智慧档案馆建设研究：实践内容、行动策略、发展空间

周文泓 田国庆 熊小芳 蒋富芝

摘要：对智慧档案馆建设的研究旨在明确其实践内容、行动策略和发展空间。通过案例分析法，从智慧档案馆的整体构建和人工智能嵌入档案馆工作兩条主线对全球范围内公开的相关实践予以调查、梳理和分析，归纳出智慧档案馆建设进展。智慧档案馆建设的行动策略显示为重点项目牵引的行动模式、多元主体联动的行动机制、多样档案活动连接的行动对象、复杂智慧体系融入的行动保障。由此提出智慧档案馆建设应当强化智慧档案馆整体探索、优化多主体协同、提升面向多元档案活动的智慧化升级力度、深挖智慧内核完备实践保障。

关键词：智慧档案馆 数字档案馆 档案管理 人工智能

Abstract： The research on the construction of the wisdom archives aims to clarify its practical con？ tent，actionstrategyanddevelopmentspace. Through case analysis， this paper investigates， sorts out and analyzes the relevant practical information publicly available worldwide from the two main lines of the overall construction of the wisdom archives and the embedding of artificial intelligence into the ar？ chive， and summarizes the progress of the construc？ tion of the global wisdom archives. The action strate？ gy for the construction of wisdom archives is summa？ rized， that is， the action mode driven by key projects， the action mechanism linked by multiple subjects， the action objects connected by various archival activ？ ities， and the action guarantee integrated by complex intelligence system. Therefore， it is suggested that the construction of wisdom archives should strength？ en the overall exploration of wisdom archives， opti？ mize the multi-subject collaboration， enhance the in？ telligence upgrading for multi-archival activities， and dig deep into the complete practical guarantee of wis？ dom kernel.

Keywords： Wisdom archives； Digital archives； Ar？ chives management； AI

一、引言

随着数字转型的深入，智慧化正凸显为全球各领域的发展方向，智慧社会的建设进入多维进程中，智慧档案馆同样涉及其中。

在实践层面，各个国家和地区围绕档案馆智慧化转型的主题展开了一系列相关实践，主要聚焦于两个方面：一是探索前沿技术与档案智慧化管理的融合；二是面向档案馆整体设定的智慧化方案，如韩国国家档案馆引入基于人工智能的字符识别技术作为智慧化服务之一。[1]然而，智慧档案馆的实践探索尚有较大空间，从理论界定到行动方案均待系统扩充乃至设计。在理论层面，目前有关智慧档案馆的研究主要是三个方面。一是建设智慧档案馆的必要性。这一方面涉及社会的智慧化发展导向、技术发展及档案馆自身发展的需要等[2-3]。二是智慧档案馆的初步界定。智慧档案馆被视为是以多元档案信息资源为基础[4]，贯彻以人为本理念[5]，借助新一代信息技术，实现档案资源的智慧化整合、共享、利用[6-7]。三是智慧档案馆的建设路径。这一方面是从整体、建设主体、资源和技术层面全方位构思，并强调了文化价值体系[8]与安全体系[9]的构建[10]。现有成果可为智慧档案馆“是什么”以及“如何建设”提供一定方向，但尚待更具体的界定与实现路径设计。

综上，本文对全球范围内公开的相关实践信息予以调查、梳理、分析，明确实践现状及其呈现出的经验与不足，由此展望智慧档案馆的建设路径。

二、全球智慧档案馆建设进展

笔者收集了84个线上公开信息的智慧档案馆建设案例，覆盖中国、澳大利亚、英国等11个国家和地区，主要体现为以下两种形态。

（一）智慧档案馆的整体构建

在84个案例中，有49个具有相对明确的智慧档案馆提法，其中44个源自我国，主要显示为三类实践形态。

1.实体档案馆智能化。实体档案馆智能化依托监管网络化、设备智联化、业务数据化、信息感知化等目标导向，利用云计算、互联网、物联网、大数据等新一代信息技术，提升档案馆日常工作的智能化程度，为档案馆工作提供决策支持，主要以库房管理融入智能技术为基础。例如，云南省档案馆利用恒湿净化一体机，可实时显示档案库房温湿度及环境质量数据并智能调节湿度和净化，从而实现档案库房空气质量的智能管理。[11]

