科研事业单位劳务报酬信息化管理探究

黄 雁

(江苏省生产力促进中心,江苏 南京 210042)

0 引言

《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔2016〕50 号)指出,在规范管理、创新服务方式方面,要充分利用信息化手段,建立健全单位内部科研、财务部门和项目负责人共享的信息平台,提高科研管理效率和便利化程度[1]。2018 年,科技部会同相关部门开展了减轻科研人员负担专项行动,其中重要行动之一是“解决科研经费报销繁”行动,发布了《科技部办公厅 财政部办公厅关于开展解决科研经费“报销繁”有关工作的通知》(国科办资〔2018〕122 号),要求在充分运用信息化手段方面,指导所属科研单位加强科研项目和经费全过程管理信息化平台建设,提高科研和财务管理的效率和便利度,让数据多跑路,让科研人员少跑腿。 2018年8 月26 日,江苏省制定了《关于深化科技体制机制改革推动高质量发展若干政策》(以下简称“科技改革30 条”),文中在“改革项目经费预算编制方式”这一方面,将“直接费用”中的“预算科目”进行了缩减归并,分为五类,其中一类即为劳务报酬(劳务费/专家咨询费)。 2020 年4 月29 日,为进一步扩大科研单位和科研人员经费使用管理自主权,江苏省财政厅印发了《江苏省省级财政科研项目经费管理办法》(苏财规〔2020〕9 号)[2]。 由此可见,对于科研项目经费的管理,既要不断地完善管理的方式方法以适应科技活动的实际需要,也要进一步推动科技领域的“放管服”,激发创新活力,提高效率。 科研劳务报酬管理是科研经费管理的重要环节之一,对其采取科学的信息化管理模式,提高管理效率,对于做好科研事业单位经费管理至关重要。

1 劳务报酬与工资薪金的区别

从财政部印发的政府收支分类科目中的部门预算支出经济分类科目来看,工资薪金被界定为“反映单位开支的在职职工和编制外长期聘用人员的各类劳动报酬,以及为上述人员缴纳的各项社会保险费等”,列入工资福利支出类别;劳务报酬(劳务费)被界定为“反映支付给外单位和个人的劳务费用,如临时聘用人员、钟点工工资,稿费、翻译费,评审费等”,列入商品和服务支出类别。

从法律规定来看,工资薪金是指用工单位和劳动者按《劳动法》第十六条规定签订劳动合同后,根据双方在劳动合同中的约定,用工单位支付给劳动者的工资等报酬;而劳务报酬一般是双方根据《民法典》签订有关承揽合同、技术咨询和技术服务合同、中介合同等而支付或取得的报酬。 签订劳动合同、获得工资薪金的劳动者,享有《劳动法》规定的权利义务,和用工单位存在着雇佣和被雇佣的关系(建立劳动关系),属于单位职工,接受考勤、考核等单位的日常管理。 获取劳务报酬者,则不存在这种关系,其劳动具有独立性、自由性,其行为受《民法典》约束。

从税务管理角度看,根据《国家税务总局关于印发〈征收个人所得税若干问题的规定〉的通知》(国税发〔1994〕89 号)规定:工资、薪金所得是属于非独立个人劳务活动,即在机关、团体、学校、部队、企事业单位及其他组织中任职、受雇而得到的报酬;劳务报酬所得则是个人独立从事各种技艺、提供各项劳务取得的报酬[3]。 新个人所得税法对劳务报酬的界定是:个人从事劳务取得的所得,包括从事设计、装潢、安装、制图、化验、测试、医疗、法律、会计、咨询、讲学、翻译、审稿、书画、雕刻、影视、录音、录像、演出、表演、广告、展览、技术服务、介绍服务、经纪服务、代办服务以及其他劳务取得的所得[4]。 工资薪金根据单位的工资发放表按实列支,并按规定代扣代缴工资薪金类个人所得税;纳税人取得劳务报酬则需要到税务局开具相应的劳务发票,并按规定缴纳劳务报酬类个人所得税等种类税金。 两种支出预扣税款的方式方法并不相同。

2 劳务报酬需要缴纳的税款种类

2.1 增值税

根据《中华人民共和国增值税暂行条例》规定,在中华人民共和国境内销售货物或者加工、修理修配劳务,销售服务、无形资产、不动产以及进口货物的单位和个人,为增值税的纳税人,应当依照本条例缴纳增值税[5]。 而其中的“个人”,则指的是个体工商户和其他个人,其他个人可以理解为自然人。 我国的增值税纳税人分为一般纳税人和小规模纳税人,一般纳税人适用一般计税方法或简易计税方法,小规模纳税人适用简易计税方法。 《增值税暂行条例实施细则》第二十九条规定,年应税销售额超过小规模纳税人标准的其他个人按小规模纳税人纳税[6]。 《营业税改征增值税试点实施办法》第四十九、五十条规定:个人发生应税行为的销售额未达到增值税起征点的,免征增值税;达到起征点的,全额计算缴纳增值税。按期纳税的,为月销售额5 000~20 000 元(含本数)。 按次纳税的,为每次(日)销售额300~500 元(含本数)[7]。

