教育局档案收集与管理的优化方式探寻

王昌军

教育局档案的搜集和管理是重要的工作内容，若出现档案遗漏的问题则不利于档案管理与存储，同时教育局档案资料比较多，工作事项比较繁重，只有对档案收集与管理的方式进行不断优化，采取适当的措施，将档案的作用充分展现出来，才能够更好地对档案进行收集和管理，促进档案工作的顺利进行。

一、教育局档案收集与管理的重要性

教育局将档案集中收集起来进行管理，能够更好地保证档案的真实性和完整性，更好地将档案的价值体现出来。收集作为档案管理的基础内容，能够准确地提供管理对象，充分保证档案收集工作的顺利进行，有利于更好地提升教育局档案管理的数量和质量。

二、教育局档案收集与管理存在的问题

（一）档案收集的难度较大

随着时代的发展和进步，档案的载体也发生着变化。电子文件的出现使得档案存储的方式发生了变化，对档案的收集带来了很大的挑战，不利于更好地提升档案管理的质量。

（二）档案资料内容不完善

由于相关的工作人员档案工作意识不强，不注重相关资料的积累，在一定程度上容易导致原始资料遗失，不利于保证档案资料的完整性，造成一些资料不能够正确归档，同时教育局档案部门对一些单位的具体工作内容不了解，容易导致归档的文件资料不完整、单位档案种类单一，不利于提升档案管理的价值，不能充分发挥档案收集与管理的用途。

（三）档案收集工作滞后

教育局分管的学校较多，一些学校没有及时对档案内容进行提交，导致档案的收集工作不能够正常进行，让档案管理处于被动的状态，影响了档案收集的真实性和完整性。同时，档案管理部门对档案的内容没有及时进行处理和归档，导致档案资料内容不完善，在一定程度上造成档案资料的短缺。

（四）档案管理的意识不强

档案收集是教育局综合档案管理工作的重要工作环节，档案工作者应当不断提升自身的积极性和主动性，注重档案的移交工作。目前，档案工作者不能够及时对档案工作进行收集，在工作的过程中处于被动的状态。

三、教育局档案收集与管理的优化方式

（一）认真做好宣传工作

教育局需提升对档案的重视程度，在信息化背景下积极进行档案管理的创新。同时，教育局档案管理部门应充分認识档案管理意义，在对档案管理的收集和管理过程中应做好宣传工作，不断提升相关人员的档案收集意识。档案部门应采取相应的措施提升相关人员的档案收集意识，积极开展相关的宣传工作，充分发挥档案管理的重要作用，有利于保证学校和教师重视档案的收集工作，保证档案管理工作的完善，促进教育局档案管理工作的顺利进行。

（二）完善档案收集制度

在进行档案收集的过程中只有不断完善档案的收集制度，才能够更好地保证材料收集的完善，同时提升对相关人员的监督，加强对档案人员的考核制度，明确相关工作人员的职责，才能够保证档案收集工作的顺利进行。

（三）转变档案收集和管理的方式

教育局在进行档案收集的过程中不能够依赖阶段性突击征集，应全面掌握档案形成的规律，对教育局和学校的活动，相关的部门应当积极对档案资料进行收集，保证档案资料的完整性。相关部门在办理好文件资料后，应及时地对档案收集，主动向教育局进行档案的移交。同时，教育局应当加强档案管理工作，保证档案管理的价值，采用以用促收的方式，促使相关人员积极将材料预交档案室，保证档案管理工作的顺利进行，更好地体现档案的价值。

（四）提升档案管理员的综合素质

在进行档案收集管理的过程中，由于部分工作人员综合素质较低，给档案收集与管理工作带来了巨大的挑战，为更好保证档案收集工作的顺利进行，一些学校应安排专人进行档案收集工作，对工作人员进行培训，不断提升工作人员的综合素质，促进相关人员责任感的提升，提升工作人员的工作态度及积极性，促使工作人员掌握更多档案管理的知识，体现出档案收集与管理的价值。

综上所述，为保证教育局档案收集与管理工作的顺利进行，应当从多个角度进行考虑，制订完善的档案管理措施，提升档案管理的水平，保证档案工作的顺利进行。

（作者单位：邹城市教育和体育局）