医院文书档案数字化转型的实施困境与建议

[ 作者简介 ]

刘佰茹，女，辽宁昌图人，四平市妇婴医院，副研究馆员，大专，研究方向：医院文书档案。

[ 摘要 ]

数字化建设是信息技术发展下各行各业改革转型的大方向，在档案管理领域当中，信息化技术的应用是一个必然的要求和趋势，对于医院文书档案管理信息化的不足，应当引起关注和重视，积极地探索改进、完善策略，快速提高医院文书档案管理信息化水平。其意义在于能够使医院文书档案管理快速跟上时代的发展趋势和国家的档案管理事业要求，革新医院文书档案管理工作局面，将文书档案管理真正带入全新的纪元。为此本文就医院文书档案数字化转型中的主要难点进行分析，并提出相关建议，以推进医院的文书档案数字化转型工作进度。

[ 关键词 ]

文书档案;数字化建设;实施困境;相关建议

中图分类号：G27

文献标识码：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.09.005

从医院文书档案管理的现实情况来讲，其档案内容记录了医院文书工作的各项信息，如党员信息、文书工作计划、档案任务分配、文书活动开展、文书绩效考核、文书群众反馈等等，但凡所有与文书工作相关的信息内容，都汇聚在其中。这些档案信息，可以说是医院文书工作的历程记录和成果体现，具有党史和党性文化方面的价值。这些文书信息的档案记录，还可以为今后文书工作的开展提供依据、参考和指导。

1 文书档案数字化转型的意义

从现实情况来看，由于医院党支部组织结构体系规模不断扩大，党员人数及文书活动增多，文书档案的数量也与日俱增，传统的人工和纸质档案管理模式已经无法应对如此多的档案信息，这给医院文书档案管理工作的开展带来了很大的难度与挑战。如随着文书档案信息数量的增多，文书档案管理的工作量必然也就会增加，给档案管理工作人员带来巨大的压力，而且档案内容的复杂化还会进一步使得文书档案管理的效率、质量下降，出现各种疏漏，降低文书档案管理的质量。传统的人工和纸质档案管理模式在存储方式上存在很大的弊端，所占的物理空间大，管理体系隐患多，水、火、潮、虫等都可能对档案造成损坏。对档案的查询、检索、共享、利用等更是困难重重。

推进医院文书档案管理信息化建设的实际价值在于：一是能够由计算机代为处理文书档案管理事務，很多以往人工处理中烦琐的、重复的、程式化的档案管理工作，基本上都可以由计算机自动化执行，对于工作人员来讲，只需要再进行一些少量的操作、控制即可，降低了工作人员的工作量和工作压力。二是依靠信息化技术自身的运算能力，其可以更加高效率地处理好文书档案信息数据，还能对档案信息内容进行自检，如帮助检查档案的完整性、正确性等等，避免档案信息内容出现明显的疏漏和错误，提高文书档案的质量。三是在信息技术下，文书档案资料的存储方式可以得到全面的优化，传统的所有纸质档案信息都可以通过扫描转换为电子档案，还有音频、录像、图片等形式更加丰富的档案信息，全部都能够被存储在硬盘、光盘等信息存储介质上，其所用的空间相当小，可规避传统纸质档案面临的各种管理体系风险，即使是电子档案受到了破坏，也可以通过数据备份技术进行恢复。四是信息化技术可以帮助工作人员更加高效和深入地共享、查询、挖掘和利用文书档案资源，使文书档案可以发挥出更大的作用价值。

