浅析新时期医院人事档案管理的策略

瞿琳琳

（云南省第一人民医院，云南 昆明 650000）

0 引言

医院内部工作人员的相关简历信息是人事档案管理工作重点采集的部分，这也是人力资源管理的重要工作内容，做好这部分信息的细致记录对于医院人才情况就有了充分了解，这也便于医院进行人才配置，使其发挥最大价值。在人事档案中运用信息技术进行管理，使得医院人事档案的内容更为丰富多元，除了包含医护人员和管理人员的相关信息资料外，还囊括了声音、图片、影像等多种形式的资源。现代医院对人事档案管理的要求，已经远远超过传统人事档案管理模式，因此探讨怎样通过大数据技术来提升医院人事档案的管理水平具有重要意义。

1 医院开展人事档案管理的意义

1.1 为医院长期发展提供人才支持，优化人才配置

大数据时代的到来，给医院人事档案的管理提出了更高要求，信息化技术的运用要求医院人事档案管理进行创新和突破，进一步落实档案管理的权责，把人事档案管理工作的效率提上去，对于人事档案管理工作人员的调动要妥善安置，确保医院长远发展所需要的档案管理人才，确保各方权益。

一所医院的长远发展离不开各个相关领域的人才支撑，打造高水平、高质量的专业人才队伍是医院发展至关重要的环节。人事档案的建立能够把医院中人才的实践经历、理论能力都记录在册，而详细的记录为人才的晋升提供了依据，也为医院更好地利用人才资源提供了判断标准，根据人事档案记录的相关人才信息，达到医院人才资源的合理配置，使其发挥出最大效能，促使医院更进一步发展。

1.2 为医院人才队伍建设提供科学合理的评价标准

医院人事档案管理为医院选拔人才、建设专业人才队伍提供了相关评价标准，医院在引进人才或进行相关招聘的时候，能够以此为依据，对人才的专业水平、学历以及相关工作经历进行评估、审核与筛选，人力资源部门选拔人才的时候主要依据来自人事档案的管理，人事档案管理让医院人才队伍素质提高的同时，也增强了医院的整体市场竞争力。

1.3 为医院发展提供软实力支撑，提高医疗团队整体水平及医院竞争力

在医院的市场竞争中，软实力和硬实力都具备，才能成为一所具有核心竞争力的医院。为保障医院稳定、可持续的发展，必须要注重医院软实力的建设。人事档案管理的加强就是其中一种方式，一方面能够吸引优秀的管理人才加入人事档案管理的队伍之中，另一方面为医院的人才储备奠定了基础。通过完善对人才的考核和培训体系，提升医疗水平，强化医院市场竞争力。

要使医院的人力资源管理更加完善，就要逐步改进完善人事档案管理工作。对医院每位医护工作者的信息进行详细记录，包括实践项目、身体健康情况以及理论知识储备等方面，只有充分掌握医院人才信息情况才能对相应人才根据不同阶段的不同需求做出调整，以此来让人事档案管理工作效率和医院竞争力都有所提高。

1.4 优化医院管理体制，增强各科室业务沟通

医院完善的管理制度对于维系各个科室正常运转、协同运作具有至关重要的作用，每个部门、科室都是维系医院持续发展的细胞组织，不可或缺。

医院每位医护人员的详细信息都记录在人事资源档案库里面，包括相关研究方向以及专业化程度的高低，这样便于人事部门针对不同科室之间的具体情况进行人员调动。只有充分了解每位医护人员的档案信息，才能知道他们擅长的领域，从而能够清晰地把握他们能够胜任的工作，同时也加强了各科室之间的沟通和联系，利于工作效率和医疗能力的提升，同时降低医疗风险，让医院管理体制得到优化，利于医院可持续发展。

