信息技术在行政审批单位档案管理中的应用研究

摘要：为了解决行政审批单位档案管理中信息资源整合不到位、信息管理系统不完善等问题文章以信息技术在行政审批单位档案管理中的应用为研究对象阐述了信息技术与档案管理结合的优势并提出建议旨在为相关人士提供参考

关键词：信息技术;行政审批单位;档案管理;资源共享

中图法分类号：G271文献标识码：A

Application of information technology in archives management ofadministrative examination and approval units

JIN Lihong

（Administrative Examination and Approval Bureau of LonghuaCounty，Chengde，Hebei 068150，China）

Abstract：In order to solve the problems of inadequate integration of information resources and imperfect information management system in the archives management of administrative examination and approval units， this paper takes the application of information technology in the archives management of administrative examination and approval units as the research object，and expounds the advantages of the combination of information technology and archives management， and puts forward suggestions，hoping to provide reference for relevant people.

Key words： information technology， administrative examination and approval unit， archives management，resource sharing

在行政审批单位档案管理中利用信息技术可以优化信息资源管理效果、提升档案管理工作质量。如何将信息技术有效应用于行政审批单位档案管理中，是目前需要解决的问题。

1  优势

（1）实现数据资源共享

在信息化时代背景下，传统档案管理工作模式逐渐被信息化档案管理工作模式所取代。在信息技术的支持下，档案信息以数字化的方式保存在网络平台中，为信息的收集、处理、使用提供便利，实现了信息资源共享。将信息技术应用于档案管理中，可以优化档案整理、归档流程，为信息查询、调用与共享提供便利。当行政审批单位的业务人员需要阅读档案信息时，可以通过线上操作的方式获取档案部门保存的信息，既节省了时间，又提升了工作效率。基于此，不仅可以解决档案管理中信息收集不全面、利用率不高的问题，也可以提升各部门人员的信息资源共享意识，有利于行政审批单位更好地开展业务工作。

（2）节约档案管理成本

将信息技术应用于档案管理中，可以节省人力成本、管理成本与物质成本。在传统档案管理中，工作人员需要投入较多的时间与精力，通过对档案信息的收集、归档与日常维护管理，保证档案管理质量。由于行政审批单位的档案信息资源较多，所以对保存场所的要求也较高，要求工作人员做好档案室的日常管理，以减少环境因素对档案的影响。开展信息化档案管理工作可以节省物质成本与人力成本，为档案管理提供基础保障。在信息化档案管理工作中，工作人员通过线上操作的方式即可获取各部门产生的信息资源，并做好信息资源的分类[1]。在日常工作中，落实信息化档案管理系统的管理与维护即可。总之，在行政审批单位的档案管理中应用信息技术，可以节省管理成本、提升管理效果。

（3）延长档案信息的保存期限

在传统档案管理中，纸张是信息资源的主要载体。因为纸张在保存过程中非常容易受到环境因素的影响，所以可能出现信息丢失与被破坏的问题。落实信息化档案管理工作，可以保证档案信息资源的安全，能够减少环境因素的影响，延长档案信息的保存期限。因此，在档案管理中加强信息技術的应用，创新档案管理模式，可以为行政审批单位档案管理提供便利。

2  问题

（1）档案数据检索存在问题

行政审批单位中的档案管理十分重要，不仅要记录业务信息，同时是落实各项工作的依据。档案数据的检索工作比较重要，是提升信息资源利用率与应用价值的重要手段。虽然部分行政审批单位在努力推动档案数字化发展，但在实际工作中，其比较重视档案信息的处理，忽略检索功能的建设。由于对检索工作的重视程度不够，所以行政审批单位中的数据检索功能比较单一，无法为相关工作提供支持[2]。在后续工作中，行政审批需要对检索功能的建设提起重视，发挥信息技术的优势，促使信息化档案管理工作顺利开展。

