医院科研档案信息化管理要点探析

文/上海市嘉定区中心医院 徐杨

档案信息化建设是一项系统性工程，要想稳定高效地推进信息化建设，科研档案管理人员不仅要主动作为、勇挑重担，也要争取院领导及相关部门的全力支持和通力协作。通过人力、财力、物力以及制度支持等形式，为医院科研档案信息化建设提供基础性的保障及可持续提升。

一、医院科研档案管理概述

医院科研档案是医院在从事医疗、科研、教学等过程中形成的原始材料，在一定程度上能体现医院总体及医生个人的水平。医院科研档案信息资源通过多渠道、多载体、多形式的公开及利用服务，对医院发展创新、医生专业水平提高具有一定的借鉴作用，使科研档案发挥出更大价值。

对于科研档案管理而言，科研档案主要涉及临床、教学、行政等多个部门，档案来源较为分散，形成人员较多，且科研档案形成过程的生命周期都比较长，其申报立项、项目实施、结题验收等环节涉及的业务部门、业务流程都比较多。医院档案工作人员作为医院科研档案的主要管理人员，承担着制度建设、监督指导及业务活动具体开展等工作，除了需具备专业的档案理论知识、信息化基础知识、业务管理能力外，还应对医院的各项职能活动有全面的了解，这样才能为科学高效推进档案管理发挥医院科研档案的更大价值。

二、医院科研档案管理利用遇到的问题

（一）档案意识淡薄。一是医院是以医疗工作为中心的单位，院领导及管理人员主要把精力投入到医疗工作及科研工作上，对档案工作的重视程度不够，投入的资源十分有限，信息化基础更是薄弱，对于档案的认知仅限于“管理即存放，工作即保管”的传统思想。二是医院其他人员对于档案认知程度也普遍较低，特别是开展科研项目的相关人员，往往以结果为导向，并不注重过程中各种有归档价值的科研档案资料的收集与整理工作，不注重维护科研档案各文件之间的有机联系，从而造成科研档案收集不全、管理不善。

（二）知识结构欠缺。虽然我院的档案管理人员具备一定的专业理论知识和业务实操技能，但是随着档案业务的深化和载体形式的多样，原有的知识结构已无法满足日常管理所需。特别是医院科研档案有其独特性和专业性，档案信息化建设也有较强的技术性和实践性，这都对档案工作人员提出了更高要求，除了拥有扎实的档案专业知识外，还要不断扩充医疗业务知识、信息技术知识，从而丰富各类知识储备和结构，更好地胜任岗位工作。

（三）归档形式单一。目前我院科研档案的归档形式主要依赖于科研部门在科研项目完成后整合上交，且大部分都是以纸质形式作为最终归档载体。这样的归档形式，一方面，可能会流失在科研项目进展中一些其他有归档价值的文件材料，如行政部门的管理性文件，项目运行过程的各部门、单位之间的重要往来文件等；另一方面，由于主要载体是纸质文件，容易造成档案载体利用不便和科研档案信息资源的匮乏。

（四）档案借阅困难。一是我院档案室虽位于单独楼层，但由于库房、借阅、办公面积有限，提供的现场查阅条件较为不便，而科研档案借阅过程中涉及的档案数量较多，不能很好地满足现场查阅的要求。二是科研档案利用的需求人员较多为医疗人员，常因工作繁忙等原因无法上门借阅查询，档案查询一般通过电话口述的形式，过程中涉及大量的医学专业术语，而档案工作人员很可能对口述的需求一知半解，因此很难精准地从大量的纸质文件中定位到所需材料，且无法确认所需档案资料的具体信息是否准确、是否全面，档案利用的查全率、查准率效果较差。三是通过近年来档案利用经验总结发现，传统形式的纸质档案借阅方式及手工登记流程较为繁琐，并不高效。此外，科研档案借阅一般为全项目借阅，材料内容较多，可能因管理不善、疏忽大意导致纸质档案借阅过程中信息泄露、档案损坏，导致档案在完整性、原始性、保密性上出现问题，影响档案保管安全。四是审批流程冗长。因我院开展科研项目的部门较多，形成科研档案涉及不同部门的审批流程。而目前在科研档案利用时，其利用流程未进行有效梳理和统一规划，往往花费较长的时间才能够获取到所需的档案，使得科研档案的利用率下降。

