规范财务档案管理 提高财务管理水平

[ 作者简介 ]

龙芳，女，湖北谷城人，谷城县中医医院，馆员，本科，研究方向：财务管理。

[ 摘要 ]

伴随我国新时代社会经济建设与发展速度的不断加快，市场经济体制处在不断完善当中，单位财务档案规范化管理在促进单位实现健康发展中所起的作用越来越大。财务档案规范化管理同样是单位整体管理工作中的重要组成部分，也是关键一环。所以，需要规范单位财务档案管理工作内容，规制比较完善的财务档案规范化管理制度。只有做到这样，才能不断推进单位财务档案规范化管理水平获得不断提高。本文对规范财务档案管理、提高财务管理水平问题进行了简述，以便为单位财务档案实现规范化管理提供一定借鉴或参考。

[ 关键词 ]

财务档案;规范管理;提高水平

财务档案是一个单位必要的财会凭证、财会账簿或财务报告等资料的一种总称，能够反映一个单位生产经营状况或经济业务往来等情况。伴随我国社会经济建设与发展实力的不断增强，财务档案管理工作同样在不断获得必要的规范整合与管理。因其对单位进行规划与发展具有比较大的作用，尤其是进入新时代社会经济建设与发展阶段，单位财务档案规范化管理工作的重要性愈加凸显，并在网络技术、信息化技术或数字化技术支持下，出现了管理形式的变化。目前，许多单位的财务档案管理工作还存在一些问题，在一定程度上在影响着单位的健康发展。所以，各单位都要强化财务档案规范化管理工作，提高单位财务档案管理水平。

1 财务档案规范化管理的重要性

财务档案是一家单位从事各种社会经济活动的一种客观性反映，同样也是一个单位管理工作中的重要组成部分，系统记录着单位原始财务资料的归类、整合与比较具体的各类经济信息。财务档案对于任何一家单位而言，都有促进单位实现健康发展的作用。伴随信息社会的不断发展，财务档案内容信息也在不断完善。在信息时代背景下，信息资源已经是一种极其宝贵的资源，而财务档案又能够系统反映一家单位的各种经济活动信息，同时又是一家单位比较重要的信息，它对推进单位实现可持续发展具有举足轻重的作用。财务档案规范化管理能为促进单位财务工作实现规范化管理和从事各种经济活动奠定良好基础。因此，对单位财务档案实施有效的规范化管理，对促进单位在新时代实现良好发展具有重要意义。

如果站在财务档案管理工作视角看待财务档案规范化管理工作，有关单位的一切历史性的各类经济活动，都在财务档案当中予以记载。尤其是单位领导层、决策层或管理层所做的一切经济活动决策，都被保存在档案资料当中。这就决定了单位财务档案规范化管理的价值所在。任何的单位经济活动决策，往往要参照财务档案中记录的原始经济活动决策资料。这是因为财务档案真实有效地记录着单位的财务信息，通过对这些信息的整合、归类与分析，能够反映单位过往历史的经济活动开展的效果情况，为单位决策层进行新的的经济活动决策提供必要的借鉴或参考。从这个层面上看，单位的财务档案不但具有较大的借鉴意义，而且还有重要的参考意义。所以，需要单位对财务档案进行规范化管理，以防财务档案资料信息出现遗失或损失等现象。

同时，单位财务档案还是任何一家单位制定预算的重要基础。只要能参照财务档案记载的信息实施财务预算，就能做到开源节流。鉴于单位财务档案具有的重要作用，需要单位规范化管理好财务档案，促进单位实现较高的经济效益。不管單位规模大小，它所要进行的各种财务收入与支出都会被财务档案真实记载着。所以，要高度重视财务档案规范化管理工作，并对管理水平实现不断的升级，依靠规范管理财务档案，助力单位从事健康的经济活动。

