公路事业档案工作优化探讨

卢伟

公路建设档案管理包含了公路工程的规划、建设管理等活动，用于保存文字资料材料、图纸信息和声像制品等等，这些信息用来指导公路建设和监督。公司档案工作人员真实记录信息，客观反映一个项目立项、招标、施工作业全过程，因此需要进一步增强对公路档案工作重视，推动国内公路事业的发展。

优化公路档案建设管理工作的必要性

档案管理在公路开发建设、公路的使用和后期管理中具有重要地位，为后期工作的科学管理提供基本依据，参建人员记录图片、声音、文字都能够维护各方的权益，施工企业和业主方产生矛盾纠纷问题时，就可以查看该档案，寻找相应的合同资料信息。此外，公路建设档案资料能够推动整个公路开发建设持续而不中断。

公路档案管理现状

过多关注工程建设而忽略档案资料管理

在国内公路开发建设中，公路建设事业仍然存在着许多工程公司太过于关注项目公司工程质量，而对档案资料的管理工作不太重视，造成大量档案资料缺失。许多工程单位只是将公路建设相关的资料对接在快要竣工时采取处理，这样会造成公路档案管理工作很难稳健地推进，产生资料整理时数据不太精准的问题发生。

缺少健全档案管理规范制度

在工程项目开发建设中，会涉及到大量施工方，还有监理公司，但是这些单位的档案管理的工作思想意识较弱，造成部分资料丢失。在一些工程公司内缺少完整的管理规章制度，虽然现行档案管理在图纸上或者一些文件资料都有不同类型规格的要求，但是对竣工资料没有严格要求，没有系统性和全面性。

档案管理不够规范

在公路项目开发建设时，不同工程公司都会关注工程项目的建设，尽管在工程建设中会投入更多的人才物力，但是对于档案工作却没有投入更多资源，未能够实现单位的现代化、统一化管理。尽管在当前国内档案逐步向着现代化、信息化规范发展，但是还仍然存在着一些工作人员违规使用档案资料，在档案资料的保存中，也不够上心，操作不规范，出现了部分资料丢失。

档案管理工作并没有落实到位

公路工程开发建设管理形成了一系列的信息资料，能够反映公路建设的实际状况，科学利用可显著提高公路运营管控水平。然而目前公路管理部门对于档案资料的保管分类存储没有科学地认知，通常表现为在档案管理工作中，并没有安排专人管理，没有对现有档案工作进行合规化管理，不管时间，还是人员的精力方面，都没有给档案工作投入更多资源。这不符合现代化档案管理的标准，也没有建立独立的档案部门，未能在实际上对这些资料集中化管理，不管是办公室的文件，还是其他部门文件，都没有应用合理的档案保管规章制度，由于材料放置时间长，资料累积过多，从而造成文献资料未能够充分的使用。

公路档案管理的有效优化策略

建立档案管理责任制

当前国内公路事业快速发展，要求能够真正推行档案工作的网络化，信息化，采用计算机软件方式替代手工保存档案资料，采用先进档案资料工作方式。因此，公路档案工作也更加专业，如果只兼职从事档案管理工作，不管是在时间和精力上面都显然不符合专业化档案管理工作要求。在公路档案工作中，还需要安排一些人员掌握现代化管理技能，以及邀请一些专业素质更高的人员来管理，保证现有的档案管理工作都有专人去负责。

档案管理从被动转化为主动

公路档案资料的管理，需要针对公路建设制定完善档案工作服务体系，使公路建设能够有统一的档案工作管理规章制度。引导工程人员逐步由过去被动型的档案资料管理向主动化方向迈进，主动收集档案资料信息，将其纳入到档案信息库中，不管是道路施工，还是后期的养护，档案工作都会发挥着关键作用，针对具体状况进行深刻的分析。

过去，档案人员只是提供一些档案资料，档案工作比较被动，而且档案工作服务范围也不太广泛，工作效率偏低，也会出现档案服务作用很难发挥。针对现有工作档案信息资源做出深度的开发，能够将真实资料信息都提供给公路建设和保养单位。

