社保档案的规范管理和社会价值

摘要：在当前的社会发展环境下，社保档案对于个人、社保行业以及整体社会都产生了较强的应用价值，因此打造完善的社保档案管理体系，落实好标准化以及规范化建设，已经成为了多方关注的重点。文章便是以社保档案的规范管理作为主要的切入点，结合其具体的社会价值，提出了以信息化管控、人员团队建设、规范制度、应用价值挖掘等主题为基础的规范化管控方案，能够有效提升社保档案的实际应用有效性，同时增强管理质量。

关键词：社保档案;数字化;信息化管理;大数据

社保档案是当前社会发展过程中的核心数据之一，其体现了人民群众发展过程中的社会保险种类以及详细信息。但是由于业务性的资料类型较多，数量较为庞大，利用原有的档案管理制度进行管理，往往会存在疏漏。因此以理论分析法和文献研究法作为主要方式，以全面提升社保档案管理规范性作为主要目的，结合价值挖掘以及优化策略展开探讨，这不仅是文章落实的重点，也是当前社会稳定发展建设必须要分析的课题。

1 档案管理的具体特点分析

结合当前的社保档案管理状态来看，由于档案的种类较多，基数较大，而大部分的参保主体受到社会以及生活等多种因素的影响，流动性较大，这也就导致了各个区域之间的档案交换以及共享成为了管理的难点。另外参保主体具有一定的社会性，这也增加了档案管理的难度。而从细节角度来讲，可以从以下几个方面进行分析。

1.1 资料种类多，基数较大

结合当前的城市社保体系发展状态来看，为了坚持以人为本的核心理念，贯彻落实党和国家的指引，社保工作的业务类型逐步向多元化以及复杂化角度进行创新，比如某城市社区保险中心，兼并职工养老、居民养老、机关养老、被征地养老、全民医保、职工医保、失业管理、工伤管理等多种职能于一体，多险种合一的社会保险机构。而区域居民数量较多，参保人数极大，这也就导致了，在常规的业务办理的过程中，形成了大量多类别且体量极大的档案资料。这些档案资料并不是单纯地进行存档保存，而是要结合实际情况进行综合利用，这也就导致了利用难度较大，查找困难。

1.2 参保主体具备社会性

社保档案本身是社会保险业务开展的主要依据，也是推动保险体系创新的根本保障，另外涉及到了社保管理、社保征缴、业务统计、待遇核发、稽核监管等相关业务，本身有着较强的社会性，这关系到参保主体个人的切身利益，同时也涉及到了社会公众的整体利益。在这样的环境下，如何提升社会性保障以及社会性服务的质量，必须要从管理角度入手，打造高质量的管理模式，才可以真正推動社会事业的高质量发展。

1.3 流动性较强

结合当前的城市化发展状态来讲，人们为了寻求更高的生活保障，往往涉及到了大量的人员流动以及业务办理。而社保管理过程中涉及到了社保关系转移、跨区医疗、跨区保险等相关内容[1]。而整体的市场经济发展越发活跃，这也就加大了人员流动的力度，在人员流动并且办理相关业务的过程中，资料的归档以及档案的流转是重点内容，而如何提升效率就需要从档案管理角度入手进行思考。

2 社保档案的社会价值

2.1 具备个人维权价值

社会保险档案首先是社会个人参保过程中的相关记录，同时也是个人维权的核心载体。首先社会保险权利以及社会保险缴费义务本身是相互对应的，是个人享受社会保障过程中必须履行的相关义务，而参保人员是否能够及时地履行社会保险缴费业务、应该享受怎样的社会保险待遇、缴费时间以及缴费额度的变化等等都涉及到了信息数据的生成和储存。同时养老保险以及退休人员的医疗保险是跨生命周期的，务工人员的工伤保险也有一定的终身性特点，这些都将作为个人进行全力维护的主要依据。这也需要在档案管理的过程中，能够进一步发挥保险体系的个人权益维护价值，不仅可以提升社会维权力度，也可以增强社会稳定性。

2.2 强化社会保险体系发展质量

社保档案对于我国的社会保险管理体系建设以及制度优化有一定的促进作用。首先社会保险待遇是需要进行持续性调整的，要结合整体社会发展的状态以及国家的政策体系进行针对性的优化，这样才可以及时地满足不同阶段社会人们参保的实际需求。与此同时为了进一步提升生活水平，又要维持社会保险体系的高质量发展必须要以社保档案为基础，通过数据分析以及信息整合，了解社保体系发展过程中存在的一系列问题，这些问题将直接反映当下以及未来社会保险体系的发展力度以及改革方向。例如我国当前的社会保险制度虽然具有较强的原则性，但是针对细化问题却存在规范不清晰的现象，这就需要从规范化管理角度入手进行针对性分析。

2.3 具有维持社会稳定的价值

社保档案本身还有着更加广泛的社会价值以及社会意义，比如可以结合退休人员的实际死亡年龄，了解养老金的实际发放情况，并且以具体的期限作为主要分析依据，能够快速掌握社会不同阶段，老龄群体的预期寿命。这对于快速的定位社会与平均寿命之间的关系有一定的促进作用。另外也可以对比相同疾病的参保人员所花费的医疗费用，并且与非参保人员的医疗费用进行分析，这样可以了解医保制度的实际覆盖群体，可以为后续的医疗费用调整以及投入甚至国民健康状态的评价提供有效参考。

