《电子会计档案管理规范》（DA/T 94-2022）内容解读及相关问题思考

张梅 金凡

摘要：《电子会计档案管理规范》（DA/T 94-2022），是国家档案局为规范电子会计档案管理工作而发布、实施的档案行业标准。本文对标准的制定背景、突出特点、主要内容与特色进行解读，并就有待完善之处提出改进建议。

关键词：电子会计档案 档案管理 管理规范

Abstract：“Specification of electronic accounting ar？ chives management”was issued and implemented by the National Archives Administration of China to standardize the management of electronic accounting archives. This document analyses the background， prominent features， main content and characteristics of the standard， and puts forward suggestions for improvement.

Keywords： electronic accounting archives； archives management； management specification

2022年4月7日，国家档案局发布了《电子会计档案管理规范》（DA/T 94-2022）（以下简称《规范》）。《规范》规定了电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作要求，是指导我国各机关、团体、企业事业单位和其他组织开展电子会计档案管理工作，进而提升电子会计档案管理绩效的重要标准。《规范》的发布实施，是国家信息化、档案信息化、电子会计档案资源建设等因素相互作用的时代产物，具有必要性和可行性。

一、《规范》的制定背景和突出特点

《规范》主要用以指导和限定国家各机关、团体、企事业单位和其他组织开展电子会计档案管理工作，内容涵盖电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作。《规范》是继财政部、国家档案局印发《会计档案管理办法》（1984年）、《会计档案管理办法》（2016年，第79号令）、《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（2020年3月，财会〔2020〕6号）之后，由国家档案局等部门制定的电子会计资料和电子会计档案管理工作的重要标准，在当前档案信息化、档案数字转型升级背景下，电子会计档案管理面临着提质增效的迫切要求，该标准的发布实施，有利于规范电子会计档案管理工作、完善电子会计档案管理流程、提升电子会计档案管理质量。对保障电子会计档案资源“质优量足”，保证电子会计档案在保管、统计、利用等过程中的真实性、完整性、可用性、安全性，充分满足机关、团体、企业事业单位、其他组织对于电子会计档案资源“数量充分、质量优化”建设要求，规范电子会计档案管理“接口”标准，维护电子会计档案在传递和存储过程中的“四性”，有着十分重要的作用。《规范》的制定与实施，有着深刻社会背景和技术背景，其内容和结构也具有突出的规范性和体系性特点。

（一）制定背景

《规范》的发布实施具有很强的时代特色和社会背景，《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要推进国家档案事业高质量发展，适应国家治理体系与治理能力现代化建设，国家档案事业发展迎来数字发展、高质量发展的重要机遇。随着国民经济和社会信息化持续深入发展，全球范围内数字转型已成定势，伴随着电子政务、电子商务、企业数字生产等活动的开展，单位在电子会计、会计核算、会计预算、会计电算化等活动中不断产生、形成、管理、利用各种形式和载体的电子会计资料和电子会计档案，这些电子会计资料和电子会计档案数据资产已成为组织机构竞争的核心要素和资源，是开展以数据生产、利用等为核心的“数据赋能”的重要基础和保障。《规范》的出台对全面提升单位电子会计资料和电子会计档案数据管理水平和质量，保障电子会计资料和电子会计档案数据安全，更好地服务于国家机关、社会组织、个人利用需要，具有十分重要的作用。

1 .社会背景

随着国民经济和社会信息化建设的深入发展，电子会计档案信息资源已成为国民经济和社会发展不可或缺的重要生产要素之一，国家在宏观层面积极推进数字中国、云计算技术、大数据技术等数字和数据发展战略、实施计划，为各单位电子会计资料和电子会计档案资源建设提供良好环境。《规范》的出台可以更好实现电子会计资料和电子会计档案资源在业务系统、会计核算系统、电子会计档案系统等系统内部和系统间有序流动、科学管理、有效利用，为管好用好电子会计档案数据资产、实现电子会计档案数据赋能，规范电子会计档案数据资产建设，特别是规范电子会计档案管理工作，保障电子会计档案数据真实性、安全性、完整性、可用性，建立覆盖数据全生命周期电子会计档案管理，进一步提升电子会计档案数据资源品质管理、精细管理、安全管理水平。

