“互联网+”时代档案工作改革的几点思考

【摘  要】随着“互联网+”时代的到来，档案工作将面临更多的新要求。“互联网+”理念在档案管理工作中的有效应用，不仅丰富了档案信息资源，转变了档案信息属性，而且促进了档案信息量的不断增长，这些变化为档案工作带来了新的挑战。因此，加速推动档案工作改革已成为当前“互联网+”理念与档案工作有效融合的必然趋势。基于此，论文阐述了“互联网+”的含义，论述了“互联网+”时代对档案工作带来的影响，并就如何实现档案工作改革提出了一些可行性建议。

【关键词】“互联网+”;档案工作;改革

【中图分类号】G270.7                                             【文献标志码】A                                                 【文章编号】1673-1069（2022）05-0127-03

1 引言

在信息化时代背景下，“互联网+”理念可以与各个领域有机融合，可以利用自身优势和特点对传统产业进行升级或者改造，使传统产业能够适应并满足新时代的发展要求。现阶段，我国在建设数字档案馆、提供档案移动服务和电子文件档案管理方面取得了一些成果，这有利于“互联网+档案”工作模式的进一步应用和发展。由此可见，有效促进“互联网+”与档案工作的深度融合与创新应用，已成为档案部门刻不容缓的研究热点与工作主题。

2 “互联网+”概述

在国内，“互联网+”这一概念的提出最早可以追溯到2012年11月于扬在易观第五届移动互联网博览会的发言，他提出：“‘互联网+模式应被广泛应用于所有行业的产品与服务之中。”2014年11月，在世界互联网大会上，李克强总理指出：“互联网是大众创业、万众创新的新工具。”这一提法使得普通“大众”成为“互联网+”的参与主体，并且将“互联网+”的服务宗旨定位为创新创业服务的“新工具”[1]。马化腾在2015年3月举行的全国两会上提出议案：“‘互联网+通过互联网平台与信息通信技术将互联网与各行各业结合在一起，从而在新领域创造出一种新生态。”这一议案阐明了“跨界融合”这一思想主题。2015年7月，国务院印发《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，将“互联网+”定义为把互联网的创新成果与经济社会各领域深度融合，推动技术进步、效率提升和组织变革，提升实体经济创新力和生产力，形成更广泛的以互联网为基础设施和创新要素的经济社会发展新形态。

对于“互联网+”的含義，虽然有很多不同的理解，但是具体可以归纳为以下几点：

第一，“互联网+”既是技术层面的“+”，也是思想、理念以及模式上的“+”;第二，互联网已经成为促进国民经济发展的中坚力量;第三，“互联网+”中的“+”可以提升传统行业的竞争力，对于实现产业升级发挥促进作用;第四，“互联网+”具有“跨界融合”“创新驱动”“重塑结构”“尊重人性”“开放生态”以及“连接一切”的特点。

由此可见，“互联网+”是一个比较丰富的概念，拥有极其丰富的内涵。近年来，在网络技术快速发展的背景下，档案管理工作与网络技术手段实现了有机结合，而将档案工作互联网化，并不是简单地将纸质档案录入电脑当中，而是各个环节与互联网的有机融合。随着档案工作的互联网化，档案数据的信息化推动了档案组织的变革。

3 “互联网+”时代对档案工作的影响

3.1 对管理模式的影响

从以往的管理工作情况来看，所谓档案管理，是指在一定时间内直接接收有关部门的档案和电子数据，在整理过程中，对这些档案和资料进行分类、编辑和编目，最终对其进行编研与利用。在“互联网+”时代，办公软件已成为大多数档案机构获取信息的主要手段，大多数档案资料以电子数据的形式出现，在产生之初就已生成一定的文件号与目录。换言之，在“互联网+”时代，为了获取符合要求的档案数据，档案管理中心需要在数据生成之前接入业务系统，实现档案管理软件与业务数据的对接，从而完成自动化归档。

3.2 对管理流程的影响

在“互联网+”时代背景下，档案管理流程发生了一系列改变，电子数据在不同的系统中生成，然后档案管理系统将这些电子数据归档，在档案的接收、管理、分类和利用方面，计算机归档已完全取代了人工归档，同时，文件管理、文件查询等主要由计算机通过具体操作完成。现阶段，许多公开信息可以直接在网络上搜索和获取，不再需要通过管理部门获取。在这种新的管理流程的影响下，一方面，档案管理部门的工作量逐渐减少;另一方面，在一定程度上弱化了管理部门的地位，甚至有人认为档案部门不再具有价值，这对档案工作的原有地位产生了很大的冲击。

