共享服务模式下D大学财务报销流程

王安安 杨秀 周晓燕

共享服务作为一种成熟的管理运作模式被运用于各类企业。财务转型与监管升级并存的新常态下，新一代信息技术正推动高校财务管理服务模式转型升级。本文系统分析高校构建共享模式的必要性、具备的可行性，结合D大学财务信息化建设取得的阶段性成果，从核心层、执行层和管理层三个层次探索构建财务管理服务模式，打造优质、高效、创新的财务报销流程。

2017年教育部等五部門联合印发《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》，意见从简政放权、放管结合角度，提出破除体制障碍，提高办事效率，进一步扩大高校项目资金统筹使用自主权，以激发教学科研人员干事创业的积极性和主动性。“放管服”背景下，共享模式为解决现阶段财务管理中突出问题提供新思路，对推动财务转型升级，提高管理服务水平具有重要意义。

一、共享模式概述

财务共享中心（FSSC）概念起源于美国福特公司——将分散于各业务单元，标准化程度高、重复性强的作业整合到中心下统一处理，以实现精益化管理。2005年，中兴通讯组建国内首家财务共享服务中心，实现核算和管理相分离。2011年，中兴财务云正式上线运营，将财务共享与大数据、云计算、物联网等技术有机融合，降低管理成本，优化资源配置，提高会计信息质量。这是企业财务管理创新史上的重要里程碑——组织构架趋于扁平化，凭证处理实现影像化，服务方式更加智能化和云端化。截至2020年底，中国境内共享中心已经超过1000家，模式应用日渐成熟，创新能力不断增强。

数字转型背景下，共享中心不再简单是业务处理中心，更是数据的汇集中心，算力和算法的集成中心。财务共享模式是以大数据和财务云为核心技术，数据标准化为基础，业财一体化为建设要求，通过组织重构、流程重组和运营创新打造的“职能+IT+数据”模式。高等教育内涵式发展、政府会计制度改革促使高校财务人员从效率低、重复性高的基础工作中脱离出来，承担更多管理任务。高校财务共享模式在企业应用基础上发展而来，承载着新的使命。

二、高校共享模式的适用性分析

（一）共享模式的必要性

统一操作标准，实现异地协同。伴随高校“合并潮”兴起和多校区办学模式出现，按区配置财务人员成为常态，虽然同属财务部门，但职业判断差异导致不同会计人员对于同一业务理解存在偏差。受物理位置影响，分校区财务负责人，会计人员行为影响能力高于主校区，制度的执行力度会随校区管理模式不同呈现一定差异性，导致标准不统一。共享模式下，通过专业分工提高财务人员的熟练程度，以适当延长学习曲线，提高工作效率。标准统一的业务处理流程、数据处理口径打破时间地点的客观限制，减少执行差异，实现异地协同。

解决突出问题，提升服务质量。报账人员频繁变化、规程信息不对称、报销时点不均衡问题凸显，易激化服务双方矛盾，增加财务工作的难度，降低了财务报销的运作效率。共享模式下，建立信息影像流程，缩短审批和账务处理时限，制定标准统一的业务流程、规章制度和实施路径，打破服务双方信息壁垒，建立标准统一的服务管理模式。

降低管理成本，提高办事效率。现有管理服务水平难以与高校科研经费报销规模、服务需求相匹配。传统模式下，科研部门负责项目管理，财务部门统筹科研经费，分事行权、分级授权，以强化内部控制。共享模式下，精简业务流程，去除冗余步骤，构建业务导向下管理信息系统。借助天然的数据优势实现与重要服务对象的高效连接，完成数据采集和处理的同时，有效传递数据信息，从而加快信息流转速度和数据提供效率，降低高校运营成本，打破信息壁垒。

加强内部监管，提高治理效能。与企业相比，高校内控机制相对薄弱，现有财务软件偏重会计核算，规范财务管理行为有一定难度，风险控制和财务监督往往借由第三方会计师事务所、专项巡察督查等开展。共享模式下，财务部门通过优化基础业务流，常规业务流程化，非常规业务开展例外管理。部门间业务数据与管理信息实现有序交换，便于分析研判，强化内部控制。

（二）共享模式的可行性

良好的制度环境。党的十八届三中全会提出建立权责发生制政府综合财务报告制度，以完整、准确反映政府资产负债状况、运行成本。财政部陆续出台《企业会计信息化工作规范》《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》，国资委先后颁发《关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》《关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见》等相关政策文件，支持和鼓励财务共享模式的建设与发展。《政府会计制度行政事业单位会计科目和报表》解决政府会计领域制度繁杂、内容交叉、核算口径不统一等问题。《中共教育部党组关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》要求减少审批环节、提升服务质量，赋予科研项目管理自主权和支配权。系列政策的出台为共享模式建设提供制度保障。

强大的技术支持。财务共享中心在中国落地生根不断演进，从选址、流程再造到运维管理等都取得了宝贵的理论和实践经验。企业共享服务日渐成熟，为高校构建共享模式提供经验和技术支持。高校财务管理信息系统以账务处理模块为核心，预算管理、网络收费、国库支付、银校直联、财务查询网站等模块相互配合。共享服务在原有系统上集成，只需要确定归入流程内的基础业务范围，所有财务制度固化在统一的数据库中，由信息系统进行统一设定，无需重新定义新的财务管理制度，提供高度集成平台化服务。