2.技术背景

当下，以大数据、云计算、人工智能等新技术深入发展和广泛应用为主要代表，促进各机关、团体、企事业单位、其他组织推进数字转型、实施数据战略，进而推动电子会计档案管理工作走“数智化”“高质量”发展之路。在新技术背景下，不断驱动各单位电子会计档案管理数字升级转型，不断建设和提升机构电子会计档案资源内涵和品质，是当前电子会计档案资源在数字经济时代发展的必然要求。政府机构、社会组织、企业事业单位、其他组织，积极采用数字新技术、推进各项业务活动迈入数字快车道，是数字化发展的必然趋势。电子会计档案数据要素作为数字经济时代核心生产要素之一，能够为相关主体提供真实、可靠、完整、可信的会计电子证据和经济活动凭证，在丰富机构历史文化、建设机构核心资产方面，提供有力支撐。在新技术驱动下，规范各单位电子会计档案管理工作，提升电子会计档案数字资源质量和水平，可以为机构全面实施电子会计档案资源高品质管理提供坚实基础。

（二）突出特点

《规范》明确了电子会计档案管理适用范围和一般管理流程，指出其适用于机关、团体、企业事业单位、其他组织开展电子会计档案管理活动，规定了电子会计资料形成、收集、整理、归档以及电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等各项工作要求。主要内容涵盖了电子会计资料和电子会计档案管理工作一般流程和基本要求，具有规范性和体系性特点。

1.规范性

规范性是《规范》的显著特点。《规范》从电子会计档案管理工作的范围、规范性引用文件、术语和定义、管理原则和要求、电子会计档案管理流程、电子会计资料的形成、收集、整理、归档、电子会计档案的保管、统计、利用、鉴定及处置、元数据管理、相关信息系统建设、未实施电子会计档案系统单位电子会计档案保存方法、附录等方面，规定电子会计资料和电子会计档案管理工作一般流程、操作规范和要求，具有明显的规范性特点。

例如，在“10电子会计档案的保管”方面，“10.1定期评估”中规定单位档案管理机构每年应对电子会计档案可读性进行评估，并形成评估报告；若存在因系统软硬件或者其他技术升级与更新，导致电子会计档案不可读取的风险，应对电子会计档案进行迁移；“10.2迁移评估”中规定电子会计档案迁移之前应进行迁移可行性评估，包括目标载体、系统等的可持续性、安全性、经济性等评估，并保证迁移过程中电子会计档案真实、完整，迁移过程可控，防止迁移过程中电子会计档案信息发生丢失或被非法篡改。这种针对电子会计档案管理工作内容和环节所采取的限制和要求，具有很强的规范性。

2.体系性

《规范》与相关国家文件、档案行业标准等共同构成体系，体系性十分突出。在《规范》中，涉及国家文件有4个，即《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发﹝2015﹞4号）、《会计档案管理办法》（第79号令）、《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会﹝2020﹞6号）、《电子档案移交与接收办法》（档发﹝2012﹞7号）；涉及档案行业标准有5个，其中规范性引用文件中有4个，即《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15）、《档案级可錄类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范》（DA/T 38）、《会计档案案卷格式》（DA/T 39）、《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70），参考文献引用1个，即《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）。《规范》所引用和参考的国家文件和档案行业标准，涉及电子文件归档、电子会计档案管理、电子会计档案数据类型与数据格式、电子会计档案存储、电子会计档案著录、电子会计档案检测等密切相关的内容，覆盖电子会计档案管理、元数据管理、内容管理、电子数据存储介质与格式、电子会计档案系统建设等方面，围绕电子会计档案管理操作要求而共同构成标准体系，体系性非常突出。

《规范》的体系性还体现在与相关标准有机衔接、融合上。在“15会计核算系统、业务系统及电子会计档案管理信息系统建设”中将相关系统建设分为三个方面，并分别做出规定：“15.1单位会计核算系统、业务系统建设要求”指出要适应电子会计资料和电子会计档案全程管理、前端控制要求，需要将相关电子会计资料元数据全部形成、捕获，参照附录A中要求并满足《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）中的规定，对文件实体、机构人员实体、业务实体、实体关系等4类元数据进行规范；“15.2电子会计档案管理信息系统功能”中要求电子会计档案管理信息系统功能应符合附录E的规定，在附录E中主要包括规范性文件《电子会计档案管理信息系统功能需求》，覆盖电子会计资料、电子会计文件、电子会计档案的收集、整理、存储、保管、统计与报表、利用、系统管理等系统功能要求，总体上与《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021）保持一致，采取这种方式既节省了《规范》的篇幅又避免内容重复，有助于加深标准内在联系，增强与相关标准在结构和内容上的一致性、协调性、通用性，便于不同标准之间的沟通、融合，有利于形成统一标准体系。

