浅谈干部人事档案的转移衔接工作

□陶惠文

（作者单位：周口市疾病预防控制中心。）

董必武用“古为今用，功同史册”来形容档案管理的重要性，对于个人而言，人事档案是个人履历的表现，具有较强的时间线性，真实记录了一个人的工作经历和成长过程，通常不可随意更改变动，任何细小疏漏，都会造成不必要的麻烦，甚至可能影响干部的工资待遇、考评任免等重大事项。人事档案是个人成长经历的真实记录，为用人单位提供详实的参考信息，是每个人工作生活中的“必需品”。随着我国干部人事档案工作体制机制的不断健全，对档案管理工作也提出了新的要求、新的纪律和新的方法。人事档案的管理工作不仅仅是将其保存在文件柜中，而是要在档案的调阅、移交、接收、归档甚至数字化过程中，对其进行详尽审核、查漏补缺、修正错误。由此看来，人事档案的转移和衔接，不仅是日常管理的重点和难点，也是提升档案质量和管理水平的良机。

一、人事档案衔接的重要性和常见问题

随着一个人的生活、学习、劳动等社会行为，其社会身份不断发生变化，人事档案的增量也是显而易见的。同样，随着社会构成和经济制度的不断转变，也可能会出现大量的“无用”档案，甚至一些信息化程度不高的档案会出现伪造、涂改、撤换等违法行为。据不完全统计，近年来发生的劳务纠纷诉讼案件中，有关人事档案的纠纷比例正逐年增加。在这种背景下，在人事档案管理过程中，发挥档案管理部门的监督审查作用是极为重要的。

人事档案的转递本质上是一种具有保密性的信息传播过程，体现了档案的动态特点。在这一过程中，档案管理人员必须尊重现实性这一基础和前提，做到整体内容完整齐全、个体材料客观真实，才能为用人单位提供优质可靠的信息服务。进入一个新的单位或部门，必须尽快做好新材料的收集补充，缩短档案生成与员工入职的时间差。档案管理与人事管理相统一，才便于发挥人事档案的作用。

良好的转移与衔接能够有效发挥干部人事档案的资政作用，在人事工作的各个环节都具有无可比拟的重要性，也是合理开发利用人事档案的关键环节。在档案转移衔接过程中，监督审查应贯穿始终，其本质是追溯档案信息来源的可靠性，纠正历史遗留问题，确保人事档案及人事信息的真实性、规范性及完整性，客观上提高档案管理效率，有助于深挖档案信息，增强人力资源管理部门服务质量，进一步保护档案的安全性及完整性。

二、人事档案转移相关法律法规政策解读

中共中央办公厅2018 年11 月印发的《干部人事档案工作条例》中多次强调人事档案转递与接收的重要性，明确规定干部人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”。在档案转递、接收环节，严格按照有关政策和标准，及时做好干部人事档案审核工作，可以有效筛查虚假、错漏的材料内容，精简、删减无用的冗余信息。不仅能进一步提升档案质量，更好地为单位服务，还可以逐步推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化的建设进程，为其他方面的档案管理工作提供一个基本遵循，在集体管理、事业发展、监督执纪甚至社会信用体系中发挥了越来越重要的作用。

与1991 年颁布的《干部档案工作条例》相比，新的《干部人事档案工作条例》突出全面从严这一政治要求，明确了新时代干部人事档案工作定位，新设专章明确档案工作纪律和监督要求。重点收集体现干部忠诚、清廉、担当等方面的材料，增加档案信息化建设和信息资源开发要求，为全面、历史、辩证地评价干部提供更为详实的档案信息。

《干部人事档案工作条例》的颁布实施，对档案管理人员的业务能力也提出了新的要求，不仅要熟知传统的档案转移工作流程，还要在各个环节担负起审核员、监督员的庄严使命。在充分了解党和国家在纪检监察方面的法律法规的同时，还应具备一定的逻辑推理能力，能够通过文字和数据还原一个人的社会经历，在长达数十年的档案时间线中发现纰漏、去伪存真。

三、人事档案移交和监交工作要点

档案移交，不仅是文件材料的移交。在现实工作中，由于交接手续不齐全、交接制度不健全造成档案管理工作长时间脱节的情况比比皆是。监交对档案交接全程起到见证与监督作用，因此，无论是对外进行的档案移交和接收，还是新旧档案管理人员的内部工作交接，都应该安排专人负责监交。监交人通常由分管档案科室的领导班子成员担任，也可邀请档案行政管理部门派人监交。

可见，建设一支优质高效的档案管理团队应该作为单位集体高度重视的一项人才培养计划。不仅要强化责任教育，加强审核监督，还要不断完善相关教育与培训制度。一旦在档案移交过程中发生徇私舞弊的情况，不仅无法修正遗留错误，还有可能出现更为严重的廉政风险问题。

相对其他档案文书，人事档案的转递和接收工作更为复杂和严谨，可能涉及档案、人事、纪检等多个部门以及档案所有人所在业务部门。因此，在正式移交之前就应会同各部门对要移交的档案进行一次全面梳理，分类排序，编制移交文据及表格，撰写移交说明。然后优化交接双方的人员配置，由分管领导牵头，人事和档案管理科室分别派出业务水平较高、政治素养较好的同志具体负责，在提档现场即进行初步审核，对档案中存在的问题当场理清，制订切实可行的解决方案。及时同步数字化档案内容，纸质档案柜和电子档案数据库并行管理，二者互为备份，避免日后推诿扯皮。

四、结语

在实际的档案转移工作中，不但要做好“硬件”的交接工作，即档案实体的交接工作，还应做好档案“软件”的交接工作，即档案业务工作的交接。不仅要彻底完善干部人事档案管理制度，进一步强调干部人事档案专项审核的重要性，还可能涉及数字化建设、安全保密等多项相关工作。尤其是在大数据时代背景下，人档案转递和接收工作较多的依赖信息化平台，打破传统思维和管理手段，形成科学、完善、可持续的新时期档案管理制度。归根结底是要提升档案管理人员的职业素质，确保人事档案在转移衔接过程中不脱节、不乱序，始终保持人的经历与档案内容高度同步。严密把握人事档案的真实性、完整性，严格遵守档案衔接的程序性、合法性，是单位人才体系建设的第一步，也是极其重要的一步，是单位全面高速发展的重要依托。