2 文化档案数字化转型的主要困境

2.1 档案管理制度有待完善

综合目前医院档案管理机构的情况来看，由于有一系列问题与不足的存在，导致其管理作用的发挥受限，阻碍了档案管理水平的提升，具体包括：一是设置的档案管理机构欠缺合理性，以致档案管理工作开展受影响;二是既有管理机构存在工作环境不够良好、基础设施不够完善等问题，在一定程度上阻碍了医院档案管理体系的落实与完善，进而对整个工作的开展构成了影响。分析其原因在于，医院的档案信息资料涉及领域非常广泛，基于档案信息资料的不同而形成了多种管理类型，并交由多个部门分别开展档案管理工作。这种管理模式成为医院一贯应用的管理模式。首先，该模式比较落后，已经无法满足当前动态化发展的档案需求;其次，该模式的管理体系管理机制不够完善，档案信息之间互通性不足，虽然由各个部门有针对性地开展工作，但是部门之间存在着各自为政的局面，没有顺畅的沟通渠道，这也就意味着档案管理工作将难以有序开展。此外，在这样的档案管理制度下，档案管理人员的工作量以及工作压力加大，而管理成本也明显提升，甚至会因为管理体系管理投入成本不足，而埋下档案管理体系管理的隐患，进而对医院的社会经济调控职能产生不良影响。

2.2 管理人员综合素质有待提升

医院档案管理体系的建设与完善不仅系统且十分复杂，对参与的管理人员及企业提出了较高的能力和综合素质要求。综合目前医院档案管理人员整体情况来看，普遍存在综合素质不高的问题，甚至有不具备胜任档案管理工作能力的人员存在，难以与现有的档案管理工作实现很好的对接与匹配，尤其是专业能力不足，这样的现象比较普遍。剖析其原因可以发现在聘用时所采用的聘用标准并不严格，甚至存在“托关系，走后门”的现象。在这样的背景下，档案管理人员在入职之后通常是接受老员工的带教，而这种带教模式与完善的系统培训的效果相差甚远，以至于很多档案管理人员的业务水平无法满足档案管理的实际需求。此外，部分档案管理人员并没有重视自我综合素质的提升，内心认为进了医院事业编制就意味着“铁饭碗”，可以高枕无忧，所以自我提升的积极性普遍不足。出现这类情况的原因是医院缺乏合理的考核体系，无法发挥职能监管作用，导致部分工作人员工作懒散、重视程度较低等问题，这方面需要引起我们的高度重视。

2.3 基础硬件设施不足

医院的档案资料繁多，因为现实条件的限制，难以在同一个区域进行统一管理，这就造成档案管理库房布局分散的现象。由于库房分散，那么档案实施统一管理的难度将会变大，这也就意味着需要增加管理成本，比如说各个档案库房需要配置对应的基础硬件设施，例如电脑、办公桌等;同时，由于基础硬件设施的不足，还可能会加剧重复管理以及重复建设等问题的发生几率，最终影响到档案管理的成效。

2.4 管理模式过于传统

在实现了信息技术的合理利用后，可进一步提高医院编制规模扩大后档案管理工作的质量及效率，如搜集、查询及梳理等环节。当前，医院基本实现了信息化管理，但是信息化应用不足的问题比较突出，例如档案信息收集、档案业务管理、档案统计与编研、档案利用与权限等方面的信息化应用还无法满足实际需求，相关功能不够完善，导致利用效率比较低，甚至部分医院还采用卷宗模式进行管理，未能结合先进的信息技术管控档案，或是没有高度重视电脑系统养护工作，阻碍了信息化档案管理工作的有序开展。随着社会经济的快速发展以及人口数量剧增，档案资料日益增多，档案管理工作量日益增大，如果管理模式过于传统而且信息化利用率低，必然会影响档案管理的效果，难以为社会提供优质的档案服务。

3 解决转型困境的相关建议

3.1 完善医院文书档案信息化管理制度

医院文书档案信息化建设所要求的不仅仅是设备和技术的升级，更强调的是思想、理念、制度和人才知识技能的同步提升。调查发现，当前医院文书档案信息化管理制度还不完善，很多直接沿用的是传统纸质档案管理制度，与信息化的管理情况并不符合。为此，应完善医院文书档案信息化管理制度，以科室档案管理规定及标准为根据，做好归档和整理档案工作。针对以往存档资料目录简单、档案盒文件名称不细致不明确等问题，可采取自检已编制完整目录的方式对档案进行编号，确保档案内容有一致的名称，为后续查找提供便利。針对形成于临床治疗中的各类报告，在完成临床治疗后方可定稿收录。同时，档案管理人员应在严格遵循档案准确性、完整性及系统性等原则的基础上，以科室实际特点为根据，对工程档案信息展开整理及划分，并结合档案信息实际特点做好分类及归档等管理作业，为信息提供相关性保障。此外，以国家规定的标准格式进行案卷封面的规范填写，确保工程中具备保存价值的各类文件材料与档案管理要求相符合。