加快推动档案信息化的建设

公路工程公司要逐步从过去纸质化的档案资料，向着数字化的方向发展，将其存储在数据库中，能够在根本上实现文件档案资料和信息技术的共享，运用先进信息化手段、网络技术。建立良好网络沟通平台，建立起公路档案网站，迅速地将其公开或者编制成果，达到公路档案资料信息化、网络化共享的目的。

建立健全档案接收管理制度

档案资料记录内容相当繁琐复杂，同时由于公路建设时间长，会积攒大量的档案资料，因此要建立档案资料接收规章制度，能够实现对整个工程项目档案资料统一接收保管，等到工程验收时，能够提供详细完整的技术资料信息。工程的档案工作人员还需要给建设指挥部提交档案资料，掌握好移交档案资料的状况，如打印资料的数量，要专门购置存放档案资料的设施，同时档案人员还要及时收取施工中的资料信息。

建立规范化的档案规章制度，建立公路工程建设档案岗位责任制，进一步增强项目负责人的监督指导，这些都是规范公路工程建设单位工作的基础。针对公路建设现场施工队伍流动性强的问题，需要建立相应档案管理制度，确保公路工程建设实施档案资料更加完整，在使用时采用副本，防止档案资料丢失、破损或者遗失的问题发生。

提高檔案工作人员的专业素质

为了能够使得目前档案管理工作落实到位，要聘请优秀档案工作人才。针对目前公路工程公司内部工作人员不足的状况，在新时期，档案工作者首先需要对自身档案工作有浓厚的热情，除了有责任心之外，还需要有正确价值观，另外还需要掌握大量工作知识，熟练掌握公路建设相关知识。

在当前国内科技快速发展环境之下，提高档案人员的职业素质，同时，通过使用计算机档案工作技能，拓宽知识领域，才能提供档案工作管理高质量服务。工程设计施工方要参与公路建设项目始终，档案工作也应是他们自己的工作职责。工程施工人员、技术人员，都需要遵循工程技术管理的规范，熟悉档案管理的各项规范。同时，档案工作人员还要介入到工程项目建设的方方面面，帮助技术员整理档案资料，做好资料的检查，筛查搜集，归档等工作，档案工作人员和技术员要通力配合协作，才能够进一步提高档案工作的管理质量水平。

实行全过程同步管理、定期监督、严格把关

在国内公路事业快速发展背景下，要求加强不同参建单位人员对档案工作的重视程度，让参建主体都明白自己在档案工作中的职责。由相应专业人员来参与到建设项目作业的各个环节上来，能够加强对全过程资料组织管理，确保档案资料的质量提升。对于比较繁忙时段，还要安排专人检查档案资料整理状况，确保资料整理齐全，避免出现一些资料管理混乱问题发生。建立完善的精准档案资料管理信息化系统，能够实行不同施工作业人员对档案资料信息的同步管理。在项目最初时期，項目的建议书、设计书及工程任务下达书，都存到档案资料数据库中进行保管。在工程项目的设计评审时，也要将评审资料设计文件资料归档。在工程建设管理期间，将不同档案资料分类保存管理，档案人员要介入到工程项目建设的不同作业环节之上。

结束语

在公路工程建设中，档案资料管理工作是一项比较重要工作，尽管目前档案资料管理工作人员存在一些问题，相关单位要快速解决，这样才能够显著提高的档案管理的效率，保证存档的资料更加精准完整，为未来的公路建设工作打下坚实的基础。在公路建设中，档案资料管理工作要得到进一步完善，能够实行档案工作标准化、规范化、科学化、信息化发展建设，增强对工程开发建设全程的档案资料管理，进一步明确单位的档案工作职责，正常监督优化档案材料管理规章制度，使得档案资料收集不会出现遗漏错误，能够更好为社会公众而提供服务。

（昌乐县公路事业发展中心）

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