（五）软硬环境薄弱。目前我院科研档案以纸质文件为主，但是随着档案信息化发展的客观需求，对科研档案管理的软硬件环境也产生了新的要求。一是档案管理方式仍较为传统，特别是在档案数据条目、元数据管理、接收利用等业务流程方面主要通过手工著录、手工管理，迫切需要一套完善的档案信息系统来辅助管理，提高工作效率。二是随着信息系统的建设及电子文件等载体形式的丰富，档案库房资源就不能局限于保管传统的纸质档案，需要配置配备能够满足电子档案长期保管的存储设备及信息系统稳定运维的服务器环境。三是基于科研档案信息资源的安全、保密要求，科研档案在信息化环境下的收管存用流程，对其网络环境的稳定及安全防护也提出了更高要求。

三、医院科研档案管理信息化建设对策实施

（一）不断提升档案工作意识。随着国家及社会数字化转型的深入发展，我国档案法律法规及业务标准体系的持续完善和发展，特别是《“十四五”全国档案事业发展规划》的发布，都对档案信息化发展提出了新的要求与任务。档案作为重要信息资源的价值也受到更多重视与关注,有助于院领导和管理人员改变对于档案工作的传统认知，提升对档案工作的重视程度和支持度。此外，医院档案工作人员也应该积极开展宣传活动，举行专题宣传或讲座，如新版《档案法》的宣传、新标准的宣传，利用院内宣传墙张贴宣传海报，在医院OA办公系统中开辟专栏等形式，使档案工作与院内其他职能工作活动产生更多交集，从而提升医院广大职工的档案意识。

（二）丰富档案人员知识结构。为了更好地开展医院科研档案的管理工作，档案管理人员不仅需了解医院科研档案相关的基础知识、熟悉业务流程，主动介入科研档案全生命周期管理，参与科研档案形成归档全过程。更需要档案管理人员懂得档案信息化基础知识与概念，对现代信息技术，如5IABC有一定的掌握及了解，这样才能做好全院档案信息化建设顶层设计，在工作中运用新技术、新方法，创新思维，推动档案信息化建设工作行稳致远，提高各项档案业务工作的管理水平，更好地为医院广大职工提供档案服务，深挖档案价值。

（三）加强档案软硬环境建设。对于档案信息化建设而言，软硬件基础设施建设是一项基础但又极为重要的工作，应当予以重视，给予投入。在软件建设上，可参考《电子档案管理系统通用功能要求》《企业数字档案馆（室）建设指南》等标准规范，充分调研档案管理人员及档案利用人员的需求，结合医院各项职能活动的实际情况，选取各项功能模块简单实用、功能明确的软件系统，并选择社会上较为成熟优秀的档案产品服务商，从而降低自研成本，确保系统稳定可靠及维护升级服务的可持续。在硬件建设上，医院档案部门应和信息化部门通力合作，重点关注系统服务器配置、网络系统可靠稳定及信息系统安全防护备份机制等问题，合理规划资源的投入与配置，确保档案信息系统用户网络并发、档案信息资源上传下载等关键环节不宕机、不崩溃，档案信息资源交互、档案信息资源保管等机制策略不泄密、不丢失。

