新媒体环境对高校档案管理的影响及对策创新研究

伍震

摘 要：新媒体技术的发展，极大的提高了信息资源利用效率，高校档案管理作为高校发展的重要组成部分，随着高校生源不断扩张、规模扩大，对传统的高校档案管理造成了较大的压力，使得高校档案资源得不到充分利用，因此，高校需要抓住新媒体环境优势，创新高校档案管理工作模式，提高档案管理效率，本文通过论述新媒体环境对高校档案管理的影响，并针对影响因素提出对应的解决策略，以期促进高校档案管理的高质量发展，满足高校发展需求。

关键词：新媒体环境;高校档案;管理;创新

高校档案不仅记录的高校发展理论，也承载着高校科研、教学管理、学生学籍等资料，是高校宝贵的信息资源，随着社会多元化发展，传统档案管理工作已经不能满足当前高校发展需求，在档案管理上需要突破纸质档案的局限性，转型数字化信息档案管理，新媒体的发展为高校档案管理工作带来的新机遇，借助新媒体优势能够丰富档案资源的传统载体和应用途径，提高档案管理工作效率，本文通过探讨新媒体环境下高校档案管理的影响，并从完善档案管理体系、优化管理人才、三个维度来探索创新策略。

一、新媒体环境对高校档案管理的影响

（一）档案传播载体更加丰富

高校档案管理工作在传统媒体环境中，主要采用的的纸质档案记录和人工整理工作模式，这样使得高校档案管理工作效率不高，信息利用率较低，而且随着高校生源扩展、规模不断的发展，传统高校档案管理已经不能满足新时代高校发展需求，造成高校档案管理工作质量不高，档案信息资源功能难以发挥问题，严重制约了高校高质量发展。并且传统高校档案管理工作随着工作量加大，易损坏、储存成本高、资料查询流程繁琐等问题逐渐凸显，高校档案管理改革势在必行，新媒体环境使得信息资源交流更加高效，渠道更加多元化，高校档案管理工作能够借助新媒体环境在最大程度上丰富档案资源的载体和传播形式，借助新媒体技术的提高档案资源利用效率和管理工作，如借助新媒体技术将高校档案信息资源转向数字化信息资源建设，利用电子文档、视频、音频等方式来承载档案信息，一方面能够增加高校档案资源的储存空间，也有利于增强高校档案管理工作的工作效率及质量。

（二）拓宽了高校档案管理发展空间

传统的高校档案管理工作仅局限在人工档案管理中，这样使得档案管理工作效率较低，针对高校庞大的档案信息资源，不能进行有效的发挥，只能发挥出档案记录、档案查询等基础功能，特别是随着高校档案资源的持续增加，高校只能进行对应的档案管理工作人员招募才能实现高校档案管理平稳运行，造成高校档案管理工作组织结构臃肿，管理模式单一等问题，新媒体技术的应用，能够借助新媒体的开放性和交互性来拓宽高校档案管理发展空间，借助新媒体技术来优化工作模式，提高工作效率，在新媒体环境下，高校可以借助新媒体技术来实现高校档案管理工作信息化建设，实现高校档案管理的智能化，如建立信息资源管理平台，高校师生能够借助不同的权限来进行档案管理资源调取，让高校管理工作不在受到时间和空间上的束缚，一方面能够借助信息化平台来优化工作模式，降低工作强度，提高工作效率，另一方面也能够为高校师生提供全方位的档案资源服务，提高档案信息资源的利用效率。让高校能够实时借助档案资源来优化管理决策和发展战略。

（三）影响档案管理方式

新媒体环境下，高校档案管理工作的服务对象、工作要求都发生的显著变化，新媒体技术的出现极大的丰富的高校档案管理工作的传播载体和发展空间，但也对传统高校档案管理工作造成了一定的冲击，采用传统高校档案管理工作思维和管理方式进行新媒体环境下档案管理，不仅不能发挥出档案管理工作价值，还容易出现不适应性，不仅对高校档案管理工作人员造成较大的工作压力，也不利于高校档案管理高质量发展。

（四）影响档案管理工作模式

新媒体技术具有较强的信息交互性，能够实现各类信息的有机分类整合，新媒体技术在高校档案管理工作中的应用，强调的是借助信息化档案管理平台来实现档案信息的集中管理和有效整合，以此来提高档案管理工作效率，充分发挥出档案资源价值，在传统的高校档案管理工作中，采用人工的管理方式，会呈现出档案管理工资内容较为繁杂、琐碎，各类工作连接性不强，工作内容相对独立，但新媒体技术下的高校档案管理工作强调的是信息资源共享、交流协作，以此来实现高校档案管理工作的流程化、系统化。因此，新媒体环境极大的改变了高校档案管理工作模式。

二、新媒体环境下高校档案管理的对策创新

（一）加强高校档案管理管理资金投入

新媒体环境为高校档案管理工作提供了发展新机遇，高校需要借助新媒体优势来创新工作模式，革新工作理念，提高档案管理工作效率，想要充分发挥出新媒体技术在档案管理工作中的优势，高校需要加大对档案管理的资金投入，借助完善的信息化设备和管理软件来优化工作流程，从而实现由传统的档案管理转向数字化档案管理，档案管理信息化建设、档案资源传播载体构建都不离开现代技术支持和信息化设备，新媒体环境下高校档案管理更加注重的技术创新和工作价值发挥，高校档案管理资金的充足投入，一方面，在档案管理工作中能够有效的实现档案管理工作的系统化、集中化服务，通过构建智能化档案管理平台、档案服务平台来为师生提供优质的档案管理服务，提高档案资源利用效率。如在档案服务平台中，将高校师生学号设置成不同资源调取权限。师生能够通过服务平台进行各项资源的高效获取，有效的避免了传统档案资源获取的繁琐性和片面性。另一方面，资金的投入也有利于高校档案管理工作的师资力量建设，如通过组织档案管理人才内部升级、外出深造等方式提高档案管理工作人员整体水平和职业素养，同样也能通过高薪聘请兼具高校档案管理工作能力和新媒体素养的教师队伍，以此来提高高校档案管理工作人员整体职业素质。