（2）档案管理信息化系统有待完善

在行政审批单位中，信息化档案管理已经得到较多管理者与工作人员的认可。通过对信息化档案管理工作进行分析，我们发现部分行政审批单位构建了档案信息化管理系统。能否合理利用该系统直接影响信息技术在档案管理工作中的应用水平，反映出信息技术的应用价值。通过调研分析，我们发现部分行政审批单位的档案管理系统出现与实际经营管理不适应的情况，无法将行政审批单位经营管理产生的信息有机整合在一起，影响档案管理信息化建设。这反映了当前行政审批单位档案管理信息化系统不够完善，不能为行政审批单位信息资源集中管理提供支持，同时会影响行政审批单位内部创新与改革，是目前需要解决的问题。

（3）档案信息资源整合存在问题

在档案管理中，工作人员需要发挥信息技术的优势，落实信息资源的整合与归档工作，将信息资源有序地保存在一起，为后续开展管理工作提供依据。通过对当前工作情况进行分析可以发现，由于行政审批单位的业务部门、财务部门与档案管理部门使用的信息系统不统一，所以无法实现档案信息统一收集，增加了档案资源的处理难度。由于各个系统建设标准与使用要求不同，所欲无法将业务、财务等相关信息在第一时间内整合在一起，影响信息化档案管理工作效率。出现这一问题的主要原因是各个系统建设标准不同，不能实现资源共享，从而影响档案信息的收集与处理。这直接影响了档案管理工作成效，无法保证档案信息的全面性与完整性。

（4）档案服务能力有待提升

在档案管理中，我们发现档案管理人员服务意识薄弱，缺乏档案服务能力，无法为信息化档案管理工作提供支持。檔案管理人员是开展信息化档案管理工作的重要力量，是提升档案管理工作水平与能力的核心[3]。若档案管理工作人员的档案管理水平与信息技术利用能力低下，不仅无法提升行政审批单位的档案管理能力，同时会对行政审批单位开展经营管理工作造成消极影响。这需要相关人员提起重视，注重人员素质与能力的培养，采用科学有效的方法提升从业人员的专业素质与职业素养，使其掌握信息技术的利用方法，并可以将其应用于档案管理中，以发挥信息化档案管理工作的作用，促使行政审批单位更好地发展。

3  对策

（1）完善档案数据信息检索功能

开展信息化档案管理工作的目的是提升工作效率、降低成本。若在信息化档案管理中出现信息检索困难的问题，那么就会失去信息化档案管理工作的意义，无法提升档案管理工作效率。针对以往档案管理信息检索方面的问题，可以采取以下方式为档案资源的利用提供技术支撑。首先，加强对信息技术的普及与推广，引起档案管理人员对信息技术的重视，并将其应用于档案检索功能建设中，为档案信息的使用与管理提供支持。在档案检索功能建设中，需要对档案类型进行分析，确定主题词来对应检索内容，使档案检索变得简单、易操作，以提升检索效率。其次，利用可视化技术来分析档案中的信息资源，从而提升检索工作的有效性。档案信息类型较多，包含文字、图表、声音等。可视化技术不仅可以提升检索效率，同时可以提高管理质量。最后，加强对特殊信息的管理[4]。在档案信息保存工作中，利用信息技术处理特殊信息，可以为特殊信息的利用提供便利，以实现高效率的档案管理目标。

（2）落实档案信息化管理体系的建设工作

在行政审批单位档案管理中，信息技术的应用可以转变档案管理工作的方式与方法。信息化档案管理系统不仅为档案管理提供便利，同时可以优化业务工作效果，为档案信息的使用提供支持，提升档案管理工作质量。在实际工作中，需要对信息化档案管理系统建设工作提起重视，明确这一工作的重要性，要求相关人员做好档案信息系统的建设工作。

第一，立足行政审批单位的实际情况，开展档案管理系统的研发工作，设计符合实际情况的管理系统，覆盖内部所有的业务，为数据信息的处理提供便利。在构建信息化档案管理系统前，需要对经营管理情况进行分析，了解业务类型与特点，将其作为档案管理系统功能设计的依据，为开展档案信息针对性管理工作提供基础保障。

