公路建设项目档案收集、移交工作中存在的风险及其防控措施探究

摘 要：近年来，在社会经济稳步发展的背景下，我國公路建设项目工程事业发展迅速。项目档案记录着公路建设项目设计、施工、管理、后期维护等诸多信息资料，为公路建设事业的发展、后期改进提供有效参考凭据。但是，从实际工作情况来看，公路建设项目档案收集、移交过程中存在一些较为明显的风险问题。因此，本文以做好公路建设项目档案收集、移交工作的意义为切入点，进一步分析其收集、移交工作中存在的风险问题，及其预防控制要点和具体处理措施，希望以此全面提高公路建设项目档案收集、移交工作的质量及安全性。

关键词：公路建设项目;档案收集移交;风险问题;预防控制要点;处理措施

随着我国城市化进程速度加快，交通工程事业越来越发达，使公路建设项目的数量越来越多，规模越来越大。公路建设项目档案记录着公路建设项目的诸多信息内容，做好这些档案的收集、移交、管理等工作，能够为后期档案利用价值的提升提供有效保障支持。但是，从现状来看，公路建设项目档案收集、移交工作存在一些较为明显的风险问题，如收集阶段信息漏损风险、移交阶段信息泄露风险问题等。

为了解决这些风险问题，提高公路建设项目档案收集、移交的质量及安全性，本文进行了相应的分析、探究，希望能有一定的参考意义。

一、做好公路建设项目档案收集移交工作的意义概述

公路建设项目档案，指的是基于公路建设项目从提出以后，到立项、审批、勘察设计，再到施工、监理以及竣工全过程产生的信息资料。这些信息资料的类型多样，包括文字类型档案、图样及图表类型档案、声像及音视频档案等。

从公路建设项目档案的分类来看，归属于科技类型档案。值得注意的是，公路建设项目档案关系到公路建设全过程相关事宜，能够将公路建设项目建设期间的实际情况如实、客观、全面地反映出来，对公路建设项目的质量鉴定、监督管理均有显著的参考意义。与此同时，对公路建设项目后续事故原因分析、责任追究等，均具备一定的法律参考意义。并且，在公路建设项目后期维修养护、改扩建工作开展期间，也有必要以收集的档案为参考依据。此外，公路建设项目工作的可持续推进及发展，均离不开档案的支持。

由此可见，做好公路建设项目档案收集、移交工作，对公路建设事业的发展有着非常显著的价值意义。

二、公路建设项目档案收集、移交风险问题分析

1.收集阶段信息漏损风险问题

在公路工程建设项目档案中，敏感信息较多，同时部分信息关系路段修建权责的界定、阶段性工程竣工验收过程的审核等。因此，在项目档案收集工作开展期间，极易引发信息漏损方面的风险。值得注意的是，信息漏损主要指的是档案收集后出现信息不够完善的情况，特别是一些重要的、关键的档案信息没有及时有效归档。究其原因，主要体现在：其一，公路工程建设项目档案工作人员没有第一时间对项目档案信息进行收集、汇总处理;其二，项目档案信息收集之后，在整理环节出现差错问题等。如果在项目档案收集阶段发生信息漏损风险问题，则会影响公路建设项目后续工作，比如，权责追溯、公路维修养护及扩建纠纷等。显然，这对公路建设项目后续发展会造成较大的负面影响，需对此引起充分重视。

2.移交阶段信息泄露风险问题

通常，公路工程建设项目属于政府财政投资的项目，同时项目建设期间一般实施层层外包方式，即由具备资质的各施工单位参与特定路段的建设作业。在此基础上，如果项目档案移交过程有潜在信息泄露风险，则会使公路分项目的造价信息及参建信息泄露，导致后续该区域类似项目的招投标工作受到不良影响。究其原因，此类风险问题的发生主要体现在：

其一，项目档案移交期间，部分不相干人员对档案信息进行了查阅。

其二，相关责任人员没有遵守相应的保密协议规定或要求等。在档案移交阶段出现信息泄露风险，会对公路建设项目相关工作的开展造成较大的影响，需采取有效措施，预防控制此类风险的发生。

3.其他风险问题

除上述提到的收集阶段信息漏损风险、移交阶段信息泄露风险以外，公路建设项目档案还存在管理风险、利用风险。一方面，部分档案管理人员针对收集、移交过来的档案管理不够重视，或管理方法滞后，未能树立信息化、电子化、智能化管理意识，且在档案现代化管理技术水平上明显不足，极易引发项目档案管理风险问题，如归档管理不完善，使部分重要的项目档案信息资料遗失，难以为公路建设项目后续相关工作提供有效支持。另一方面，因对查阅、利用档案人员的资质审核不够严格，或项目档案利用制度不够完善，易导致公路建设项目档案在利用期间，出现重要信息泄露或导致项目档案遗失等风险问题，显然这不利于公路建设项目档案整体工作质量及安全性的提升。

