高校财务会计档案存在的问题及其解决建议

王艳　武伟

高校的财务档案在高校的经济业务方面发挥着巨大的作用，财务会计档案在记录和反映高校经济业务的方面充当着重要史料和证据的角色，在高校档案中占据着重要的地位。随着我国的经济发展和社会的进步，社会主义市场经济的不断崛起为高校会计档案工作带来了新的发展方向，高校的财务会计档案管理方面要面对越来越多的问题。在全新的情况下如何将高校财务档案进行有效的管理，以及采取相应的措施来解决档案管理过程中面对的问题，是当前高校档案管理中面对的重要问题。

财务会计档案是高校中的重要经济档案，它是记录和反映各高校、单位经济业务的证据和参考资料，它不光在高校的会计工作中发挥着作用，在经济管理工作中也有多方面的利用价值，我国对于会计档案管理方面作出了很多的相关规定，我国颁布的《会计法》和《会计档案管理办法》等都对高校及其他单位的档案管理进行了有关方面的管理及规定。随着社会的不断发展和会计相关行业的日新月异，财务会计档案管理的工作变得日益复杂，财务会计档案管理成为了会计日常工作的重点工作内容，也是会计最基础的工作，对高校会计档案进行规范化的管理可以有效地防止舞弊行为的出现。高校的财务档案是否真实、齐全、准确、完整，关系到高校财务档案管理的质量和高校未来的教育发展情况。

一、高校的财务会计档案管理的主要内容

《会计档案管理办法》中对会计档案管理工作作出了详细的说明，会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。其管理内容包括：①会计凭证类：包括原始凭证、汇总凭证、记账凭证、其他凭证;②财务报告类：包括月度财务报告、季度财务报告、年度财务报告，这里面有会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告;③会计账簿类：包含总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿;④还有一些例如银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等财务档案管理内容;⑤电算化会计档案：可以存储会计凭证、账簿、报告等，例如磁盘、磁带、纸质档案等。

二、高校财务会计档案目前存在的主要问题

（一）目前的高校财务档案主要为纸质档案。目前我国高校的档案大部分还是以纸质形式，纸质会计档案存在一些外在风险，例如纸质档案容易破碎、损坏，容易受到外界环境的影响，可控性差。在日常的档案管理工作及日常查阅环节中，由于客观环境和人为因素的影响，会计纸质档案有很大的概率会受到污渍或其他外在物体的影响，使纸质档案受到污染，造成纸质档案的字迹模糊、无法继续使用的情况，更为严重的话会造成财务会计档案的损坏，出现腐烂，最终导致会计纸质档案不能继续使用。目前高校的领导部门经常对学校内部的科研项目、财政情况、学校建设项目进行经济方面的审查和经济审计，这需要查阅许多的会计凭证和项目明细账，还需要对相关资料进行大量的复印，目前高校的财务档案管理模式首先要通过查账，之后通过人工进行翻查、复印纸质凭证，这不仅需要大量的人力物力资源，在重复的查阅过程中容易对纸质档案造成损害，导致纸质档案的清晰度和完整度不断下降。

（二）高校缺乏专职人员进行高校财务会计档案的管理。目前的情况来看，会计档案管理人员都是会计兼职管理，由于会计人员工作量大，人事变动频繁，会计档案的保管都是自己经手的，导致很多年的财务档案资料没有向学校档案管理机构移交。严重违背了“会计档案管理办法”规定，财务档案工作人员的工作情况没有有效地完成。目前，大部分高校的财务部门都没有设置档案管理的专职人员，财务会计档案管理工作也没有专业化，高校的财务部门管理档案的工作人员大部分都是会计人员，财务档案管理只是他们的兼职工作，这些管理人员没有受到档案业务知识的专业培训，不了解财务会计档案的管理范围和管理标准，所以工作人员对于财务档案的管理重视程度不高，管理工作中的精细化也明显不足，而且大部分的工作人员没有专门的档案管理工作经历，缺乏档案管理方面的经验。财务会计档案管理人员有时会有人手不够的情况，所以财务管理部门会请学生或者其他非正式员工来进行档案的装订工作，但是由于缺乏工作经验，对档案的基本操作规程缺乏经验，这就导致工作人员整理的财务档案没有质量保证，装订不规范，难以保证档案的完整性和安全性，会计凭证装订成册后，有可能不符合装订要求。

（三）对财务档案管理缺乏重视，工作重要性意识淡薄。高校的财务会计档案管理工作是一项非常重要的工作，它关系到学校历史的保存，起到了服务现实，承上启下的作用。但是很多高校的管理人员对财务档案工作没有明确的认识，对于档案管理工作不够重视，把高校财务工作中的大量原始凭证的整理当成了一件浪费时间和财力的事，没有将财务资料的整理归档工作作为财务管理的一项重要内容看待。造成了财务会计档案资料堆积如山的现象，由于会计档案管理办法中有一项规定，当年形成的会计档案要由单位会计管理机构临时保管一年，一年后再交到单位档案管理机构。但是财务部门对于这一相关工作没有很好地处理，导致其他与财務相关的资料堆积如山，对于资料的保管时间也缺乏了解，这些档案经过长时间的积累成为了财务档案管理部门棘手的问题。

（四）财务档案管理不完善、不规范。财务档案管理机构是财务档案管理工作能够顺利进行的重要保证，设置财会档案管理机构是高校必须要重视的一项工作，也是国家法律规章的要求，但是目前很多高校对于档案管理的实际工作缺乏足够的重视，导致各高校财务档案工作均不够完善和规范，财务会计档案管理工作的人员不够专业，造成了档案管理工作的分散，管理环节的分散造成档案管理工作形成了很多不规范的现象，档案管理的设施也不够完善，没有专业化的设备来参与档案管理工作，例如财务档案没有设立专门的库房，不符合“七防” 要求，没有档案检索工具，查找不方便。

