机关事业单位档案管理工作规范化标准化的途径分析

禹敏

[摘 要]在机关事业单位管理中，档案管理是极其重要的环节，其规范化和标准化对事业单位的持续正常运行和未来发展具有重要作用。事业单位要充分结合自身的档案管理实际，加快档案规范化与标准化的建设，以便能够为事业单位的发展提供科学合理的档案信息支持。文章分析了机关事业单位档案管理的重要性，阐述了档案管理规范化和标准化的定义，探讨了阻碍机关事业单位档案管理规范化和标准化进程的因素，并提出了其规范化和标准化建设的有效策略，以期能够为同行提供参考。

[关键词]机关事业单位；档案管理规范化标准化；途径

中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2022）06-0094-03

档案管理是一项系统而复杂的工作，涵盖的内容相当复杂。近年来，随着档案管理现代化的提出和实施，档案管理的要求更加严格，内容也更加精细化[1]。在此情况下，传统的档案管理理念由于缺乏规范化和标准化，已不能适应当前的档案管理标准。机关事业单位作为国家特殊的业务机构，对档案管理应该有更加科学、规范的要求。然而，由于诸多因素的影响，我国大多数机关事业单位的档案管理工作还存在一些不足。如果不及时采取有效措施进行改进和优化，必然会影响机关事业单位的长期健康发展。因而，如何促进档案管理的规范化和标准化发展，是当前该行业工作者普遍关注的话题。

众所周知，机关事业单位档案是对机关事业单位自身发展历程的客观、真实记录，是事业单位开展各项工作的主要依据和标准，加强机关事业单位档案管理，对机关事业单位的持续发展至关重要[2]。

（一）为机关事业单位工作的开展提供重要依据

档案管理在一定程度上可以为事业单位工作的开展提供重要依据。机关事业单位在实际发展中，积累了众多的档案信息，做好档案信息管理工作，可以为事业单位重大决策提供相应依据。

（二）是推进内控制度改革的重要内容

近年来，随着体制改革的不断推进，机关事业单位为了顺应这一时代发展要求，开始注重内部控制体系的建设。而档案管理是推动单位长远发展的重要组成部分，直接关系到单位内部控制制度的改革和发展[3]。档案蕴含的信息相当丰富，事业单位内部控制制度改革，可以从中获取重要的参考依据；此外，档案记录着事业单位以往改革项目的成果，管理者可以从中参考积累的成功经验，为实际发展目标制定明确的改革措施。

（三）為文书资料管理工作创造内在条件

在机关事业单位实际管理工作中，文书工作非常重要，档案管理会在一定程度上影响其工作质量。相关管理人员要对内部工作信息进行整理，逐步形成文书资料，并将文书资料及时上交档案部门，从而构建起完善的档案系统。通过对内部数据和信息的整合，机关事业单位的文书资料管理工作逐渐系统化。

在《标准化法条文解释》中，关于标准的论述为：对重复性事物和概念做出的统一规定称为标准[4]。通常标准是在科学、技术和各领域的基础上，需要经过多方协商一致，由主管部门或机构批准，并以专门的方式对外进行公布，从而使之成为各方共同遵守的准则和依据。具体到档案管理领域，比如相继颁布和实施的《档案法》《档案法实施办法》《档案管理规定》等，使得档案管理有了统一的规范和标准，档案管理逐渐进入了更加规范的范畴。其中涉及的“标准化”，即档案管理的实施标准、制定标准、研究标准，以及后期的修订和补充标准等[5]。不难发现，档案的规范化管理最终落到了制度层面，强调充分发挥档案管理者的价值，通过已经颁布和实施的档案管理规范等规章制度，实现档案管理标准化。

近年来，办公OA自动化进程的加快和事业单位档案管理现代化的发展，在一定程度上推动了事业单位档案管理的规范化和标准化进程。一系列诸如《档案数字化外包安全管理规范》《档案资料目录报送方案》《机关档案工作业务建设规范》等规范性文件陆续颁布，《党政机关电子文件归档规范》（GB/T39362-2020）和《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）等国家标准、行业标准相继出台，至此，机关事业档案工作规范化和标准化体系的轮廓初现，对机关事业档案工作规范化、标准化理论研究和实践探索也陆续展开[6]。

