基于乡镇档案管理工作创新分析

摘要：乡镇政府部门工作几乎都需要档案管理的支撑，也是乡镇地区发展经济的主要基础之一。然而，有很多影响因素会左右乡镇政府部门的档案管理工作，导致档案管理工作面临来自不同层面的问题。在现阶段，中国持续推进社会主义新农村的建设工程，为乡镇工作和经济发展提供了重要基础。在社会主义新农村的建设工程中，档案管理发挥着不可或缺的影响。而档案也是社会主义新农村历史传承和发展的重要载体。可以说，社会主义新农村的建设在很大程度上取决于乡镇档案管理工作是否能够达到预期目标。笔者在此对乡镇政府部门的档案管理工作予以分析，找到了工作中存在的问题，进而提出了具有针对性的解决办法。

关键词：乡镇档案管理;工作创新

引言：无论是对于乡镇政府部门工作和经济计划，还是对于乡镇资料管理工作而言，档案都扮演着举足轻重的角色。作为一种载体，档案能够对乡镇政府部门工作中的声音、影像和图片文字予以记錄，因此也起到存储信息数据与知识的作用，是乡镇地区的潜在生产力。第一、在乡镇地区的经济建设与发展过程中，档案能够给予重要的信息支撑，能够对乡镇地区经济生产予以记录，从而在一定程度上使乡镇建设工程的质量和效率得到同时。第二、乡镇地区经济建设工程的所有要素都涵盖于乡镇档案之中，能够为经济的进一步发展、乡镇政府部门工作的开展提供参考和助力。经过数十年的发展，中国经济进入了高速发展阶段，资料量更大，同时人口也更具流动性，而这为乡镇政府部门的档案管理带来了一定难度。在这一背景下，如何防止盲目作业，提高物资和人力的利用率便成为了亟待解决的重要问题之一。

1 乡镇档案管理过程中存在的问题

以如今的乡镇政府部门工作情况来看，存在着很多要素影响着档案管理工作，进而对乡镇工作的顺利展开造成了很大的困难。笔者将阐述乡镇档案管理工作中需要面对的主要问题。

1.1 乡镇档案管理不规范

乡镇政府部门工作过程中，部分工作人员只对文书管理工作给予关注，而缺乏对实物和声音影像的管理工作，从而使得档案管理工作的科学性有所欠缺。从而使得工作人员展开档案管理工作时，无法便捷地查阅档案，使得工作效率下降。同时，部分档案中的数据和信息不完整，无法提供全面的档案支撑。而对于交接工作而言，也存在着部分工作人员违反交接工作流程的问题，同时也没有按照规范检查以往档案信息，导致档案管理工作缺乏有序性。除此之外，部分工作人员对档案管理工作缺乏足够的关注，没有专业的档案管理能力，没有职业素养，工作热情较低。而这使得乡镇政府部门档案管理工作不能符合相关规范和标准。

1.2 乡镇档案管理的信息化滞后

在现阶段，乡镇政府部门档案管理工作依然受困于当地经济环境和发展，在实际管理工作中存在着很多弊端。主要表现为以下几方面内容：（1）无法实时共享档案数据，对异地查阅带来了阻碍，（2）没有引入先进的管理理念，无法展开标准化和现代化的档案管理工作，对管理与保护档案的工作造成了阻碍，（3）缺乏具备丰富专业知识和业务能力的工作人员，对信息化的档案管理工作带来了阻碍，（4）部分乡镇地区的经济发展较慢，进而对档案管理工作中应用信息化技术带来了阻碍。

1.3 乡镇档案不能发挥服务功能

相关工作人员展开乡镇政府部门档案管理工作时，只对档案保存给予关注，而忽视了档案的使用，无助于进一步利用和开发乡镇档案数据信息。乡镇政府部门应该合理计划档案管理工作，以此对实际管理工作提供指引，同时还应该监督档案管理工作，促进服务部门和民众等社会主体参与到档案管理工作之中。除此之外，部分乡镇政府部门没有积极开发档案资源，也没有向民众有效宣传档案管理工作的重要性。而这也是现阶段档案管理工作受到忽视的原因之一。