2 单位财务档案规范化管理工作概况

新时代的单位财务档案规范化管理工作，需要从比较传统的纸质资料信息管理模式中解放出来，利用目前先进的互联网技术和信息化技术，运用多媒体形式，实现对财务原始凭证、记账凭证或凭证汇总等的规范化管理。任何一家单位都涉及财务上的日记账、辅助账、明细账或总账等财务资料信息问题，并需要对它们进行规范化管理。同时，单位每月、每季度或每个年度都要有一定的财务报告，对它们同样需要进行规范化管理。在具体的规范化管理过程中，有许多单位都已经启用了会计电算化，依靠各种会计软件、移动硬盘或U盘等存储资料信息的介质对财务档案资料信息实施存储，以便为后续需要进行的财务审计或评估工作提供一些基础性资料信息。作为能够比较客观反映单位财务内容记录或单位各种经济活动的财务档案资料信息，已经成为新时代单位财务档案规范化管理重要的基础性工作。但不能回避的是，在现实的单位财务档案规范化管理工作中确实还存在诸如管理工作意识淡薄、重视程度不高、管理制度建设欠缺健全、缺乏必要执行力或安全保密性比较差等问题，需要采取针对性较强措施加以解决，以实现单位财务档案的规范化管理，提高单位财务管理水平。

3 财务档案管理存在的主要问题

3.1 财务档案管理制度不健全

我国新时代社会经济建设与发展速度较快，但在有些单位却存在财务档案主观化管理现象，致使单位财务档案管理制度不健全。受管理层管理意识因素影响，单位不能根据国家有关法律规定构建比较完善的财务档案管理制度。由于财务档案管理制度的欠缺，既不能配置比较专业的财务档案管理人员，也不能配齐财务档案管理设施，在一定程度上造成了财务档案管理上的混乱，导致一些比较重要的财务档案资料的损坏或遗失，严重影响了单位财务档案管理工作质量。

3.2 财务档案管理缺乏必要的执行力

有些单位不能建立比较完善而健全的财务档案管理制度，在一定程度上影响到了财务档案管理工作的执行力，不能合理配置比较合格的财务档案管理专业人员，再加上财务档案管理制度的欠缺，暴露出有些单位存在根本不重视财务档案管理工作问题。由于管理层的不重视，也就直接导致具体管理工作人员对财务档案管理缺少必要的责任心，不能依据国家法律规定或必要管理规范对财务档案进行管理。他们不能将有关财务档案资料进行及时归档，也不能对可能涉及单位秘密的财务档案资料进行妥善存档，造成信息泄露，从而影响单位发展。

3.3 财务档案资料信息缺乏安全保密性

应该说，财务档案中记录的各类经济活动信息对单位向前发展具有比较重要的促进作用。所以，单位必须要坚持财务档案管理保密原则。这就需要单位要给予特别的关注，尤其不能对财务档案资料进行随意性调阅，而必须要通过主管领导审批。但是，在现实财务档案管理工作中，有些单位为了减少调阅财务档案程序上的麻烦，或是受人情因素影响问题，产生对财务档案进行随性调阅的现象。这就严重触碰了单位财务档案保密原则的底线，为单位财务档案资料信息埋下了比较严重的安全隐患。

4 实现单位财务档案管理工作规范化的策略

有些单位财务档案管理规范化流程不顺畅，致使财务档案管理出现了较多突出问题。所以，单位需要采取必要管理措施，强化财务档案规范化管理工作。

4.1 重视单位财务档案规范化管理工作

想要解决好目前单位财务档案管理工作中出现的各种问题，需要单位领导层、决策层或管理层提高对规范化管理财务档案重要性的认识，并从管理意识上高度重视单位财务档案规范化管理工作。在开展财务档案规范化管理工作活动中，需要制定系统性的培训制度，对财务档案管理工作人员进行必要的系统性专业知识培训，促进他们增强财务档案规范化管理意识;通过系统性培训，丰富他们财务档案规范化管理的专业知识，尤其要了解、学习或掌握财务档案管理新技术，提高财务档案规范化管理的专业技能。目前，在计算机技术、网络技术、信息化技术、数字化技术或大数据技术支持下，单位财务档案规范化管理技术在向电子化方向发展，这就需要单位财务档案规范化管理实现数字化。根据财务档案规范化管理实际，对于财务档案规范化管理，已经出现了规范化管理形式上的变化，它需要将原来传统的纸质财务档案资料管理与现代数字化管理进行有机结合，既要对其进行纸质化管理，又要实施数字化管理。因此，需要培训好单位财务档案管理人员，让他们掌握先进的财务档案管理技能，否则将无法适应目前单位财务档案现代化管理要求。

