企业办公室文书档案管理工作的改革与创新

康娟

【摘  要】文书档案是企业中的重要资料，不仅是各项业务活动的记录与凭证，而且可以通过文书档案资料的整理与分析，为决策人员提供支持，在制定企业发展战略规划中发挥着至关重要的作用。传统档案管理方式已经无法满足新时期企业办公室工作的基本要求，必须在实践中加强改革与创新。论文对企业办公室文书档案管理工作的特点加以分析，提出企业办公室文书档案管理工作的问题，探索企业办公室文书档案管理工作的改革与创新策略。

【关键词】企业办公室;文书档案管理;改革;创新

【中图分类号】G275.2 【文献标志码】A【文章编号】1673-1069（2022）05-0060-03

1 引言

在企业发展中，必须由办公室做好组织协调工作，促进各部门之间的密切交流与沟通，共同在企业战略目标的指引下提升工作效率与质量。其中，文书档案管理是影响办公室整体工作水平的关键环节，需要做好各类档案的归档、整理、存储和分析，同时为使用人员提供良好的服务。人工管理的方式呈现出效率低下和精准性不高的弊端，因此在实践工作中需要顺应企业的信息化建设趋势，积极对文书档案管理的方法和模式进行改进，体现文书档案的实用价值，提升企业的整体管理水平，發挥办公室在企业经营发展中的枢纽作用。但是，由于文书档案类型和数量较多，因此在实践中也面临较大的难度，需要结合企业的具体需求和档案资源状况采取针对性管理措施，促进企业健康稳定发展。

2 企业办公室文书档案管理工作的特点

首先，文书档案管理具有一体化的特点。文书档案记录了企业业务活动的整个流程，只有在日常工作中全面做好资料信息的采集和整理，才能在归档时保持文书档案的全面性、时效性和精确性。文书工作和档案质量之间存在着密不可分的关系，因此需要规范文书工作的流程，了解不同文书资料的类型和特点并做好分类管理，为档案信息采集和存储、调用等提供可靠保障[1]。

其次，文书档案管理具有广泛性特点。文书档案是企业活动中形成的有价值的文件资料，包括上级下发的文件和通告、复函等，也包括企业自身的规章制度、信件记录和合同文件等，涉及不同的部门及工作环节，因此呈现出广泛性的特点。特别是在企业生产经营规模逐步扩增的趋势下，文书档案的广泛性特点更加显著，这也给管理人员带来了更大的挑战。

再次，文书档案管理具有保密性的特点。部分文书档案的保密等级较高，很多内容会涉及企业的商业机密，因此在管理工作中需要确保档案资料的安全性，防止档案信息泄露而给企业造成难以挽回的损失。同时，在档案存储和调用等过程中，也应该设定相应的权限，在权限范围内开展操作，避免文书档案出现破坏和丢失的情况。

最后，文书档案管理具有重要性的特点。文化档案不仅仅是企业工作过程的记录，更可以发挥其良好的实用价值，通过深入分析文化档案的相关内容，为管理层和领导层提供决策支持，准确评估企业未来发展的趋势和方向，为各部门提供更加可靠的信息资源。

3 企业办公室文书档案管理工作的问题

3.1 管理意识较低

对于文书档案管理工作的重视程度不高，是目前工作中面临的主要问题，会导致资料完整性和时效性等受到影响，无法体现办公室文书档案管理工作的重要价值，企业发展面临的风险也会增大。在实践工作中的形式化问题较为严重，只是单纯地对相关资料进行采集和存储，未能体现文书档案的深层价值，削弱了档案管理部门的作用[2]。在工作中未能对虚假信息和资料进行筛选，因此会对档案使用人员的判断造成干扰，各个部门之间的协同度不高，难以达到全员参与的要求，因此容易出现混乱问题。

