效力的必要形式。公文格式是为公文管理工作服务的。各类机关每天都要产生和处理大量的公文，要提高公文处理效率，就必须有统一、规范的公文格式。强调公文格式规范化，正是为了加强对公文的管理，提高公文的效率。我们知道，公文的权威是公文现行效用的需要，没有权威，就难以发挥效用，就会成为一纸空文。公文格式就是公文的规格样式。其内容包括：公文的物质载体，即公文用纸的技术标准;公文用纸幅面及版面尺寸;排版规格与印制要求;公文中各要素标识规则等。保持格式的完整性，是对公文格式的基本要求。尤其是格式的必备项，每份文件都不可缺少。如发文机关标志、发文字号、秘密等级、公文标题、主送机关、正文、署名、成文日期、抄送机关、承办单位、承办说明等12项，在每份文件都应该有，其它项目根据需要选择使用。格式不能自相矛盾，如发文机关与署名不一致;成文日期与通过日期矛盾;主送与抄送矛盾;文种与用语矛盾等。格式的各个项目的内容要求必须使用明确的概念，不能使用模棱两可之词，要根据内容需要，不能生搬硬套。

十.修改要认真

文章不是写出来的，而是改出来的。所谓“出口成章”“落笔成文”“文不加点”都是对写作水平高的人的一种赞美，是夸张的说法。其实，越是写作水平高的人，越是“笔杆子”，越懂得修改的重要，越重视修改。按照毛泽东同志《实践论》的观点，人们对事物的认识，往往不可能一次完成，总要有一个逐渐完善、由浅入深的发展过程，特别是对复杂的问题及事物更是如此。公文是对公务活动的认识和表达，也不可能下笔就能达到完美境地，修改实质上是认识不断深化、表达不断完善、自觉认识事物发展规律的递进过程。正因为如此，尽管修改有多有少，有大有小，因人而异，因文而异，但一次完成，完全不改的情况几乎是没有的，特别重要的公文更要在修改上下功夫。修改的形式无非是增、删、改、调，这四个方面紧密联系，相辅相成，缺一不可。增，就是增补，把缺少的、不足的进行补充增加。凡是观点不明确，材料不具体，以及遗漏的字、词、句、段都要补充、增加进去。删，即删减，就是把繁杂多余的抹去、删掉。凡是与表达观点无关的材料，无关的字、词、句、段都要毫不吝惜地删去。改，即改正，就是把错误的、不正确、不准确的改对、改准。凡是内容不正确，材料不准确，格式不恰当，以及不通、不好的句子，误用的字、标点符号，都要把它改对改好。调，即调整，就是把次序、位置不当的加以调动、整理。凡是语句次序不当，段落层次安排不合适的，都要进行调整，使其各归其位，各得其所。

（作者单位：武警警官学院）