当前，随着机关事业单位的不断发展，其档案管理工作中也存在着诸多问题，这些问题在一定程度上阻碍了机关事业单位档案管理规范化和标准化的进程。

（一）档案管理没有得到重视

当前阶段，虽然很多事业单位已经意识到了档案管理工作的重要作用，并及时根据实际情况调整了工作内容。但是仍有一部分事业单位对内部档案管理的规范化不够重视，对自身机构的档案管理没有给予过多的精力、人力、物力支持，从而造成事业单位档案管理混乱，大大降低了档案管理效率，对实现档案管理标准化产生了不利影响。

（二）宣传不到位

目前，随着机关事业单位档案管理规范化和标准化建设的推进，仍有部分单位由于不够重视，宣传工作不到位，导致了机关事业单位档案管理存在一些漏洞，亟待完善。如果宣传不到位，工作人员对档案管理规范化、标准化的认知也不到位，也使得档案管理的各项工作存在敷衍状态，无法真正落实规范化和标准化的要求，最终会导致整个机关事业单位档案管理质量的下降[7]。

（三）相关机制不完善

当前，在机关事业单位档案管理的实际过程中，由于机制不完善，不够标准化、未能结合实际，导致了很多工作在实际运作中并没有很好的标准可循，这使得档案不能得到有效利用，不能真正发挥作用。

（四）档案信息化管理水平低

随着信息技术的发展及其在各行各业的广泛应用，档案管理也面临着新的机遇和挑战。然而，目前我国机关事业单位档案管理信息化水平较低，无法实现档案管理的办公自动化，对档案管理的规范化产生负面影响，也限制了档案管理工作的提升，不利于事业单位各项工作的开展[8]。

（五）档案管理人员专业素质不足

目前，机关事业单位档案管理人员的综合素质普遍不高，这是由于对这项工作缺乏重视，使得档案管理人员缺乏强烈的责任感和积极性。此外，机关事业单位在选拔任用档案员方面存在一些问题，影响了工作人员的专业水平，导致工作人员缺乏足够的档案管理经验。机关事业单位没有加强档案管理人员的岗位培训，使得机关事业单位无法适应档案管理规范化发展的要求。

为实现机关事业单位档案管理的规范化和标准化，需要事业单位相关人员立足实际，采取科学高效的档案管理手段，有序推动事业单位档案管理规范化和标准化。在促进完善档案管理的同时，稳步推进事业单位档案管理现代化。

（一）深化对档案管理标准化和规范化的认知

为了更好地促进机关事业单位档案管理的规范化和标准化，首先需要加强相关工作人员对档案管理规范化和标准化的认知，使他们认识到标准化和规范化对档案管理的重要性，从而按照规范化和标准化的要求做好各项档案管理工作，以便不断推动整个档案管理工作的有序开展[9]。为此，可以定期对档案管理人员进行规范化和标准化的专题培训，同时要定期对其技能进行考核，可以更好地督促管理人员做好规范化和标准化建设，更好地推动整个档案管理业务向前发展。

（二）加强档案管理规范化和标准化的宣传教育

档案管理工作并不仅仅是由档案管理人员完成的，还需要机关事业单位的其他人员的参与。因而，事业单位档案管理规范化和标准化的建设要覆盖到所有人员，使得所有人员都有规范化和标准化的意识。为此，机关事业单位应充分利用本单位的宣传栏、工作会议、专题讲座等机会，向全体员工传达档案管理规范化和标准化的重要性，从而形成人人重视档案管理的良好氛围，并为档案管理部门提出建设性意见。此外，还要将档案管理的规范化和标准化纳入人员考核范围，特别是那些能改遵守档案的岗位需要严格考核，以更好地提高管理人员和其他工作人員对档案管理的规范化和标准化的认知，进一步规范自身行为，实现档案管理规范化和标准化。