3 现代社保档案管理规范性不足的问题分析

3.1 管理机构标准不够统一

我国的社会保障事业本身起步较晚，尤其是在当前的部分农村以及经济发展不够发达的区域，社会保障体系虽然已经建立，并且正在稳定发展，但是针对社保档案的管理，还未形成统一的模式[2]。另外由于社会保障档案的内容较为复杂，数量较多，在常规工作和业务开展的过程中，相关领导往往将重点放置在社保业务的开展以及管理方面，却缺乏对社保档案管控、技术投入、平台开发、管理创新等方面的重视。例如当前部分机构未能设置专门的档案室，重要档案未进行统一归档，档案随意保存、丢失的情况比较严重。没有档案管理部门，档案资料由业务部门自行保管等等。

3.2 缺乏规范性的法规体系

综合当前部分社保部门的实际执行管理规定来看，依旧在进行原有的企业职工管理规定，这其中的相关制度与当前的社会发展需求已经存在一定的滞后性。虽然当前各级政府都已经结合《档案法》打造了符合区域发展以及社保体系建设的规章制度，但是规章制度的主要应用范围还局限在社保的基础体系管理以及业务开展方面，对于档案管控的这一模式，还未打造专业的制度方案。这也就导致当前部分机构想要落实档案管理，但是还需要结合企业甚至部分集团采取的档案管理制度来进行管控，这也就导致难以应对当前社保档案管控过程中出现的一系列问题。

3.3 人员团队综合能力不强

档案管理本身是一项系统性的工作，而社保档案本身对个人、社会以及国家有一定的影响，因此在进行档案管理的过程中不仅需要进行规范化管控，还需要进行价值挖掘，这不仅要依靠技术体系，又需要人员团队具备较强的综合能力。

但是结合当前的部分社保档案管理的团队情况来看，存在较多问题。首先，当前人员团队存在全职、兼职混用的情况[3]，这也就让部分并不了解档案管理以及社保工作的人进入管理岗位，其能力不高，难以应对档案管理期间的相关问题;部分单位的业务人员架构较为分散，导致集中管理较为困难，信息统计以及决策落实存在断层;专职人员的综合水平以及信息化程度不高，依旧采取传统的档案管理模式，这不仅难以应对大体量的数据信息，也会导致引进的软硬件以及技术难以发挥实际价值。

4 社保档案价值挖掘的持续性优化方案

社保档案的发展与当前的社会保障事业建设有直接的关联，虽然它和常规的档案管理之间有一定的共性，但是受到了社会保障事业自身发展的影响，档案管理本身也需要进行规范性建设，这样才可以克服部分独特性的难题，因此在规范性建设的过程中，还需要落实好价值挖掘，二者相辅相成，才可以提升社保档案管理质量。

4.1 落实好社保档案管理数字化建设

以大数据技术以及数据分析技术作为主要的载体，结合社保档案的实际管理需求，打造信息化管控平台以及资源数据库，这对于档案数据信息的筛选以及利用有着一定的正面影响。在具体实施的过程中，还需要以信息技术为载体，进一步挖掘社保档案数据的实际价值，通过切实可行的方案来打通社保档案管理与其他领域之间的屏障和界限。而想要实现这样的目的，就需要构建完善的管理架构体系。如图1所示，是当前社保档案管控数字化建设的常规模式。

从其中的具体性能来看，其涉及到了6个最基础的管理模式。数据管理是结合社保档案的实际类型以及文字文本，進行目录管理以及信全文信息管控。是当前数字档案管控的核心内容;整理编目可以结合社保档案的具体类型、不同区域、不同的档案内容、维权以及管理进行分门别类的排序和整合，可以自动地生成目录，方便后期进行汇总和打印;检索查询则是进一步提升档案管理应用质量的主要方法，建立在信息化平台的基础上，通过检索系统能够快速地进行数据调取，无需经过传统的纸质档案借阅流程。这种方式又可以保障档案本身的安全性;辅助实体管理则是建立在线上线下相结合的基础上，综合部分无法进行线上转型的线下业务模式进行综合管控，比如随着人员流动而产生的档案移交以及销毁等相关管理行为，配合线下业务的开展进行线上数据库的数据删改以及调整;而安全保密管理则是当前信息化档案管控方案建设的重点内容，社保数据信息本身有一定的综合价值，在实际应用的过程中，极有可能出现隐私泄露等情况，因此档案数据库以及管理平台都需要打造加密体系，可以通过当前较为流行的密钥系统以及防火墙系统构建加机制。这样可以维护社保档案的高质量应用;最后就是系统维护将直接对接档案平台的日常管控以及系统更新方便结合不同时期社保体系的发展进行调整，可以增加相关模块，也可以进行功能和性能的优化。