4.2 完善单位财务档案规范化管理制度

单位在不断实现向前发展过程中，需要不断完善财务档案规范化管理制度，保证单位财务档案规范化管理工作具有一定的具体实施标准。这样，单位就可以采取必要的激励制度或奖惩制度，将财务档案管理工作人员的具体管理工作水平与管理工作质量密切挂钩，并将其纳入绩效考核范围，用来激发单位财务档案管理人员的工作积极性。同时，也要建立单位财务档案规范化管理工作责任制，并实行落实责任到具体人头的制度，增强财务档案管理人员的责任心，体现一定的约束力。也要构建必要的单位内部监督管理机制，对单位财务档案规范化管理工作，进行经常性监督与检查，对发现的问题，既要追究必要的管理责任，又要进行及时整改，保证单位财务档案管理工作实现规范化，从根本上提高单位财务管理水平。

4.3 增强单位财务档案资料信息的保密性

任何一家单位都有重要的财务资料，这就需要强化对它们的保密工作。在保管好纸质资料信息的基础上，既要坚持调阅审批原则，又要严禁拍照或复制，以防出现泄密问题。同时，针对档案管理实现数字化方式，尤其要做好网络安全防范工作。目前，有许多单位的财务档案管理已经实现了网络信息化。网络黑客攻击现象时有发生，这就要求单位安装好防火墙软件，以防遭到网络黑客攻击;要安装必要的杀毒软件，预防网络病毒侵扰档案管理系统;要设置必要登录专用密码，防止其他非管理人员进行随意登录。应采取这些必要的防范措施，增强单位财务档案资料信息的保密性，维护单位财务档案资料信息具有的专用性。

4.4 不断提升财务档案管理人员综合管理能力

从某种意义上说，财务档案管理人员的素质决定着财务档案规范化管理的水平与质量。新时代背景下的单位财务档案规范化管理需要实施传统纸质财务档案资料与现代数字化信息资料的有机结合，所以需要单位财务档案管理人员既要具备传统管理财务档案资料信息专业技能，又要有现代数字化管理财务档案资料信息技能。这就需要提高他们的综合性财务档案规范化管理能力。想要做到这些：一是单位在选配财务档案管理工作人员时，要提高必要的准入门槛，既要要求他们具有财务档案管理专业技能，又要要求他们具有比较高的综合素质，尤其需要他们具有比较强的工作责任心，能够具有驾驭目前单位财务档案规范化管理的能力，以适应单位现代化财务档案规范化工作需求;二是单位要努力创设财务档案规范化管理文化气氛，促使单位财务档案管理工作人员能够意识到自己身上的责任重大，具有能够根据单位需求规范化管理好财务档案的技能，满足单位财务档案规范化管理需要。同时，财务档案管理人员还要有强化自身不断学习的意识。因为科技在发展，财务档案管理方式在创新，需要不断补充新知识。不仅如此，单位的财务档案管理人员还要建立充分发挥档案资料价值作用意识，学会利用财务档案记录的资料信息为单位领导层、决策层或管理层进行重大决策提供必要的参考依据，如有可能，也可为单位领导进行重大事项决策提出一些具有一定参考性的建议或意见。

5 结束语

想要实现单位的健康发展，就需要对财务档案进行规范化管理，并在实现规范化管理中体现财务档案资料信息的利用价值。面对目前单位财务档案规范化管理过程中存在的一些问题，要分析造成问题的原因，根据原因的形成因素，采取具有较强针对性解决措施，在强化完善财务档案规范化管理制度的基础上，提高财务档案管理人员责任心意识，促进单位财务档案实现规范化管理。

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