高职院校学生档案信息化管理调查问卷分析——以河南护理职业学院为例

文/河南护理职业学院 余亚浩

1998年，美国提出了“数字地球”的概念，将信息化、数字化的理论推向全球。我国信息化经过20年的发展也取得了显著的成绩，在“数字中国”建设中不断开拓与创新，以迎接各行各业信息化高潮的到来。在此期间，档案信息化发展保障机制进一步完善，档案信息化建设进一步融入“数字中国”建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型。职业教育作为教育的重要组成体系，帮助国家输送专业人才、帮助社会合理分工、帮助学生找到自我价值，进而促进社会和谐发展。高等职业教育的兴起是必然的，任何国家或阶层都无法阻止其前进的脚步。所以高职院校档案信息化伴随着社会的发展会越来越迫切。

经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。同样高职院校教育发展也离不开档案，档案是历史的化身，是经验的积累，是发展的基础。高职院校是培养人才的地方，那么学生作为高职院校的主体，学生档案信息则是档案管理不可缺失的部分。学生档案是学生在校期间表现的综合材料，是学生就业找工作的敲门砖，对用人单位筛选人才具有参考价值，也是高职院校档案信息化发展的主要方面。因此高职院校学生档案信息化的现状调查有助于了解当前档案信息化短板，填补档案信息化发展的空缺。而河南省作为我国人口大省，在教育资源、教育配套设施等相关领域都没有优先发展的优势，高校档案信息化管理的发展较为迟缓。因此有必要研究高职院校档案信息化，帮助省内高职院校早日实现档案信息化的发展。

一、调查问卷情况

（一）调查问卷基本情况。本次调查问卷在河南护理职业学院共发放903份，回收903份，其中教师组填写共计62份，学生组共计841份，本次调查问卷的内容主要涉及学生档案的概念、学生对档案的了解程度、学生档案信息化的优势等。

（二）调查结果及分析。1.对学生档案认识和理解的调查。调查结果显示，40.5%的被调查者（即367人）不清楚学校到底有无档案室（馆），甚至还有10人认为学校没有档案室（馆），只有58%的人（526人）知道学校档案室（馆）的存在。32%的人不了解在校期间形成的档案，43%的人只知道档案里包含的1～2项内容。只有24%的被调查者清楚地了解学生档案包含的内容。调查结果说明，绝大多数的被调查者不清楚学生档案的内容，不了解学生档案对未来就业的重要性。2.对学生档案利用情况的调查。调查结果显示，84%的被调查者没有利用过在校期间的档案；而89%的被调查者在升学期间接触过属于自己的学生档案，16%的学生在就业期间接触过，18%的学生在补办证件期间用过档案。调查结果说明，大多数被调查者虽然在校期间没有利用过档案，但是毕业后不管以何种原因都会需要利用到本人的档案。侧面反映了绝大多数的学生虽然不了解档案，但是可以在需要用到的时候能够及时查找到所需材料，说明高职院校学生档案管理的规范性和查档的便利性、快捷性，同时也可以看出高职院校对于档案的宣传、利用等方面有待加强。3.对档案信息化的调查。调查结果显示，50%以上的被调查者都希望能通过学校网站、公众号、档案室（馆）等这些渠道来获取所需信息，另外70%以上的被调查者认为学生档案管理信息化能够使业务办理更方便、获取信息更及时、工作效率更高。调查结果说明，虽然一些被调查者不太了解档案，但是也十分清楚档案信息化给学习、生活所带来的便利性，侧面反映了档案信息化的发展前景和迫切性以及高职院校档案信息化发展的必要性。

二、高职院校学生档案信息化存在的问题

通过对调查问卷的分析，可以得出高职院校学生档案信息化存在有以下问题：

（一）高职院校档案管理机制不完善。档案是学校历史的记录者，承载了学校发展的历程，记录了学校变革的进程，它不再是放在档案柜里的文字，而是学校承前启后的“史籍”。高职院校的管理理念和运行机制直接影响了工作人员的积极性以及档案的宣传力度、服务意识、查档利用率等，导致档案信息化发展缓慢。