（四）加强档案信息资源建设。医院科研档案信息化的建设，也是医院科研档案信息资源的建设，没有科研档案信息资源，信息化建设也是无米之炊。在建设档案信息资源的过程中，应重点加强以下几方面档案信息资源的收集。一是加强科研档案归档移交时目录数据与元数据的收集与数据质量，从而保证科研档案的利用人员可以通过关键字检索出想要的档案。医院档案管理人员可联合科研人员认真梳理科研档案管理及利用过程中所需的各项元数据信息，规范各项数据著录格式与标准，充分利用信息系统辅助管理的功能，尽量减少手工著录管理可能存在的错误。此外，档案管理人员应重视已归档科研档案的历史问题，设法补足完善历史数据的缺项漏项。二是开展医院科研档案存量数字化、增量电子化的相关工作。制订好档案数字化标准，保证数字化副本质量，特别是运用ORC技术实现科研档案的全文检索功能，实现对科研档案内容的深层次检索，进一步满足科研档案利用人员的个性化检索需求，提高科研档案利用效率。在存量档案数字化建设过程中，如可投入的财力有限，应对形成年代较早、较为珍贵、重大科研项目或日常利用较多的科研档案等，优先进行数字化管理。在增量电子化建设工作上，应客观结合医院档案管理水平与条件的基础上，积极推行科研档案由双套制向单套制、单轨制的转变。三是丰富档案信息资源的组成形式。目前医院科研档案信息资源的载体形式常以纸质文件或电子文件为主，往往缺少在科研过程中一些有价值的声像档案的归档。档案部门应联合各部门，主动加强对科研项目关键节点或里程碑，如对研究过程，验收过程声像档案及其他载体形式档案的收集与整理，规范声像档案数据格式与“六要素”等著录项要求，保证声像档案可查可用，进一步反映科研项目全貌。

（五）提高档案资源利用效率。通过建立医院档案利用服务门户网站，医院科研档案的利用可突破时间、空间的限制，利用方式也不再局限于电话咨询、手工翻阅等形式，档案利用人员可通过个人办公计算机、移动终端等设备，在控制权限的基础上实现对科研档案信息资源的查询和浏览，使得科研档案利用的方式方法更加多样，效率更加高效。对于一些需要线下浏览借阅、涉及档案出入库登记的情况，可积极运用RFID等技术，实现档案出入库的快速准确登记，库藏变化的动态管理，减少手工登记及库藏盘点的繁琐低效，提高线下借阅时的工作效率，节约档案管理人员及利用人员双方宝贵的时间。另外，医院档案工作人员应进一步加强工作主动性，通过在档案利用门户网站发布新归档资源目录，专题档案编研成果等形式，充分挖掘和整合各类档案信息资源，实现档案信息资源的有效利用。

（六）促进档案资源智慧利用。在深入建设医院科研档案信息资源的同时，档案部门应以档案利用需求为导向，充分发挥知识管理、数据治理等理念，不断创新档案利用方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，将各种隐性知识显性化，从而实现内部知识的充分共享，帮助医院科研等各类人员快速发现本院已有的存量知识，节约科研成本，提高科研效率。在实现途径上可通过运用大数据技术，整合和利用各类内外部信息资源，促进医院内部各类知识资源和外部的情报资源、信息资源的充分聚合。利用自然语言处理的各类方法，识别各类信息资源中的知识单元，利用本体构建知识单元之间的语义关系，构建不同类型的医院科研知识库、专题情报知识库，为院领导进行发展规划、科研人员进行技术研究、管理人员总结工作经验提供强大支撑，从而实现有针对性地、主动地为医院科研、管理、经营等各项职能活动提供全方位、多层次的个性化档案信息利用和知识决策支持服务。

四、结语

基于本文论述与笔者实践经验，医院科研档案信息化建设并非一蹴而就，其有着诸多复杂繁琐的建设内容及工作流程，需要医院提供可靠且持续的组织保障、制度保障、资源保障。作为医院一名基层档案工作者，需要不断完善和丰富自身的知识储备和结构，在档案信息化建设等业务工作上勇挑重担、主动作为，为院档案管理工作提供强有力的知识支持与服务保障。