二、《规范》主要内容与特色

《规范》作为电子会计资料和电子会计档案管理的标准，其明确规定电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作流程、环节、要求，在保障电子会计资料和电子会计档案管理过程控制、质量管理方面，发挥良好作用。从主要内容和结构上看，数据治理理念和数据生命周期思想贯穿《规范》始终，使得《规范》在理论指导和实践应用等方面起到显著效果。《规范》主要内容如表1。

（一）数据治理理念为《规范》制定和实施提供现实指导

与传统档案管理、档案数据管理不同，电子会计档案数据治理更加强调参与治理主体多元化、治理客体复杂化、治理工具综合化、治理过程协调化，通过建立健全电子会计档案数据治理体制和有效运行机制，保障和维护电子会计档案数据“四性”，为贯穿数据生命周期的全过程、全域治理提供保障，充分实现电子会计档案数据价值和作用。在《规范》“4管理原则和要求”中明确规定，电子会计档案管理工作主体包括会计人员、档案人员、相关业务人员等，要求确定这些人员的岗位职责并进行绩效考评，同时规定了单位会计机构、单位档案管理机构、单位信息技术机构等相关机构的责任和权利，这些人员和机构复杂多样，如何有效协调他们在电子会计资料、电子会计档案管理中的角色、职责、权限，并在相关方之间做好利益和诉求平衡，显得尤为重要。在网络环境中，电子会计档案治理客体呈现复杂化趋势，要针对不同种类的电子会计档案数据资源及其载体采取有效的质量管控措施，在电子会计档案数据全生命周期中做好应对复杂化治理客体的各种准备和实际措施，提升有效性。治理工具综合化主要体现在电子会计资料与电子会计档案管理中，综合运用各种治理工具，如促进会计核算系统、业务系统与电子会计档案管理信息系统的有效衔接，加强电子会计档案数据中内容数据、元数据等数据治理工具和手段的综合运用。治理过程协调化主要体现在业务系统、会计核算系统、电子会计档案系统内部和系统之间的数据管理与控制环节中，需要协调好多方权利和职责，并将整个过程进行持续记录。可见，数据治理理念为《规范》制定和实施提供指导，便于电子会计档案管理工作依规展开、按章操作，增强电子会计档案管理工作科学性和有效性。

数据治理理念贯穿《规范》始终，也落实在电子会计档案管理工作整体过程中，这种数据治理理念主要有4个思维特点，即战略思维、风险思维、过程思维、系统思维。战略思维是一种前瞻性、整体性、基本性思维，在《规范》中战略思维体现得很突出，基于整体业务系统信息、电子会计资料、电子会计档案管理流程，在各电子会计单位、相关部门内部及之间进行规范，保障电子会计档案数据质量，有利于实现组织机构制定的电子会计档案管理战略目标。风险思维是基于电子会计档案管理内外部环境与相关方的要求和期望，充分分析有关风险和机遇，规避风险、利用机遇，如在“4.6”中规定，单位应加强电子会计档案的安全保密管理，涉密电子会计资料和电子会计档案管理按照国家有关规定执行，这些措施要求单位在开展电子会计档案管理工作时确保安全，降低风险、满足电子会计档案数据资源安全管控要求。过程思维是电子会计档案管理活动内在要求，通过设置和规范电子会计资料、电子会计档案管理流程和一般要求，使得電子会计档案管理流程更能够实现组织的目标。系统思维要求在《规范》制定与实施过程中，充分考虑与电子会计资料、电子会计档案管理密切相关的各种因素和制约条件，协调好要素与整体之间的关系，达到系统整体最佳。数据治理理念及其所体现出的特点，便于电子会计档案管理工作依规开展，充分协调人员、组织、技术、管理等相关要素，聚焦于电子会计档案品质管理、安全治理、有效利用等目标的实现。

（二）数据生命周期理论为本标准提供有力支撑

数据生命周期理论认为数据从生成、捕获、组织、利用、销毁是一个完整的过程，在单位业务系统、会计核算系统、电子会计档案系统等系统中，产生、管理、利用的电子信息、电子会计资料、电子会计档案数据资源，是一个围绕数据生命周期而持续展开的完整过程。电子会计档案管理是数字生命周期运动中的重要阶段，是数据能够实现连续性运动的重要保证，这一完整过程覆盖电子会计资料、电子会计档案运动的数据全生命周期，保障全生命周期中电子会计资料和电子会计档案的真实性、完整性、可用性、安全性等相关属性得以保持和延续，从而为电子会计资料和电子会计档案数据价值实现和作用发挥打下坚实基础。《规范》所包含的电子会计资料和电子会计档案管理标准，是以数据生命周期运动中所依托的设备、设施、系统、网络等构成的信息系统环境而展开，对电子会计业务机构、电子会计核算机构、电子会计档案管理机构等开展电子会计资料和电子会计档案管理工作进行规范，能够保障和实现覆盖数据全生命周期的电子会计档案资源数量丰富、质量优良。围绕各类业务系统、电子会计核算系统、电子会计档案管理系统的规划、分析、设计、实施、运维等环节，规范电子会计档案管理工作，可以提高电子会计档案管理系统运行的科学性和有效性，达到覆盖全生命周期的数据管理和质量控制目标，实现电子会计档案数据资源全程管护、有效利用。