2.2 个人所得税

纳税人取得劳务报酬所得应该缴纳个人所得税,应该由扣缴义务人按照《个人所得税扣缴申报管理办法(试行)》(国家税务总局2018 年第61 号公告)规定预扣预缴税款[8]。 目前,各地税务局在代开增值税发票时,会在发票备注栏统一注明“个人所得税由支付人依法扣缴”等类似字样。 新个人所得税法实施后,劳务报酬是并入综合所得(工资薪金所得、劳务报酬所得、稿酬所得、特许权使用费所得4 项合计)交税的,采取先预扣预缴,再在次年个人办理年度综合所得汇算清缴时,按照规定将劳务报酬所得的收入额并入全年综合所得计算应纳税额,计算出应该缴纳的个人所得税税额,与预扣预缴金额进行对比,税款多退少补。

2.3 城市维护建设税

城市维护建设税是以实际缴纳的增值税为计税基础,按照财税(2019)13 号文规定,由省、自治区、直辖市人民政府根据本地区实际情况,以及宏观调控需要确定,对增值税小规模纳税人可以在50%的税额幅度内减征资源税、城市维护建设税、房产税、城镇土地使用税、印花税(不含证券交易印花税)、耕地占用税和教育费附加、地方教育附加[9]。 自然人属于小规模纳税人,也能享受此政策,而目前各地出台的政策都是按50%最高幅度减免。

2.4 教育费附加、地方教育费附加

教育费附加、地方教育费附加也是以实际缴纳的增值税为计税基础。 按照财税(2016)12 号文,自2016 年2 月1 日起,将免征教育费附加、地方教育附加、水利建设基金的范围,由现行按月纳税的月销售额或营业额不超过3 万元(按季度纳税的季度销售额或营业额不超过9 万元)的缴纳义务人,扩大到按月纳税的月销售额或营业额不超过10 万元(按季度纳税的季度销售额或营业额不超过30 万元)的缴纳义务人[10]。

2.5 印花税

印花税只对税目税率表中列举的凭证和经国家财政部确定征税的其他凭证征税[11],如果不属于印花税税目范围的行为则不需要缴纳印花税。 所以根据合同性质判断是否缴纳印花税,不在税目税率表不缴。

3 科研事业单位劳务报酬管理的现状

3.1 劳务报酬报销流程环节多、耗时长

首先,经办人办理劳务报酬报销前,要收集所有被发放(劳务报酬)人员在税务系统报税和在银行系统发放该笔费用所必需的信息,包括身份证件信息、银行账户信息等。 然后,到税务局为被发放(劳务报酬)人员代缴纳增值税及附加税等税款,根据财务报销规定填写报销单,并附上必需的证明附件和发票,经过各级主管逐层审核/审批后方可到达财务部门,财务部门再次对相关凭证进行审核以及录入税务系统后,计算及预缴被发放(劳务报酬)人员的个人所得税,扣除所有已缴纳税款后,发放劳务报酬(实发金额)。 这一过程耗时长,且基本上都会出现人为造成的错误,导致人力、财力等方面的成本浪费。

3.2 财务人员的管理水平有待提高

很多事业单位分工明确,在日常工作中很少实行轮岗[12],容易造成不从事纳税申报工作的财务人员对劳务报酬发放方面的程序或财税知识不太关心。又或者由于习惯的原因,部分财务人员不愿意采用信息化管理模式,人为地造成财务管理方式方法与目前的大数据分享、信息化技术大量应用的社会发展环境脱节。

3.3 单位内部缺乏统一管理的信息共享平台

首先,因为科研事业单位组织架构的特点,各个业务部门互相之间相对独立管理,数据的管理也是分散在各自的信息系统中,各个部门只会根据需要维护自己掌握的数据。 同时,财务部门没有直接使用其数据的权限,即使取得了也需要进行格式化更新才能使用,这就会导致在科研劳务报酬报销的过程中出现人员身份信息错误、税务系统验证人员信息失败、账户信息错误等情况,财务人员需要联系相关经办人更正错误信息,然后再次进行劳务报酬发放,当遇到组织大型会议需要聘用大量临时用工人员时,上述这种反复修正信息的过程则需要耗费大量人力和时间成本[13]。

4 科研事业单位劳务报酬信息化管理建议

4.1 简化劳务报酬报销流程

首先,结合办公自动化系统的表单审批功能,进行线上办公,实现劳务报酬报销凭证的线上审批,破除以往科研劳务报酬报销审批流程在时间和空间上的局限。

其次,简化报销审批流程。 《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》(国发〔2018〕25 号)提出的“推进科技领域‘放管服’改革,建立完善以信任为前提的科研管理机制,按照能放尽放的要求赋予科研人员更大的人财物自主支配权,减轻科研人员负担”[14],《江苏省省级财政科研项目经费管理办法》(苏财规〔2020〕9 号)在科研项目经费管理职责分工方面,提出“按照‘谁使用、谁负责’的原则”,项目承担单位和项目负责人自主管理使用科研经费[2]。从科研项目中列支的劳务报酬,可以采取项目负责人负责制,由项目负责人审批即可,简化劳务报酬报销审批流程。

