谈新时期事业单位人事档案管理的重要性

张晓燕

摘 要：在我国各领域中，档案已经成为人事管理的主要路径，人事档案已经成为我国现阶段单位对人才进行初步检测的最佳手段。而对于我国事业单位来说，只有更加清晰明确人事档案，才能够作为工作人员个人信息来源和载体提高更加详细的保障。随着我国社会经济不断发展，人才成为现阶段的主要资源，随后人事档案管理工作也将成为事业单位最关键的基础工作之一。对事业单位人事资源档案管理进行强化，能够使社会中人才资源充分发挥出自身作用和价值。然而我国现阶段，事业单位在人事档案管理过程中还存在一些问题，例如，事业单位没有对人事档案管理工作引起足够重视、没有建立相应人事档案管理工作制度以及人事档案管理工作人员自身素质和专业水平不足。本文通过对新时期背景下事业单位人事档案管理的特点进行详细阐述，重点分析和研究新时期事业单位人事档案管理的重要性，并提出更加科学有效的人事资源档案管理对策，为相关工作人员进行人事档案管理提供一定参考依据。

关键词：新时期;事业单位;人事档案管理;重要性

人事档案主要指在单位进行人力资源管理过程中慢慢形成，用于记录和表现工作人员个人工作经历以及自身工作表现、并通过不同用人单位进行相应组合的文件资料。具体来说，事业单位的人事档案主要应用于劳资、组织以及人事选拔等各方面，以及对工作人员进行培训的各项工作活动，并且，人事档案一般会详细记录工作人员的个人经历、学习经历、社会关系、工作情况、业务能力以及奖惩情况等。我国现阶段事业单位开展人事档案管理工作主要是将工作人员的人事档案进行收集、整理、保管以及利用，并通过对人事档案进行鉴定和统计为相应的人事单位提供相关活动证明。

一、新时期事业单位人事档案管理的特点

1.现实性

因为人事档案记录着工作人员的个人基本信息这一性质，从根本上决定了人事档案的现实性特征。在我国现阶段事业单位中，由于工作人员数量较多，各项工作职能比较烦琐复杂，事业单位管理人员只有对工作人员的个人信息、优势专长、学习和工作经历以及在职奖惩情况进行充分了解和认识，才能够对工作人员与岗位匹配程度和发展前景有更好判断。所以，将人事档案作为参考依据，才能使事业单位管理人员对工作人员的任用做出正确选择。并且，事业单位在进行人才选聘过程中，都希望选取理论成绩和专业技能更加优秀的人才，并希望其能够对事业单位的长远规划和发展发挥出自身作用和价值，因此，现实性成为事业单位人事档案管理的最重要特点之一。

2.真实性

事业单位在进行人才选聘过程中持有非常严格和谨慎的态度，这就要求事业单位在进行人事档案管理过程中更加严谨。并且，在事业单位中设立人事档案机构能够为事业单位提供更加正确的人事信息，使事业单位管理人员能够在人力资源管理上做出更加科学合理的安排。所以，事业单位人事部门的人事档案资料应该是更加准确和真实的，且必须是经过工作人员本人进行核对的信息。与此同时，工作人員在本单位中获得的奖励和惩罚、对本单位作出的贡献以及工作人员在本单位中的经历和价值，都能够在人事档案中同步更新，使工作人员的档案更具真实性与说服力。人事档案中主要记录的是工作人员的各项基本信息，使事业单位领导和管理人员能够更加直观清晰地看到工作人员的个人价值，从而对工作人员的任命和选择进行充分考虑。需要注意的是，事业单位的人事档案应该对工作人员的学习和工作经历、表现和能力以及工作人员自身性格特点等进行客观表述。

3.动态性

随着人们年龄增长，学习经历和工作经历也在不断增长，所以人事档案就成为事业单位查看工作人员基本信息的有效渠道，这一信息系统应该随着工作人员的个人发展以及工作表现不断增加。所以为了能够更加客观地展现工作人员自身的优势和能力，就必须保证单位人事档案的真实性和动态性。对于事业单位的人事档案来说，动态性特点能够充分满足事业单位在人才筛选的客观条件下，准确记录工作人员的成长变化。人们只有在学习和工作中不断磨炼自己，才能够使自身更加优秀、有更强的能力以及丰富经历，这一种变化能随着事业单位人事档案的不断更新而增加，使工作人员的成长过程更加清晰，对工作人员自身能够形成一种较强激励，使工作人员能够看到自身努力奋斗的结果。