为规范电子会计档案管理工作，保障数据生命周期中电子会计档案管理质量和管理效益，《规范》主体内容和结构遵循数据生命周期运动的总体性和阶段性。电子信息在业务系统中生成，符合捕获要求的电子信息被电子会计资料系统、电子会计核算系统捕获，并转化成为具有内容、背景、结构和相关元数据的电子会计资料，再经过归档、移交、接收环节将电子会计资料转化成为具有长久保存价值的电子会计档案。可以看出，覆盖一般电子信息、电子会计资料、电子会计档案的数据全生命周期，是前后相继、彼此关联的活动和过程构成的管理流程复合体，通过定义“接口”、规范“接口”间关系、设置科学合理的电子会计档案管理规范，让标准在理论支持和实践应用方面成为有机统一整体，满足数据全生命周期电子会计资料、电子会计档案数据资源管控的现实需要。《规范》能够有效规制电子会计档案管理工作，保障电子会计档案资源安全管理、长久保存、有效利用，同时，数据生命周期理论为《规范》的实施和应用提供了有力支撑。

三、《规范》的相关思考和改进建议

（一）部分核心术语和定义有待完善

本标准主体内容较简洁，包括16个章节、6个附录、1个参考文献。在《规范》“3术语和定义”中，部分核心术语和定义不准确，如“3.1电子会计资料elec？ tronic accounting document”中，定义为单位在进行会计核算过程中通过计算机等电子设备形成、传输、存储的记录和反映单位经济业务事项的电子形式的各种会计信息记录，对比《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014）中“2.1电子文件eletronic document”定义、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）中“3.1电子文件eletronic document”定义，本标准“3.1”中定义与DA/T 58-2014、GB/T 18894-2016中“电子文件”定义中的属概念（“记录”或者“信息记录”）保持一致，只是前者外延相对缩小，因此将“3.1”术语表述为“电子会计资料”不妥，应为“电子会计文件”，这样可以使得标准中的术语电子会计文件、电子会计档案等保持逻辑上的一致，避免出现误解。又如“3.2电子会计档案electronic accounting ar？ chive”中，将“电子会计档案”译为“electronic account？ ing archive”，而不是与DA/T 58-2014、GB/T 18894-2016中的“electronic records”或者“electronic re？ cord”一致，应译为“electronic records”或者“electron？ ic record”更易理解和接受，可以表明电子会计档案是具有凭证查考保存价值并归档保存的电子文件及其相关信息记录集合体；另外，在本条定义中将属概念界定为“电子会计资料”不准确，一般认为电子会计档案来源于电子会计文件，而不是电子会计资料，“文件”与“资料”存在着明显区别、不能混用。

（二）部分相关条款中缺少参照、引用标准的内容和表述

作为与《电子档案单套管理一般要求》（DA/T 92- 2022）、《电子档案移交接收操作规程》（DA/T 93-2022）等同时发布和实施的标准，本《规范》应在内容和逻辑安排上与相关标准保持一致，提升以本标准为核心的标准体系的整体功能，更大限度发挥标准体系整体效益。在《规范》相关条款中，没有参照、引用这些标准的内容和表述，可能导致标准在实施和应用过程中出现少数“盲区”。虽然本标准是只针對电子会计资料、电子会计档案管理所制定的规范，但电子会计档案管理会直接影响到电子会计档案数据资源整体规模和质量，如数量、质量、安全、效益等，应形成体现数据时代特色、以档案数据生命周期为主线的档案信息化、档案数字化、档案数据化等系列标准体系，既保障单一标准的针对性又实现多标准内在关联和融合，最终实现电子会计档案资源丰富、品质优良、有效利用。

总而言之，《规范》作为我国档案行业规范电子会计档案管理的标准，能够不断规范单位电子会计资料与电子会计档案管理工作，提高电子会计档案资源管理质量和效益，更好实现电子会计档案资源质优量丰、安全管理、长期保存的目标，更好发挥电子会计档案管理工作的重要作用。

参考文献

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作者单位：郑州大学信息管理学院