三、防控公路建设项目档案收集、移交风险的要点分析

公路建设项目档案收集、移交风险较为突出，在实际工作开展过程中，必须树立“预防为主，积极处理”严谨的工作态度及原则。

1.加强项目档案管理培训工作的开展

在上述分析中，可知通常公路工程建设项目为政府投资，然后在建设过程中采取“政府+企业”的模式展开。由此可见，基于项目档案管理期间，政府和企业两者之间存在工作层面的关联性。因此，为了使项目档案收集、移交等风险得到有效预防控制，需针对施工企业加强项目档案管理培训工作的开展。需注意的是，因施工企业内部针对项目存在层层外包的现象，使施工企业在项目档案管理期间潜在风险。在此情况下，在实际培训工作开展期间，需指导施工企业相关人员加强保密条例的学习，以身作则，提高自身职业操作，不徇私舞弊、不钻法律的空子，全程将心思投入公路建设项目施工质量控制方面。

2.严格落实岗位主体责任制度

从公路建设项目档案收集、移交风险预防控制角度考虑，政府及企业需严格落实岗位主体责任制度。在实际开展期间，相关工作人员需具备超前风险意识，无论是政府相关工作人员，还是公路施工企业相关工作人员，需认清自身岗位责任，确保项目档案收集、移交、管理、利用相关责任人均能够严格遵守相关责任，使各项风险消除在萌芽中。

3.重视档案信息管理平台的构建

传统模式下，档案管理工作采取单项纸质管理方式，这种管理方式存在较多的问题，如档案信息资料易遗失、缺损、盗窃等。在新时代背景下，随着现代化科学技术的逐步发展，为各档案管理工作提供了先进的技术支持，对于公路建设项目档案管理来说也不例外。

在公路建设项目档案管理工作过程中，重视档案信息管理平台的构建，可凭借“互联网+档案管理”模式，使项目档案收集、移交、管理、利用的效率及安全性得到全面提升，进而使相关风险问题的发生得到全面、有效地控制。

四、公路建设项目档案收集、移交风险的具体处理措施分析

虽然采取相关预防控制措施，可以使公路建设项目档案收集、移交相关风险的发生得到有效预防和控制，但是一些项目档案收集、移交风险仍易发生。因此，针对已发生的风险问题，需进一步实施有效的处理措施。

1.针对企业相关人员进行档案管理培训

针对公路建设项目档案管理风险问题，政府相关部门需发挥自身职能作用，定向对企业相关人员进行岗位培训工作。对于其中的“定向”而言，指的是对风险产生的原因进行聚焦分析，以问题为导向，然后开展有针对性的培训工作，尤其侧重档案管理保密要求培训，使相关企业项目负责人以及档案管理人员能够认识到做好档案管理保密工作的重要性，从而提升自身职业操守，使后续档案收集、移交过程中泄密风险得到有效防控。此外，考虑到档案管理培训工作质量的提升，可采取案例教学法，并辅助多媒体技术展开培训工作，提高相关人员参与培训的积极性，并联合考核机制，规范约束参与培训人员的行为，增强其学习意识，在提升档案管理培训质量效果的基础上，全面提升参与培训的相关人员的综合素质，使公路建设项目档案收集、移交等工作顺利、有序开展，最大限度地避免发生后续风险问题。

2.针对政企相关人员采取相应激励措施

在公路建设项目档案收集及移交工作开展期间，关系到政府和企业间相关工作人员的沟通交流，考虑到双方工作人员在沟通交流工作中避免徇私舞弊的行为出现，需针对其采取相应激励措施。

一方面，对于政府工作人员，在激励措施实施过程中，侧重职务晋升机制的设置（正激励）、降职机制的设置（负激励）。

另一方面，针对企业相关工作人员，在正负激励措施实施过程中，则侧重绩效考核的设置，通过绩效考核，表现优异的工作人员给予升职加薪的机会;对表现不理想，有损企业利益的工作人员，则给予降职减薪等惩罚。总之，采取合理、科学的正负激励措施，有助于规范政企相关工作人员的工作行为，提升其责任意识，有效避免项目档案收集、移交过程潜在的风险，为公路建设项目工作的顺利、有序开展提供信息依据支持。