2.数字档案馆升级优化。依托数字档案馆，智慧档案馆的建设进一步强调对档案作为信息资源的全要素尤其是内容管理，凸显人工智能技术与工具对数字档案馆的升级优化。例如，浙江省档案馆与阿里云计算有限公司签订智慧档案研究合作框架协议，攻克档案开放鉴定、档案数据治理、档案深度利用等难题，其目标是利用AI驱动档案管理内核，实现海量档案资源的开放共享和档

案工作的智能化。[12]

3.智慧档案馆愿景布局。部分档案馆将智慧档案馆建设视作长远的行动进程，因而强调明确的界定和整体规划。例如，挪威國家档案馆正在努力寻找更优的智慧解决方案。该方案专注于数据共享、跨学科合作，以智慧化为目标规划行动重点与内容，涉及共享档案数据和使用档案的新方法、建立档案区联合服务——实现数字档案长期保存、数字化后模拟档案自动化整理、使用机器学习转录手写模拟档案、测试机器学习以识别档案中的敏感信息、云服务以及元数据语义描述的信息模型建立等。[13]

（二）人工智能嵌入档案馆工作

对更多的档案馆而言，依据目前的工作重点需求，将人工智能规划于相应的工作中是更可行的实践策略，这同样有助于智慧档案馆的建设。

1.档案转录的智能化。档案的数字化工作是诸多档案馆建设数字档案资源的基础工作，其中人工智能的应用颇受欢迎，尤其是在数字转换的活动中。在手稿与印刷文本方面，应用人工智能可解放劳动力，提升数字转换的效率及质量。例如，因斯布鲁克大学主导的Tran？ skribus项目，该项目致力于开发基于人工神经网络的文本识别技术，并设计了Transkribus平台用于对各种历史文本自动识别，增强文化遗产记录的可访问性。[14]在照片、视频等非文本信息方面，人工智能可以对照片、视频进行人物等要素追踪、识别和语音转录，方便实时建档，以及进行口述档案实时转写、音视频档案数据化。

2.档案分类整理的智能化。一是通过计算机视觉对档案进行分类整理。智能分类上主要是利用OCR识别技术，通过确定分类术语的方法促进分类质量的提升。自动分类程序可以训练自己来定义每个类别的术语，并结合人工对术语的定义，通过不断地测试，对分类术语进行调整，使其更精细化。确定分类术语后，就可自动识别，实现系统上传的电子文档的自动分类。例如，澳大利亚新南威尔士档案馆应用光学字符识别技术和TRIM软件对31，000个文件夹中包含的400，000多个电子文档进行自动分类，帮助政府快速有效地识别、分类和迁移大量文件。[15]二是通过机器学习算法对档案进行分类整理。主要是利用机器学习算法对非结构化数据进行分类，其中包含建立语料库，从语料库中分类提取数据以及建立模型编制数据等工作，通过将模型与未标记的新数据关联来确定应该给新数据赋何标签。例如，澳大利亚新南威尔士州档案馆研究的“机器学习与文件管理”项目，就是从内部和外部试点两方面研究了机器学习算法在改进数字记录分类和处理方面的作用。[16]

3.档案鉴定的智能化。人工智能间接或直接地参与鉴定工作，取得了一定的实践成果。利用机器学习、卷积神经网络算法等人工智能技术，通过研发档案智能鉴定工具或搭建AI智能开放鉴定平台，可辅助档案鉴定工作，实现对档案保管期限鉴定、档案页面公开级别鉴定等的全自动鉴定与校核处理。例如，北京市丰台区市场监督管理局采用档案图像识别和内容识别等人工智能技术，结合专家系统的应用，研发了档案的页面公开级别智能鉴定工具。[17]