（三）建立健全规范化和标准化机关事业单位档案管理机制

机关事业单位要根据自身实际情况，构建分工明确、运行顺畅、管控高效的档案管理机制和制度体系[10]。首先，在档案管理过程中，机关事业单位必须加强制度的完善。通过机制和体系的创新，使档案管理工作中的相关环节能够有效发挥作用，明确档案管理的职责；其次，在整合档案系统的过程中，需要提高档案管理的专业化水平，形成标准化和规范化管理模式，将信息技术应用到档案管理过程中，使档案工作更快、更高效；最后，要明确档案管理的相关职责，特别是对于档案管理混乱的现象，要加强计划的制定，明确每个人的管理职责，对各种事项进行细化管理，充分发挥档案管理的作用。

（四）应用先进技术，为档案管理的规范化和标准化提供技术支撑

管理方式的技术创新是档案管理规范化和标准化的重要支撑[11]。当前机关事业单位要着力提高档案管理现代化水平，加大科技创新和基础设施投入，改善档案管理软硬件条件。可以在档案规范化和标准化管理工作之中，引入信息技术、互联网技术、大数据技术、数字加密技术、数字扫描识别技术等新兴技术，从而构建电子信息管理系统、档案数据保护系统和信息采集系统。通过档案管理数字化、信息化建设，在保证数据安全的前提下，提升档案管理的工作效率和档案资料资源的利用率，同时也方便档案的查阅、分析和整理。

（五）提升档案管理人员水平

要做好档案管理工作，就要充分发挥档案管理人员的作用。当前机关事业单位要着力提高档案工作者水平，明确档案工作者职责，尤其要加强档案工作者操作的规范化和标准化意识。为此，其一，要构建全面长效的档案管理人才培训机制，对阶段性培训重点进行精准定位，从而满足阶段性档案管理规范化需求；其二，要注意档案管理队伍新鲜血液的注入，引进具有专业素质的档案管理人才，充分利用档案管理工作力量，依靠专业技术人员提高机关事业单位档案管理的规范化水平；其三，构建完善的考核和奖惩体系，充分调动档案管理者的积极性，依靠档案管理者自身的业务水平的不断提升，最终促进档案管理的规范化、标准化发展。

（六）根据规范标准对档案管理进行全新整合

除上述措施外，推进档案管理规范化和标准化是有效解决机关事业单位档案管理问题的重要举措。对档案资源进行重新组卷，是一种更有效的档案整理方式，通过对一些联系较大的档案资料的收集整理，将一些缺页缺目录的档案资料进行重新编制，从而有效提高档案管理工作的规范性和标准性[12]。作为档案管理人员，每月要定期对各类档案进行整理、分类，并进行网络数据的同步。此外，还要对那些没有标号和页码的档案进行重新编排，从而实现资源的优化配置。

综上所述，在机关事业单位发展过程中，档案管理是不可或缺的核心环节。推进档案管理的规范化和标准化发展，既是新时代对机关事业单位档案管理的新要求，又是促进机关事业单位档案价值最大化的关键。为适应时代的发展，机关事业单位需要根据自身的实际情况和档案管理过程中存在的问题，采取建设性的强化措施，以推进档案管理工作的规范化和标准化进程。

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[5]赵亮.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的研究[J].科技风， 2020（18） ： 293.

[6]王玉国.新常态下事业单位档案管理规范化标准化建设探析[J].大众标准化，2020（18）：6-7.

[7]苏莉.大数据条件下档案规范化和标准化建设[J].办公室业务 ，2020（22）：123-124.

[8]宋姗姗.关于事业单位档案管理工作规范化，标准化研究[J]. 信息周刊 ，2019（29）：122.

[9]陈淑芳.事业单位档案数字化建设的路径选择分析[J].视界观，2019（15）：15-17.

[10]袁亮. 新形势下基层单位档案管理标准化建设的思考[J]. 经济学，2020（04）：147-148.

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[12]姚武.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].中国管理信息化，2016（10）：11-13.