电子公文“单套制”归档整理及编号问题分析

摘 要：档案可以将大众的生活方式、工作内容记录下来，基本以纸质形式存在，不论是保存还是查阅，都存在一定难度。目前，随着互联网技术的普及，为相关工作人员完成档案保存、整理提供了便利。国家相关部门将国企的电子文件归档和电子档案管理进行试点管理，此次试点工作的详细内容为推行与检验电子公文“单套制”归档的可行性，即不需要打印纸质档案，落实“单套制”归档手段。基于此，应对此项工作进行详细分析，以供相关工作人员参考使用。

关键词：电子公文;单套制;归档整理;编号问题分析

在社会主义现代化发展新时期，随着政府管理模式不断优化与革新，城市化进程发展迅速。随着科学技术不断优化创新，互联网、大数据技术被广泛应用于社会各领域中，为电子公文“单套制”归档整理及编号问题提供了保障。但是，档案管理混乱、信息泄露等问题也常有发生，因此应对电子公文“单套制”归档整理及编号问题加以重视，并采用科学方法进行有效管理。

一、公文管理的基本情况

为了确保试点项目可以顺利进行，笔者对本单位与其他单位的实际工作情况进行了详细分析，发现大多数单位都存在相同问题：在实际工作中仍然存在纸质公文，并未实现电子化全覆盖。笔者对中国石油化工集团有限公司2018年公文流转情况进行了分析，结果表明70%的公文实现了电子化，正文、附件以及办理单都是电子公文，即公文从起草开始，一直到归档，都在电子公文管理系统中进行。由于公文性质不同，某些保密性较强、存在敏感信息的公文仍是以纸质形式存在，大概占总数的5%左右，电子公文管理系统中不存在此部分文件。25%的公文属于部分电子化，即公文正文以电子化形式存在，附件、办理单等公文以纸质形式存在，在实际工作中，我们将此类公文称为混合电子公文，此类公文流转情况分为两部分，电子部分在电子系统中流转，纸质部分根据电子系统流转情况在线下进行流转。出现“混合电子公文”的主要原因有以下几点：

第一，某些企业管理人员在纸质文件中进行签字审批，即公文以电子形式呈现在领导面前，由领导进行纸质签字，因此这类电子文件变成了混合电子公文，这些公文在办结后才可以进行归档。

第二，某些公文附件过大，如附件为书、较厚表格、调研报告等，無法使用电子形式进行文件上传，无法在电子档案管理系统中进行归档。

第三，某些公文需要经过多个领导审批，有的领导会选择在纸质公文中签字，还有一些领导会选择在电子公文中签字，出现了混合电子公文。参考《归档文件整理规则》可知，混合电子公文处于“一件分开”状态，因此在实际查阅过程中，必须将纸质审批件与电子档案管理系统中的电子批件结合在一起。

二、电子公文“单套制”归档整理及编号问题存在问题

1.档案管理制度不完善

当前，企业管理由于受传统思想约束，档案记录的信息并不全面，并且基础设施不到位，档案网络化管理系统有待完善，如缺少陈列摆放档案的柜子，档案多是单页没有经过装订，容易混淆，没能充分借助科学技术优势，相关数据信息无法整合，导致档案收集工作困难，从而降低工作效率，限制了档案管理工作有效开展。试点实际工作中，没有明确的规章制度，工作枯燥乏味，各部门之间也缺乏沟通，降低了员工的工作积极性。因此，在这种背景条件下，如果档案管理制度不健全，就会造成档案信息遗漏或丢失的情况，员工只是凭借以往经验开展档案管理工作，将无法满足企业实际运行状况，最终影响企业发展。

2.难以保障电子公文与实体文件的真实性

电子文件归档是电子文档生命周期管理中不可或缺的组成部分。在电子文档流通过程中，信息载体和信息接收主体的开放性容易导致电子文档信息被篡改、窃取和破坏，电子文档的唯一性、有效性、可追溯性和可移植性难以得到保证，因此应借助科学技术方法确保电子文档内容的真实性，以保证公文信息安全。