（二）构建完善的高校档案管理制度体系

新媒体在高校档案管理工作中的应用，新媒体的开放性和交互性对高校档案管理工作中的保密、储存等工作造成了较大压力，高校档案内容涉及到高校科研信息、师生个档案等方面内容，具有一定的保密属性，因此，高校在发挥新媒体优势的同时，要针对风险弊端做出针对性部署。构建完善的档案管理制度体系尤为重要，首先，在新媒体环境下针对高校档案管理工作模式、管理理念、工作内容创新的同时，需要完善管理制度，借助制度约束来实现高校档案管理工作的有效创新、高质量创新，其次，新媒体环境下高校档案管理工作过程中，需要借助制度的力量来实现管理工作的科学性和合理性，如针对数字化信息档案管理中，需要制定明确的档案管理制度，让制度和工作内容保持高度一致，需要明确各项档案管理工作的工作范围、工作职责、工作要点，并形成完善的监督管理体系，避免出现因为人为因素造成管理不当等问题，如针对档案资源的调取、修改等工作，制定留档记录，每次修改IP地址、管理員操作记录都需要进行有效记录，并保持在电子档案中，便于后期档案管理的管理和核查。做到信息溯源管理，对档案管理工作人员进行长效约束，虽然在高校档案管理工作中，已经形成了完善的管理体系，但由于传统高校档案的局限于，大部分工作内容都属于线上办公，会由层层审批部门来进行约束，借助繁琐的工作流程来降低档案管理工作的错误发生率，但新媒体环境下，需要的是档案管理工作智能化、信息化管理，因此，针对当前新媒体环境制定科学合理的档案管理制度体系是必由之路，可以明确技术创新路径，精准定位智能化、信息化管理流程，最后，完善的档案管理制度，也能够实现档案管理工作的系统化、流程化，借助管理系统能够实现管理工作的有效监督和权限约束。如针对不同档案管理工作人员工作内容设置管理权限，如针对负责学生档案资源管理人员没有权限进入到教师档案、科研档案等功能模块。有效避免非法使用或档案信息泄露问题，最大程度保障档案资源安全。

（三）构建一专多能的档案管理团队

高校档案管理教师队伍是发挥档案资源的推动力量，高质量的档案资源服务和高效率的工作流程都于档案管理工作人员的职业能力和专业水平由直接影响，新媒体环境下传统的高校档案管理工作能力和工作理念已经不能适用，因此，高校需要发挥出顶层设计，强化高校档案管理教师队伍的新媒体素养和工作能力，让高校档案管理工作人员有能力、有思维意识来应用新媒体技术来优化工作流程，提高工作效率。这样导致新媒体环境下传统高校档案管理工作人员不能适应新媒体环境下的工作模式，对于档案管理信息化平台、档案服务平台等系统不能做到有效应用，在实际工作中依旧采用传统的档案管理工作模式，这样使得高校投入的信息化设备和软件系统得不到充分发挥，管理人员的短板严重影响了新媒体环境下高校档案管理工作的发展，高校需要依托传统档案管理教師资源，构建一专多能的档案管理团队来充分发挥出新媒体环境下高校档案管理的工作优势和功能价值，在具体实践中，可以从从内部升级和外部聘请两个方面来入手：

在内部升级方面，高校需要将新媒体素养融入到档案管理工作内容中，提高新媒体技术优势和工作价值的宣传力度，提高档案管理教师的思想认知程度，让其能够感受到新媒体对自身工作的价值内涵和技术优势，帮助高校档案管理教师能够突破传统档案管理理念的束缚，能够在工作中正确认知新媒体技术优势，在思想上强化档案管理教师的认同感，在行为上，高校可以组织档案管理教师进行集中培训、座谈会、功能演示教学等工作，提高档案管理教师对信息化档案管理平台、智能化档案管理平台、档案服务平台等功能系统的应用能力，让高校档案管理教师能够有能力、有技术水平来进行新媒体环境下档案管理工作创新和高效利用。避免出现高校档案管理教师在实践工作中出现不适应性，能力与工作内容不匹配。此外，高校也需要建立完善的绩效考核制度，通过绩效考核、奖惩制度来提高高校档案管理教师的学习程度和专业能力进步周期，激发档案管理教师转型、升级主动能动性，拓宽档案管理团队整体发展空间。

在外部聘请方面，一方面，积极聘请社会图书馆、档案管理企业等骨干技术人员作为兼职管理人员，实现档案管理工作人员相互之间的技术交流和工作经验探讨，实现优劣互补，共同进步;另一方面，通过招聘具有新媒体素养和档案管理专业能力的教师队伍，增强档案管理团队整体素质和职业能力。

三、结语

新媒体环境对高校档案管理工作即是一种机遇也是挑战，高校需要充分发挥出顶层设计作用，依托现有档案管理资源，发挥出新媒体优势来创新工作模式，改革工作理念，完善档案管理制度体系，突破传统高校档案管理的局限性，增强档案管理工作效率和优化工作流程，实现高校档案管理高质量发展。

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