1.4 档案管理人员意识淡薄

目前，乡镇政府部门在展开档案管理工作时，需要面对众多影响因素。其中，相关工作人员不重视档案管理工作、不具备管理观念是最主要的问题。这导致在部分乡镇政府部门构建了评估机构的情况下，档案管理工作依然会因为工作人员的忽视而无法顺利展开。同时，现阶段乡镇地区档案信息往往不完整，存在形式主义的问题，进而导致档案资源无序管理等问题，图片和文字信息缺乏合理的管治，不仅降低了档案管理工作的有效性，也降低了档案管理工作的效率。除此之外，部分乡镇政府部门工作人员缺乏专业的档案管理能力，工作人员的流动性比较大，而且也存在着频繁的岗位调动现象，进而导致工作没有连贯性。部分乡镇政府部门也没有培训入职人员，导致乡镇档案管理工作品质较低。

2 加强乡镇档案管理的措施

在经济发展进入新时期的背景下，现有的乡镇档案管理工作已经无法满足实际的工作要求。信息化技术的不断革新为乡镇档案管理工作注入了新鲜的血液，提供了更多的发展渠道。只有采用信息化的档案管理模式才能符合当今档案管理工作的要求，最终实现现代化的乡镇档案管理。在现阶段，中国乡镇政府部门在展开档案管理工作时主要面对如下几点问题：（1）缺乏相应的硬件资源，确保齐全的软件资源，（2）缺乏具备专业知识和技能的工作人员，职业素养比较低，（3）缺乏标准化的档案管理办法和模式，（4）工作量比较大，档案资源使用率比较低之所以有着上述情况，不仅有主观因素的影响，也存在着客观因素的影响，和社会经济发展和科技变革息息相关。为了能够确保乡镇档案管理工作满足农业发展要求，使其具备活力和发展的动力，则应该引入先进的管理观念，对现有管理办法予以完善，重视档案的信息化建设，为乡镇档案管理工作的顺利展开奠定基础，进而为社会的和谐发展提供助力。

2.1 完善乡镇档案管理制度

乡镇政府部门在展开档案管理工作时，应该对其要素和主体，载体和内容予以确定，确保管理工作能够符合相关法规要求，制定完善的执法体系，对备案与报送予以合理控制，从而实现高质和高效的档案管理工作。对于相关工作人员而言，则应该对档案管理法规予以全面了解，并且掌握专业的档案管理知识和技能。除此之外，相关部门也应该有效监督档案管理工作，从而避免管理工作中发生较大错误。同时，想要使乡镇政府部门档案管理水平得到提升，还应该确保相关工作人员具备较高的职业素养。应该从档案管理工作的实际情况出发，对其职权予以明确划分，并且展开规范化的档案信息收集工作，和乡镇政府部门协同合作，以此为不同部门合作提供保障，最终达到信息化和标准化的乡镇档案管理工作。

2.2 实现乡镇档案规范化和现代化管理

只有在乡镇政府部门从档案管理实际工作情况出发，对各个部门和工作人员的职务和责任予以明确，才能使乡镇档案管理水平得到提升，确保相关人员具备相应的职业素养，从而为标准化收集乡镇档案资源提供保障，同时确保档案管理工作和乡镇整体建设工程保持同步。除此之外，在保护参建部门自身权利的过程中，档案资源也扮演着至关重要的角色，能够为其提供有效支撑。

2.3 做好乡镇档案整理工作

对于档案管理工作而言，乡镇政府部门应该确保在收集和处理档案资源时符合相关工作标准，并且有效记载资源收集情况，同时确保收集和处理工作具备持续性。除此之外，还应该确保档案资源收集的完整性，对相关工作人员的权责予以划分，防止档案信息偏差和遗失等情况。对于档案管理部门而言，则应该提高资源收集的准确性，并且对资源予以合理的划分。应该对监督工作予以高度关注，当发现偏差或者遗失资源时，必须立刻对问题予以解决。