以河南护理职业学院为例，学院师生规模1.2万多人，档案室隶属于学院办公室，具体工作人员只有一名，按照《高校档案管理办法》要求，应成立专门的档案室（馆），并配备2～3名工作人员，保证日常工作的进行。该校档案工作人员的职责除了每年收集、整理、查询利用档案外，还需要做一些办公室的其他事项。由于档案工作人员的欠缺，使得档案工作无法全面开展，归根到底还是档案管理机制不完善，使档案专项工作无法顺利进行。以至于1人无法全身心地投入到档案事业中，导致学生档案宣传力度不够、服务意识不足、档案利用率较低等问题的出现。例如每年的国际档案日虽都有活动展开，但由于人手、经费等不足，根本没办法达到宣传的目的，更像是为了宣传而宣传。

（二）高职院校学生档案信息化管理程度不高。2020年6月新修订的《中华人民共和国档案法》中，将信息化纳入信息化发展规划中的具体要求，一部分高职院校的学生档案信息化管理程度远远不够，并且没有将档案信息化建设纳入学校发展规划中。这项法规具体的要求没有在实际工作中开展，河南护理职业学院2003年采购了档案管理系统，2018年更新旧系统，此外再无任何档案信息化项目的申报，这说明档案信息化没有被纳入学院每年的发展规划中。虽然该校工作人员都将每年收集的档案通过扫描仪进行数字化的扫描，但是由于系统的限制没办法实现真正意义上的信息化。按照新档案法的严格要求，通过双层PDF实现文档数字化以达到档案信息化的目的，现实中有很大差距需要弥补。

（三）高职院校档案信息化基础设施不完备。档案作为一种重要的信息资源，档案信息化对于档案的重要性毋庸赘述。虽然我国于20世纪90年代至今一直致力于发展信息化，但是将发展重点放在高校档案信息化建设上的时间较晚，致使高校档案信息化建设发展缓慢，且缺乏良好的基础设施。现在社会普遍的现象是不论什么行业基本上都是人手一台电脑用于办公，且能够顺利连接互联网，但是档案信息化不只是简单地连接网络，而是需要专业的档案知识、计算机信息技术相互的融合与发展，使档案信息化发挥其真正的作用与影响。

从经济基础决定上层建筑这方面来讲，高职院校档案的硬件基础设施直接影响档案的信息化程度。所以高职院校首先要加强档案的基础设施资金的投入，保证不因物质条件缺乏影响档案信息化进程。河南护理职业学院在校生人数1.2万多人，教职工856人，档案室有些专用于档案录入的电脑（电脑系统为Windows XP）、一台高拍仪、一台扫描仪。但按照学院规模，档案室现有的硬件条件难以实现学校档案信息化。这些现有的档案信息化基础设施直接影响了档案信息化的成果，所以，必须重点加强其基础设施的建设才能保障工作正常运转。

（四）高职院校档案工作人员信息能力欠缺。高职院校的教师、行政人员、工勤人员、学生的活动共同构成了一个院校的日常活动。高职院校的每个人员对于学校的发展都不可忽视，在高职院校的档案部门，仍有许多兼职档案员无法胜任档案信息化的工作，并且在很多高职院校中有所体现。

随着网络信息技术的普及，同时伴随着办公自动化的使用率越来越高，因此电子文件的产生也越来越多，也出现了不同载体类型的电子文件。这些新兴的电子文件与传统的纸质文件有很大的不同，第一是数量巨大，第二是种类多，第三是涉及范围广，这些都给档案工作人员带来了新的挑战，要求档案工作人员有更高的专业素养和知识结构。一方面，高职院校认为档案工作专业性低，不需要专业人才的投入，往往只配备非档案专业的人员且只熟悉简单的计算机知识；另一方面，高职院校的兼职档案人员不具备档案专业素养，无法满足学校档案信息化的基本要求，造成档案部门与学校其他部门档案移交的问题，甚至影响档案的利用等环节，对高职院校档案信息化发展十分不利。