3.3 对管理服务的影响

档案顾名思义，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

从以上定义可以看出，国家机构和社会组织是开展档案管理工作的主体。与国家机构和社会组织有关的活动记录由档案部门集中管理和使用，档案编制人员没有随意开发利用的权利。换言之，档案编制人员和管理人员的权利是分离的。在“互联网+”时代背景下，每个人都拥有一定的信息资源，与此同时，海量数据不断更新，档案已经成为社会生活中最原始的生活数据记录，记录人们在社会生活中的各种活动，并在大数据平台上形成个人档案，这对档案管理服务的内容和形式带来了巨大变革。

4 “互联网+”时代档案工作改革的路径

4.1 转变档案工作模式

以福建龙岩烟草工业有限责任公司为例，其创建于1951年，拥有2 000多名员工，是全国36家重点卷烟工业企业之一[2]。

近年来，福建龙岩烟草工业有限责任公司取得了突破性的发展，这对其档案管理工作也提出了更高的要求。在福建龙岩烟草工业有限责任公司以往的档案管理工作中，传统的纸质档案容易受到外部因素的影响，例如，外部管理环境中一旦出现发霉、受潮、蛀虫现象，纸质档案将受到诸多不利影响，给档案管理工作带来很多不便。同时，在传统的档案管理工作中，相关档案管理人员往往依靠过去的经验来开展档案管理工作。从长远来看，档案管理人员对经验的依赖性增强，档案管理工作受到个人主观意识的影响较大，因此，档案管理工作的科学性和有效性无法得到保证。

除此之外，在新的时代背景下，原有的档案管理模式已不能满足时代发展的需要。在“互联网+”时代背景下，传统的档案管理模式不适应档案管理工作者当前开展的档案管理活动。

当前，档案管理人员更加注重工作的规范化、信息化和准确性，这就要求档案管理人员具备较高的信息技术水平和丰富的档案专业知识，以满足档案工作模式改革的需要。为适应时代的发展变革，不断推动企业档案管理工作的深入开展，福建龙岩烟草工业有限责任公司在工厂中开展了档案在职教育培训，构建了不同层次的教育培训模式，实现了多层次、多形式、多渠道、广覆盖的培训目标，从而及时转变档案工作模式，促进工作效率和质量的提升。

4.2 完善档案管理制度

在“互联网+”时代背景下，档案信息资源不再受到纸质档案整理與收集模式的限制。对任何人来说，他们都可以成为信息的生产者。在新的时代环境下，档案信息更加多元化，虽然档案管理部门存储了大量的数据信息，但由于部分数据只有在软件生成后才可使用，因此，相关人员无法有效及时使用存储的信息。

由此可见，档案管理部门应加快推进信息规范化工作，建立健全管理制度，制定统一的数据信息标准，并以此标准为基础进行信息归档和管理，确保数据和信息在收集整理过程中按照一定的管理标准生成档案信息，以完成归档和后续使用。

具体来说：第一，档案管理部门在存储信息时，可以制定和落实考核激励机制，以此激发工作人员的积极性，强化制度的约束作用，在紧急情况下及时采取有效措施。第二，每个管理组织都需要构建一个共同的标准来实现数据的标准化、规范化管理与使用。用户在搜索信息时，受到不同系统操作模式的影响，无法显示所有有效资源，无法实现资源共享。由此可见，相关部门应制定统一的输入标准，明确文件存储目录和格式，提高数据转换效率，使档案管理工作更加便利、更加快捷。

