新时代学校综合档案室建设与管理研究

牛文娟

（晋江市紫峰中学，福建 晋江 362200）

1 新时代学校综合档案室面临的挑战与机遇

学校档案是学校在从事教育、教学、德育、科研、党工团等各项活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的原始记录，是学校教育事业的重要组成部分。随着我国进入中国特色社会主义新时代，学校教育面临着新的历史任务。在新时代背景下，学校综合档案室的建设和管理也面临着新的挑战与机遇。

1.1 学校综合档案室面临的挑战

1.1.1 档案储藏分散

从档案的形成来看，学校档案是以校长室、校务办公室、党建办公室、教务处、政教处、总务处、保卫处、团委会等处室为单位逐渐形成和积累的。长期以来，学校档案庞杂无序，分散在各个处室。且各处室档案的管理和使用各自为政，又因各处室没有专职档案人员，导致常年积累的档案杂乱无序，甚至被丢弃。从档案的利用情况来看，学校档案利用者具有很大的随意性。在名目繁多的工作检查和个人使用中，档案的利用手续不够规范，不能及时返还归档，导致散落遗失。

1.1.2 档案用房落后

虽然学校档案随着学校的建立而起步，随着学校的发展而增长，但是综合档案室建设起步晚，基础弱。一方面，很多学校在成立初期往往没有档案意识，没有建设综合档案室。随着学校的发展，档案的重要性越来越凸显。这就需要分门别类、丰富翔实的档案来满足学校发展的各项需求，但因为缺乏资金和场所等原因，很多学校都没有建设完善的综合档案室。另一方面，学校教育往往以立德树人为根本任务，在实施教育教学过程中都会紧紧围绕学生来提供各种教育教学资源。学校大都会根据办学条件要求，从实用的角度配备各种功能室来满足教育教学的需求。但各级各类文件，不管是对于初中校的义务教育标准化验收，还是高中校的达标评估，都没有对配置综合档案室提出硬性要求。没有明晰的评估指标以及评价标准，学校缺乏重视，这是导致综合档案室建设薄弱的重要原因。

1.1.3 档案意识薄弱

社会档案意识是一个国家、一个地区文明程度的标志之一，既取决于社会文明程度，反过来又对其产生影响。同样地，学校档案意识是衡量一个学校办学水平和质量的标志之一，既取决于学校办学水平和质量，反过来又对其产生很大影响。目前大多学校档案意识薄弱，主要体现在以下两个方面：一是学校领导对档案工作不重视，对档案管理监管力度不够；二是负责档案工作的人员档案意识弱，业务能力差，大多是课时不够的教学人员临时兼职。学校应重视档案，只有分管领导和管理人员的档案意识增强，才能更好地实现档案的利用价值，提升学校的办学水平。

1.2 新时代学校综合档案面临的机遇

1.2.1 国家对档案的重视

新时代背景下，随着国力的提高和社会的进步，我国对档案的重视程度也越来越高。2020年6月20日，第十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了新修订的《中华人民共和国档案法》，国家主席习近平签署第47号主席令予以公布，自2021年1月1日起正式施行。时任国家档案局局长陆国强指出：“修订档案法是贯彻落实习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示，为做好新时代档案工作提供法律制度遵循。”作为实施基础教育的学校也要严格按照《中华人民共和国档案法》精神，做好学校档案工作。国家对档案的重视，为学校提高档案管理水平提供了重要的工作导向。因此，学校要重视档案工作，加大档案管理力度，积极推进综合档案室建设，为学校教育事业的发展提供有力的保障。

1.2.2 学校对档案集中统一管理的需求

统一领导、分级集中地管理国家全部档案，是我国档案工作的组织原则和管理体制，是多年来行之有效的档案和档案工作“集中统一管理”原则的继续和发展。学校档案来源分散，大多集中在各个处室。各处室既产生档案，也保存、管理和使用档案。每个处室既是档案形成者又是档案利用者。各处室档案的管理和使用既彼此独立又相互交叉，随着档案的增多和档案利用的加强，就越来越需要建立一个单流型档案信息系统来集中统一管理档案。因此，学校建立综合档案室，集中统一管理学校各个处室形成的各种类别的档案，不但有利于加强对学校档案工作的统一领导和管理，而且有利于维护档案的完整和安全。

2 新时代学校综合档案室的建设与管理

在新时代，学校在应对档案管理工作挑战的同时，更应该抓住机遇，建设和完善综合档案室，时刻用习近平新时代中国特色社会主义思想武装头脑，努力做好新时代学校档案工作，满足学校发展和教育教学等方面的档案利用需求。

2.1 完善综合档案室建设，加强学校档案工作的统一领导和科学管理

新时代背景下，学校在资金投入和场地分配上能更有条件支持综合档案室的建设，尽力做到档案库房、办公室、阅览室三分开。对于新校区或者新建学校，综合档案室基础设施建设可以一步到位，有利于档案工作的开展。档案库房只用来保存档案，有利用于保障库房档案的安全。办公室用来作为档案工作人员办公的场所，方便工作人员做档案入库前的整理工作。单独的阅览室既方便查阅者查阅档案，又可以配置监控防止查阅者涂改、损毁、丢失档案。三者中档案库房最重要，对于办公场所有限的学校，应首先保障档案库房用房。

