旅游档案的特点与有效开发利用分析

侯莉

摘 要：近年来，我国的经济建设步伐进一步加快，百姓物质条件得到大幅度提升，旅游行业呈现一片广阔的发展前景，旅游档案是旅游业运行与发展的见证，承载着宝贵的旅游资源。旅游档案作为一种重要的信息资源，为推动我国旅游行业的健康发展提供了有力支持。基于此，本文分析了旅游档案的主要特征，探讨了旅游档案的有效开发利用策略。

关键词：旅游档案;主要特征;开发;利用;策略

档案是人类社会发展的真实记录，具有深厚的历史、文化、经济价值，旅游档案是伴随旅游行业兴起的一种特殊资源，在旅游业向前发展中起到了重要的作用。旅游档案的有效管理和利用，便于在旅游行业发展中形成具有保存意义的历史记录。虽然我国的旅游业得到飞速发展，但是人们对旅游档案管理的重要性还未形成充分认识，加强旅游档案有效管理，促进旅游档案价值的发挥已成为相关人员共同研究的课题。

一、旅游档案的主要特征

1.开放性

第一，旅游业是社会历史发展的产物，是带有经济色彩的行业，旅游业展开的所有活动，是构成旅游档案资源的重要依据，旅游档案也可看作是旅游活动的影像，没有科学、政治成分，具有开放性特点。第二，旅游业主要为了帮助游客了解旅游景点的历史、文化、风俗、设施等，一般需要借助相应的宣传和推销方式。通常的旅游区域会将有关当地自然景观、人文景观的内容以及特色的旅游设备、交通、环境等介绍以多样化的形式呈现，如网站、图书、海报等，达到向游客推销的目的，让更多人获悉景区的概况，吸引大量的外来人员。景点的多样化宣传与旅游档案在内容上保持高度一致，旅游档案呈现鲜明的开放性，从而保障旅游胜地取得丰厚的效益。

2.综合性

旅游档案具有综合性，指的是档案形成范围较广，类型多样。旅游档案是一种专门的档案资源，在旅游业发展的特殊背景下记载的有关文化、经济领域的较广范围的文字资料，包括衣、食、住、行、娱等方面。为了帮助游人更好地了解景区的基本信息，旅游机构要通过影像、书籍、实物等档案展示方式。近年来，随着蜜月旅游、亲子旅游等旅游形式的盛行，旅游档案也呈现多领域、多空间等综合性。

3.复杂性

第一，个人收集的旅游档案。旅游资源从被人们发现，逐渐到面对游客，需要经历一个很长的周期考证、推出、储存的一系列复杂流程。在此期间，会不断形成不同形式、分散的旅游档案，它们起初由少部分业余爱好者收集，或经过其他人员二次收集，这期间会有很多人员收集旅游档案资源，最终正式推出并加以保护。第二，保管部门收集重要地区的旅游材料。从发现一个旅游景区，到对其做出考察、论证，需先由当地政府委托专业人士对景区考察、证论。因为专家隶属不同单位，所以在其记载可用的、具有意义的资料后会带回所属单位，使得考察机构未能及时收集完整的档案。

4.经济文化性

旅游业不仅是一种经济产业，还是一种文化事业。首先，旅游业作为社会主义市场经济的发展产物，受到地区经济发展规律的制约，如某些旅游产品、旅游服务项目价格会随行波动，进而影响了旅游档案的形成，使得旅游档案具有经济性。比如，旅游景区推出的风景宣传折页，被游人选购时即呈现了经济价值。其次，旅游产品是一种特殊商品，自然会受市场价值规律的影响，不仅具有价值与使用价值，而且具有商品的生产性，受到消费需求的影响，体现了极大的竞争性。最后，旅游档案具有文化性，游客的花销归根结底属于文化消费，使得在旅游消费中形成的旅游档案呈现一定的文化性。

二、档案管理的意义

通过档案的信息化手段，可以有效提高档案信息的安全性和保密性。与传统的纸质档案保存相比，它更快、更机密，有效保证了档案数据信息的安全。同时，可以通过使用加密等手段有效防止信息泄露和信息被盗，从而保证用户安全。随着信息时代的到来，文件管理也在不断演变，以适应时代变化。档案管理具有极大的重要性，传统的档案管理方法已不适应信息时代的要求，为了更好地展示其重要性，档案管理需要改革、创新和现代化。