二、新时期事业单位人事档案管理的重要性

1.推动工作人员的进步和成长

对于事业单位来说，对人事档案进行高效管理能够不断更新和完善工作人员的基础信息，对工作人员的工作能力和专业水平的评价有非常重要的参考价值，同时也会影响工作人员的薪酬福利以及社会保障。在新时期背景下，只有不断完善人事档案的考核机制，并对工作人员的基本情况进行全面系统考核，才能促进事业单位人力资源的不断发展，对事业单位留住人才和任用人才起到积极作用。对事业单位工作人员来说，人事档案不仅要记录工作人员的日常表现，还能够为工作人员未来规划和发展提供一定参考依据。并且，事业单位开展人事档案管理工作还能够充分体现出人事档案的工作价值以及社会价值。

2.是事业单位进行人事管理的重要参考依据

对我国现阶段事业单位而言，在进行人才选聘或者人事任免过程中，会受到应聘者工作经历、学习经历以及奖惩情况的直接影响，所以人事档案为应聘者的面试过程提供更加客观的参考依据。并且，随着我国现阶段社会竞争越来越激烈，只有丰富人事档案才能为工作人员提供更加有利的面试条件，但这些都是在保证工作人员学习经历和个人经历真实客观条件下所拥有的。但是，如果应聘者凭借自身丰富的经历进入事业单位，但并没有进行努力学习，就会随时被现实所淘汰。只有在工作中不断学习、完善自身综合实力，才能在激烈的社会竞争中不断丰富经历，并在竞争中取得一席之地。工作人员自身能力和工作简历都十分重要，只有丰富的经历而没有能力就会被取代，因此，我们要在日常学习和工作过程中不断努力，使自己能够有底气面对工作中遇到的困难。

3.能够提升事业单位人力资源管理的社会价值

在新时期背景下，事业单位人事档案管理具有一定特殊性，所以在人事档案管理实际工作中，应该严格遵循国家法律法规，切实履行自身社会职能。事业单位人事档案管理工作需要处理好事业单位所有在编工作人员的学习经历、个人资质、工作表现以及基本身份信息等各项内容，使这些能够为人力资源管理工作中的绩效考核和薪酬福利提供一定参考依据。

4.事业单位进行个人评价、人事考核和任免的基础

在事业单位人力资源管理工作逐渐完善过程中，应该对工作人员的专业技能和工作素养进行综合考量，并且，人事档案管理的动态化能够为人力资源档案管理工作提供更加全面系统的参考依据。虽然人的生平并不能被人事档案来简单定义，但人事档案在一定程度上也能够说明个人的学习和工作经历。事业单位人力资源管理部门会在对应聘者进行考察的前期，根据人事档案内容进行初步筛选。因为事业单位的应聘人员数量比较多，领导和管理人员就会对简历丰富的工作人员优先考虑，并对这部分人员进行更进一步的人事考察。但需要事业单位人力资源管理部门工作人员注意的是，简历并不代表一切，一个人的专业能力并不应该只被简历决定，因此，事业单位应该以人事档案为参考依据，选择真正有能力、有优势、能够推动事业单位更好发展的人才，而不是仅仅依靠人事档案就决定工作人员的任命。

5.有利于事业单位人力资源的优化和改革

我国现阶段事业单位在人事档案管理工作开展过程中仍然存在一些问题，如果事业单位领导和管理人员并没有对人事档案改革和管理工作引起足够重视，就会直接影响事业单位人力资源管理工作的科学性和有效性，使人力资源管理积极性降低，出现缺乏现代化人事档案管理理念以及现代化人事档案管理技术应用不科学的问题。因此，我国现阶段应该对人事档案管理工作进行全面分析和研究，使问题本质暴露出来，并采取科学有效的人事档案管理创新和优化措施，以提高事业单位人事档案的管理效率和质量。

6.上级对工作人员进行考察的重要历史资料

在上级组织对事业单位的工作进行视察时，如何对工作人员的实际工作情况进行明确，人事档案占有非常大比重。因为人事档案会随着工作人员经历的增长而不断更新，就会更加真实客观的保留工作人员各工作阶段数据信息。所以，只有上级组织对事业单位工作人员自身能力和个人经历进行明确，才能够在工作任务安排过程中更具针对性，提高工作人员工作效率和服务质量，使工作人员能够在合适岗位最大程度地发挥自身作用，并激发工作动力，从而获得一定成就感和自豪感，在事业单位工作过程中实现自己的人生价值，并进一步提升自身专业能力，使自己能够更快成长，并为事业单位创造更大的社会价值。

