论全程干预式档案馆“软安全”建设

王蒙

摘  要：档案馆安全，依是否有人工干预，分为“软安全”和“硬安全”。通过对“软安全”和“硬安全”可靠度特性分析。发现在“硬安全”环境相对稳定的情况下，“软安全”是影响档案馆安全的最大变量与风险，是档案馆安全工作的重中之重。南阳市城乡规划建设档案馆在贯彻“三位一体”安全工作原则时，加强了对以“人防”为核心的“软安全”的全程干预，收效良好。

关键词：档案馆;档案安全;软安全;硬安全;人工干预;安全管理

Abstract： Archives security， according to whether there is manual intervention， is divided into 'Soft security' and 'hard security'. By analyzing the reliability characteristics of 'soft security' and 'hard security'， It is found that under the relatively stable environment of 'hard security'， 'soft security' is the biggest variable and risk affecting the security of archives， and it is the top priority of the security work of archives. Nanyang Urban and Rural Planning and Construction Archives， when implementing the 'Trinity' security work principle， strengthened the whole-process intervention in 'soft security' with 'civil air defense' as the core， and achieved good results.

Keywords： Archives; File security; Soft security; Hard security; Manual intervention; Security management

“人防、物防、技防‘三位一体'的安全防范体系” [1]是我国档案馆普遍采用的安防体系，也是档案馆安全工作应当遵循的基本原则。在安全领域，有一种依照是否有人工干预，将安全“分为硬安全与软安全”[2]进行研究的方法。依照这种方法，“硬安全”大致对应着档案安全防范体系中的“物防、技防”，而“软安全”对应着其中的“人防”。学界在档案馆安全研究上，对“三位一体”安全体系进行整体性研究的多，对人防、物防、技防分别进行研究的少，分“软安全”“硬安全”研究的还未见有成果发表。

本文以南阳市城乡规划建设档案馆安全工作实践为例，尝试对档案馆“软安全”进行初步探讨。

1 档案馆“硬安全”“软安全”定义

1.1 档案馆“硬安全”定义。陈健庚“把机械设备、物理环境等生产条件的安全（不需要人现时的参与）称作本质安全[3]”，即“硬安全”。比照这个定义，我们将档案馆“硬安全”定义为：在档案馆安全工作中与自然、物理环境、设备装具相关，不需要人现时的参与的安全称作“硬安全”。

1.2 档案馆“软安全”定义。陈健庚“把需要人现时地采取正确行为的安全称作软安全[4]”。比照这个定义，我们将档案馆“软安全”定义为：在档案馆安全工作中与人相关，需要人现时地采取正确行为的安全称作“软安全”。

2 “软安全”和“硬安全”界分及可靠程度分析

2.1 “软安全”和“硬安全”界分。档案界人防、物防、技防“三位一体”安全防范体系，与“软安全”“硬安全”并不是完全重合或一一对等。但大体上“三位一体”安全防范体系中的“人防”对应“软安全”的范畴，“物防”对应“硬安全”的范畴。只有“技防”比较特殊，从“技防”依赖和使用的设施设备看，它应该属于“硬安全”的范畴;但如果从其发挥安全效能时，往往离不开人的参与，甚至必须有赖于人的参与行为看，它不应该完全归入“硬安全”的范畴。

因此，實际工作中，并不能简单地将“物防”“技防”对应“硬安全”、将“人防”对应“软安全”。而是要以“有无人为参与”为标准，依据安全措施实施时，是否有人为参与进行再划分。安全措施实施时，有人为参与的就是“软安全”，没有人为参与的就是“硬安全”。

2.2 “软安全”和“硬安全”可靠程度特性分析。由于“软安全”和“硬安全”构成成分的特性差异，其各自的可靠程度有所不同。“硬安全”的实现“主要是通过工程技术硬手段，且可靠度高[5]”，而“软安全”往往“需要人现时地采取正确行为（或安全措施）来[6]”实现。“一方面人最具有灵活性和能动性[7]”，使得“软安全”在包括档案馆安全在内的众多具体生活实践中得到广泛应用，另一方面，“人容易受到各种因素的影响，具有不稳定性，使软安全可靠度很低[8]”，成为档案馆安全的大隐患。而“人是否会现时采取正确行为，主要是通过教育管理、法制等软手段来实现[9]”，具有可塑性。

3 档案馆“软安全”可靠性控制的三个要点

档案馆“软安全”的核心是“人防”，即要求我们在档案馆安全工作中“现时地采取正确行为”。[10]而正确行为的形成则需要长期的安全管理教育、安全技能训练以及潜移默化的安全习惯养成。

3.1 安全意识形成。安全意识的形成，是一个长期刺激的积累过程。只有在档案馆工作的全过程、全环节、全方位上，利用一切形式对员工进行安全警示、提醒、提示。使每一位进入档案馆工作岗位的人，在潜意识中，形成安全意识，为日后的正确行为选择奠定基础。

3.2 肌肉记忆获得。人体的肌肉是具有记忆效应的，同一种动作重复多次之后，肌肉就会形成条件反射。人体肌肉获得记忆的速度十分缓慢，但一旦获得，它就不会忘记这种状态。[11]档案安全行为中诸如灭火器使用，消防、消毒设备操作，备份发电机启动，等等，不仅要有操作手册指引，也需要通过反复演练、操练，获得肌肉记忆。以便在面临安全问题时，及时做出正确反应。

