国际航运企业SAP财务系统使用中的问题及优化方案

尚慧靓

【摘 要】 为使国际航运企业能更好地使用SAP财务系统，分析SAP财务系统在企业财务管理中面临的困难和挑战，并提出优化方案及建议，有助于更好地发挥SAP财务系统的作用，提高国际航运企业的财务核算质量和管理能力。

【关键词】 航运企业;SAP财务系统;信息化建设;优化

0 引 言

作为先进的企业资源管理软件系统，SAP系统可以提供企业层面全面集成的数据信息，其主要功能模块包括销售与分销、质量管理、人力资源管理和财务会计等，模块覆盖面广、功能多样，并有很强的扩展性。SAP财务系统软件用户分布广泛，全球500强公司中大部分公司都是SAP财务系统软件的用户，SAP财务系统在国际航运企业中也得到了广泛应用和认可。

对于国际航运企业而言，财务核算须满足不同国家和地区的要求。为了统一标准、提高效率，建立统一的财务核算平台就显得尤为重要。尤其是集团公司内部交易的抵销处理，更需要一个全面覆盖的财务管理系统及核算规则。

1 国际航运企业使用SAP财务系统遇到的问题

1.1 与业务系统的协同效应有待加强

目前，国外一些航运企业（如马士基航运公司）的业务系統和财务系统使用的均是SAP软件，这样既可以实现数据在业务系统与财务系统间的无缝衔接和从业务开始到业务结束的全流程追踪，也可以更充分地发挥SAP软件的企业资源计划功能。大部分国内航运企业只是将SAP软件作为财务系统使用，业务数据需要通过SAP财务系统与业务系统之间的接口导入。虽然这种做法也能在一定程度上满足管理需求，但会影响从业务系统传输到SAP财务系统的数据质量。如果业务系统中的数据有误或计算口径、精度等与SAP财务系统不一致，就会降低数据的准确性和可比性，甚至无法进行后续操作。

通常情况下，生产经营管理系统（BMS）中未实际完成航次的结束标识带有预估标记，只有待航次完成并取消预估标记后，航次才算实际结束。如果一个航次实际上已经完成，但业务人员没有将预估标记取消，该航次就无法从业务系统上传至SAP财务系统的已完成航次信息统计表中，最终将造成少计已完成航次收入及其成本。如果因业务人员的疏忽使得系统中船舶的载质量等基础信息记录有误，那么在业务系统没有设置校验程序的情况下，可能会导致航次信息无法上传至SAP财务系统接口，从而影响该公司月结工作的顺利完成。

1.2 财务软件不一致

航运集团公司旗下的不同子公司存在使用不同财务软件的情况，使得子公司间财务核算口径和核算规则不尽相同;另外这些子公司的信息化程度也可能参差不齐，不仅给出具合并报表、处理内部交易抵销带来很大麻烦，也严重影响了财务信息的质量。

1.3 对信息安全重视不足

虽然SAP财务系统设有定期更换密码机制，但仍存在管理人员岗位变动时未能及时变更其相关权限配置或未及时注销其账户的情况，有些航运企业因SAP财务系统关键操作员（以下简称“关键操作员”）岗位变动而甚至存在代为使用账号的情况。这不仅导致权限分配混乱，影响财务信息质量，而且还可能泄露企业涉密信息，造成法律纠纷、信誉丢失或其他更大的损失。

1.4 关键操作员培训力度不足

关键操作员在SAP财务系统管理中有着非常重要的作用。关键操作员不仅要非常熟悉本公司的业务，以便向集团提出功能开发和优化的需求，还要熟悉了解SAP财务系统的各个模块和功能，向终端操作员传授技能、答疑解惑。关键操作员的成长需要时间和经验的积累，但其多为兼职，岗位变动比较频繁，且一般每年最多参加一次现场培训，培训力度不足，形式比较单一。

1.5 系统设置不够合理

SAP财务系统中有些设置不够合理。以月度结账工作中的外汇评估为例，事务码“F-05”和“FBB1”都可用作外汇评估，二者功能一致。这种多对一的映射关系容易造成混乱，对于重复的事务码，只保留一个即可满足使用需求。另外，一些使用外币核算的账户由于操作失误对外币科目勾选过“仅限以本位币记录余额”选项的，则无法运用评估程序对勾选过该选项的外币记账进行正常的外币评估，只能使用当月评估汇率进行手动外币评估。