三、新时期背景下事业单位人事档案管理的内容

在事业单位建设规划过程中，科学完善的认识档案管理结构体系是保障认识档案管理规范性的重要内容，具体来说，人事档案管理的内容主要包括以下几点：

1.材料归档

事业单位在进行人事档案建设的过程中，应该对形成的人事档案材料和人事文件进行分类处理，人事档案归档流程主要分为以下四个方面的内容：

第一，事业单位相关工作人员应该根据人事档案材料的种类，对档案信息进行有效划分，详细观察档案信息是否符合人事档案归属的实际要求。

第二，人事档案材料的归档应该根据工作人员以及工作岗位档案材料的基础属性，以及人事档案材料的应用方向，对人事档案材料归档内容进行详细分析和研究，从而确定人事档案的具体位置。

第三，事业单位人事档案在进行归档制度操作的过程中，应该针对事业单位人事档案管理目录的相关材料进行及时补录，最终确保人事档案材料归档的科学性、真实性以及合理性。

第四，人事档案管理人员还应该在实际工作中及时将全新的人事档案材料归纳到人事档案内容中。

2.检查档案核对制度

事业单位在进行人事档案制度核对的过程中，应该确保人事档案的完整性、真实性以及系统性，使人事档案核对制度能够真正成为确保人事档案完整性的重要方式。并且，人事档案检查内容非常复杂，不仅包括对人事档案自身内容的检查，还包括对人事档案自身错误信息的检查。在这种情况下，事业单位才能详细检查人事档案的储存环境，例如：人事档案储存室的门窗是否完好、储存环境是否安全等。

四、新时期背景下加强事业单位人力资源档案管理的具体措施

1.加强重视和提高资金投入

在我国现阶段事业单位人事档案建设过程中，因为人事部门工作人员大多数由其他部门进行组织监督和管理，导致事业单位人事档案管理有着较大随意性。因此，人事档案管理人员应该取得领导和管理人员支持，并在人事档案管理过程中加强财政资金投入，从而达到改善事业单位人事档案管理设备和条件目的。

例如，设立防潮防火人事档案专用信息库、为人事档案管理部门配置铁质档案柜、不断完善相应灭火以及祛湿设备，并建立办公室、阅览室以及专用的档案库房等。

2.把控人事档案质量，提高人事档案公信力

对我国现阶段事业单位人力资源管理工作而言，人事档案管理工作应该严格遵循“社会公信力”以及“以人为本”原则。因为事业单位人事档案管理工作本身就是一个非常全面系統的工程，所以要想在这一工程中体现出“社会公信力”和“以人为本原则”，就需要在档案信息收集过程中更加全面和完整，使档案信息收集渠道更加规范和准确，并在档案信息应用过程中最大程度地做到安全和有序。只有对事业单位工作人员人事档案中的基本信息进行充分利用，才能够在提供人事档案服务同时，对其进行全方位利用。

3.对事业单位人力资源档案管理进行优化和创新

事业单位人事档案管理机构应该对人事档案信息资源进行一定优化和整合，并对人事档案信息资源进行集中保管和利用，从而实现对人事档案统一管理。事业单位通过这种方式，能够在保证人事档案管理工作高效进行的同时，还能够充分适应政府工作职能的转变。与此同时，还应该强化人事档案管理和创新工作，积极探索新型事业单位人事档案管理模式，充分提升人事档案管理工作的信息化以及科学化，推动事业单位人事档案管理工作的顺利有效进行。

4.加强对事业单位人事档案管理工作人员的培训

事业单位人事档案管理作为一项烦琐且政策性较强的工作，应该在新时期背景下，提高对人事档案管理人员专业技能的培训强度，并通过建立高学历高素质的复合型管理人才队伍，培养更多高质量的专业性档案管理人才。这就要求事业单位应该加强对人事档案管理工作人员的培训，使其通过不断学习来提高自身的人事档案管理水平以及社会公关能力，从而不断提升人事档案管理工作的效率和质量。

五、结语

事业单位为了能够更高效地进行人事档案管理工作，首先就要对人事档案管理的重要性有更全面深刻的认识和了解。只有事业单位本身对人事档案管理工作引起足够重视，才能够促进人事档案管理更加顺利进行和发展。与此同时，随着我国现代化信息技术的不断发展，事业单位在进行人事档案管理过程中，应该充分引进互联网和信息技术对人事档案进行全面系统的管理。除此之外，还应该设立专门的事业单位人事档案管理培训机构，采用更科学的培训体系提升人事档案管理人员的专业水平，促使事业单位人事档案管理健康稳定的可持续发展。

参考文献：

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（作者单位：菏泽市公共就业和人才服务中心）