3.3 错误的正常反应矫正。所谓错误的正常反应，是指在正常环境或情况下的某些反应和动作，在档案馆却可能是错误或致命的。比如遇火用水、遇湿晒烤这种的常识性行为，在以纸质档案为主的档案馆却是错误的行为。2021年郑州世纪洪水后，郑大一附院晒档案[12]就是一例。这种错误的正常反应必须矫正，而且只有通过矫正，才能保证在遇到安全风险时，做出正确的行为，不至于错上加错，造成更大损失。

4 “软安全”全程干预实践

南阳市城乡规划建设档案馆加强对以“人防”为核心的“软安全”的全程干预，收效良好。

4.1 建立健全安全工作机制。南阳市城乡规划建设档案馆切实加强对档案安全工作的领导，建立了安全工作领导小组，定期研究安全工作，切实保障安全工作经费落实，对影响档案馆安全工作的重大问题第一时间研判解决。例如，高标准配置档案消防、监控等档案安全保护设施设备。严格贯彻落实档案馆档案安全“一把手”的主体负责制，每年与分管领导、各个部门科室的主要负责人签订安全管理工作目标责任书，纳入各部门的年度安全工作发展目标和安全管理责任考核，把各部门科室的档案安全工作逐条逐项细化分解，确保任务到人、责任到人，形成了档案安全责任共同体，切实保障了档案馆安全工作的顺利开展。

4.2 完善档案馆安全管理制度。南阳市城乡规划建设档案馆高度重视档案馆安全管理制度建设，坚持把制度建设覆盖到档案馆各个工作环节和管理流程。一是编撰制度汇编，形成了比较完善的档案安全管理制度体系，做到各个工作环节和管理流程都有制度可以遵循，对确保档案安全发挥了重要作用。二是强化制度执行力度，坚持用制度管人，靠制度办事，保证分工负责的同时还能有效协作配合，共同把档案馆安全工作抓实抓紧抓好。三是在对库房的管理上，严格贯彻落实档案库房的安全监督管理体系，通过制定和实施日常精细化管理制度，从根本上严格抓好库房安全工作。四是在档案查阅、移交和接收等环节，严格工作规范和程序要求，严格执行档案交付接收制度，认真履行手续，在档案流转过程中确保做到安全保密。

4.3 建立档案信息安全保障体系。新修订《中华人民共和国档案法》要求要建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力;要求电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质进行移交。[13]

档案馆主要从以下四方面进行完善：一是不断完善档案信息安全管理有关规章制度，制定完备的信息安全策略，其中涉及设备、环境、系统、网络、数据及数据载体安全等，认真贯彻执行，确保档案信息数据的安全管理。二是对计算机及系统管理要求专人负责，数据利用区分权限，设定密码管理。加强了保密管理手段，严格遵守国家保密网络管理规范的要求，检验、认证了涉密档案信息的主要存储媒体和介质，规范了涉密档案信息工作流程，手续管理流程更加严谨细致，对涉密档案信息实施物理隔绝，禁止与非涉密网络连接。三是充分利用馆藏档案资源。封存馆藏已有复制件的档案原件，做好馆藏档案保密级别鉴定和开放利用等级工作，严格审查审核开放利用的档案，努力消除所有信息安全隐患。四是在开展档案管理工作的实践中，将档案信息安全管理工作和档案实体安全管理工作一起进行了相应的安排部署，加强工作人员思想政治教育，进一步提升安全保密意识，确保档案信息不外传泄露、档案实体不损毁。

4.4 开展常态化档案安全监督管理工作。一是健全各类档案仓储库房的安全管理体系。定期、不定期地检查各项安全设施装备是否有效地运行、各个重点工作流程中是否有漏洞、各个重点部位是否存在安全隐患等情况，增加检查频次，认真地做好检查记录，切实做到及时发现问题、立即进行整改、严密防范。二是认真组织做好安全管理风险评估。组织相关部门专业技术力量针对档案馆的安全整体使用情况重点进行了安全和使用风险评估排查工作，做到了全方位覆盖，对存在可能及时发现的安全隐患问题和可能存在的重大安全隱患，第一时间组织进行了排查整改并落实工作到位，切实做好有效防范，降低、化解了危害档案安全的重大风险。

5 结语

档案安全工作责任重大，只有坚持“安全第一，预防为主”理念，[14]强化安全意识，不断改进档案安全工作，“软安全”“硬安全”两手抓，两手都要硬，才能确保档案馆的安全工作万无一失。

参考文献：

[1]倪代川，金波.数字档案馆生态系统生存环境培育研究[J].档案学通讯，2017（04）：73-77.DOI：10.16113/j.cnki.daxtx.2017.04.017.

[2-10]陈健庚.企业软安全论析[J].河南科技，2013（05）：216-217.

[11]肌肉记忆.360百科.https：//baike.so.com/doc/5404075-5641774.html.

[12]吴雁平，梁艳丽，刘永.基于“新规划”的档案应急处置能力问题与典型案例分析[J].档案管理，2022（01）：35-38+44.DOI：10.15950/j.cnki.1005-9458.2022.01.040.

[13].中华人民共和国档案法[J].档案天地，2020（07）：11-15.

[14]邓丽.浅议施工现场安全管理工作[J].科技信息，2012（17）：377.

（作者单位：南阳市自然资源和规划局 来稿日期：2022-02-11）