医疗设备档案管理的难点与对策研究

刘莉莉

关键词：医疗设备;档案管理;难点;对策

【中图分类号】  F763【文献标识码】A 【文章编号】1673-9026（2022）12--01

2009年新医改政策出台，引领公立医院由既往的盈利属性向公益属性转型，希望通过更好地缩控医疗成本，减轻患者住院治疗经济负担。全国各级医院也积极响应新医改精神，在各方各面加强内部管理，积极朝着节能、减负、增效的目标，不断完善自身运营观念，提升服务水平。医疗设备管理作为医院后勤部门日常业务的重要组成部分，影响医院的综合服务成本。医院经营者达成共识，认为加强医疗设备的专项管理，确保医疗设备全生命周期稳定运行，能够有效节省医院不必要的经济支出，从而降低医院运营投入，更好地响应新医改政策，为患者的医疗投入合理控费。但目前国内关于医疗设备管理领域的研究，多集中于设备的维护方面;核心文献很少涉及医疗设备的档案管理领域，此为该领域研究的不足之处。本文主要探讨医疗设备档案管理工作开展中的难点与问题，并提出相关对策，希望能够推动医疗设备档案管理整体水平提升，促进医疗设备管理多元化发展，更好地响应新医改政策。以下是详细内容。

1 难点

1.1 人员意识不强

医疗设备档案管理工作开展的难点之一，在于相关人员的工作意识不强。首先，若管理者对医疗设备档案管理的认识不强，则难以保证其在医疗设备档案管理领域的领导力。领导层忽视该项工作，上行下效下，也不利于医疗设备档案管理工作长期、稳定地开展。因此，为推动医疗设备档案管理工作进步，需要加强相关领导或责任主体在该项工作上的认识。其次是基层岗位认识不足，会影响到医疗设备档案管理具体工作的执行力，可能出现不依从制度开展工作的情况，导致医疗设备档案管理工作浮于表面、流于形式，可能会出现档案信息归档不及时、档案内容缺项少项、档案利用度不高等问题，最终导致医疗设备档案管理工作整体效能欠理想，无法发挥应有价值[1]。

1.2 未能构建部门之间的沟通交流机制

制约医疗设备档案管理工作高效开展的另一问题，在于医疗设备档案管理部门未能够与医疗设备使用部门保持良好的沟通交流关系，导致档案信息收录不及时、设备的使用与维护信息甚至无法准确收录进档案等问题，以至于档案管理内容的真实性、有效性不足，制约医疗设备档案管理工作开展的整体品质[2]。

1.3 信息化建设落后

部分医院受认识不足、经济制约、业务水平不足等因素影响，导致医疗设备档案管理信息化平台建设水平滞后，甚至具体工作中，仍旧延续传统的纸质化管理。不论是信息化管理平台的建设滞后，抑或未搭建信息化管理平台，均在一定程度上影响到医院的医疗设备档案管理整体工作开展效能。主要影响如下：（1）信息化建设落后，医院医疗设备档案管理依靠人力，影响医疗设备档案管理工作开展效率，从而对医疗设备档案管理的人力资源岗位配置提出更高要求，倒逼医院解决医疗设备档案管理人员配置不足的问题;但实际情况是，医院后勤管理资源有限，因此医院医疗设备档案管理效能不足的问题会长期存在，并从根本上影响该项工作的整体开展效率与品质。（2）纸质化管理会制约医疗设备档案管理的安全性，最常见的问题有纸质档案易受潮、易被虫蛀，导致信息丢失。（3）医疗设备档案的纸质化管理，容易出现材料丢失等问题;尤其在搬家、管理人员变动等情况发生后，医疗设备档案的完整性均会受到一定程度的影响，间接导致档案利用度下降[3]。

1.4 绩效管理效果不理想

制约医疗设备档案管理人员工作积极性的核心问题，在于现有绩效管理的激励效果不足。现有绩效管理未能够很好地适配医疗设备档案管理人員的工作场景，一些指标设计过高，难以实现有效激励;加之缺乏精神激励等维度，最终制约管理人员的工作积极性[4]。

2 对策

2.1 提升人员认识

推动医院医疗设备档案管理工作稳定开展的首要任务，是要提升相关人员正确认识。首先，要纠正领导层或医疗设备档案管理责任主体对该项工作的正确认识，要加强政策引领，发挥党组织的政治核心作用，尽快纠正责任主体对医疗设备档案管理的错误观念，强化认识，以便于医院医疗设备档案管理在顶层设计上领导有力。其次是要加强基层人员对该项工作的认识。有效途径是通过各类培训，结合案例宣教，提高基层人员工作认识。在此基础上，要进一步建立健全相关工作制度，保障基层人员工作有制可依。还要做好绩效考核工作，更好地约束基层人员工作的规范性。另外，要做好工作成果的定期回顾，通过检验管理成果的方式，进一步坚定工作人员对开展医疗设备档案管理工作价值的认识，从而提高其工作兴趣，坚定其规范开展工作的依从性，确保工作执行有力。