三、高校会计档案管理的改进方法

随着社会的不断发展，高校会计档案管理的工作也在不断改革与完善，这对高校会计档案管理工作带来了更多的问题，提出了更多的要求。会计档案管理是高校会计工作中最基本的一项工作，所以高校要提高财务会计档案管理的科学性与规范性。

（一）会计资料归档要安排专人负责

会计档案中包含很多与高校经济业务相关的重要资料和有效凭证，包含了会计凭证、会计账簿、财务报告等，财务会计档案在高校的经济业务中发挥着很大的作用，会计档案在日常生活中的使用频率很高，所以为了提高财务会计档案的使用效率，要加大对财务会计档案规范管理工作，对档案的整理和归档提出更加严格的要求。高校的管理人员要提高对会计档案的重视，对于档案管理人员的选择要符合档案管理人员的相关要求，要挑选有责任心、思想品质优良的财务人员专职进行会计档案的装订和保管工作。财务档案的管理工作包含很多零碎的工作，除了会计档案管理办法里规定的对会计凭证、账簿、财务会计报告进行整理，还要对财务相关的收据、发票、工资册及其他财务支撑材料进行整理，这些材料的整理要符合要求，这些资料的整理及保管需要有相关工作经验、有专业知识、工作细致认真的工作人员完成。还要提高财务管理人员素质。高校财务档案工作要和当前不断发展的档案管理模式相适应，要对财务档案管理人员的素质加强培养，提高工作能力，不断对档案人员进行多方面的教育培训，让财务档案人员紧跟时代的发展，不断提高其在工作上的责任心和工作能力，可以根据管理标准来对档案进行科学的分类、整理。

（二）会计档案保管和管理要利用现代化的技术手段

由于目前大多数高校都以纸质档案为主，但是纸质档案容易损坏，且损坏具有不可逆性，现在上级主管部门的专项审计、检查任务逐渐增多且时间跨度大，高校中的上级部门也经常对财务会计档案进行查阅，这样就造成了会计档案的管理难度大，档案的损坏程度高等问题。在会计档案管理办法中有相关的规定，单位的财务档案可以加入计算机等现代化技术来参与管理，随着当前的信息化技术不断进步，高校财务信息化平台的建设进程也在不断加快，越来越多的辅助财务会计档案的现代化技术不断出现，市场上已经出现了凭证影像系统、财务档案管理系统，这些系统可以有效解决纸质化档案中存在的缺点，可以通过扫描的方式来将纸质会计档案及纸质凭证转换成清晰的电子文件，这样可以对纸质档案进行备份，防止因为纸质档案损坏、丢失带来不可逆的损失，还可以提高会计凭证的使用效率，实现档案的快速调阅，简单方便，不受时间和地点的影响，减少了人为因素对纸质档案的影响，有效降低了纸质档案的损坏程度，降低档案管理成本，使纸质档案得到更好的保护。在使用电子档案的过程中也要符合会计档案管理办法中的规定，要保证电子会计资料的真实性和准确性，在对纸质档案电子化的过程中要保证电子档案的正确匹配，在电子档案的管理中，要提高电子档案的安全性和隐私性，采取有效防范措施，防止电子会计档案被篡改和泄露。电子档案管理系统的建立提高了档案的管理效率，对电子会计档案的长久保存有很大的保证，该系统可以实现电子会计档案与纸质会计档案的检索关系。随着当前信息化技术的不断进步，财务会计档案的信息化管理技术也在不断完善，高校要提高对信息化纸质档案管理的建设，加大对其的经济投入，加大电子档案技术在财务档案管理中的比重，提高档案管理的工作效率。

（三）加大财务与档案管理部门的沟通

财务部门要设置整理会计档案资料的专职人员，专职人员要加大与学校档案管理部门的交流，相关部门学习相关工作经验，财务工作人员的工作不仅仅是装订凭证、账表，将装订完成的档案移交到档案管理部门，档案管理部门缺少与财务部门的沟通，对于相关档案缺乏认识，会造成档案管理的失误。财务部门对档案的整理和装订工作要按照会计档案管理办法的要求，这就需要与档案管理部门进行沟通来确定整理和装订的具体要求，学校档案管理部门要给予正确的指导。财务档案管理要做到权责明晰，工作有序，财务档案归档标准化、 规范化的要求。

（四）建立健全高校财务档案管理的规章制度

要实现高校财务档案规范化，要制定档案工作管理的明确规章制度，建立档案管理的责任化制度，并建立一套科学完善的档案管理制度，规范档案资料的收集、整理、归档、保存等工作，让财务档案管理工作有明确的规章制度来管理。财务档案信息化是当前信息化时代的成果，也是现代档案工作的重要组成部分，是档案管理工作的未来发展趋势。所以，大力改善财务档案工作的管理水平及管理设施条件是非常重要的，首先要确保档案的完整性，要不断地更新档案管理部门的设施，例如防火设备、防盗设备等，建立档案管理流程的规范，让工作人员的工作严格按照流程来进行，保证档案管理的准确性和安全性。其次是加快档案工作现代化进程，在档案工作室加入计算机、打印机、复印机、扫描仪等现代化办公设备，对于设施的管理也要建立管理办法，利用大量的会计档案资料实现各类财务检查的真实性。

结 语

综上所述，高校财务会计档案管理工作的开展关系到学校未来的发展，这需要会计基础工作要更加科学化和规范化。所以，高校管理层要加强对会计档案管理工作的重视程度，转变传统的观念，不断完善高校会计档案管理体系，提高高校的会计档案管理工作的效率，提升檔案信息的利用效率，促进高校会计档案管理水平的不断提升。