3.严格实施项目档案管理人员信息与岗位责任制

为了减少公路建设项目档案收集、移交风险的发生，需總结已发生风险的问题、产生的原因，将重点放在项目档案管理人员信息及岗位责任制的严格落实方面。一方面，基于“政府+企业”工作模式之下，施工企业需定期、及时向政府相关部门提交档案管理人员的相关岗位信息，使后续档案工作人员对接更加方便。同时，在工作人员相关岗位工作对接过程中，需对企业档案管理人员的岗位职责充分明确。另一方面，通过严格落实岗位责任制，规范档案管理人员工作态度及行为，使公路建设项目档案从收集到移交，再到管理及后续利用全过程管理的规范性、安全性得到有效保证，使后续项目档案风险问题的发生得到充分有效地防控。此外，若出现档案采集、移交风险，则需根据岗位责任制要求，及时追责，将风险带来的损失降至最低化。

4.通过政务网站平台，加强档案信息化管理

除上述处理措施以外，针对公路建设项目档案收集、移交风险。还可以通过政务网站平台进一步加强档案信息化管理，可以将政府部门的政务网站当作档案管理信息化平台加以利用。但是在具体利用过程中，需对权限管理充分明确。

比如，对于公路建设项目可以按照施工模块，分别对企业方授权相对应的登录账号与密码，并且企业方只具备对电子档案信息进行提交的权限，没有对其他档案信息进行查阅的权限。与此同时，在施工路段竣工及相关档案收集工作完成后，企业方登录账号、输入密码的权限则及时失效。对于政府方面的查阅权限，则需以政府职能化管理体系为依据，严格执行。以此确保项目档案信息化管理的规范性、严谨性及安全性，使风险的发生得到全面、有效控制。

此外，在加强档案信息化管理过程中，还需要合理、科学地使用现代化技术，如防火墙技术、安全密钥技术等，使政务网站平台具备现代化管理技术的充分支持，使政务网站平台的安全等级得到全面提升，确保提高档案信息化管理的质量及安全性。比如，对于公路建设项目档案信息，关乎公路建设的质量，在确保信息完整性及安全性的基础上，才能够为公路建设工作提供有效参考凭据。但是，倘若公路建设项目档案信息受到黑客攻击，或者病毒攻击，则会使档案信息受损，在此基础上，可采取RSA加密方式，或者采取DLS加密方式，以此使档案管理系统的安全等级水平得到有效提高。其中，RSA加密方式的密钥长度高于500位，具备很强的安全性;而对于DLS加密方式，结合逆置换与初始置换方式，基于密文当中将明文融入，在过程上比较烦琐，但具备很强的抵抗攻击的作用。当然，在应用防火墙技术过程中，可发挥防护墙技术的异地备份、自动报警、防火防水等功能作用，保证公路建设项目档案信息的整体安全性。并通过数据防火墙，利用先进的信息安全保障技术及其设备，对数据防火墙进行科学构建，使人为恶意攻击、调用、窃取、销毁数据信息等行为避免发生。

五、结语

综上所述，公路建设项目档案收集、移交工作的开展意义重大，然而目前此项工作开展期间仍存在一些较为明显的风险问题。如收集阶段项目档案信息漏损风险问题、移交阶段项目档案信息泄露风险问题以及管理利用阶段相关风险问题等。为了使相关风险问题消除在萌芽中，需落实有效的预防控制策略。同时，还需加强对企业相关人员的档案管理培训，对政企相关人员采取正负激励措施，对项目档案管理人员信息及岗位责任制严格实施。进一步通过政务网站平台，加强档案信息化管理，使项目档案收集、移交风险问题得到有效处理，最终为公路建设事业的稳步、可持续发展奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]李秀丽.论加强普通公路工程建设档案规范管理创新研究[J].兰台内外，2020

[2]王 静.加强高速公路建设项目档案管理实践要务[J].浙江档案，2020

[3]张绍斌，潘叶辉，李 军，巫建文.广东省普通公路建设项目档案管理存在问题及对策[J].广东公路交通，2020

[4]王 蕾.从验收视角审视高速公路建设项目档案现状及对策[J].兰台内外，2020

[5]齐铁楠.高等级公路建设档案管理中存在的问题及调适策略[J].黑龙江档案，2019

[6]刘 娟.高速公路建设项目档案管理系统建设研究[J].兰台内外，2019

[7]古丽斯坦·阿不拉.浅谈公路建设项目档案完整性的影响因素及措施[J].办公室业务，2019

[8]茅 敏.高速公路建设项目档案精细化管理实践探讨[J].城建档案，2019

[9]杨青青.从专项验收角度看陕西省高速公路建设项目档案管理存在的问题及对策[J].陕西档案，2017

[10]张玉冰.浅谈如何做好公路建设项目档案的收集与整理[J].科技创新导报，2017

（作者单位：滨州市公路事业发展中心）

基金项目：本文系山东省档案学优秀成果，编号：（2020-SH-058）。

作者简介：蔡锦明（1976—），男，汉族，安徽宿松人，本科，副研究馆员，研究方向：档案的收集、整理、保管、开发及利用。