推进长三角省级科技成果奖励档案利用“一网通办”对策研究

文/耿 美[安徽省科学技术情报研究所（省科学技术档案馆）]

2018 年11 月，习近平总书记在首届中国国际进口博览会上宣布，支持长三角一体化发展并上升为国家战略。2019 年末，中共中央、国务院印发了《长江三角洲区域一体化发展规划纲要》，随后，区域三省一市共同编制实施长三角区域一体化发展三年行动计划，公共服务一体化不断推进，人、财、物、科技、信息合作进一步加强。目前，上海市科委、浙江省科技厅、江苏省科技厅及安徽省科技厅均将省级科技成果奖励档案（以下简称奖励档案）纳入收集归档范围并已实现数字化，为推进长三角区域奖励档案信息资源共享、实现奖励档案利用“一网通办”打下了良好基础。

一、 奖励档案利用存在的问题

奖励档案由每年获得省级科学技术奖项目的申报材料构成，包含完成单位、完成人员等关键信息，在科研单位科技项目申请、项目投标、科研人员职称评审、退休金待遇提升、户口迁移办理等方面发挥重要作用，相关事项办理一般均需要科技档案部门出具获奖证明、档案复制件等佐证材料。

奖励档案利用率高，部分省（市）内虽已实现省级奖励档案查询的“一网通办”，如安徽省科技厅已将“科技档案查询”纳入本部门公共服务事项在安徽政务服务网与“皖事通”App 上线，虽查询效率高且群众满意度高，但奖励档案在利用上仍存在一些问题。

1.奖励档案信息未实现区域共享

部分科研单位和科研人员参与科研项目众多且成果丰硕，不同项目参与不同省市科学技术奖的竞争，由于目前奖励档案仍处于信息孤立的状态，一次查询仅能完成当地的获奖证明，利用的便捷度显然不够。

2.奖励档案查询方式仍然是以线下为主

奖励档案查询在线办理宣传力度不够，利用单位和个人大多习惯于采取直奔现场的查询方式，利用时间成本较高，造成一定程度的资源浪费。

二、 推进奖励档案利用实现“一网通办”

1.建立异地查询合作机制

长三角区域已经推出“异地查档、便民服务”项目，三省一市档案部门签署有重点协同项目备忘录，目前婚姻档案等民生档案已逐步实现互通互查[1]。省级科技行政部门应将奖励档案信息查询利用统一纳入公共服务事项范畴，互相签订奖励档案异地查询合作协议，此后可依托省级政务服务“一网通办”平台、长三角政务服务“一网通办”平台，提升奖励档案跨区域便民利用的服务效能。

2.统一数字化标准

奖励档案的数字化工作是实现异地查询的基础。目前，长三角三省一市科技厅（科委）均已完成奖励档案数字化工作，但要实现互联互通，还要进一步统一电子目录著录标准和全文扫描标准，以便实现有效信息在长三角政务服务“一网通办”平台的高效挂接和快速利用。一是要将“获奖项目名称”“奖励名称”“奖励类别”“奖励年度”“奖励等级”“主要完成单位”纳入案卷目录必填项；二是要建立项目完成人目录，详细著录完成人“姓名”“性别”“年龄”“民族”“工作单位”“奖励名次”信息；三是数字化扫描成果统一采用数字水印技术，包括采用可见型水印标明奖励档案出处和归属，采用认证型水印来保障数字化奖励档案网络传输的真实可靠性[2]，以保障科研单位和科研人员的权利。

3.推进跨部门协作

以安徽省为例，《安徽省人事厅关于获奖人员退休后提高退休费标准问题的通知》（皖人法〔1996〕35 号）中明确规定，省级科学技术进步奖、成果奖、发明奖、“星火”奖获得者，其退休费标准可按照奖励等级提高10%或5%；安徽省约70%奖励档案的利用是为科研人员办理提高退休金服务的，由省级科技档案部门提供查询证明，明确获奖人身份信息和获奖信息，提供给各级人事部门审核使用。全面梳理长三角三省一市奖励档案利用服务方向，积极建立“一网通办”平台全网查询机制，通过接入检索数据库和设置查询权限等方式，奖励档案查询证明最终流入部门可直接通过该平台获取相关获奖信息并实现在线转存打印，科研人员办理业务则不必再自行提供相关证明。

三、 奖励档案利用“一网通办”推广策略

1.加强宣传和演示

宣传是推广的基础，演示是推广的重要手段。借助微信、微博等新媒体平台，通过信息推送方式广泛宣传奖励档案利用纳入“一网通办”平台，科技档案部门通过印制宣传单的方式对直奔现场的特别是跨地区的档案利用者进行宣传动员，用文字说明、图解、视频等方式对奖励档案利用“一网通办”流程进行说明，让利用者既知晓“一网通办”途径，又明了该途径使用方法和办理步骤。

2.开展利用反馈调查

档案利用反馈调查是档案工作的重要环节，是推广“一网通办”工作的风向标。在奖励档案线下利用反馈的基础上增加“一网通办”效果评价（表1），根据利用反馈及时对奖励档案“一网通办”进行动态调整，从而进一步优化档案服务和利用效果。

表1 省级科技成果奖励档案利用效果评价表

3. 及时做好利用统计分析

统计工作是提升奖励档案“一网通办”工作效率的重要方式。长三角科技档案管理部门应进一步加强区域合作，每年度由一省（市）牵头负责对奖励档案利用进行季度统计并及时发布。统计数据应包括利用人次、卷（件）次、页数、利用目的、利用方式、查询范围、查询证明流入部门、满意度评价、后期利用方式倾向等指标。根据季度统计进行年度汇总，及时进行数据分析研究并提出完善举措报告。

4.定期发布档案利用典型事例

档案利用典型事例是体现“一网通办”优势的最直观手段。编制长三角三省一市省级科技成果奖励档案利用典型事例汇编，侧重“一网通办”及现场办理两种不同的利用方式，做到定期发布，事例宣传，充分展现“一网通办”在时间成本、人力成本、经济成本上的优势。

四、 奖励档案利用“一网通办”未来展望

长三角区域省级科技成果奖励档案利用“一网通办”作为科技档案区域合作先行试点，应在长三角“一网通办”大平台下，进一步探索省级科技信息共享和业务协同，持续发挥服务效能。

1.扩大利用范围

奖励档案是科技档案的重要内容之一，省级成果登记档案、成果评价档案、科技计划项目档案具有重要的基础性作用。将其统一纳入通办范围，有利于进一步发挥科技档案服务科研单位与科研人员的作用。

2.面向全国推广

打造长三角区域科技档案利用“一网通办”样板，将试点成功经验向全国推广，是深入学习贯彻落实习近平总书记对档案工作重要批示精神的重要内容。推动档案事业创新发展，实现科技档案利用全国范围内的“一网通办”，进一步减轻科研单位和科研人员负担。

3.强化资源共享

科技档案是重要的科技资源，是丰富的科技信息储备。加大科技信息资源开发力度，构建内容丰富、系统性强的科技成果信息共享库，能够为科研项目立项、科技成果转化、科技战略研究提供重要的信息支撑和决策支持。