信息化项目全过程档案管理质量控制与管理研究

郭宇雄

档案是指组织、个人或企业在社会活动中形成的具有保存价值的资料，以文字、图片或其他各种形式为载体。档案从本质上来说是一种信息资源，是信息和载体的统一体。但是随着档案数量的增加，档案管理呈现出诸多需要解决的问题，对此，促进档案管理信息化发展是解决这些问题的最好办法。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划与组织下，在档案管理活动中，全面应用现代信息技术对档案资源进行处理、管理并为社会提供服务。促进档案管理信息化发展，需要从管理意识、设备配备、管理机制构建、高素质管理团队搭建等方面着手。

信息化项目

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力，并使之造福于社会的历史过程。智能化工具又称信息化的生产工具，它一般必须具备信息获取、信息传递、信息处理、信息再生、信息利用等功能。与智能化工具相适应的生产力，称为信息化生产力。智能化生产工具与过去生产力中的生产工具有所不同，它不是一件孤立分散的物品，而是一个具有庞大规模的、自上而下的、有组织的信息网络体系。这种网络性生产工具将改变人们的生产方式、工作方式、学习方式、交往方式、生活方式、思维方式等，使人类社会发生极其深刻的变化。根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《2006—2020国家信息化发展战略》，信息化是充分利用信息技术、开发利用信息资源、促进信息交流和知识共享、提高经济增长质量、推动经济社会发展转型的历史进程。信息化项目的关键要素是时间、成本、质量；信息化项目的风险也主要来自于技术风险、管理风险、系统风险。

信息化项目全过程档案管理质量现存问题

档案管理意识不强

在信息化项目的实施过程中，相关单位及各级人员对于档案工作不够重视，对档案文件标准、规范、制度没有做到严格执行，在工作过程中也没有认真细致地检查文件资料的生成和严格把控文件质量，认为信息化项目档案管理就是将所生成的资料整理成册即可，没有对相关内容进行明确，导致其在人力、物力等方面的必要投入不足，有些单位甚至将部分信息化项目档案管理工作付托给其他工作人员兼管或兼职人员进行处理，造成了职责不清，兼而不顾的问题，从而导致信息化项目档案管理工作难以落实。除此之外，参与项目的相关单位更注重现实消息，对规范档案管理的重要作用不能做到正确认识，这也在无形之中加剧了信息化项目档案管理混乱的问题。

现阶段信息化项目实施过程中，相关单位更注重对设备及人员等方面的管理，忽略了对于档案资料的管理，各参加单位都认为其最终的项目质量与成本是更为重要的，而对于在项目过程中所产生的档案资料的管理并没有做到足够的重视，这就导致在项目实际实施过程中，相关项目档案管理并没有做到专人负责，档案管理制度的不健全也让部分项目资料无法入档，这些都是造成项目档案资料不完善或者整理工作繁杂的原因。除此之外，在信息化项目的档案管理中，由于管理人员的专业素养不高，或者相关管理人员变动频繁，档案资料的管理与收集不能随着项目的进度开展，而是都在项目完成之后再进行资料整理，或者在项目验收后补充资料，这对资料的真实性与准确性造成了严重影响。

档案资料管理制度不完善

现阶段，虽然国家与地方政府针对档案资料管理制定了相应的规范与制度，明确了项目档案资料管理的内容与标准，但是在实际操作过程中，项目实施方并没有对项目档案资料的收集与管理作出明确的规定，这就导致档案资料的收集与管理并不能随着项目的实施而开展，无形之中影响了档案管理制度对参与项目的各个单位行为的约束，使管理制度难以发挥作用。

从业人员综合素质有待提高

现阶段，信息化项目档案资料管理人员在开展项目全过程的管理工作中，对相关业务流程不熟悉，缺乏专业的档案资料管理知识。这是因为在当前项目档案资料管理工作中，大部分管理人员是兼职，甚至有一部分是高校实习生，由于管理人员没有经过专业培训就展开档案管理工作，对实际档案管理工作的内容并不熟悉，从而导致檔案管理工作呈现出管理无序的情况。除此之外，由于部分管理人员缺乏专业的法律法规知识以及相关的技术标准知识，导致其没有严格按照相关标准进行项目档案资料收集，使收集上来的档案质量不达标，影响项目档案归档时间，也难以为后续的项目实施提供完善的档案信息服务。

信息化项目全过程档案管理质量控制与管理探究

加强信息化项目全过程档案管理信息化建设

1.建立网络档案信息系统

在项目实施过程中，构建数字化综合应用平台，建立健全的内部服务网络与公众服务网络，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。通过网络档案信息系统的搭建，不仅可以促进档案现行文件信息化标准的建设，还可以依据相关标准以及实际建设需求配备必要的硬件设备，为档案系统的运行提供坚实的硬件基础，提升档案管理软件的技术与应用水平，为档案信息交换、档案信息资源共享等创造良好条件。通过制定相关措施，可以确保档案网站中资源的原始性、安全性与可靠性，更好地发挥项目档案的功能。