2.4 加强对乡镇资料管理人员的培训

在最近数十年间，中国经济和社会高速发展，进入了新经济时期。这对乡镇政府部门的档案管理工作带来了一定的难度。乡镇政府部门应该确保档案管理人员掌握先进的管理理念，进而提高档案管理工作的品质和效率。工作人员则应该认识到档案管理工作的重要性，在管理工作中积极引入最新的科技和机制，应用最新的管理办法和模式，同时不断提高自身能力。除此之外，乡镇政府部门也应该定期培训工作人员，使其对相关法规予以充分理解，并且培养其责任意识，从而使档案管理更加高质和高效。

2.5 信息资源的微机化管理

相关工作人员在展开乡镇档案管理工作时，应该准确统计档案数据信息。这就要求工作人员应该采用信息化管理办法，进而合理管治档案资源管理的地点和时间。同时，也应该为资源的实时调出提供保障，提高物资和人力的使用率，进而实现大幅度减少工作量的目的，还应该制定规范化和信息化的档案管理工作，构建电子文件类数据库。除此之外，也应该促使不同部门能够协同合作，以此实现高效的档案管理工作。应该以档案资源的不同特性对其展开分类，并且确保信息数据能够及时修正和传输。乡镇政府部门展开档案管理工作时，如果存在信息变动的情况，则很可能会导致档案资源出现遗漏情况，这就要求工作人员应该准确记载数据的变动和更新。

2.6 提高乡镇档案管理人员的意识

2.6.1 管理意识

乡镇政府部门应该确保档案管理人员具备较强的责任心，从而确保档案资源的安全和完整，确保档案资源能够体现出其实际价值，并且从实际管理工作出发，培养管理人员的管理意识，使其具备专业知识、提升其业务能力。同时，乡镇政府部门还应该结合当地经济发展情况，不断调整培训人员构成，并提高档案管理部门的资金利用率，提高基础设施建设的力度，使档案管理工作安全性得到提升。除此之外，乡镇政府部门还应该科学配置档案库房，确保档案管理机制能够得到有效落实和执行，并且进一步对现有管理机制展开改良，从而实现高品质的管理工作[1]。

2.6.2 服务意识

提升档案使用率，进而为乡镇政府部门提供优良的服务是档案管理的目标之一。这就要求相关工作人员应该确保自身服务意识得到提升，确保档案资源能够起到应有的作用，从而为实现其工作目标奠定基础。乡镇政府部门则应该定期培训工作人员，使其具备先进的管理意识、作为先进的管理方法。除此之外，还应该对现有的档案管理工作模式予以改善，以此提高档案管理的质量和效率。

2.6.3 爱岗意识

乡镇档案管理工作较为枯燥，其重要意义在乡镇政府部门中往往被忽视。而且档案管理的工作环境和工作条件比较差，也不具备完善的硬件设施。这就决定了相关工作人员必须确保工作计划具备合理性和可行性，同时对管理机制予以进一步改善。除此之外，也应该有效监视和管控档案管理工作，确保档案资源收集和整理工作的标准化和有效性。乡镇政府部门还应该对工作人员宣讲相关法规，培养其责任观念，从而为档案资源的有效使用和开发提供有力保障。

2.7 转变管理思路

在实际展开乡镇档案管理工作过程中，工作人员往往过分重视案卷的归档作业，统计档案的使用卷次，对档案资源使用者的需求缺乏考虑，也没有展开主动的档案服务工作，从而导致收集到的档案资源无法发挥出其应有的实际作用和价值，而成为无用的资源。这就要求乡镇政府部门必须使档案管理的业务范围得到延伸，提供专业的服务，提高服务成效和质量。同时，应该确保档案管理工作的决策服务功能，满足不同部门的实际需要，为其工作提供信息支持。除此之外，还应该确保档案管理工作包括就业和税费改革等内容，推动民主管治、经济合作社和村务公开等工程建设。应该为农民农业生产提供帮助，为其提供农业生产帮助，从而对社会和谐发展提供保障。在乡镇政府部门的工作中，七站八所发挥着积极的影响。站所内员工的职业素养代表了政府部门的形象。而其人事档案和薪酬等内容也必须包括在乡镇政府部门档案之中，并保存在相关档案室内，以此为人员调动提供便利，同时也能够使其工作热情得到提升。而在这种情况下，还有助于政府部门的简化和裁员工作，使政府工作更加高质和高效。乡镇政府部门应该改变年度收集文件信息的方法，而采用实时收集的模式，并且制定完善的档案归档部分，以此为当地决策和活动的记录和归档提供有效保障[2]。