3.2 管理方式落后

文书档案数量逐渐增多，而且类型也多种多样，人工管理的方式无法达到预期目标要求，不仅会导致工作压力增大、工作效率下降，而且难以确保文书档案信息的可靠性，在人工操作中容易出现失误的情况，引起信息失真等问题。同时，纸质档案空间占用量也较大，无论是在归档、存储还是调用中，都存在烦琐性的问题[3]。企业在档案管理信息化系统建设中的投入较少，系统功能无法满足实践工作的基本要求，因此会造成资源浪费的问题，不利于企业的转型发展。信息化系统的利用率较低，只是对文书档案的简单存储，未能发挥先进技术的作用，档案深层价值无法得到体现。

3.3 人员素养不高

部分工作人员的专业能力无法适应新时期文书档案管理的工作特点，因此在实践中表现出效率低下等问题，不利于企业业务活动的顺利实施，且容易受到传统思维理念的限制，在工作中的创新意识不足，部分文书档案管理岗位中存在兼职的情况，导致工作专业性降低，无法体现文书档案的重要性。部分工作人员缺乏专业知识和技能，仅仅凭借经验开展管理工作，尤其是在信息化建设中的参与积极性不强，对于先进技术和设备的了解程度不足，无法达到自动化办公的要求[4]。缺乏可靠而完善的培训措施，虽然信息化系统已经投入使用，但是由于人员信息化素养不高，导致在使用过程中面临形式化的问题，无法实现档案资源的深度开发和利用。

4 企业办公室文书档案管理工作的改革与创新对策

4.1 实施“三全式”管理

“三全式”管理模式的应用，可以提高企业内部对文书档案管理工作的重视程度，从思想上改变工作人员的传统认知，构建良好的企业文化氛围，有助于提升管理工作实效性。首先，应该落实全过程管理理念。文书档案数量在增多，因此要明确具体的管理流程，基本流程及控制内容如图1所示，管理人员要结合企业不同阶段的发展目标和工作要求，确定文书档案管理的侧重点，从资料采集到档案资源调用的整个过程中实施规范化控制，及时做好重点环节的跟进，防止信息的完整性和时效性受到影响。同时，要加强对整个过程的严格监督，确保档案信息具备合法性和合规性，避免出现违法违规行为，以降低企业的发展风险。针对其中的不实信息则应该及时进行剔除，避免虚假资料对企业发展造成威胁。其次，应该落实全员管理理念。文书档案管理不仅仅是办公室的职责，更需要其他部门的共同参与，这样才能有效提升管理成效。特别是在资料采集环节，需要保障各个部门及时上报重要资料和信息，做好归档工作，针对信息中的异常问题进行交流与沟通，共同提升档案质量[5]。最后，应该落实全方位管理理念。做好各部门人员的分工与合作，在企业统一目标的指引下开展工作，避免在档案管理中出现死角和盲区，同时增强档案的保密性和安全性，降低对企业未来发展的威胁。

4.2 强化系统化管理

文书档案管理贯穿于企业发展的整个过程当中，因此应该以系统化管理为核心，为企业标准化建设和制度化建设创造良好的条件。管理人员要深入分析企业的发展需求，确保档案管理模式与之保持一致，在战略规划的指引下不断改革与创新，增强文书档案管理的价值。做好纸质化档案向数字化档案的转化工作，督促工作人员积极开展数据扫描、读取和录入、校对等工作，突破传统管理模式的限制，减轻档案管理人员负担，发挥数字化档案资源的作用，提升企业的自动化办公水平[6]。很多重要档案往往会受到不同因素的威胁，容易出现丢失或者破坏的情况，因此在工作中还应该做好备份工作，通过云存储的方式可以实现快速备份，而且在不同终端中能够实现快速提取，因此大大提升了文书档案的安全性。全面分析档案的保存年限和保密等级等，做好档案清理工作，销毁没有应用价值的档案资料，避免在管理中出现资源浪费的情况。

