合同管理在企业内控中的常见问题及改进措施

戴娟

摘 要：随着我国经济的快速健康发展，我国的企业如雨后春笋般不断发展壮大，企业之间的市场竞争逐渐不断增大，而企业合同管理工作是企业持续发展壮大过程中最为重要的竞争关键因素之一，并且能够在市场竞争中是具有非常重要的推动作用，合同管理对于企业内控的发展与改革有着重要的影响作用，因此为了不断提升企业内控的质量，需要对企业内控的合同管理工作中所存在的问题进行分析这些问题，不断对合同管理机制进行完善，能够更加良好的控制合同管理工作当中所存在的风险，充分发挥合同管理工作对于提升企业内控质量的重要作用，提升企业管理水平有效带动企业的良好发展。

关键词：合同管理;内控;问题;措施

一、合同管理概述

（一）合同管理的内涵

当前企业所进行的合同管理主要是指企业对企业作为当事人而制定的合同所进行的订立、审查、监督、控制等相关行为的总称，随着社会的不断发展，当前在经济活动当中活动管理越来越重要，它推动着企业的改革转型也越来越成为企业内部管理公司当中的重要组成部分，通过进行较为完善的合同管理工作，能够保证企业经济活动的顺利进行，也是企业在进行内部控制工作当中的重要核心内容。

（二）合同管理的重要性

当前企业与企业之间所开展的经济活动当中，企业在进行经济往来时主要是通过共同制定合同，以能够通过运用这些合同来规范各个企业之间所需要开展的业务，从而良好的维护企业之间的经济利益，以及推动整个经营活动的顺利进行，因此在企业经济发展过程当中，合同管理有着重要的影响作用，在某一种程度上，合同管理也会影响企业的发展方向及发展态势。而企业通过不断加强合同管理工作，对企业在进行业务来往过程当中所需要签订的合同进行全方位的分析，以能够在维护本企业的利益基础之上，设定出更加合理的条例，从而良好的维护本企业的权益，使得整个经济业务的开展更加具有法律效应。或进行较为全面的合同管理工作，也能够有效降低企业在经济发展过程当中所存在的活动风险，良好的保障企业经济活动的顺利开展，增强企业核心实力，推动企业的良好发展。是在企業不在经营发展过程当中，企业的管理工作越来越成为企业发展的重要影响因素，而在企业管理当中，合同管理是企业管理的核心内容，对企业内部的稳定运转产生一定的影响。

二、合同管理在企业内控中的常见问题

（一）合同签订前期准备工作不充分

为了能避免日后容易出现投资合同纠纷，在投资合同正式签订之前，合同企业甲方首先应对投资合同企业乙方的长期履约业务能力、资格等条件做仔细进行调查，若在日后双方签订合同，并在履约的过程中，乙方不按事先合同约定按期履行，最终可能会给合资企业甲方造成难以得到挽回的直接经济损失。

（二）合同管理不够规范

《合同法》规定了15种有名合同。《合同法》之所以如此详细地规定，旨在防止约定或者约定不明时能依法处理。因此，在合同的签订时，一定要明确地确定合同的名称，以防纠纷发生时不知道如何适用合同中的相关条款。企业为了避免纠纷、防止约定不明确，常常使用格式化的合同，因为这样的合同条款相对而言条款比较全面，因此，建议尽量采用此类合同。随着企业所开展的业务内容不断增多，企业所签订的合同也逐渐增加，企业为了能够更加良好的保证企业内部的经济效益，逐渐加强了合同管理工作，但在实际进行合同管理工作当中所签订的合同并没有进行较为完善的分析，因此也就导致所签订的合同文本的整体法律效用不强，这种现象的出现是因为当前企业内部的合同管理规范不够完善，没有设置出专门的合同管理部门，对企业所开展的合同工作进行相应的分析，也就使得企业内部所拟定的整个合同条例不够完善，而使得相应合同内容在实际运行过程当中，无法充分的维护企业的经济效益，使企业产生一定的经济损失。出现合同管理体系不完善的原因是，企业没有能够对企业当前的运营状况进行全方位分析，也没有充分认识到合同管理工作对于企业内控的重要影响作用，导致了企业内部所开展的各种合同管理工作规范性不足。