3.2 加强医院文书档案信息化管理人才培训

建设与完善医院档案管理体系属于一项系统性工作，特别是大数据时代下医院编制规模呈现出质的提升，管理体系中暴露一系列新问题，在落实档案管理体系优化建设的过程中，面向档案管理人员提出更高的要求。为了使医院文书档案管理人员能够适应信息化的档案管理工作转变，应当开展专门的人才培训工作。一方面，要从专业知识、技能层面出发，让工作人员能够熟练地掌握各项档案管理的信息化功能、技巧，能够基于档案管理的基本原理、方法，在信息化技术条件下规范地做好文书档案的管理，要注重档案管理人员综合能力的提升，夯实档案管理体系建立健全的基础。做好人才培养及引进计划的合理制定，面向档案管理人员定期开展教育培训工作，促进人员综合素质的提高。另一方面，要提升档案管理工作人员的信息安全意识和责任意识，使其认识到自身工作的重要性，提高他们的职业道德修养，能够严肃认真、尽职尽责地对待自身工作，并且能够在实践当中做好信息安全防护工作，同时要注重档案管理人员积极性的调动与提升，通过绩效管理机制及奖惩制度的优化调整，对员工绩效进行定期考核，同时将考核结果与年终奖关联，使人员能更积极、主动地参与工作。

3.3 强化医院文书档案信息化软硬件基础

在信息化的技术环境下，电子档案同样面临着管理体系风险隐患，如病毒、木马、黑客的入侵和攻击等，都可能导致档案信息被损坏、泄露。为此，在医院文书档案信息化建设中，应强化信息管理体系防护。如在服务器和终端机上安装先进的病毒查杀软件，动态更新病毒库，防止病毒、木马可能带来的管理体系威胁。同时要安装专门的防火墙设备，对所有的访问进行实时监测，杜绝非法访问。搭建VPN虚拟专用网络，防止外部的访问入侵等等。医院还应健全医院文书档案信息化管理平台，配置完善的硬件设备，如服务器、计算机、扫描仪，专门的存储设备、专用内部网络等等，定时进行文书档案数据备份，如果出现意外情况，可以进行文书档案数据恢复。

3.4 健全医院文书档案信息化管理模式

调查中发现，当前医院文书档案信息化建设存在的首要问题是还没有建立起一套功能完善的文书档案信息化管理平台。虽然在实践中通过信息化的方式进行部分文书档案信息的存储、管理，但是效率和质量却并没有达到预期，档案管理方面的实用性功能也受到限制。

为了解决这类问题，医院首先要从文书档案管理的实际需求出发，搭建专用的档案信息化管理平台，围绕档案收集、录入、鉴定、整理、编撰、统计以及保管、研究和利用等一系列的档案管理需求，开发专门的文书档案信息化管理平台系统。并且要发挥出信息化技术的自动化、智能化优势，以取代更多的人工工作，减少工作人员的劳动压力，如对档案信息内容进行智能化的检查、看档案内容的完整性、规范性是否符合要求等等，保证档案的存档质量。

然后应当基于信息化技术的信息传输能力实现医院文书档案的大范围共享。如可以与其他单位或上级党支部建立起专门的文书档案信息化传输共享通道，制定统一的电子文书档案格式规范，使文书档案能够在更大范围内发挥作用。要加强对大数据等现代化数据分析技术的应用，从文书档案中挖掘有价值的党史信息、党性文化信息，为今后的文书工作提供参考、指导，发挥出文书档案的价值。

4 结语

数字化转型的推进加快了医院的档案资料保存、共享效率，同时也对医院的管理体系提出了一系列挑战，管理制度不足、硬件设施不足、人才数字不足等问题对医院的转型工作带来了巨大阻碍，为了有效解决这些阻碍，医院要合理应对，通过完善医院文书档案信息化管理制度、加强医院文书档案信息化管理人才培训、强化医院文书档案信息化软硬件基础和健全医院文书档案信息化管理模式，保证数字转型工作的顺利落实。

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