4.3 优化档案管理平台

在“互联网+”时代，由于网络数据可以自由使用，导致网络泄密现象时有发生，个人在网络上发布的各种信息也有被泄露的风险。在这种情况下，相关部门应该做好档案保密工作，以促进网络使用行为更加规范。同时，档案管理工作可以将互联网平台作为依托，不断改革和创新管理工作。例如，福建龙岩烟草工业有限责任公司的档案管理人员在实际的档案管理工作中，整合和优化云计算、大数据、物联网、移动互联网等新兴技术，打造档案创新技术服务生态圈（如图1所示）。同时，档案部门应该更加重视局域网的建设，从档案和管理人员的实际情况出发，创建一个更为细致具体的网络模块，以提高操作的便利性，从而推动服务工作不断向数字化方向转型。此外，如果档案管理人员想要确保数据信息的安全和隐私，其应该积极引入更为先进的网络安全防护技术，在计算机系统中安装防火墙和杀毒系统，有效防止网络病毒入侵。同时，档案管理部门、宣传部门和网站运营者应共同努力，严格审查网络信息，仔细审核涉密文件、专利等数据内容，并在确保不会造成信息泄露的情况下上传网络平台。

4.4 明确档案管理标准

在“互联网+”时代背景下，档案管理工作者在开展档案管理工作的过程中，要始终坚持与时俱进，要积极转变自身的思想观念，全面认识档案管理工作，树立正确的档案管理意识，同时，档案管理者应全方位、多层次地学习和掌握相关专业知识。例如，对于科技档案管理、企业档案管理或者电子文件管理，要将相关知识和管理标准有效运用到档案管理工作之中，对各类档案进行科学管理。与此同时，档案管理者要不断强化自身责任感，树立学习意识，重视提升档案管理的安全性与准确性，科学合理地利用网络信息技术。在对各类档案信息进行科学管理的同时，档案管理者应严格依据“互联网+”时代下档案管理工作的具体要求，明确档案管理的标准，对档案管理工作进行全方位监督，不断提升档案管理工作的整体质量。除此之外，以往的档案管理既开放又封闭，只有管理部门可以查阅档案，用户只有前往管理部门查询，才能获得所需信息，档案工作的重点在于加强对档案的管理与保密工作[3]。在“互联网+”时代下，这种工作方式已经无法满足档案工作的实际发展需求，由此可见，档案管理者应主动收集信息数据，对网络中的信息资源进行汇总，标准化整合与梳理信息数据，定期开展维护工作，不断提升档案管理的社会地位。

4.5 加强信息技术应用

相关部门应推进“互联网+”理念与档案管理的有效融合，一方面，应该对纸质档案进行数字化加工，并将其上传或妥善保存;另一方面，通过应用大数据平台和电子信息技术，进一步优化信息资源的存储和分配，提高档案数据的开放性，促进地方政府、系统开发者、档案管理企业和社会群众形成良好的沟通联系，推动档案工作向智能化方向不断深入发展。档案工作者应以网站为基础，加快针对档案信息资源的数据库建设，促进电子文献信息资源共享，实现档案信息资源数字化和档案管理自动化。例如，在实际工作过程中，福建龙岩烟草工业有限责任公司的档案管理部门通过目录数据管理数据库，将部分档案目录在互联网上公开，这有利于档案的快速查询和检索。公司档案宣传部门对档案管理工作予以有效配合，对公司在一些重大活动中形成的新闻视频档案进行数字化，并且及时归档，建立数字视频档案数据库，有利于后续宣传利用。同时，福建龙岩烟草工业有限责任公司早在2004年就将清华紫光档案管理系统引入公司档案管理工作，并结合公司实际发展进行了进一步升级。现已具备海量存储、全文检索、图形自动矢量化以及单点登录等技术功能，为企业未来实现档案数字化奠定了坚实的基础。

5 结语

总而言之，随着科学技术的日新月异，社会经济的迅猛发展，“互联网+”理念逐渐成为各个行业谋求发展的主要抓手。从政府部门发布的文件中不难看出，当前“互联网+”理念已经深入人们的日常工作和生活当中，并且以此为基础构建了满足人们日常需求的大数据平台。在“互联网+”理念的引领下，档案管理在逐步实现整合、创新、开放、协作发展的过程中也面临着一些新的冲击和挑战。这就要求档案管理工作者积极转变观念，采取科学合理的对策，有效解决新的问题，推动档案管理工作的改革与创新。

【参考文献】

【1】霍燕兵.浅谈大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J].数字技术与应用，2022，40（5）：112-114.

【2】张丽梅.“互联网+”时代如何优化档案管理[J].档案天地，2022（5）：55-56.

【3】巨敏莲.“互联网+”环境下高校档案工作模式创新管见[J].兰台内外，2021（32）：73-75.

【作者简介】吴艺慧（1977-），女，福建厦门人，档案馆员，从事档案管理研究。