3.电子公文元数据规范化管理有待加强

电子公文元数据的存在意义是对数据信息进行归纳、整理，记录电子文档具体形成过程，并对相关文件内容及格式进行排版处理，必须强化电子文档格式和记录过程中元数据信息的真实性与准确性。从电子文档的生成及流通开始，将包括分类文件和目录文件在内的所有信息集成到元数据管理中，以确保电子文档的规范化管理。

三、电子公文“单套制”归档整理及编号问题治理对策

在对公文统筹整理及编号问题处理时，档案部门必须综合考虑以下因素：一是确保纸质库房内文件排列有序。引进硬件设施，并对其不断优化与更新，对开展档案管理工作所需硬件设备质量安全进行定期检查，如发现损坏现象及时更换与处理，并将相关记录收录在信息化平台监管设备体系中，充分发挥技术优势，通过相关技术的深入研究，可最大限度地满足档案管理信息化建设的各种需求。

当全面推行电子档案时，可减少纸质库房管理工作人员数量，将重心放于电子档案信息管理中，利用科技手段，大数据、云计算及相关信息技术等对电子档案信息进行系统化管理。对档案信息的收集及利用加以重视，以此保证工作质量。在对电子档案进行管理时，还应该明确相关的工作人员职责，科学合理地组织档案管理内容，有针对性地制定工作目标，明确档案管理，做好档案分类工作，真正做到各部门信息资源融会贯通。因此，应该要保证有连续且唯一数量的纸张插入件用于清洁纸张文档和混合库存电子文档中，以此促进档案信息管理工作高效运行。

档案提交的频率是影响档案分类及编号方案实行的关键因素。重视档案管理，确定详细的工作条件和规范条款，明确档案管理具体工作职责，有目的性的组织工作，设定工作计划与工作目标，实现档案管理工作有序进行。在具体工作中不断创新与总结经验，使电子档案管理工作朝着规范化、科学化方向发展。通常情况下，会根据报告频率来确定报告及编号策略。但由于传统纸质文件分拣工作量相对繁杂，具体细分为多个步骤，不仅需要录入文件目录、加盖申请章、阅读文件页数、装箱等，这将需要消耗大量时间，也大幅增加了工作量。为此，将现代信息技术集成到纸质档案管理系统中，可以有效提高企业档案管理效率，遵循科学发展观，完成档案管理的主要目标。

四、电子公文单套制归档整理及编号问题应对方法

首先，电子公文根据实际归档时间排序混合整理编号，混合电子公文的正文和附件相邻排列。借助大数据、云计算以及相关信息化技术，对档案数据进行有效管理，通过查找档案，能够明确相关项目具体发展、运行情况，提高工作效率。相关企业单位档案管理部门需制定完善的工作规范守则，按照公文形成或归档的时间排序，正文和附件按照相邻顺序排列，有利于体现文件之间的有机联系，但库房里纸质档案编号会出现断号情况，将会增添工作内容及工作时长，导致档案管理工作效率难以提升。因此，应将具体责任落实到个人，对工作内容进行科学合理安排，明确工作目标，为档案管理工作顺利开展奠定基础。各个部门应深入合作、共享、互动，实现信息资源有效共享，为档案信息化管理工作提供便利，推动企业高效发展。

其次，将电子文件及纸质文件区分开进行编号，并将现代信息技术集成到档案管理系统中，可以有效提高档案管理的效率，遵循研发原则，以便达成企业档案管理的主要目标。因此，有必要汇集纸质文件和混合电子文件的纸质部分进行分类和编号，以及纯电子文件和混合电子文件的电子部分进行分类和编号。在档案管理系统中，纸质文件和电子文件分别进行分类和编号，与电子部分相对应，确保纸质文件与电子文件的一致性。借助信息技术的优势，对相应软硬件设备设施进行完善，以提高档案库房管理。