（三）合同管理缺少完善的规章制度，企业法治观念淡薄，合同法律意识差

企业为了发展寻求持续发展，制订和推出的企业政策措施过于严苛，可操作性相对不强，缺乏实际政策执行中的效力。有时企业双方间的交易也仅凭直接对方的联系电话、传真、发货单等通知单就可以开展了，这样的交易做法给企业合同书的履行过程带来很大的经济安全隐患。合同管理即使不需要专人负责，也应当分工明确。既然《合同法》规定了表见代理，就应当加强委托授权的管理。因授权不明而承担民事责任的情况比比皆是。在实际工作中常常发现授权委托不明、委托期限没有或者不详以及合同专用章到处乱放的现象，这是法律意识淡薄造成的。《合同法》规定，合同的签定有书面形式及口头等其他形式，除即时履行者外合同双方在签定合同时最好应当采用书面的形式。盲目亲信“口头承诺”的协议，一旦一方失去信誉便纠缠不清引发不必要的纠纷。

（四）相关人员专业素养有待提高

企业内部所开展的合同管理工作，对于企业内控有着重要的影响作用，但是由于企业的合同管理工作所涉及的专业性，内容相对较强，需要相关人员掌握充足的法律以及经济知识，并且要能够对企业内部的运营状况进行充分的了解，才能够保证整个合同管理工作的科学性和有效性，但是由于当前企业内部的合同管理工作人员并没有进行专业的培训，而且这些人员所进行合同管理的经验不够充分，同时又受到企业内部整个合同管理体系不够完善的影响，没有能够明确出企业所需要开展的合同管理工作的具体内容，使得企业合同管理工作人员在开展工作时缺乏规范性，同时企业内部没有针对企业合同管理工作人员制定相对应的培训方案，也就使得这些人员无法获得到充足的发展机会。当前企业没有能够对合同管理工作制定较为完善的工作体系，使得企业内部工作人员在借阅合同时不能够自主进行登记或者不按期归还，使得企业内部合同档案丢失，由于企业内部合同管理工作人员掌握的信息不够充足，影响了企业内部合同管理工作的顺利开展。

（五）缺乏健全的合同风险管控体系

企业内控的合同管理，工作当中合同风险的管控工作，对于企业合同管理工作水平的提升有着重要的影响作用，但是当前企业内部缺乏较为完善的合同风险管控体系，也就使得当前企业在进行合同管理工作当中存在着较多的风险，使得企业的整体合同管理质量较差。现在这种因素的原因，一是因为企业内部合同管理工作人员的风险防范意识不够充足，没有能够根据当前企业所开展的各种合同管理工作构建出以一个较为完善的合同风险管控体系，同时也是因为相关工作人员对于企业运营状况的掌握程度不够充分，在合同制定过程当中缺乏对于各项因素的考虑，而导致了整个合同条例设置的不够完善，从而对企业的经营产生一定的威胁。

三、合同管理在企业内控中的改进措施

（一）构建科学完善管理规范

为了不断加强企业内控工作，在进行合同管理过程当中，要能够构建更加完善的合同管理规范，以能够根据企业的发展需要构建出符合企业发展和内控管理的合同管理机制，增加科学的规范和管理企业的合同行为，有效的减少企业的经营发展过程当中所存在的法律风险，促使企业的经济效益最大化，也有效的减弱企业的经营发展过程当中所存在的风险。需要企业在进行合同管理工作当中，要能够疏通整个管理流程，以及对在合同管理工作当中所存在的风险进行分析，从而针对风险构建出较为完善的风险防范措施，并对以往在进行合同管理工作当中的缺陷问题进行分析，从而不断对整个合同管理体系进行弥补，保证整个合同管理体系能够按照内控要求，而不断进行完善，使得合同管理流程能够更加详细和全面，在企业进行合同管理当中，要能够明确整个合同管理的程序，明确出对于活动管理的会签审批制度，从而不断加强对于整个合同全过程的管理工作。

（二）加强相关人员专业素养的提升

人才是各个领域想要发展的一个非常重要的推动因素，如果没有人才的推动，很多事情很难深入科学的开展，相反如果有了人才的推动，面临的各种事情也会得到有效的解决。因此企业要想提高合同管理水平，防范风险，必须要重视人才的培养，将一批人才培养成技术娴熟的优秀从业者，既可以有效的解决工作中存在的不必要问题，也能提升工作效率，避免出现因为工作人员不专业而出现的问题。随着当前经济的良好发展，企业之间所进行的业务往来逐渐增多，因此企业之间合同法律关系的复杂性逐渐提升，也就使得企业合同管理工作的难度在不断增强，而合同管理对于企业内控的影响力度也逐渐提高，这也就使得内控对于合同管理的要求在相应提升。为了不断提升在企业内控中合同管理的工作水平也需要能够加强整个合同管理团队的建设工作，培养出一支业务水平相对较高，工作能力较强的合同管理队伍，以能够更加科学地完成企业所需要开展的合同管理工作，在合同管理工作当中需要相应的工作人员，具有较强的法律和经济专业知识，并且对企业内部经营情况较为熟悉，因此就需要不断加强相关人员的培训培养工作，聘请专业性的人员，对合同管理人才队伍成员进行专业的培训引导其学习法律和经济专业知识，并且带领这些人员熟悉企业内部的经营状况，使其能够更加全面地掌握企业的各项信息，运用企业的信息以及所学习的专业知识进行合同管理，从而不断加强企业内控工作，提升企业的竞争能力。能够不断激励合同管理人员进行提升，也需要健全相应的绩效考核制度，以能够通过定期的对相关工作人员进行专业素养的考核，从而根据考核结果设计出更加具有针对性的培训指导方案，带领企业管理工作人员不断进行学习和提升，同时为了保证企业所开展的合同管理工作的科学性，也需要能够聘请相关专业的律师或者专家，对企业所开展的合同管理工作进行一定的评价和分析，有效推动企业内部合同管理工作的改善和优化，从而充分发挥企业合同管理工作对于企业内控的重要推动作用，有效提升企业内部控制质量。