4.2 加强财务人员和科研财务助理的信息化培训

一方面,要注重提高财务人员的职业素养,使其具备一定的互联网知识和技能,能够操作和维护相关的财务管理信息系统,及时、准确、安全地传递财务信息。 另一方面,要定期对科研财务助理进行财务知识和信息化技能的培训,使他们能够准确传达最新的科研经费使用政策,确保科研劳务报酬的正确使用。

4.3 构建统一管理的信息共享平台

充分利用信息化手段,构建人员数据共享平台,通过权限设置控制各部门读取数据的权限范围。 对于需要与税务系统保持一致的人员信息,如证件类型、证件号码等重要的基础信息,要进行实时维护和更新,有效降低中间环节差错率,减少重复劳动,提高科研劳务报酬发放成功率。

5 科研劳务报酬管理信息系统的构建

科研劳务报酬管理信息化能够将数据处理、数据管理、过程监督在一个信息系统中体现,通过建立信息共享平台,使得科研劳务报酬管理由人工操作变为自动或半自动化管理,效率倍增。

5.1 传统人工操作的缺点

使用传统的手工计算或办公软件统计劳务报酬,不仅计算工作量大、耗时长,而且容易出错,无法满足日常财务工作日益提升的工作要求。

劳务报酬纳税申报以及发放工作的前期,需要收集基础信息,该项工作内容烦琐,报表填写、数据汇总等工作重复且量大,传统的人工统计及数据校验效率低,且容易考虑不全面。 对比于需要手工填写的统计数据表格,信息系统的数据处理能力具有卓越的优势。 因此,构建一套适合单位实际需要的“劳务报酬管理信息系统”,可使单位的财务管理工作完成得更加准确、高效。

5.2 劳务报酬管理信息系统的设计目标及基本流程

5.2.1 设计目标

(1)实用。 首先,这套系统需要符合单位实际需要,能够贴合单位财务劳务报酬管理的工作流程。 其次,以此系统为工具,完善现有工作流程,减少中间过程的损耗,提高效率。 通过建立一个闭环的工作流程,实现规范工作程序的目标。

(2)易操作、省力且可靠。 第一,为了促进使用者尽快适应该系统,系统设计的操作流程、页面布局等都需要浅显易懂,且功能灵活。 第二,系统本身要具有校验和记录功能,可以及时发现错误,也可以记录正确的信息以便再次使用。 第三,系统要有自动计算功能。 如上所述,劳务报酬需要缴纳多个税种,且税率均不相同,还会有累加计算的需要,因此系统要事先设定好计算功能,且前期已经过多次验算,显示计算结果均为准确无误。

(3)可扩充。 该系统应易于修订,也易于补充新功能,能够满足未来工作发展的需要。

(4)安全。 该系统在设计之初就考虑到系统安全问题,在系统的功能设置、运行环境等方面均有提高安全性能的设定,保证系统的物理安全、数据存储安全。

5.2.2 基本流程

该系统的基本流程如图1 所示。

图1 劳务报酬管理信息系统操作流程

5.3 系统开发采用的相关技术

根据现有的信息化环境,可以采用Windows 系统,以.Net 为开发平台,Visual Studio 2019 为开发工具进行劳务报酬管理信息系统的设计。

.Net 有两种交互模式,这里采用B/S(Browser/Server)模式,即浏览器/服务器模式,它是在Internet技术的基础上发展而来,是C/S(Client/Server)模式的进一步改进。 在B/S 的结构下,系统的开发、运行和维护都非常简便。 浏览器即客户端,用户通过浏览

器与数据库进行数据交互,实现对工作界面的浏览和操作。 系统能同时实现多个地点、不同的用户对数据库的访问、修改、添加等操作[15]。 对于要使用劳务报酬管理信息系统进行工作的使用者而言,经过精心设计、简化且友好的操作界面,使用起来方便、顺畅,他无须担心要熟记复杂的技术操作过程,简单培训或无须培训就可以操作使用。

5.4 系统开发效果对比

基于科研事业单位财务管理的实际需求,拟定“劳务报酬管理信息系统”的建设方案,在开发完成后,财务部门可以此信息系统为工具,重新梳理科研劳务报酬报销的工作流程,减少在前期基础信息收集和最后银行发放环节工作的反复,缩短流程耗费的时间,提高整个工作的效率(见表1)。

表1 系统开发前后劳务报酬发放效率以及可实现功能对比

6 总结

近年来,我国的科研投入资金持续增长,相应地,科研经费管理的相关政策也在不断出台,为了保证科研经费规范、有效使用,提升科研效率,改进科研劳务报酬的发放模式势在必行。 充分利用信息技术优势,构建信息化平台,做好劳务报酬的数据管理,通过建立规则、规范程序、共享信息,促使劳务报酬的使用情况能够被全面地掌握,降低科研劳务报酬发放的审批和监管成本,将科研人员从烦琐的财务报销中解脱出来,全身心投入科技创新,同时提升财务人员的工作效率,有效地提升科研事业单位的财务管理水平。