集中化财权治理。高校实行“统一领导、分级管理”财务管理体制，财经规章制度的出台需经过校财经委员会、校长办公会、校党委常委会等审议，确保财务工作有条不紊。财务部门执行校财经纪律和有关规章制度，负责全校资金收支活动的监督管理工作。学校向上级和有关单位报送与资金活动有关的报告或报表，财务部门须同时签章，超过标准的费用开支，须经由财务部门审核监督。尽管“放管服”扩大了二级部门和科研人员的自主权，但“一支笔”审批原则和资金统筹规划、统一调配、统一核算、统一支付的管理模式并未改变，适当的财权集中为共享模式建设创造良好的管理环境。

三、D大学共享服务模式的构建方案

D大学是一所大型的省州共建的综合性大学，校园占地面积2300多亩，有A和B两个校区，下设19个二级学院及研究院。办学规模扩大化、科研项目多元化和资金来源多渠道化等对高校财务工作提出了新的挑战。

（一）信息化建設取得的成效

传统柜台报销难以满足信息化时代财务管理的需要。2019年，D大学开始探索网络投递式报账。师生登录财务一体化平台网站，根据提示填写要素、打印报销单，选择合适的时间到窗口报销。结合人工收单和自助投递两种方式缓解报销“高峰期”压力，即不在现场处理而是将符合要求的单据统一收集，集中处理。一方面缓解“排队难，报账难”状况，节省报账人员往来和排队等待的时间;另一方面，规范单据填写，提高审核效率，缓解财务人员压力。同年积极探索财务预审制度，选拔财务管理专业高年级学生对单据进行预审，一定程度上减少因规范性问题而产生的人员冲突。

2020年，在巩固已有财务信息化建设成果的基础上，D大学不断创新和完善各财务信息子模块，努力打造数据共享、功能丰富、方式多样的财务管理平台。继续推进智慧校园和财务管理信息化建设。不断创新和完善各财务信息子模块，优化电子票据系统、“投递式”报销信息交互平台等。

（二）共享模式建设思路

图1 财务共享管理服务模式

财务共享服务模式分三层次建立（图1）。核心层——核算中心，设置影像管理和账务处理系统。前端借助扫描仪在重要业务流程中，应用身份识别、电子签名、影像扫描、发票OCR识别技术，规范原始凭证，实现原始凭证电子化，确保用户身份真实，提高数据及资金的安全性。已审核单据不可随意更改，凭影像文件在线上审批查阅，确保发票录入准确性，实现无纸化转变。共享模式下，集中处理分散的业务，将业务标准统一化，使资源配置更合理，降低运营成本，实现规模效用递增，同时缓解核算工作压力，提高财务人员的积极性。

执行层——核算结算中心，设置银校直联、收费管理和财务云档案管理系统。共享模式下，财务处根据收缴项目发起收费需求，缴费对象在对应模块下支付款项和查询进度，财务人员可以直接通过收费项目提取来款信息，不同部门人员在统一平台上进行操作，实现业财融合和收费的精细化管理。核心层业务环节与执行层财务档案相互连接，档案管理系统灵活对接账务处理系统，覆盖单据处理的整个生命周期，实现会计电子档案统一、规范、自动化流程化管理，如图2。

图2共享服务模式下报账流程

管理层——财务共享中心。按需配置管理信息系统，提供与上级主管部门、各校区各学院、内部监督机构、资产管理部门和其他职能部门的数据交换接口。预算管理系统设置管理端和客户端。管理端提供业务处理和在线审批服务;客户端提供申报使用服务，并实时将申报情况发送给管理端。在预算审批、分配和执行环节，财务人员通过管理端进行审核、批复，减少了失误和数据被篡改的可能性。在预算分析环节，实时提供预算经费的执行情况，监控 D大学预算资金的使用和结余情况，提高预算管理的有效性，及时识别并提取执行进度缓慢的预算项目，多维度进行分析、调整。分析决策系统以其他信息数据模块为基础，将其他各类系统、各个模块的财务信息归集之后形成信息库，通过互联网技术对多方信息进行整合，利用数据集成和智能分析等计算机技术，把复杂多维的财务数据进行精简整合，以统一联动的形式在第一时间将真实的财务信息和财务状况呈现给D大学管理层，为学校管理层决策提供科学依据。

四、共享模式建设保障

加强信息安全保障。共享模式下，大量财务信息存储在系统内，数据不单纯在高校内部网络共享，还要与外部环境建立联系，通过改进现有保障技术，建设自上而下的多层次信息保护体系，进一步加强端点的安全防御措施和安全扫描工作。

提升财务人员素质。未来的共享服务将是“管理力”、“创新力”和“服务力”的较量，对兼具财会背景和信息化知识的复合型人才的需求越来越大，更加注重财务人员信息化能力的提高。

完善财务管理制度。制度是管理工作的基础，共享模式下，必须先统一作业标准与流程，辅之制度政策配套措施，切入系统模块，保证业务端按照制度和政策去运营。财务人员在实践中要积极观察和思考，根据外部环境和内部管理的需要，及时修改与优化流程，吸取其他高校制度优势，从而更好促进本校财务管理工作。

身处大数据时代的财务人员应该着眼未来，提高专业素养，共同推进高校共享中心的真正落地。

（作者单位：1.大理大学工程学院;2.大理大学马克思主义学院;3.大理大学财务处）