4.档案保管的智能化。将人工智能技术应用在档案保管环节，同样可实现从实体至内容的保护。在档案维护方面，借助人工智能自动、可持续实现质量监控。例如，韩国档案馆利用人工智能检验管理系统，监测对损坏的数字文件的自动检查是否正常，把图像处理技术用于自动检测数字档案中，如“签名”等要素的数量是否达标。[18]在修复方面，人工智能与大数据结合，可推进数字修复。当前，利用人工智能技术和软件工具，可以对黑白影像档案进行修复，如中央档案馆在中华人民共和国成立70周年之际利用人工智能技术修复了迄今关于开国大典时间最长、内容最完整的彩色录像档案。[19]

5.档案检索的智能化。一是提升用户检索体验。一方面，通过自然语言处理、智能代理检索技术、专家系统、智能机器人等提供个性化检索系统。例如，光典信息发展有限公司开发了档案智慧检索平台，通过集成当前先进的分词NLP技术、OCR文本识别技术等，初步探索智能挖掘、智能归类、智能检索、智能学习的档案利用模式，建立档案数据检索模型，对档案信息资源进行深层次的挖掘利用，大幅提高查全率和查准率。[20]另一方面，利用人工智能识别实现图像特征的提取，解决对图片和音视频档案的检索难题。例如，浙江省档案馆引进音视频识别和AI技术，已实现重大活动实时建档、口述档案实时转写、新闻会议音视频实时字幕辅助。[21]二是档案内容挖掘。例如，对已被转录的档案文本或图像要素进行标记处理、形成人工智能的培训材料后，利用计算机视觉等自动捕获、识别文本中各种文本标记，创建专题数据集，辅助数据分析。

三、智慧档案馆建设的行动策略解析

经实践梳理与分析显示，智慧档案馆已在探索进程中，并呈现出一定可深入扩充的行动要点。

（一）重点项目牵引的行动模式

由于智慧档案馆是什么、如何建、如何实现等均极具复杂性，难以一蹴而就，因此，实践体现为以重点项目牵引的建设模式。

一方面，以项目为单位的行动方法。相较于系统的档案馆分阶段建设方法，目前的实践更偏重于对照档案工作的不同方面、不同环节选定智慧化升级的作用点，以此展开具体行动，为后续由点及面的智慧档案馆建设展开认知、方法、方案、资源配置等维度的探索。例如，库房管理的智能化往往是赋能档案馆智慧化特性的基本行动。另一方面，以项目为单位的行动应有策略。换言之，智慧档案馆的建设以项目为单位依旧要明确选定怎样的主题、如何开展等，这需要以整体的档案馆建设为目标展开策略设计。例如，数字化项目是智慧档案馆建设的内容资源基础，故各类人工智能的应用探索用于数字化项目中的扫描、转录、标注等环节；鉴定、分类等是档案工作的基础与难点环节，因而成为部分实践的主要内容。

（二）多元主体联动的行动机制

一方面，档案馆立足记忆机构系统内的联动合作。智慧档案馆建设本身极具专业性，涉及管理、技术、文化等多方面的创意构建与系统的实践方案设计。因而，在专业框架下，档案馆连同其他图书馆、博物馆等记忆机构的联合协作是有效策略。例如，历史地图档案的深度挖掘对专业人员及技术要求较显著，英国国家档案馆与美国波特兰Osher地图图书馆之间为实现方法、技术、资源共享，合作完成项目AI for Digilab，共同探索人工智能在历史地图中的色素识别作用。[22]另一方面，档案馆联合社会各方力量的跨界协同。主要表现为在档案馆主导智慧档案馆建设的前提下社会第三方提供相关资源：专业力量方面，由大学、研究所等机构辅助档案馆推进智慧化进程，如英国国家档案馆与奥尔登堡大学和伦敦帝国理工学院生物工程系合作探索了人工智能技术在识别和追踪档案中特定信息的作用[23]；资金方面，如芬兰国家档案馆等受到了公益基金会的资助[24]；技术方面，第三方技术公司如科大讯飞技术有限公司为国家档案局[25]等提供技术服务。

