测绘科技档案信息化整理的探索和实践

耿 晴，孙续锦，涂 康

（1.湖北省测绘成果档案馆，湖北 武汉 430071）

开展测绘科技档案信息化整理工作，不仅能提升测绘科技档案管理水平，为建设数字档案馆奠定基础，更重要的是在国家机构改革的关键时期，完善了湖北省测绘档案目录信息，整合自然资源，满足各行各业对基础测绘成果的需求，服务于自然资源发展新征程，为湖北省“一芯两带三区”战略实施和高质量发展提供自然资源成果保障[1-3]。

按照《测绘法》的要求，国家对基础测绘实行分级管理。测绘档案管理中数据信息多，管理工作繁重，档案管理与成果利用脱节，工作效率低，出错率比较高[4]。以湖北省为例，现阶段，省级测绘科技成果档案已具有系列档案目录信息、整理组卷和档案数字化成果[5]，但这些成果未达到信息化管理的要求，此档案资料在查询检索、分发服务和应急保障等方面仍存在效率不高、响应不及时，应用不充分等问题。为了提高馆藏档案资源信息化服务水平，测绘科技档案信息化整理工作势在必行。

1 湖北省测绘科技档案信息化现状

湖北省测绘成果档案馆是省级测绘成果保管和分发单位，现馆藏全省测绘成果共计12个大类，64个小类，6 524卷，37 000余件。测绘成果涵盖了各种系列比例尺地形图、系列比例尺基础地理信息数据产品及文档资料、航空摄影底片和数据、卫星影像数据、大地测量控制点成果、地理国情普查及监测成果、专题地图以及其他测绘相关综合档案资料，其分类基本情况如图1所示。

图1 馆藏档案资料分类

当前既有的测绘科技档案，种类较多，形式不一[6]，从保管方式方面区分，主要分为模拟档案和数字档案，其中模拟档案载体形式主要有纸质、胶片、像片，数字档案主要存储方式有磁带、光盘、硬盘等。模拟档案主要分为综合类（TD1）、大地测量（TD2）、摄影与遥感及其他方式地形测量（简称为“航摄遥感测量”）（TD3）、地图制图与地图印刷（简称为“地图制图”）（TD41）、科学研究（TD5）、仪器设备（TD7）、标准计量（TD8）、综合项目成果（TD91）、图书（TS）等大类；数字档案主要存储在光盘、硬盘和磁带介质中，包括归档数字档案，航片、卫片备份档案，4D、地理国情数据档案等。

既有的测绘科技档案已经在开展信息化的工作，但缺乏整体化考量，多是根据成果本身的特点进行相对简单的处理，这就使得测绘科技档案的数字化和信息化不完备，在提供数据服务时，也受到了较大的限制，这就要求必须进一步开展信息化的探索。

2 湖北省测绘科技档案信息化方案

测绘科技档案的信息化主要是探索如何把模拟和数字档案资料以及其载体进行科学规范的管理，从而提供更为高质量的数据服务。由于既有测绘科技档案的种类丰富、形式多样，因此在开展测绘科技档案信息化时，需要将各种不同类型、不同形式的测绘科技成果进行数字化整理，并且实现数字化与实体成果的一致性管理。根据湖北省测绘科技档案现状，湖北省测绘科技档案信息化方案如图2所示。

图2 测绘科技档案信息化方案

该方案由9个核心模块构成，其中，测绘科技成果基础数据库是用于存储所有测绘科技成果数字信息的数据库，所有测绘科技成果经过信息化后得到的数字资源都在该数据库当中。测绘科技成果业务数据库是根据业务需要，在测绘科技成果基础数据库基础上，进行数据的抽取后形成的针对特定业务的数据库。数据处理工具集是针对数据进行分析的工具集合，包括了基础工具和扩展工具。网络通信与服务是为数字化资源提供网络通信与服务的模块。测绘科技成果业务生成引擎是在测绘科技成果业务数据库基础上，根据业务需要，为具体业务生成业务逻辑，并提供数据支持和服务。测绘科技成果用户接口是用来向具体业务的用户提供各种功能、服务和数据支持。信息安全模块是为整个方案设计的信息安全保障功能模块，用于各个模块和整个平台的安全。系统分析接口是整个系统层面的数据分析，并为用户提供全系统的数据分析结果。

3 湖北省测绘科技档案信息化整理技术路线

3.1 档案信息化整理技术路线

测绘科技档案的信息化探索的核心，是模拟和数字档案资料的信息化整理，特别是模拟类的测绘科技档案，存在大量非数字化的资源，因此需要对模拟和数字档案资料以及其载体进行科学规范的分析、整理、著录、编目，贴标、录入信息化系统等，以便于信息化整理后的档案资料能够快速检索、查询、借阅、利用。具体的主要技术路线如图3所示。

图3 测绘科技档案信息化整理技术路线

3.2 模拟档案信息化整理

模拟档案信息化整理按照分类、组卷、排列装盒、编制档号、编目、制作打印标签、粘贴标签、档案目录导入系统、排列上架等流程进行作业。

分类。模拟档案按照“项目（事由）-载体-年度”进行分类，其分类需满足两个原则，一是保持档案的成套性和相关性；二是单一类目和单一案卷中的文件应该保持相同的存储属性和成果性质。