2.2 构建部门间的沟通交流机制

在医疗设备档案管理领域，若设备档案管理部门未能够与设备使用部门间达成良好的沟通交流机制，会导致诸多问题发生。分析部门之间沟通交流机制未能有效建立的根本原因，集中于以下几个方面：（1）医疗设备档案管理部门与医疗设备使用部门（这里一般指临床科室）均未设置专门的“信息交接员”岗位;这使得两部门之间医疗设备信息交流工作的责任与义务执行主体模糊，最终导致工作互相推诿的问题。（2）两部门人员配置不足，人均工作量繁重，疏于在沟通交流机制方面的人力成本投入。解决上述问题的关键，在于提高人力资源，以此保障医疗设备档案管理部门与医疗设备使用部门间有资源增设沟通交流岗位，医疗设备使用部门的任何使用情况均能够及时向档案管理部门汇报，档案管理部门的任何存档工作需求，也能够向医疗设备使用部门进行核对与校正，确保档案管理工作开展精准、高效，不至于流于形式。辅助解决手段是通过加强内部管理，进一步优化排班机制，同时做好职能划分，以满足两部门之间沟通交流机制的建立需求。

2.3 加强信息化建设

加强信息化建設，有助于推动医疗设备档案管理整体效能与安全性提升。落实医疗设备档案管理平台建设的首要工作，是要保障档案管理平台各项功能的健全性。为此，首先需要挑选业务能力突出的信息化建设团队，帮助医院合力搭建医疗设备档案管理信息化平台。为保证该平台各项功能符合医院具体管理需要，则要求医疗设备档案管理部门设置专属岗位，做好与信息化建设团队之间的沟通交流，保障平台功能设计符合医院实际需要。尤其要重视人工智能模块的调教，做好系统更新，赋予信息化平台更多的智能性。例如在医疗设备使用维护信息归档时，做好归档项的提醒;在信息调度时，输入关键词即可提供检索帮助等，加强档案的利用效率。另外，在医疗设备档案管理工作中，还需进一步强调对档案信息安全性的建设。要求加强信息安全培训，保障档案管理人员的操作规范，同时能够灵活使用各种防火墙软件，对档案信息进行妥善保护。要做好信息储存工作，避免数据丢失对医疗设备档案管理工作造成的损失;建议做好云储存与线下硬盘储存双向信息储存工作。

2.4 强化绩效管理

有关领导要注意加强并完善针对医疗设备档案管理岗位的绩效激励机制。通过专家函询、德尔菲法等方式，构建一套系统、完善、科学的绩效激励评价体系。确保绩效指标的设置契合医疗设备档案管理岗位人员的工作实际，同时确保绩效管理体系中物质激励与精神激励相结合，从而关注对员工的精神引领。另外，物质激励不仅要强调对员工薪资的激励，更要包含员工晋升、高阶业务培训名额筛选等多途径的激励方式，从而满足不同员工的实际激励需要。还需注意落实配套的绩效反馈机制，并在绩效考评过程中纳入容错纠错机制。将激励结果作为对员工未来工作提升的参考依据，开展针对化培训;使员工明确在上一绩效考评周期内，自身工作的不足之处及需要注意的地方。注意对工作改革过程中，因一些不可抗力导致的工作失误问题，组织上要采取宽容的对待态度，以此为肯办事、敢创新的员工提供良好的工作平台;而非一味地通过负激励管理，以惩罚打压员工的工作积极性[5]。

3 小结

本次研究主要探讨公立医院医疗设备档案管理现状中存在的难点与问题，如人员意识不强、信息化建设落后等。解决上述难点与问题，需要将未来的工作集中在提升人员认识、构建部门间的沟通交流机制、加强信息化建设、强化绩效管理等方面。落实好相关工作，能够有效推动公立医院医疗设备档案管理工作品质，帮助医院更好地响应新医改政策。

参考文献：

[1]潘秋杉，周鹰，陈黎.加强医院医疗设备档案精细化管理探究[J].卷宗，2021，11（4）：9-9.

[2]方凤萍.新形势下如何加强医院医疗设备档案管理[J].卷宗，2021，11（7）：4-5.

[3]邓思建，邬江涛.医疗设备档案管理完整性研究[J].现代医药卫生，2021，37（14）：2500-2502.

[4]赵瑞.关于医院医疗设备档案信息化管理的探究[J].科学与信息化，2021，6（13）：129-130.

[5]刘柳.以信息化管理系统构建医疗设备电子档案的探讨[J].办公室业务，2021，30（3）：85-86.