（三）合同管理方式信息化

目前我国市场上合同事务管理信息查询系统已经十分普及，该信息系统基本涵盖了以处理合同事务管理信息为业务重点等十个主要业务管理功能模块。以现在市面上中石化合同管理系统样板工程的管理方式为例子，中石化合同管理的合同信息管理服务模块基本成功实现了企业合同信息线上线下申报、会签登记备案等功能，但该系统还应从合同相对人的资信审查、合同示范文本、合同结算等方面不断完善。其中特别要高度重视有关合同的履行动态变化管理，合同履行主办主管部门一定要及时准确掌握有关合同书在履行过程中的动态变化，向有关合同履行主管部门及时反馈相关信息。对有关合同内容进行及时修改、变更、补充或解除。同时，注重合同管理的主管部门对合同的依法履行过程监督和合同结算前的管理也是非常十分必要的。

（四）建立健全有效的合同风险管控规范

在合同管理工作当中，合同风险会对整个合同管理工作产生巨大的影响，因此为了不断提升合同管理的水平和质量，从而加强企业内部控制，保证企业在市场当中稳定发展，就需要健全有效的合同风险管控体系，能够对企业所签订的合同内容进行全方位分析，将整个风险防范工作贯穿到企业合同的拟定调整准备等环节当中，从而有效的对合同管理工作当中所存在的各种法律风险进行防控，有效减少外部风险而对企业合同管理产生的影响。在整个合同风险管控体系当中，提升工作人员分管防控意识也是非常有必要的，因此在不断对内部合同管理工作人员进行培训时，也要注重对其风险防范意识进行相应的培养，使其能够对整个合同条例内容进行全方位分析，剖析其中潜在的风险，从而推动整个合同条例的完善工作，以有效的减少合同当中所存在的风险问题。

（五）强化合同管理，加强合同审核

合同管理工作中要重视过程的监管，以实现管理风险的事中控制，企业与合作方建立合作关系需要保证合同能够切实得到履行，保证合同法律效能的实现。法律顾问部门或者岗位人员对合同的履行过程进行监管和指导，是合同管理工作的重要环节，通过过程监管，洞察合同管理工作中存在的问题、企业运营及管理工作中存在的不足，对合同的履行情况进行阶段性记录，以跟踪整个合同的执行流程，通过管控关键控制点的方法管理合同履行过程。当合同出现履行不到位等情况时，合同管理部门或岗位工作人员应当及时与企业其他管理部门反馈相应问题，并对管理策略的制订提供可行参考意见。在签订合同之前，相关工作人员需要积极争取起草合同文本的权利，在初步制定完成合同文本后，相关管理人员还需要组织法律顾问和专业律师对其进行严格审查，并提出修改意见。在此过程中，合同管理相关工作还需要以此为基础进行科学整改。对于已经完成签署仪式开始生效的合同，执行部门必须确保严格履行合同条款，严禁私自修改或变更，如果改动内容得到双方许可，还需要签订书面补充协议。

四、结语

随着我国经济的不断发展，当前企业在经营管理过程当中也越来越重视企业内部控制工作，以能够良好的保证企业所开展的各项工作更加符合规范标准，有效减少企业在开展业务过程当中所进行的成本消耗，而在企业不断进行内控过程当中，与合同管理的联系较为密切，会对企业内控的质量产生一定的影响，因此为了能够有效提升企业内控的质量，就需要对在进行合同管理工作当中所存在的问题进行分析，针对这些问题进行相应的改进，将合同管理与企业内控充分结合推动企业内控水平的提升，通过良好提升企业的质量，不断增强企业的整体竞争实力，使其能够在市场当中立足并获得更加丰富的发展机遇，带动企业的稳定发展。

参考文献：

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