2.8 创新管理手段

在科学技术高速发展的背景下，档案管理和查阅方法和模式发生了巨大的变革。目前，中国的很多乡镇的档案管理部门都采用了信息化的方法，部分档案局部门还引入了先进的档案管理软件。同时，乡镇档案部门也会定期培训相关工作人员，确保其具备使用信息化技术的能力，从而促进了乡镇档案管理工作的进一步发展。在很长一段时间内，中国乡镇档案管理工作都凭借手动方法完成。在现阶段，计算机的使用已比较普遍。然而，大部分乡镇档案管理部门对于计算机的使用依然停留在查询、资料输入和输出等基本功能层面，这对档案管理工作的发展造成了阻碍。这就要求乡镇政府部门应该积极引入先进的科学技术，通过计算机技术简化档案管理工作，提高工作合理性和准确性，并为档案需求者提供高效的服务。特别是在信息化时代下，相关工作人员应该有效采集和管治相关资源信息和技术，同时在最大程度上提升档案管理工作和答案信息的安全性。应该严格审核相关档案使用情况，避免机密档案信息的泄露和遗漏。除此之外，工作人员还应该防止档案资源发生非法更改或者冒充等情況，通过应用加密技术确保档案数据信息的安全和准确[3]。

2.9 稳定队伍、加大投入

为了确保乡镇档案管理工作能够顺利展开，应该进一步推进档案管理的基础设施建设。乡镇档案管理部门应该对档案管理工作环境予以优化，确保档案管理设施被纳入到乡镇政府部门的评估考核之中。应该确保当地档案室采用铁质装具，并且配置齐全的办公设备和相关通用软件。相关工作人员应该确保档案信息能够通过计算机快速查阅，从而使各个部门的工作效率得到提升[4]。同时，乡镇政府部门和档案管理部门还应该切实维护管理人员的相关权益，为其提供工作和政治方面的帮助，并保障思想教育工作得到落实。除此之外，乡镇档案管理部门还应该制定完善的奖惩机制，举办评选，对优秀员工予以奖励，并对相应员工进行处罚。比如，乡镇可以通过组织活动的方式交流档案管理工作心得，共同解决问题。省市部门也可以举办市级会议，以此对一线管理人员的實际情况予以掌握，并基于此对管理方法展开调控。同时，乡镇政府部门也应该通过宣传提高档案管理人员的档案管理观念，并且促使民众对档案管理工作给予支持[5]。

3 结束语

通过上述分析可知，相关工作人员展开乡镇档案管理工作时应该建立合理的管治机制并对其予以不断改善和创新。而在实际档案管理工作中，应该从实际情况出发，将先进的管理方法和技术应用到档案管理工作中，同时积累档案管理经验。除此之外，乡镇政府部门还应该结合当地的经济环境，定期培训相关工作人员，使其具备专业的档案管理能力，提升其职业素养，从而确保乡镇档案管理工作能够顺利展开，以此作为未来乡镇政府部门展开档案管理工作的重要参考和借鉴。

参考文献

[1] 刘开明. 乡镇卫健档案管理工作创新研究[J]. 中国科技投资， 2021（10）：2.

[2] 王宏君. 浅析乡镇卫生院档案管理工作创新策略[J]. 黑龙江史志， 2015（11）：1.

[3] 黄凤平. 总结经验 不断创新 开创我省乡镇档案管理工作新局面——在乡镇档案馆建设暨档案数字化培训会议上的讲话[J]. 云南档案， 2016（7）：5.

[4] 克丽比努尔·艾力.对乡镇档案管理工作方式的探讨[J].赤子（上中旬），2016（03）：154.

[5] 健全机制 创新举措 全面提升档案工作水平[J].黑龙江档案，2015（03）：17.

作者简介：赵光红，（1978.09.10），女，山东肥城、汉族、本科、档案专业馆员、档案管理。