另外，SAP财务系统的记账规则比较复杂。以往来类科目为例，客户供应商编码需搭配特别标识码及记账代码（见表1）使用。

表1 往来科目记账代码及特别标识码

对于一些不常发生的业务，系统操作新手更需要查阅大量资料才能正确掌握这些业务的往来科目的记账规则。

1.6 依赖主数据管理系统

SAP财务系统中的会计科目、银行代码、客户、供应商等主数据需先在主数据管理（MDM）系统中进行一般层面的维护，再在SAP财务系统中进行公司层面的维护。但如果MDM系统未能及时冻结一些不再使用的主数据，或解冻后未及时对这些主数据再行冻结，可能会造成同一家客户供应商或银行存在多个编码的情况，进而影响会计信息的准确性和可比性。

2 问题解决办法及优化方案

2.1 争取高层支持

企业任何一个系统的成功实施和优化都离不开高层管理者的支持。只有从高层重视财务信息化建设、强化财务信息化建设理念，才能将这一理念自上而下地贯彻和落实，形成统一认识，从而提高工作效率和财务管理水平。

2.2 从战略视角制订动态优化方案

公司发展的不同阶段、不同层次、不同用户对SAP财务系统的需求都不尽相同。在实际操作中，要着眼战略视角，将组织、运营和个人这3个层面的需求充分整合，综合考虑内外部环境，制订动态合理的SAP财务系统优化方案，使SAP财务系统的优化与公司战略、组织运营、终端的需求保持高度一致。这样不仅能满足现阶段经营需要，同时还能兼顾未来战略发展的需要，并确保对SAP财务系统的投入能最大程度地实现收益。

2.3 深化与业务系统的协同效应

开展跨岗位跨业务模块的培训和交流，使SAP财务系统及业务系统的操作员充分了解彼此的需求，清除沟通障碍和破除信息壁垒，形成合作信任的协作链条，从而进一步加强SAP财务系统与业务系统的协同效应，也为SAP财务系统与业务系统的无缝衔接奠定基础。

2.4 实施SAP财务系统标准化项目

实施SAP财务系统标准化项目，在集团航运企业中统一财务核算软件及核算规则，实现会计核算标准化、规范化，進一步提高财务核算数据的准确性和及时性，统一SAP财务系统数据的颗粒度，增强实用性，为财务人员进行财务数据多维度分析提供更详尽的基础数据支撑，从而推动财务职能不断由会计核算型向价值管理型转变。

2.5 加强信息安全建设

与SAP财务系统操作员，尤其是关键操作员签订保密协议，以保证SAP账号做到专人专用，明确违反规定和权限使用账号的后果和责任，同时开发保存访问记录和登录IP地址的功能，以做到访问记录有迹可循。

2.6 强化操作员培训

持续拓展多元化的培训形式。邀请SAP软件讲师进行网络或现场培训，有针对性地为关键操作员和不同业务模块的终端操作员设计培训课程;同时进一步加强对储备关键操作员的培养，确保在关键操作员发生岗位变动时，SAP财务系统能够正常运行和维护。

2.7 优化操作员沟通渠道

建立集中交流平台，优化沟通渠道。SAP财务系统操作员可以在平台提出问题，由关键操作员或平台管理专员反馈解决方案，并将解决方案整理形成答疑手册;同时，通过在平台征集不同操作员的需求及对SAP财务系统的改进建议，实现系统优化，使优化需求从“推动式”向“拉动式”的转变，更好地满足SAP财务系统操作员的切实需求，进一步提升管理水平。

2.8 加强MDM系统管理

加强MDM系统管理，严格数据审核流程，及时冻结不再使用的编码，对由于清账需要解冻的编码在完成清账操作后应及时再行冻结，同时对重复的编码做好定期梳理和冻结，从而提高会计信息质量和财务核算的准确性。

3 结 语

虽然国际航运企业的SAP财务系统建设已取得一定进展，但还有很大的提升空间。航运企业需要随着经济环境的动态变化，不断更新管理模式和相应配置，以更好地发挥SAP财务系统的企业资源计划功能，使其在客户关系管理、供应链管理和业务流程重组等方面发挥更大作用，从而进一步加强业务系统与财务系统的整合，更好地促进管理水平的提升。