4.2 提升社保档案利用效率

进一步提升社保档案的社会利用效率，是全面发挥其个人价值以及社会价值的重要途径，也是当前落实规范化管理的首要任务。而想要通过档案管理来实现价值的挖掘，还需要结合社保管理体系的社会发展状态进行分析[4]。我国的社保管理体系与各个领域之间都有紧密的联系，将直接为个人以及社会提供服务，这也就导致信息的沟通以及交互力度，将直接影响社保档案自身价值的发挥。

因此在打造规范化管理模式的过程中，首先要落实好信息资源的共享。社保信息档案的查询以及检索不能仅停留在部门内部，还需要向主参保主体或者相关机构提供共享渠道。在具体实施过程中要充分利用网络平台的技术优势，完善网络平台的各项功能和作用，让群众可以通过网络平台对社保档案信息进行查询，并通过网络互动的方式为群众答疑解惑，进一步提升社保档案的利用效率。例如，如图2所示，便是建立在共享的基础上，打造的数据交换中心。其将社保档案管理与当前的卫生局系统、居民互动系统以及区域医疗中心构建起了关联，可以实现集中的数据调取以及综合管控，又可以衍生出其他的管控价值，比如绩效考核、财务管理以及人员管理。

4.3 强化人才队伍建设

要打造专业化的社保档案人员管理体系，这样才可以为社保档案的标准化建设以及价值挖掘提供有效保障。

首先社会保障制度以及档案管理的原则是有机融合的。在融合的过程中，必须要由专业人员进行执行和管控，而当前的社会保障专业人才团队存在着参差不齐的情况，那么落实好人员的职业培训以及思想意识引导至关重要。

其次积极地与地方高校进行协同合作，从人才培养角度打造前期预控方案。高校可以设置专门的专业，也可以开设选修课程，通过最短的时间来弥补社会专业人才空缺。不仅能够打造科学化的社保档案管理体系，也可以构建一条稳定规范的人才供应链，为社会后续的发展也可以奠定良好基础，有效解决人员匮乏以及技能短缺等问题。

再次，落实好思政体系建设。为建设和完善社保档案工作，创造良好氛围和有利条件，需要及时地积极组织社保工作人员学习档案知识，提高档案意识，树立依法管档的观念，增强做好社保档案管理工作的自觉性和责任感。

4.4 构建安全的档案管理及应用基础

社会保险档案本身与人们的养老、工伤、失业、医疗等相关体系有集中的联系，需要采集单位信息和个人信息，这些信息具有极强的隐私性和保密性，在常规使用和共享的过程中，不仅要及时的落实好权限限制，也需要加强保密质量。

首先利用数字化技术构建系统防火墙，这样可以有效避免档案数据库遭受外界不良行为的攻击，也可以提升数据共享和传播的质量，避免出现数据丢失和泄露等情况。

另一方面结合社保档案管控的实际需求，在利用技术打造安全保障体系的同时，还需要落实好权限管理和制度建设。比如建立权限登记制度以及网络层级审查制度;构建网络日志，能够结合相关人员的具体行为进行记录和检索，这样可以有效避免内部人员存在的不良问题，也可以实现外部攻击行为以及窃取行为的留痕和轨迹追踪。

4.5 强化机构的专业性和规范性

首先要打造统一的社会保障档案管理部门，各个社保机构也需要组建专业的人员团队，并且结合党和国家的相关引导以及地方政策体系，落实好决策机制的建设，为部门以及团队的质量优化，提供统一标准和约束条件;设立专门的统筹性管理岗位，主要负责拟定后续发展战略规划以及改革方案制定重大决策，落实好规章制度以及法律法规的调整和建设;加强对社保档案应用以及创新的监督和检查。着重针对当前的档案管控问题和需求进行分析，了解整体社会发展的实际状态，进一步提升档案管理与社会之间的联系，这也是提升价值发挥有效性的关键途径;治好制度体系的规范管理和建设，应包括社保档案的管理机构与职责、整理与归档要求、管理和保护要求、利用与保密原则和档案鉴定、销毁和奖惩规定等一系列内容。

5 结束语

综上所述，在当前的社会发展环境下，不断的落实社保档案管理工作的创新对于提升档案管理规范性有一定促进作用，除此之外也可以进一步加强那档案管理工作的科学性和稳定性，全面提升社保档案的社会应用价值，能够满足广大人民群众的实际需求，也可以维持社会稳定，提供多元化服务。

参考文献

[1] 刘辉.社保档案信息化管理下的数据价值挖掘和社会利用——以西安高新区社保中心档案为例[J].黑龙江档案，2021（05）：188-189.

[2] 刘輝.关于深化社保档案数字化建设的思考[J].黑龙江档案，2021（04）：254-255.

[3] 辛近朱.如何做好社保档案的开发及利用[J].城建档案，2021（04）：49-50.

[4] 宋辉宇.区块链技术在社保档案信息安全的应用[J].兰台内外，2021（07）：1-3.

[5] 樊菲.社保档案管理的作用与有效措施[J].办公室业务，2019（13）：68-69.

作者简介：曾举仪，（1981.6-），女，四川射洪，馆员，研究方向：档案管理。