（三）多样档案活动连接的行动对象

智慧化的探索对象在整体上呈现出多样化的趋势，并不孤立限定于某一项档案活动。一是前文所梳理出的实体档案馆智能化、数字档案馆转型升级、智慧档案馆愿景布局三类行动内容在实践中相互交叉融合于部分档案馆的实践中。二是从更微观的角度来看，实践往往并不局限于某一项档案活动。例如，数字转换活动中对人工智能的应用，包括转录、标注在内的活动也涉及档案的开发利用环节。三是档案信息对象的多元化及潜在的智慧化管理的可能性，由此可孵化出同样具有多重可能性的档案活动，展开智慧化探索。手稿、印刷文本、音视频所带来的数字转换的智能化需求、原生数字信息智能鉴定、分类的可能、网络档案的数据挖掘要求等，均为档案馆呈现出智慧化探索的空间。

（四）复杂智慧体系融入的行动保障

一方面，前沿技术的组合应用为工具保障。根据不同数据来源的特点、应用任务与场景，一般需要多种技术的组合才能完成项目任务。特别是人工智能技术在档案管理环节的应用，通常基于机器学习技术，与各类数字图像处理技术进行组合，实现档案数字化；再通过与数据挖掘技术结合实现数据的分析，或与可视化技术组合呈现利用成果，达到智慧化档案管理的目的。如科大讯飞股份有限公司与浙江省档案馆合作的科大讯飞档案机，是基于深度神经网络模型的端到端文字识别技术和图像识别技术组合的项目成果。[26]另一方面，智慧导向下创新理念的全程贯通，辅助了各类实践的设计与实施，各类档案创意管理、产品与服务层出不穷。如欧洲时光机[27]、Transkribus[28]等平台和科大讯飞档案机等科技产品通过与人工智能等前沿技术和基础设施结合，提供人工智能驱动的文本识别等服务与合作，创新了人文研究的方法，提高了档案的元数据质量和数量，并在此基础上又衍生出如智能文化旅游的虚拟游戏、虚拟展览等各类产品与服务，极大地丰富了创新成果。人工智能技术帮助欧洲时光机项目开发历史档案的大数据、创建一个巨大的分布式数字信息系统，推动了文化遗产的数字化速度与质量的提高，其中的“Saint George on a Bike”[29]子项目即可体现这一点：通过构建人工智能系统生成自动图像字幕，实现自动描述和分类文化遗产图像。

四、全球智慧档案馆建设空间展望

随着智慧档案馆实践的深化，全球愈加显示出对智慧档案馆建设的关注与重视，各国实践也显示出诸多要点，但还有待形成完备的行动体系，实现系统的建设成效。这样的实践情况同样体现于我国，即在行动内容、方法、成效上初具规模，但依然有诸多待完善之处，其建设空间体现在如下几个方面。

（一）强化智慧档案馆整体探索

面对当前以项目为单位的局部探索为主的实践现状，智慧档案馆从整体探索入手同样必要，以确保建设目标、过程、方法、成效的一致性。

一是由认知层面厘清智慧档案馆的界定与内涵。智慧档案馆建设并非只是数字档案馆配套加智能的技术，而是要重构关于档案馆的定位、功能、运行模式等，更要同人类世界发展的趋势如智慧社会建设等相对接。其中，智慧特质在档案馆当中如何体现尤其需要得到界定。

二是由方法层面明晰智慧档案馆的内容组成。即智慧档案馆在所界定的定位与功能之下应有哪些具体要素、每个要素有哪些具体内容与特征、要素之间是怎样的关系、共同组成怎样的整体框架等问题需要得到有效探讨。对照界定，档案资源的形态、档案资源建设与开发、运行机制等都应对标智慧所要求的数据文化、治理思维、开放需求、复杂系统、创新等。

三是由实现层面明确智慧档案馆如何建设。一方面，智慧档案馆立足不同的社会情境和档案管理基础，应有怎样的发展阶段、如何界定具体阶段、每个阶段的特质与建设内容、每个阶段的评估要求等需要得到进一步确认。另一方面，智慧档案馆如何建设，应有的制度、组织架构、技术、文化等保障应是怎样，建设路径为何等，则需要依照档案馆建设、智慧社会建设的方法论设计。