2.加强电子文件管理

在信息化项目建设过程中，所生成的资料大多是以电子文件的形式呈现的，但是电子文件这一载体存在稳定性差、易损坏等问题，对此，加强电子文件管理显得十分重要。随着计算机信息管理网络的建立与发展，重要文件传输上网也逐渐被相关单位所认可。为加强电子文件管理，相关资料传输上网前需要依据信息管理部门的统一要求进行格式转换，这在一定程度上确保了资料数据的可靠性与通用性，对于那些未上传到计算机信息管理网络上且具有保存价值的电子文档，也需要由相关部门对其进行编目整理，之后再依托网络技术向档案部门进行传输。借助信息管理网络，可以在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立起依附于信息管理网络的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过系统传输给相关的档案部门。

关于归档电子文件的格式要求，需由档案部门与项目实施单位进行协商之后共同制定，无论采取何种途径进行资料归档，都必须由电子文件形成单位按照统一格式进行编目整理后再传输给档案部门。档案部门不能自行从网络下载相关资料，这是电子文件形成部门确保对数据真实性、准确性负责的重要手段。档案部门在接收电子文件之后，要一律采取光盘存储，最好不要使用磁盘存储。

电子文件归档所涉及的问题相对比较广泛，且其在归档过程中所受到的制约因素也比较多，仅依靠档案部门很难完成这一系列的操作。因此，在信息化项目全过程档案管理中，需要采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三方结合的方式，共同对电子文件档案归档工作进行负责与处理。在此过程中，电子文件的形成部门需要对各项管理业务做到了熟于心，对电子文件的形成规律与历史联系也要进行充分了解，从这一角度来看，电子文件的形成部门是归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时也最有发言权。档案管理部门则需要掌握电子文件归档的原则与方法，并对整个项目实施情况有所了解，做好档案资料的把关与统筹工作，发挥自身作用。而计算机与信息管理部门，不仅是电子文件的形成单位，也是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，因此，在电子文件归档制度化与标准化工作中，计算机与信息管理部门处于重要地位。三个部门要通力合作，各部门之间也要做到相互渗透、扬长避短，发挥自身的优势，三者要在电子文件归档中合为一体，共同为形成高质量的电子档案而努力。

3.做好信息化项目电子文件的归档处理

随着信息化项目的不断发展，采用新型文件材料进行归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、整理以及存储工作给予指导，从源头对电子文件的原始信息进行保护，并对文件信息重新组合的来龙去脉有所了解。因此，对信息化项目全过程中所生成的资料，需要采取一定的技术进行处理，将已归档的电子文件修改为只读性文件，即相关部门在调取文件时只能查看而不能更改，从而对电子文件的原始结构进行识别与保护，确保电子文件的准确性与可靠性，使其能与纸质文件一样发挥其应有的社会效用。

4.解决好信息化项目电子文件档案的保存问题

由于信息化项目所形成的档案主要以电子文件的形式呈现，而电子文件存在稳定性差、易损坏等问题，因此，解决好文件的保存问题是加强其质量与管理的关键环节。以化学磁性材料作为载体的电子文件，从理论上讲可以做到长期保存，这是因为对其信息进行读取时是无接触的，不存在磨损情况，电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层中，不受外界磁场的影响，同时也不会受到环境中所存在的灰尘、水分及有害气体的影响。但是由于电子文件形成的时间较短，缺乏实际存储的验证，因此，有关电子文件原始信息长期保存的问题，仍需要档案工作者展开深入研究。现阶段，对于需要长期保存的电子文件，可以通过定期复制的方式，来避免信息损失问题的发生。

全面推行信息化項目档案管理

信息化项目建设全过程就是档案的形成过程，从档案纸质资料的收集与整理，到后续电子版的生成与上传，这些都是需要相关人员做到仔细再仔细的，容不得出一点差错。因此，为实现信息化的有效管理，需从多个方面提升档案管理的效率与效益。

首先，要加强内部档案信息化建设，选取合适的专业的档案管理人员，并制定出适合本企业实际工作的档案信息化管理规章制度，对于不符合当前档案信息化要求的管理体制及时进行改革与优化，通过制度保障以及软、硬件设备的支撑来提升内部信息交换及共享水平，创造出更多有利于内部档案资料管理利用的条件。

其次，要构建多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度与考评制度，全面提升相关岗位管理人员的综合工作素养与工作能力，从人力方面来确保信息化项目全过程档案资料的高效管理。

再次，要确保档案管理的工作人员不断进行计算机知识与信息管理化知识的学习，只有确保相关管理人员对计算机信息管理系统有充足的了解，才能使其参与本单位的软件开发工作，从而在提出正确的信息需求时，使内部档案的信息系统运行保持在良好的状态中。

最后，档案的数据质量是决定计算机管理系统建设成败的关键，因此需要严格做好档案资料的数据把关工作，确保相关部门所输入的资料是全面、准确的，否则将影响系统的正常运行。可以通过建立资料审核制度，在档案资料输入之前，对相关资料进行审核，在资料输入之后，对相关档案进行校对，以确保档案资料的质量。

综上所述，项目档案是项目实施全过程的真实记录，可以为项目今后的稽查、监督、管理、验收、维护等环节提供最为可靠的原始信息，具备较高的保存价值。因此，要充分认识到项目实施档案全过程控制管理的意义，并采取有效的措施，力争在项目实施的各个环节，都能做到档案资料的真实记录与及时积累，确保项目档案资料的完整性与真实性，并为项目档案整理归档和日后服务奠定良好的基础。

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