最后，在档案管理系统中，需将纯纸质公文及电子公文分开整理编号。在互联网等科学技术不断创新优化基础上，信息技术应用范围得到了扩展，其广泛应用于社会各行业领域中，应充分发挥其技术优势。通过相关技术的深入研究，应用先进的信息技术，可最大程度地满足档案管理信息化建设需求，最大限度地保持文件之间的有机联系。相关工作人员还应该保持混合电子公文纸质部分及电子部分的对应关系，了解从“双套制”到“单套制”的过渡。由于各单位的资金和人员条件不同，活动进展不平衡，因此有必要重视档案管理人员的培训，对相关人员进行定期培训和评估，并加大人员培训投入，以提高档案管理人员的整体素质。因此，在“双套制”到“单套制”过渡期间，相关工作人员应根据实际情况，采用科学方法对档案整理及编号工作进行完善处理。

五、电子文件归档管理工作具体解决方法

1.推行文档一体化管理理念

面对档案管理数字化转型的严峻挑战，必须改变传统的档案管理理念，文件协同机制贯穿于文件档案管理的全过程，确保从电子文件形成到档案管理过程的闭环。准确科学地划分、安排管理职责，重视电子文件的全过程管理。电子文档的管理比传统的纸质文档管理更为繁杂多变，科学划分电子文档的功能尤为重要，制定科学的电子文档管理系统，确定电子文件的业务流程和管理规范，明确电子文件处理、归档等相关职能的行政职责，实行文档一体化管理。

2.数据接口标准规范、统一

将数字文件管理系统、电子文档实时归档系统、数字文档系统、电子签名系统、文档安全应用系统等，采用统一接口标准，集成度高。按照相关法律法规、技术标准、标准化目录格式，规范电子文件的分类方法，确保文件集成顺利实施。规范统一的电子档案数据库实现了标题、文件编号、保密级别、负责人、写作日期、页码、档案年份、目录等元数据的准确获取，保证档案管理工作有序进行。

3.电子文件归档内容和归档方式

电子文件的收集和及时保存是评价电子文档价值最重要、最直接的依据。电子文件的保存范围应包括各类电子文件，其中结构化数据和非结构化数据应以独立文件和有价值的信息记录形式保存，相应的元数据应与电子文档一起保存，通常包括表格、文本、附件等电子文档等。在数字办公平台应用基础上，现阶段在线档案的主要模式为离线档案模式，通过接口将电子文件推送到数字文件系统，对于无法在线保存的纸质文件，应在数字文件系统中建立描述信息，可快速生成形式统一的电子文件编号。

4.电子文件与纸质文件同用唯一档号

文件编号管理应遵循电子文件管理模式的新理念，如果纸质文件的内容与相关电子文件的内容相同，则必须保持文件编号关系。按照“一件式”对档案进行分类，纸质文件需建立准确对应的文件ID号。根据实时文件收集、归档的情况，建立文档ID号生成规则，电子文档和纸质文档分别按照文档的标题分配关键代码，根据“年度、组织和存储期”进行电子文档索引，并按存储时间分类。编制和分类主要代码，规范文件数量，纸质文档必须遵循相同数量的电子文档，以确保同一纸质文档和记录之间的一致性和连续性。同时，无论同一文档载体可以共享多少种不同类型的文档，都应有利于文档检索和档案管理，通过文件编号，可以快速检索相关载体类型的文件，并将其存储在机架编号位置中。

5.采取切实可行的电子文件保护措施

在信息技术不断发展基础上，为确保电子文件的来源、内容及元数据的真实性，应积极倡导四个公开检测方法。电子文件在文档界面的功能减少了人工干预，从某种程度上来讲保证了信息安全。但是，需要从输入、传输与使用三个方面采取特殊的技术措施，比如，凭借签名及盖章技术、文件加密与传输安全技术、标准加密系统、认证技术及防火墙等技术，以避免电子文件在存储和传输过程中的非法访问与随机篡改，保障电子文件的安全。

六、结语

现阶段，随着国家经济及城市化进程快速发展，借助科学技术，电子公文“单套制”归档整理及编号问题分析作为企业运营管理的一项重要内容，相关工作人员应对其加以重视，对相关制度进行优化创新，以适应档案工作的新要求。在明确掌握档案管理工作发展现状的基础上，采用科学方法解决问题，使其满足新时期企业发展需求，为企业实现可持续发展贡献力量。

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（作者单位：山东省调水工程运行维护中心）

作者简介：王付容（1968—），女，汉族，山东济南人，本科，副研究馆员，专业七级，研究方向：档案管理。