组卷。在完成分类后，进行组卷，其基本方法为，项目纸质文档与其项目成果（如纸质地形图、地图集、专题地图、航测内外业成果等）分开组卷；模拟成果以档案盒（袋、筒）为基本立卷单位；项目技术文档按照项目属性进行组卷，一盒为一卷，若超出一盒的容量可以组成多卷；组卷应保持模拟档案之间的有机联系；无法采用档案装具进行组卷的档案资料，如图书类、地名志、图册等装订成册的资料，按册组卷，一册为一卷。

排列装盒。模拟档案按照一定的次序进行排列装盒，保持档案资料之间的有机关联和逻辑一致性。项目文档类按照项目立项、设计、实施、总结、检查、验收等工作流程的次序进行卷内文件的排列；具有图幅号等位置信息（如地图制图与地图印刷（TD41）类、调绘片、控制片、加密片等）按照图号或区域（测区、摄区等）次序进行排列；其他无法按照以上原则进行排列的，按照时间先后次序进行排列；按照以上标准排列后的资料以件为单位，并在其封面右上角用铅笔填写流水号（如1、2、3……），按照流水号顺序整理装盒。

编制档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、简单性和可扩充性。档号由“案卷号”+“件流水号”构成。案卷号结构为“实体分类号”+“载体代码/比例尺代码/开本代码/区域(摄区、测区）代码/”+“-”+“案卷流水号”组成；案卷流水号采用三位数流水号（如001、002……）。对于特殊载体等情况下档号的编制，按照档号编制原则，从实际需求出发，尽量保持所编制的档号合理、稳定和有序。

档号采用“实体分类号”+“载体代码/比例尺代码/开本代码/区域(摄区、测区）代码/”+“-”+“案卷流水号”+“件流水号”组成。对于无需组卷的档案（如图书、地图集等），可以直接用“实体分类号”+“-”+“件流水号”作为其档号。具体如图4所示。

图4 档号编制示意图

编目。档案采用“案卷-件”两级进行编目。对于采用“案件一体化管理”的档案资料，可以采用融合案件级和件级著录项的方式进行著录，采用一张表格进行档案目录项采集。

制作打印标签。按照一定的模板和样式，制作卷内目录、备考表、案卷背脊、案卷封面和二维码标签等。

粘贴标签。将制作好的案卷背脊、案卷封面和二维码标签，采用浆糊等有利于档案保管的粘贴剂，粘贴至合适的位置，并对档案内容无压盖；要求粘贴牢固、平整、整洁。

档案目录导入系统。按照编目形成档案目录信息电子表格，分别将案卷和件级档案目录信息批量导入至“湖北省测绘地理信息档案业务管理系统”中，并检查其填写的完整性和准确性，确保其格式保持一致。

排列上架。将整理完毕后的档案案卷按照分类方案进行排列上架，做好库房库容计划，避免频繁倒库。一般情况下，综合类、大地测量类、地图制图类、航空摄影测量类和其他类放置按照类别放置于不同区域，尽量按照一列密集架放置一类档案，依据案卷号顺序依次上架排列。

3.3 数字档案信息化整理

数字档案信息化整理主要是按照数据检查、数据整理、编目、制作打印标签、粘贴标签、档案目录导入系统、排列上架等流程进行作业。除数据检查、数据整理、编目等按照数字档案的存储介质、数据分类等进行，其他过程与模拟档案信息化整理基本一致。

1）数据检查。对数据存储介质进行可读性检查；核对介质标签信息是否与介质中数据内容一致；所有问题都要认真做好记录。对于介质中数据内容信息不完整与不正确的，将重新修改编录正确信息，并填写数据检查登记表以作备案。

2）数据整理。分析数据类型，并分类整理和存放；分析存入硬盘介质的数据，核查数据是否存在重复归档的情况，对于重复数据只整理一套，防止出现相同数据重复整理组卷；整理数据档案的分类和保管期限，对不合理和不准确的进行修正；制作案卷级目录项。

3）编目。按照档案目录分类将数据档案元数据信息进行提取著录，著录项包括归档编号、案卷号、原始卷号、案卷题名，载体、形成单位、形成年代、比例尺、分辨率、保管期限、立卷单位、立卷日期；遇到无法采集某些字段信息时，在著录项中填写无，并做记录。

4）制作打印标签。按照一定的模板和样式，制作案卷封面和二维码标签。

5）粘贴标签。将制作好的案卷封面和二维码标签用浆糊等有利于档案保管的粘贴剂，粘贴至合适的位置，并保证档案内容无压盖。要求粘贴牢固、平整、整洁。

6）档案目录导入系统。编目后形成档案目录信息电子表格，分别将目录信息批量导入至“湖北省测绘地理信息档案业务管理系统”中，并检查其填写的准确性，确保数据格式保持一致。

7）排列上架。数字类成果使用光盘盒，硬盘盒，磁带盒作为卷装具；同一类别的数字介质档案放在同一库房内，按类别、卷号由小到大的顺序集中排放；同一类型、比例尺的档案，按卷号由小到大的顺序集中排放；组卷归档后的数字介质档案存放于防磁化柜或者铁皮柜中；装具装饰使用相应标签标识。

4 结语

测绘科技档案信息化整理为测绘专业档案资料的保管、编纂、检索、借阅、分发等搭建了良好的数据目录基础，业务单位应把握好测绘地理信息技术与档案管理技术的发展方向，科学严谨地做好测绘地理信息档案管理工作[7]。特别是在国家机构改革期间，能够有效促进测绘地理信息资源与国土、地矿、林业等国家自然资源的快速规范整合，为国家建立国土空间规划体系，逐步实现“多规合一”提供了规范、准确、高效的测绘地理信息资源保障。