（二）优化多主体协同

面向智慧档案馆建设，多主体协同存有广阔的优化空间。

一是将立足于记忆机构的合作推进向智慧档案馆的联盟协作。目前记忆机构协同内的合作主要是共性驱动，系统度不足。通过建立联盟，可着眼于多个方面形成体系化的合作，如为智慧档案馆建设提供示范框架、确定建设资源与方法共享方式、建立合作交流的渠道与平台、构建跨地区跨性质的可持续合作机制等。

二是在产学研用的框架下展开跨领域协作。在当前已初现跨领域的多类型的主体合作基础上，要展开更完整的合作。产学研用是全球倡导理论与实践深度融合互动的顶层战略，可为此提供合作思路。智慧档案馆作为兼具理论与实践创新的前沿议题，可在产学研用的框架下由档案馆同学术机构、其他领域专家与团体、企业等建立相互联动的体系。

（三）提升面向多元档案活动的智慧化升级力度

在整体建设的思路下，智慧档案馆需要着力于更多元的档案活动，提升智慧化升级的规模。

一是在联动的理念之下，由已有的局部的档案活动拓展为档案活动群。一方面，从规模角度擴充现有实践，有策略地拓展智慧化升级的档案活动。例如，部分实践可从数字转换扩展向开发利用，如检索工具的升级、编研的数据化与知识化。另一方面，基于前文的协同机制，将不同实践予以相互参照，在明确各档案馆相互差异的基础上探讨共享已有的经验、方法、工具及其适应性迁移。

二是智慧档案馆所面向的建设活动应同智慧社会的建设活动相连接并相应扩充。一方面，智慧档案馆建设要考虑如何将专业的档案活动实现同智慧社会的情景、方法、数据、渠道、技术、语义、法律等层面的对接，相应扩充档案活动的内容与创新空间。另一方面，智慧档案馆面向智慧社会如何对接融入也是重要的建设活动，需求分析、战略推进、标准对接、接口开发、平台嵌入等各类活动均有涉及的需要。

（四）深挖智慧内核完备实践保障

智慧档案馆的建设重点是建构智慧特质，因而实践要深挖智慧内核，积极应用智慧以及智慧社会建设的认知要义、方法论、工具等，为具体行动配置保障。

一是顺应智慧导向积极应用与发展各类技术。这需要对前沿技术、核心技术、基础技术等应有把握并及时跟进发展动态，明确技术的应用要点、应用空间、应用条件、技术之间的相互关系，在整体的思维下对照档案活动需求理解与使用技术。比如，澳大利亚新南威尔士使用自动分类对非托管记录进行分类，研究人员发现OCR组件是流程中最耗时的组件，并且自动分类系统只有对用例的术语有很好的实现和定义的情况下才能进行准确的分类。[30]

二是加强关于智慧的哲学与文化内涵的学习与研究，区别智慧与智能，从整体世界、人类世界、文化传承等角度深入理解智慧应有的表现与特质，并做好面向档案馆的迁移。例如，人工智能技术也有不同的构建与运作逻辑，选择哪些更适用的技术不仅要考察技术本身，同样要明确所建设智慧档案馆应有的社会与文化本质，才能确定更具匹配度的技术。再如，智慧档案馆的社会本质就在于相互开放与连接，那档案馆以社会需求为依据的连通机制的设计就需作为前提逻辑。

本文从行动模式、行动机制、行动对象、行动保障等方面明确全球范围内智慧档案馆的实践进展，展望涉及顶层设计、主体协同、多元档案活动及智慧内核等方面的行动优化方向，以期立足理论与实践的互动研究形成更为科学的行动体系。同时，本文主要基于实践展开分析，智慧档案馆从概念界定、认知基础、方法设计、实现保障等多方面，均呈现出有待深入探索的研究空间。

注释及参考文献：

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作者单位：1.中国人民大学信息资源管理学院2.四川大学公共管理学院