2 大数据背景下医院人事档案管理的问题

医院紧跟大数据时代的步伐利用信息技术对人事档案管理进行了优化升级，但其中仍然存在着许多有待解决的问题，结合人事档案管理工作实践分析如下。

2.1 重视程度不够，思维转变不够及时

有些医院领导思维较为传统，转变不够及时，他们认为医院主要负责救死扶伤、治病救人，关注的重点应该是医疗业务的提升和医学设备的更新。但作为医院领导工作人员，不仅要对业务本身引起足够的重视，也要对为业务工作提供相关保障与支持的人事档案管理工作给予足够重视，两者之间相辅相成，不能区分孰轻孰重，如果造成顾此失彼的状况，就容易影响到医院的正常运转。如果医院对人事档案工作疏于管理，那么对于应用大数据技术来管理人事档案也不会给予相应支持，也正因为大数据技术在人事档案管理中得不到相应支持，从而导致医院人事档案管理部门工作人员年龄偏大、专业技能落后等问题，这极大地影响了医院人事档案管理工作开展。

医院的管理体系相对来说还是比较封闭的，人事档案管理受到传统思想和方法影响较多。尽管大数据技术在生活中各个方面已经广泛运用，但在医院人事档案管理中大数据的运用还处在初始阶段，主要表现在医院对人事档案建设的思想重视程度不够、资金等相关资源投入较少等方面，这在一定程度上阻碍了大数据技术推动人事档案管理信息化的进程。

2.2 人事档案资料数字化水平较低

长久以来，医院的人事档案管理方式都是以纸质档案管理为主，管理过程中需要人工手动完成信息的查阅和录用，滞后的档案管理模式造成管理效率低下，档案保密性难以保证。大数据时代的到来，很多医院将信息技术运用于管理工作，但由于各地医院发展水平参差不齐，有的相对落后，所以在人事档案管理方面专业的人才较为缺乏，在缺乏设备、资金等相关条件的情况下，手动录入档案信息仍然是部分医院采取的主要方式。传统的管理模式和老旧的设备无法为医院提高人事档案管理的质量与效率。医院人事档案管理的发展、利用出现问题与数字化运用程度较低有关。纸质档案的管理首先要有宽敞的存储空间，查找、调用纸质档案较为困难。很多还在利用传统模式管理纸质档案的医院已无法适应当前医院的发展需求。随着信息时代的到来，电子档案成为人事档案管理的必然趋势。但部分医院还是没有引起足够重视，因此医院人事档案管理水平并不高。

2.3 人事档案管理人员综合素质有待提升

医院相关工作人员具有较强的特殊性和流动性，这给医院的人事档案管理带来挑战。医院人员经常性的流动会造成人事档案较为频繁的转入和转出，所以医院能否准确处理和评价相关人事档案与医院档案工作者的专业素养息息相关。在绝大部分医院的管理工作中，人事档案管理处于边缘位置，部分医院甚至没有专门的人员进行管理，这就导致人事档案管理人员缺乏相应的资料管理意识，造成专业素养普遍不高的状况。

许多医院在组织架构设计阶段就没有把档案管理作为一个独立部门体系来考虑，因此造成档案管理人员素质水平参差不齐，这也使得运用大数据技术来对档案资料展开分析探索、加以利用变得困难重重，人事档案信息化的管理工作很难推进。与此同时，很多医院的人事档案管理工作显得很被动，大部分工作人员没有主动去搜集医务工作者相关信息资料的意识，对人事档案的保密、保护工作做得不到位。医院人事档案管理工作在缺乏高素质专业人才和有效管理机制的情况下，工作顺利开展难度较高。

3 大数据背景下医院人事档案管理的对策

大数据时代，面对医院人事档案管理工作的种种困难和挑战，需要制定针对性的对策来应对解决。

3.1 加强大数据管理意识，强化组织领导

第一，增强大数据管理意识。在大数据时代，只有不断增强人事档案管理相关工作人员运用大数据进行管理的意识，才能够有效提高人事档案管理的信息化程度。在人事档案管理工作的具体实践中，将大数据思维渗透进管理过程能够有效提升管理水平。医院领导对大数据管理的新模式给予足够的支持和重视，能够增强管理人员具备大数据意识，加快转变成现代化的管理模式，传统的人事档案管理方式得到转变，大数据手段让管理过程更为丰富。此外，医院还要注重加大对人事档案管理工作所需软硬件资金的投入，完善所需设施设备，同时要应用新的档案管理理念构建新的大数据管理体系。