4.3 建设信息化系统

信息化系统的建设也是目前文书档案管理改革与创新的主要方向，因此需要明确实践工作的具体需求，对系统功能进行针对性设计与拓展，解决文书档案管理中的难题。企业应该加大资金投入，确保信息化建设工作的顺利实施，对当前办公设施和设备进行更新，引入更加先进的技术手段，在管理工作中起到良好的辅助性作用。企业文书档案管理信息化系统如图2所示，可以为文书档案的安全管理、储位管理、查询管理和销毁管理等提供支持，增进了与RFID数据管理系统的有效对接，通过数据请求和反馈提高档案信息的利用价值。对于新的资料和文件，可以快速存储在数据库系统当中，同时记录基本信息，包括文件的生成时间、类型和内容等，运用序列号进行标记，为后期归档和管理提供依据。特别是在安全管理系统下，可以实现重要档案信息的全面监控，同时在出现异常问题时可以及时报警，避免造成信息丢失等状况[7]。建立完善的防护体系，引入身份验证识别技术和防火墙技术等，加强对办公室网络系统的有效保护，防止黑客攻击和网络病毒對档案安全形成威胁。

4.4 完善管理制度

制度建设是促进文书档案管理改革与创新的关键，需要明确各个管理环节的重点内容，增强制度可行性，避免出现流于形式的问题。以档案归档制度、存储制度、调用制度等为核心，规范每一个管理流程，确保在每一项细节工作中都有明确的规章制度作为支持，防止造成混乱性问题。监督和抽查制度的建设，可以确保档案信息的安全性、保密性，严格遵循制度要求开展定期抽查工作，分析档案资料的基本情况及使用效果，积极做好档案价值的开发及利用，增强其实用价值。在档案借阅过程中应该做好监督工作，避免使用人员对档案造成破坏，保障档案的完整性[8]。为此，可以建立一系列的借阅标准并实施考核，提高办公室工作人员和使用人员对文书档案的重视程度。

4.5 提高人员素养

由于文书档案管理的难度在逐步提高，因此在工作中也应该建立高素质的管理队伍，适应当前工作特点及要求。企业应该结合管理工作需求和企业发展需求，对人员培训方案实施改进和调整，确保培训内容和方法的适用性，以管理工作中的实际问题为核心制定培训计划，帮助管理人员突破困境。不仅要学习更加先进的管理理论和方法，而且要提高管理人员的信息化素养，督促他们熟练掌握信息化管理系统的操作方法和技巧，积极投入自动化办公环境当中，顺应信息化时代发展的潮流与趋势[9]。加强对档案管理人员的法治教育和职业道德教育，学习国家相关法律法规和企业规章制度，确保在工作中能够严格要求自己，避免做出违法违规的事情。

5 结语

文书档案管理是企业办公室中的主要工作内容，可以全面记录企业的发展状况，指导日常工作的开展。文书档案管理呈现出一体化、广泛性和保密性等特点，加大了管理的难度。由于在目前工作中面临管理意识较低、管理方式落后和人员素养不高等问题，因此会对文书档案管理的综合成效产生影响。

在未来工作中，应该做好改革与创新，通过实施“三全式”管理、强化系统化管理、建设信息化系统、完善管理制度和提高人员素养等途径，构建完善的企业办公室文书档案管理体系，为企业发展创造良好的内部环境。

【参考文献】

【1】王海波.企业办公室档案管理工作优化策略[J].办公室业务，2022（03）：23-25.

【2】张新杰.“互联网+”时代文书档案管理工作探析[J].黑龙江档案，2021（06）：212-213.

【3】王婵.信息社会视角下企业文书档案管理工作的改革与创新[J].黑龙江人力资源和社会保障，2021（19）：82-84.

【4】王飒飒.信息化系统构建下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].信息记录材料，2021，22（10）：90-91.

【5】张静.信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新[J].兰台世界，2020（S2）：38.

【6】舒新.信息社会视角下企业办公室文书档案管理改革与创新[J].办公室业务，2020（20）：125-126.

【7】魏媛.信息社会视角下企业办公室文书管理工作的改革与创新[J].经济管理文摘，2020（13）：49-50.

【8】高彩平.浅谈办公室文书档案的管理及常见问题[J].现代营销（信息版），2019（01）：135.

【9】金颖.企业办公室文书档案管理工作的创新策略探讨[J].企业改革与管理，2018（16）：27+38.