三、旅游档案的有效开发与利用策略

1.建立完善的旅游档案管理制度

第一，建立集中管理的工作制度。旅游档案管理机构要认真遵循国家《档案法》相关规定，坚持“统一管理、集中管理”原则，不准档案资源落于个人手中，所以要建立一套完善的档案管理制度。在全国范围内的多种档案资源中，旅游档案是新的档案类型，现阶段我国旅游业亟待建立集中统一的档案管理制度。第二，旅游公司可结合实情，建立《文件材料的收集制度》，形成可行性强的档案管理方式，规范档案管理准则，为相关档案管理人员提供依据。旅游档案材料的管理工作要确保档案信息的完整性、准确性、安全性，还要方便提取和利用。相关部门要不断优化旅游档案管理规则，对旅游档案工作的各环节确立标准化流程，还可推行节点考核制度，促进旅游档案管理各项工作正常进行，如资料采集、分析、整理、统计、鉴定、保存、管理等。第三，强化档案人员管理。旅游档案的管理者必须具有较强的专业能力，定期参加培训活动，使档案管理者对其保持高度重视，与时俱进，提高自身的档案管理水平。

2.全面贯彻服务理念

旅游行業属于第三产业，作为一种新兴的服务业，旅游档案管理人员一定要认真贯彻服务理念，旅游档案管理人员要树立较强的服务意识，充分正视旅游档案资源管理工作的价值，不断提高自身的档案管理水平，有效处理各项管理问题。在档案管理中检测自己的工作能力，根据旅游业、景点管理规划及景区实际，定期更新档案管理方法，提高旅游档案的管理效率，充分发挥档案资源的利用率，体现档案管理价值，为旅游业健康、稳定、有序发展提供可靠的支持。根据旅游档案的主要特征，创新档案开发、利用的思路，准确定位旅游档案的服务主体、服务功能、服务项目、服务模式，掌握我国旅游行业的未来发展方向，制定科学的档案管理规划，有效开发旅游档案资源。分批次、有计划地采集可体现不同景区特征的文献、历史信息，加以分析、分类、整理、编辑，推出优质档案。采用大力宣传和推广方式，提高档案的利用率，体现旅游档案管理的服务精神，推动我国旅游行业向纵深方向发展。首先，归档文件的管理者必须改变自己的想法，加强对电子文档存储的重要性认识，提高公司统一管理系统的技术要求，保证个人信息的安全，归档工作小组应该谨慎对待归档文件的管理。各部门使用的存储文件管理电子系统也必须与存储文件管理系统相一致，实现一体化的存储文件管理系统要有保障，并保证准确性和真实性。通过采用规范的制度，可以有效提高数据库的质量，增强资源共享力度，从而减少不必要的资源工作和资源成本。

3.加快档案管理信息化进程

第一，随着科学技术的进步，信息技术广泛渗透社会诸多领域并发挥着无法取代的功能。旅游档案管理也要与时俱进，开拓创新。可利用先进的档案管理模式，加快档案管理进度。比如，对于档案收集，可结合信息化档案管理标准，收集不同载体的档案以及电子档案，确立科学的收集、归档方式和要求，促进旅游档案收集顺利进行。第二，引入档案信息在线查询、文件网络共享等模式，进一步发挥档案管理价值。构建专业的资料数据库，把各项档案资料分别输入数据库，促进旅游档案管理有序、规范进行。可创建档案资料目录，仅需通过查询功能，即可查找需要内容，有利于提高旅游档案的管理质量。第三，构建数字化平台。先进信息技术的应用，为旅游档案管理工作带来了新的发展机遇，旅游档案的信息化管理已成为未来档案管理的发展方向。相关旅游单位有必要建立数字化管理平台，具体包括以下几点：其一，借用互联网、多媒体设备，采集多样化的旅游资料及信息，加强数据库建设;其二，优化旅游档案的管理工作流程，促进游人智能化、便捷出行;其三，冲破时空的局限性，为游客提供丰富的饮食、居住、旅行、购物、游玩、娱乐等信息;其四，加强旅游档案平台的网络监管力度，不仅为旅客提供优质服务，而且让数字化平台推动旅游行业的发展。