三、改善高职院校学生档案信息化的途径

（一）完善高职院校学生档案信息化管理体制。学生档案信息化需要管理体制保驾护航，以便于更好地处理学生档案管理中的问题，从而保证档案信息化的顺利开展。任何事物的建设都需要健全的规章制度和完备的法律保障。高职院校学生档案信息化管理体制务必要按照《高等学校档案管理办法》的要求，结合自身特点完善高职院校学生档案管理体制，使学生档案信息化管理体制更规范、更科学。

管理体制的规范使高职院校学生档案信息化有保障，同时也会增加档案管理人员的信息化意识，对提高高职院校学生档案信息化来说是双重保护。因此完善高职院校档案信息化管理体制是提高高职院校学生档案信息化的基本途径。

（二）提高学生档案资源的利用率。如果完善信息化管理体制是主观意念和内部调整，那么提高学生档案资源利用率则是客观要求和外部协同。通过外在因素（即学生利用档案的频率）作用于内部（即档案信息化），即通过提高学生档案资源的利用率使档案工作人员意识到信息化对于日常工作的重要性。以河南护理职业学院为例，随着学院规模的发展和每年招生人数的扩大，每年查询学生档案的数量与日俱增，以目前档案室的人员编制已无法维持档案日常查询和利用工作，因此档案室信息化发展迫在眉睫。该学院在2021年进行了智慧档案室信息化建设和档案数字化外包项目招标，以保证学院档案室查询利用工作的顺利开展，也是高职院校迈向档案信息化发展的第一步。因此提高学生档案资源的利用率有助于高职院校学生档案信息化的发展。

（三）加强档案人员定期教育培训。无论是档案的凭证作用还是参考作用，都需要工作人员查询保证档案价值的发挥。很多高职院校的档案是非专业人员管理，简单的日常整理工作很快就能掌握且每年变化不大，但是随着信息化的普及，很多计算机专业知识需要定期参加培训，来保证高职院校档案信息化的发展。河南护理职业学院的各处室兼职档案员自2018年参与过培训以外，基本没有再参加过其他的培训。每年部门人员调整会带来兼职档案人员变动；业务交接不畅会给档案移交带来困难。所以缺乏定期教育培训导致兼职档案员对于信息化没有概念，更无法理解档案信息化的重要性。加强档案人员定期培训，从根本上解决了高职院校信息化的难题。

（四）加强高职院校学生档案信息化的安全性。网络技术的普及带来了很多便利性，同时也带来了信息安全的问题。高职院校学生档案涉及的是学生个人的隐私，一旦在信息化过程中出现信息安全的问题，影响范围巨大，所以高职院校学生档案信息化的安全性尤为重要。在利用好现代信息技术给工作带来便利性的同时，要保证信息资源的安全性。信息资源的安全性包括硬件基础设施的安全和网络安全。硬件基础设施除了定期检查更换老旧线路、加强机房监控，还需要进行不定期的设备巡查，需要能做到即使硬件设施发生意外，档案信息的安全性还要有保障，防止意外发生造成信息数据的丢失。网络安全的主要隐患是病毒，对学校档案部门的服务器定期检测与扫描、建立及时响应机制、加强防火墙技术、实行物理隔离等保证高职院校学生档案信息化的安全性。

四、结语

本文以河南护理职业学院为例，通过调查问卷对高职院校学生档案信息化存在的问题进行了详细的阐述，并对高职院校学生档案信息化提出了相应的解决和措施，因此本文具有一定的理论与实践意义。高职院校学生档案信息化是一项艰巨的任务，新时代的到来伴随着高校档案信息化的发展，对档案事业来说既是挑战又是机遇，在此过程中会出现很多问题，根据高职院校自身的发展特点来完善档案信息化发展，仍需要档案管理人员在不断实践中去探索。