第二，对档案信息化管理需求进行分析，对当前系统的功能、性能进行分析，结合行政审批单位的需求，对档案信息化管理系统的功能与性能进行完善与创新，为该系统的运用提供基础保障。这一工作十分重要，能够提升档案信息化管理系统的应用效果，同时可以解决档案管理中存在的问题，对个性化档案管理工作具有重要意义[5]。因此，需要对档案信息化管理系统建设提起重视，做好系统功能的完善工作，保证该系统的安全性。

第三，主动学习其他行政审批单位档案信息化管理系统建设经验，积累成功经验，将其运用在档案管理中，为信息化系统的建设提供经验支持。我国很多行政审批单位都构建了信息化档案管理系统，在实践中取得比较理想的效果。通过对成功经验的学习，可以促使档案管理工作改革创新，能够解决以往管理中存在的问题，对推动行政审批单位可持续发展具有重要意义。

（3）落实档案信息资源的整合与利用工作

在行政审批单位档案管理中，若要发挥档案信息的作用，提升管理工作水平，需要工作人员做好档案信息的收集工作，为行政审批单位开展各项工作提供真实有效的数据支持。目前，在档案管理中，“档案孤岛”问题频频出现，不仅无法保证档案信息的完整性，同时会对开展业务工作造成不良影响[6]。因此，需要做好档案信息的整合与利用工作。

针对以往工作中存在的不足，可以从以下方面入手：第一，对档案资源的特征进行分析，了解档案信息管理与档案服务体系建设的需求，保证档案信息系统与档案服务体系的一致性，为档案信息的收集与管理提供便利。第二，对档案信息化系统的运行情况进行动态监督与管理，及时发现问题、解决问题，为开展信息化管理工作提供支持。档案管理信息系统的日常维护与管理工作十分重要，是保证档案管理工作顺利开展的前提，若系统出现问题，会对信息收集与利用产生较大的影响，无法为相关工作的开展提供技术支持。因此，需要做好日常的监督与管理工作，保证档案管理系统运行的稳定性。第三，统一业务部门系统与档案管理系统建设标准，为信息资源共享提供支持。在档案信息系统建设工作中，可以参考业务部门信息系统建设标准，保证两者的统一性，促使资源收集、处理与保存工作顺利进行。

（4）提升档案管理人员的综合素质

首先，对档案管理人员进行思政教育，培养其服务意识，以做好档案管理工作，为发挥档案服务作用做好铺垫[7]。其次，开展信息技术培训工作，将档案信息化管理工作的方法与技巧传授给工作人员，使其在培训的过程中掌握信息技术的应用方法，并主动开展档案管理与服务工作。在培训活动中，可以采用演示教学与经验交流的方式传递知识与技能，利用丰富多彩的培训活动，提升档案管理人员的信息技术应用能力，为提高工作质量提供支持。最后，开展档案管理理论知识和技能培训活动，丰富工作人员的业务经验，使其在学习中提升专业素质，为开展信息化档案管理工作提供理论支撑。

4  结语

在行政审批单位中开展信息化档案管理工作，可以实现信息资源共享、节省档案管理成本、提升业务工作效果。在实际工作中，完善档案管理检索功能，加强信息系统的建设，可以实现档案信息的收集与处理，以优化档案的服务功能，促使行政审批单位更好地发展。

参考文献：

[1] 沈鲁.信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].文化产业，2022（1）：97?99.

[2] 董晶晶.基于信息技术视角下事业单位档案管理要点探讨[J].办公室业务，2022（1）：113?114.

[3] 牛静丽.信息技术应用于医院人事档案的规范化和科学化研究[J].财经界，2021（35）：183?184.

[4] 李恩洁.大数据环境下的档案管理系统信息检索及挖掘技术[J].黑龙江档案，2021（4）：280?281.

[5] 李蕴佼.信息技术在档案管理中的应用探索[J].产业与科技论坛，2021，20（15）：277?278.

[6] 孙乐蒙.大数据背景下的智慧交通档案信息化管理现状与创新策略研究[J].兰台内外，2021（2）：4?6.

[7] 潘翠芬.基于数据挖掘技术的数字档案管理信息系统的设计与实现[J].城建档案，2020（4）：25?26.

作者简介：

金丽红（1983—） ，专科，助理馆员，研究方向：行政审批单位档案管理。