综合档案室库房的位置选址和防护非常重要，完善学校综合档案室要从安全和长期保管档案的需求出发。一般选择楼房的某个部位作档案室库房，不要安排在地下室或顶层，也不要安排在楼房两侧，还要远离卫生间、热水房、配电室等。学校综合档案室要在校长或者分管副校长领导下开展档案工作，为方便领导查阅、监督和检查，综合档案室一般设置在领导办公室同一楼层。档案库房的防护，要切实做好档案“八防”即防高温、防高湿、防光、防虫、防尘、防霉、防火和防盗。保管档案的条件或环境的变化很容易造成档案的损毁。例如，在防火方面，库房内严禁烟火，档案工作人员要在醒目的位置张贴“严禁烟火”的标识。将综合档案室建设纳入学校常规基础设施建设，给予适当的资金支持，确保综合档案室各项设备配备齐全。

我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则。学校综合档案室受上级档案行政管理部门的指导和监督。学校综合档案室建设初期以及档案管理中遇到困难都可以寻求上级档案部门及教育主管部门的帮助与支持。完善的学校综合档案室，又可以为学校的各级达标验收顺利通过提供翔实的材料，从而进一步提高学校的办学水平。为做好学校档案工作，就要明确一名分管档案工作的校级领导，并成立档案工作领导小组，确定职责分工。学校档案工作是一项具有科学性、管理性的工作。学校档案种类齐全、数量庞杂、形式多样，要管理好这些档案，必须进行科学有效的管理，在库存档案的基础上进行档案编研，最大限度地满足学校各项工作对档案的需求。

2.2 集中统一管理档案，满足学校档案利用需求

学校综合档案室集中统一管理本校形成的教学档案、文书档案、会计档案、教科研档案、基建档案、科技档案等各类档案，既有利于维护学校档案的完整与安全，又便于学校对档案的利用。学校档案以各处室为单位形成居多，所以综合档案室要制定完善的档案收集归档制度，让各处室定期将档案向学校综合档案室移交。档案收集工作是档案工作环节的首要环节，是集中统一管理学校档案的关键措施。只有将各处室档案收集到学校综合档案室，才能做好后续的档案整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。

学校综合档案室集中统一管理档案，有效避免了各处室各自管理档案的弊端，能够更便捷地满足学校、师生对档案利用的需求。例如，学校迎接上级检查时，各处室就不会出现拆借档案而忘记归还的现象。学校综合档案室会根据各处室提供的档案需求材料清单提供复印件，如备检材料中确需档案原件或者需要用到的档案材料非常多，档案室会专门为同一类别的档案装盒以备检查。提供备检的档案材料要做好登记，必须落实到谁借出谁签名，借出人员归还档案时也要核对清楚借出档案材料清单，如发现档案材料错装在其他地方时，要尽快核实找回入库。师生如需使用档案时，也不用跑遍各个处室去询问，到学校综合档案室就可以登记查询，档案的集中统一管理为师生带来了极大的便利。

2.3 提高教职工档案意识，培养素质过硬的档案管理人员

在新时代背景下，越来越多的人了解档案和档案工作，也增加了对档案的需求与利用。学校更要注重教职工档案意识的培养，从校级领导、处室主任到教师、教辅人员都要了解到档案的重要性。通过教职工大会，组织全体教职工学习《中华人民共和国档案法》，加深对档案的了解与重视，在个人工作中才能有意识地爱护档案，主动移交档案，并能提高个人对档案的利用意识。学校档案工作人员更要熟悉档案法律法规，认真解读《中华人民共和国档案法》《档案条例》《学校档案管理暂行办法》等专门文件精神，遵循学校制定的档案方面的规章制度和工作条例等，才能在学校档案管理工作中做到有法可依、有章可循。

在新时代，各行各业都十分重视人才培养，使各类人才都能各尽其才、才尽其用。学校应该根据档案室的规模和档案工作业务量来确定需要配备的档案管理人员人数。为避免档案管理人员的不稳定性，学校应向教育主管部门申报师资需求时，单独列出对档案专业人员的需求，并且将档案管理人员列入事业编制，使其享有同教师一样的干部待遇。只有档案管理人员稳定，才能确保档案工作有条不紊地开展。同时，学校档案管理人员应该具备良好的政治素质和过硬的业务素质。首先，档案管理人员应具备良好的政治素养和理论修养，恪守档案工作职业道德。其次，档案管理人员应具有档案专业本科或以上学历，通过系统的档案专业理论学习，入职后能够胜任学校档案工作。最后，档案管理人员应具备创新意识和档案管理现代化能力，要具备档案人员上岗证，取得档案专业技术职称，并积极参加省级、市级的档案继续教育培训，及时更新档案方面的知识，掌握系统完备的档案专业知识，从而高效地、创造性地完成档案工作。

综上所述，新时代学校综合档案室挑战和机遇并存。学校应该树立良好的档案意识，抓住综合档案室建设与管理的机遇，克服困难，因校制宜，完善学校综合档案室建设，集中统一管理学校档案。还需要进一步加强学校档案工作的统一领导和科学管理，培养素质过硬的档案管理人员，为学校各项工作的顺利开展提供档案服务，从而为提升办学水平和办学质量做出贡献。