4.形成旅游档案横向联系机制

旅游业是近年来的新兴产业，为了促进旅游业健康、长期、稳定发展，旅游档案管理工作也要不断创新、开放，挖掘档案资料的价值，根据我国经济体制的改革和发展要求，相关部门也要积极建立旅游档案的横向联系机制，表现在强化不同旅游经营单位、旅游景区、经营项目的联系。旅游机构从上到下形成顺畅的信息沟通，不仅要加强上下级的档案联系，而且要强化同级档案之间的联系。在旅游档案管理工作中形成横向联系机制，有利于更好地发挥各地旅游机构、经营单位的档案特色，拓展旅游档案的覆盖范围，促进旅游档案资源合理开发和利用，为广大旅客提供最优质的服务。

5.构建专业的旅游档案管理团队

现阶段，我国很多旅游机构的管理人员素质偏低，旅游档案管理工作人员缺少档案管理知识。第一，旅游单位要侧重于开发新的旅游资源，引进旅游档案管理方面优秀、高素质人才，构建知识结构完善、业务能力突出的人才团队，逐渐提高人才数量与综合素质，适应我国旅游行业发展需求。第二，档案管理机构在业务方面可加强对基层旅游档案工作的有效指导与监督，通过多种方式设置培训课程，全面提高旅游档案管理人员的业务素質。根据行业发展情况，对旅游业的结构、发展规划进行培训，建立高层次旅游档案技术人员队伍。第三，建立旅游信息网站，加强网站维护，选择素质过硬的人才分管，由信息技术专业人才负责实施，提高旅游档案资源的有效开发与利用率。

6.采用多元化管理方式

在完成档案搜集工作后，档案的分类以及挖掘工作被提上日程，管理工作人员需要结合不同的档案介质，灵活利用人工智能技术来进行分析及研究。文本档案技术比较复杂及多元，与自然语言处理领域密切相关，实体识别技术的有效分析以及合理利用最为关键，这一点有助于对文本特定意义的有效识别。通过设置专有名词的形式围绕不同的文本来进行基本标注，为后期的分类管理提供更多的依据和参考。关键词提取以及标注不容忽略，管理工作人员需要结合机器学习的实质要求，对不同的分类方法进行研究以及归纳，了解具体的属性以及分类要求，关注数据量的进一步提升。网络技术的使用非常关键，管理工作人员需要关注对网络技术适用性以及兼容性。深度学习技术比较常见，识别准确度相对比较高，工作效率能够得到保障，能够确保迅速分类、准确分类和科学分类。在挖掘档案信息时，档案内容智能检索以及档案价值鉴定非常关键，这些都需要以人工智能技术为基础，关注对人工智能技术的合理处理，确保数字化信息的有序化，为后期的档案信息挖掘提供更多便利。技术工作人员还需要着眼于全文索引档案内容来进行分析，了解档案信息挖掘的实质条件，关注不同档案数据之间的关联性。自动获取关键信息，确保智能化运用档案信息工作的有效落实。整个分类过程相对比较复杂，为了获取与之对应的信息，必须要注重对保管期限、保密登记的有效预设以及提前安排，充分凸显智能化鉴定的重要作用，加强对不同技术价值的有效分析以及合理研究。为了确保档案信息数据的安全性，管理工作人员需要加强对人工智能技术的分析及研究，掌握人工智能技术的技巧及核心要求。其中，人脸、声音、虹膜、指纹等人工智能技术的应用频率比较高，这一点有助于为档案人员提供更多的帮助，保障资料借阅和归还工作的合理管理，确保档案信息资料的安全性，促进档案管理工作质量及效率的稳定提升，打下扎实的技术基础。

四、结语

总之，旅游行业是我国地区经济崛起的产物，为了促进旅游业的健康、长足发展，旅游机构领导一定要提高对旅游档案管理工作的重视，从长远角度合理规划旅游行业结构，吸取国外成功的旅游业档案管理经验，挖掘地方旅游文化，建立完善的旅游档案管理制度，充分发挥旅游档案的价值，全面贯彻服务理念，打造特色旅游项目，提高档案管理人员素质，引进先进的科学技术，建立档案管理数字化平台，加快旅游行业信息化发展进程，助推旅游行业可持续发展。

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