英语应用文写作之通知

刘继华

本栏目特约主持：赵 伐（浙江外国语学院，教授）

【写作任务】

为庆祝建校120周年，你校将举办学生校园摄影（photography）作品展。假如你是学生会主席李华，请用英语写一则书面通知，内容包括：（1）摄影作品要求；（2）截止日期；（3）投稿方式。

注意：（1）词数80左右；（2）可以适当增加细节，以使行文连贯。

【学生原文】

Fellow students（1），

A campus photography work（2） exhibition is scheduled to take place next month to celebrate our schools 120th birthday. Whoever interested（3） in photography（4） is welcomed（5） to get involved in it（6）.

Aimed（7） at capturing our campuss beauty， you are supposed to take photos（8） centered on our school（9） including the playground， the classroom（10） and the like. Please note that the deadline is April 30th. And（11） you are obliged to（12） send your photos to our Student Unions e-mail（13）.

Your involvement（14） will be highly appreciated！（15）

【刘教授批改】

（1）“students”首字母应大写。英文的通知、书信等抬头的写法，交际对象的首字母都应大写。另外，“dear”或“my”之类的词不能少，这是惯例。改为“Dear Fellow Students”。

（2）“work”多余，建议删去。

（3）“Whoever”引导从句，从句中只有形容词“interested”，语法错误。改为“Whoever is interested”。

（4）“photography”意为“摄影”。此为校园摄影作品展通知，光是对“摄影”感兴趣可能不够，准确的说法应是对这个摄影作品展感兴趣的人。上文已提到“a campus photography exhibition”，因此此处只要用“it”替代就可以了。

（5）“welcome”一词可作动词、形容词、名词和语气词，此处“welcomed”是动词“welcome”的过去分词，表示具体的欢迎的行为动作，不妥。“be welcomed”的意思是“受到了欢迎”，如“They were （warmly） welcomed by the villagers”。此处应用形容词“welcome”，表示性质。汉语中表示态度的“欢迎……”，英语往往用形容词的“welcome”，如“You are welcome to use my dictionaries”。改为“welcome”。

（6）“get involved in it”不好，没有说清楚究竟是什么事。应用文——其实所有的语言都一样——除了特意模糊的地方之外，忌讳不说清楚。另，“get involved”除了“专心、忙于”的意义之外，常用于不太好的事情（“涉入”“卷入”等）。应改为“take part in it”。

（7）“Aimed”是过去分词，其隐含主语是主句中的“you”，因此，此处意义上成了“you are aimed at...”（你被拿来瞄准了……），而实际上你想说的是“这次摄影展旨在……”或“你们的摄影作品目标是……”。凡是使用分词短语等，都必须考虑隐含的主语与显性主语的一致问题。此句也许可以改为“Your photos should capture our campuss beauty and they should center on...”。

（8）“take photos”是“拍照”，是动作。其实这里要讲的是照片以什么为中心，因此应淡化动作。修改建议见上注。

（9）“school”是很自然的事，本来就是校园摄影展嘛。既然如此，以学校为中心差不多就是废话了。另，“school”不等于“the playground， the classroom...”。如果改為“different places/locations of the school including the playground...”就好多了。这里涉及的是词汇的意义问题。

（10）“the playground”和“the classroom”均用了单数。操场，一般学校只有一个，用单数还是合理的。教室如果只有一个就不好理解了，改为“the classrooms”就好了。

（11）一般的并列，句首不用“and”。句首用“and”的，往往有特殊的意义，如表示递进、转折、出其不意等。此处宜删去“And”。

（12）“you are obliged to”意思是“你被迫……”，不妥。“be obliged to...”常用的意思有两个：一是被迫（出于义务、法律责任等）；二是表示感谢。这里这么用就错了。虽然比赛有要求和规定，可能都是参赛人必须做到的，但语言上不可如此生硬，令人不适。即使是要求人人都做到的，也可以用“you are to”“you shall”嘛。

（13）“send your photos to our Student Unions e-mail”意义传达没有问题，大家都能看懂，只是语言表达上不够地道。如果用“send your photos via e-mail to the Student Union”或“e-mail your photos to the Student Union”就好得多了。最好加上邮箱地址，并说明是否以附件形式发送等。当然，这个对于你这样一篇作文来讲，可能是难了一些。

（14）“your involvement”不如“your participation”。“involvement”意义不清也不妥。参见注（6）。

（15）文章最后需要落款，如“Student Union”，否则交际对象不清楚这通知来自何处。如果是文章中（如开头）有组织者的介绍或说明，那没有落款，人家也还能清楚一些，但你开头用的是一个“a... exhibition is scheduled to take place”，根本没有提到组织方。

【刘教授总结】

此篇词数82，符合要求。但，词数究竟多少合适，主要看要求和信息传达情况：一、要求为80词左右，不得超过100词，那就不能超过100词；二，应用文以简洁为上，如果信息已经完整清楚，词数以少为宜（但要求不得少于60词），否则可在允许的范围内多写一些，使信息完整清楚。这篇作文，我感觉作品要求方面只讲了主题，似不够，如是真实的通知，似乎应该还有其他方面的要求，如作品数量限制、像素要求、文件大小、作者简介与联系方式等（当然，如像素要求等，如果词汇等语言积累不足以表达，则可避开不谈）。

总体而言，从应用文的交际结果来看，这篇作文介绍了展览内容、目的、作品要求、截止日期和投稿方式，主要要点基本清楚，交际对象应该能够按照通知内容去做事情，因此文章基本完成了写作任务。

从这篇文章来看，你在应用文写作中需要特别注意的有三个方面：

1.词汇意义。词汇意义不清导致交际效果不佳，可能是你这篇作文中比较突出的一个问题，主要体现在“involve”[参见注（6）（14）]、“school”[参见注（9）]、“oblige”[参见注（12）]等词的使用上。词汇的意义，指的是词汇真正的意义，不是中文翻译过来的那个词。词汇真正的意义是要看它的英文释义的。另外，词汇的词性及用法也需要注意，如“welcome”的用法[参见注（5）]。其实，词汇的用法与词汇的意义也是紧密联系在一起的。也就是说，有什么样的意义，才会有什么样的用法；用法变了，它的意义也会跟着变。

2.句法结构。你这篇作文最明显的两个句法结构错误是从句结构不完整[参见注（3）]和非谓语动词隐含主语与主句显性主语不一致[参见注（7）]。尤其是非谓语动词隐含主语与主句显性主语一致的问题，须时时加以注意。每次写下一个非谓语动词，都应该问自己一句：“它的主语是什么？”顺带说一句，现在的高中英语作文，很多人喜欢用非谓语动词开始句子，其实非谓语动词开始的句子很多情况下并不是好句子。真实的交际中，这种句子非常少見（因为，除特殊情况外，这种句子非常生硬）。你不妨找一些native speakers写的应用文（如Rosalie Maggio所著How to Say It： Choice Words， Phrases， Sentences， and Paragraphs for Every Situation）看一看，就明白了。

3.次重点。写作任务中说清了主要内容，作文中除了主要内容之外，还要将次重点（与主要内容密切相关、使交际对象能够按你的要求去做事情而不出差错的信息）交代清楚。在这篇作文中，交稿的邮箱地址就是一个非常重要的次重点。试想，缺了这个次重点，交际对象如何顺利交稿呢？写应用文，一定不能仅仅将它当作一篇“作文”来写，一定要设想这是一次真实的交际，有真实的交际对象，有真实的事情要做。那么，就要考虑去做真实的事情，如何才能顺利做好。这样，“作文”才能写好。是不是？