第二，档案管理要指派专门的领导来负责。医院各个科室主管以及医院领导对人事档案管理的信息化重视程度，深刻影响了人事档案管理工作中大数据技术的发挥，尤其是大数据的运用情况跟医院领导对其认识的深刻性紧密相关。如果科室有知识型领导带领大部分档案管理工作者进行信息化建设，那么将大数据技术用于人事档案管理的工作就能相对顺利地开展。所以，为了推进人事档案管理现代化、信息化的建设，要设置专门的档案管理领导职位，提高领导对于引入大数据技术的思想认识。

3.2 加强软硬件设施建设，积极引进信息化管理技术

第一，人事档案管理所需要的基础设施建设需要完善，对其所需软硬件投入都要增加。医院要整合和建设良好的信息化平台，不仅要配备齐全的产品、成熟的技术，还要对硬件、软件设施进行优化和创新，在投入产出合理，成本预算在范围内的情况下，尽可能完善人事档案管理所需要的设施建设，满足研发大数据所需应用和软件的相关条件。

第二，人事档案管理的技术和设备都要与时俱进，人事档案的管理和整合让具有较高专业素养的人员运用科学手段来完成，将每位员工的信息资料进行数字化采集登记，备份在册。将信息技术手段用于管理工作中，管理人员的工作量有所减轻，工作效率得到提高，利于医院积极创新学术氛围的形成和核心竞争力的提高。

3.3 提高医院人事档案管理人员自身素质和专业技能

现代医院人事档案管理中尤其注重数字信息技术和档案管理能力的结合，医院在选拔人事档案管理人才的时候要注重这两方面的专业素养，优秀的人才能够推动大数据在人事档案管理中的综合应用。

第一，要注重培养档案管理人员的理论知识素养，注重提升专业技能。在人事档案的日常管理工作中，时刻运用信息技术进行管理，对管理工作用到的各种数字软件要熟练掌握，充分了解数字化信息技术并加以利用，能够将大数据更好地融入人事档案信息管理中。

第二，要加强人事档案管理人员的专业素质能力培训，通过多样化的培训方式让人事档案管理人员能够运用大数据进行信息化管理服务，同时也为档案管理人员晋升提供机会，为确保医院管理水平得到提高，医院要加大对档案管理人员培训的投入，建设一支具有扎实专业基础知识并且能够利用大数据技术分析处理问题的高质量档案管理队伍，使医院的档案管理工作可持续发展。

3.4 加强医院人事档案动态管理和协作管理机制

第一，建立人事档案的动态管理机制。人事动态的管理机制要在日常提高管理水平的基础上建立起来，对于医院的人事档案信息要定时进行收集、整理和更新。医院工作者的相关信息主要包括科研论文、学习成果、工作完成与考核情况、技术水平能力等相关方面，这些信息都要及时录入资料库里面，这为医院人才岗位调整、职位变动提供了详细的参考作为直接依据，这也能够激发员工工作积极性，让医院各项事物顺利开展。

第二，建立人事档案的协调管理机制。医院在进行人事档案管理的时候，要注重建设档案信息的相关标准，最终形成制度化体系，确保各个部门、科室的端口调出来的人事档案数字资料都是一样的，具有一致性和统一性，且资料充分、完整和规范，从而达到人事档案资料统一管理，这也为医院在人事档案管理中的运用打下了基础。

第三，进一步优化人事档案管理体系。医院要不断加强人事档案管理制度的建设，对档案信息化的权责、目标要求、方法内容等方面进行明确，确保人事档案管理制度的要求在信息化建设过程中能够落实，不断提高档案信息化水平。

4 结语

医院人事档案管理中最重要的信息资源就是详细记录在册的相关医院工作人员的真实信息，这为医院的人力资源管理提供了重要依据。在互联网飞速发展的今天，医院要紧随大数据时代的步伐并将其运用到人事档案管理中来，推动人事档案管理信息化，使其朝着高效化和科学化的方向发展，管理有方的人事档案能够助力医院整体向前发展。