促进企业人力资源档案管理信息化的路径探究

王涛

摘要：随着互联网技术的发展，我国迎来了信息化社会，这给企业的建设和发展提供了重要的技术力量保障。人力资源档案管理是企业管理工作中的重要工作内容，做好人力资源档案管理工作对企业的发展有着重要的影响。文章主要就促进企业人力资源档案管理信息化的路径展开讨论，并分析了企业人力资源档案管理中运用信息化的重要性、企业人力资源档案管理中存在的问题等内容，希望给我国企业和档案管理人员提供一定的借鉴价值。

关键词：企业人力资源;档案管理;信息化

信息化是利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，从而提高经济增长质量，推动社会经济发展转型的历史进程。信息化時代的到来给企业的人力资源管理工作带来了发展的曙光，企业只有积极地融入信息化时代中来，才能促进企业的健康发展。

一、企业人力资源档案管理中运用信息化的重要性

（一）有利于提升档案服务水平

档案管理工作本身是为企业发展所服务的，它主要是为企业发现人才、招聘人才，从而为企业提供充足的人才储备。人力资源档案管理工作实现信息化已经成为当前企业发展的重要趋势，它颠覆了传统的人力资源档案管理方式，使纸质的档案管理形式一去不复返，在具体的工作中它将人力资源信息利用计算机进行保存，人们实现了智能化查询，这不仅减少了人力资源档案管理的工作量，而且降低了人们的工作难度。其次，企业的人力资源档案管理工作进行信息化建设，可以对人力资源信息进行实时更新，提升了人力资源信息的准确性，并且这些信息的准确性提升之后将会给企业的建设和发展提供更加有力的参考，进而帮助企业领导层做出正确的决策。

（二）是新时期人才战略的需要

随着社会的进步和发展，我国对人才的需求也越来越大，但是部分企业在人力资源的运用上存在很多问题，不能根据人才的实际情况和特长进行针对性的应用，从而导致部分人才的才能在企业建设中没有被充分发挥出来。企业的人力资源档案管理工作实现信息化，可以更加便利地对档案进行存储和调取，能够对人员的专业技能、特长及工作经验等进行准确的把握，企业可以充分发挥人才的优势，促进企业的发展。

（三）降低了企业人力资源档案管理的成本

企业人力资源档案管理工作是一项十分复杂的工作，而且在进行人力资源档案信息的采集、整理及统计的过程中会浪费大量的时间、精力及财力、物力。实现人力资源档案管理信息化，可以简化工作流程，缩短信息采集、整理和统计的时间，从而降低了人力、物力等资源的投入。其次，企业的人力资源档案管理工作进行信息化建设，可以实现管理内容的无纸化，从而打破了空间限制壁垒，减少了人力资源档案的储存空间。

二、企业人力资源档案管理信息化建设中存在的问题

（一）人力资源档案管理的信息化意识薄弱

当前，我国整体信息化进程推进相对缓慢，最主要原因是我国产业领域复杂多样，没有采用集中化的发展，从而阻碍了各个领域的发展，人力资源档案管理水平也相对落后，因此，人力资源档案管理的信息化建设意识观念也相对薄弱，处于得过且过的状态。虽然人力资源档案管理信息化建设正在进行当中，但是目前还没有引起管理人员的足够重视，一直坚持传统观念，没有更新管理模式，没有与信息化相结合，只重视人力资源档案的保管工作，却忽略了人力资源档案的更新与补充，也没意识人力资源档案管理信息开发对人力资源管理的重要意义，因此失去了它应有的价值。只有不断加强人力资源档案管理信息化的意识，才能发挥出它独特的优势。

（二）人力资源档案管理工作量大，设备落后

改革开放以来，各种类型的企业如同雨后春笋般发展起来，呈现出一片欣欣向荣的景象，满足了社会发展和人们生活的需求，企业在发展的同时，人力资源档案管理中产生的档案资料越来越多，这在无形中增加了企业人力资源档案管理人员的工作量。其次，部分企业在人力资源档案管理信息化建设上的投资不足，很多档案管理的设备还十分的落后，比如很多企业没有专门的档案室，进行人力资源档案管理的软件和硬件设施也不齐全，很多纸质档案都得不到有效保护，更不用说进行信息化建设。

（三）专业人才的培训不到位

管理人员在企业的档案管理工作中发挥着重要的作用，但是企业当前的人力资源档案管理人员专业水平有限，还不具备信息化管理的知识和能力，而且他们已经适应了传统的人力资源档案管理方式，难以转变。企业急需要对其进行培训和教育，从而提高管理人员的工作能力，促进人力资源档案管理工作的发展。然而，部分企业对专业人才的培训不到位，没有就人力资源档案管理人员存在的问题进行分析，也没有制定人才培养的计划，所以很多企业档案管理人员的能力一直处于停滞状态，制约着企业的发展。

（四）人力资源档案管理的信息化程度应用水平不高

人力资源档案与职工的切身利益息息相关，它不仅关系着职工的薪资待遇，而且关系着职工的未来发展，但是企业人力资源归档是一项非常繁琐的工作，需要投入大量的人力和物力。传统的人力资源归档信息化运用水平不高，也没有对它引起高度的重视，这样就严重影响了人力资源档案归档的效率。随着社会的发展，现在的档案归档中计算机的作用被充分地体现出来，也被广泛地应用到其中，在计算机的辅助下可以对档案进行自动编号，从而有效地提高了人力资源档案的归档速度，从而解放了大量的人工劳动。但是目前人力资源档案管理中信息化全面应用模式还没有实现，所以信息化程度还需要不断地完善，相信随着科学技术的发展，档案管理信息化应用水平会不断地提升。

（五）缺少统筹规划，盲目性较强

企业人力资源档案管理工作涉及到企业的开发、生产经营及人事管理等工作，所以需要各个部门和环节做好密切配合工作，尤其是信息化的引入对企业提出了更高的要求，企业必须进行统筹规划，系统组织安排，实现与管理、人事等部门的有效衔接，但是当前很多企业缺少统筹规划的能力，存在一定的盲目性，难以发挥信息化的作用，更没有协调好各部门之间的关系，从而阻碍了企业的人力资源档案管理工作的发展。

三、促进企业人力资源档案管理信息化的路径

（一）强化人力资源档案管理人员的信息化意识

意识是指导行为的基础条件，有什么样的意识就会产生什么样的行为表现，对于人力资源档案管理工作来说也是如此，人力资源档案管理人员只有从意识上重视信息化建设，才能将其落实到日常工作中。首先，企业的领导应该加大对人力资源档案管理信息化建设的重视程度，增加对信息化建设的投资，这样可以解决档案管理设備不足的问题，提高人力资源档案信息化建设的水平和质量。其次，企业人力资源档案管理的一线人员应该转变工作观念，积极采用信息化的模式对档案进行管理，强化科技化意识，将人力资源管理从传统的手工操作向数字化过程进行转变。最后，企业应该做好宣传工作，利用现代化的媒体软件和平台在企业中宣传信息化建设的优势和作用，营造信息化建设的工作氛围，从而提高档案管理人员的信息化意识，自觉调整工作方式，促进企业档案管理工作的建设和发展。

（二）及时进行硬件和软件的升级

当前科学技术发展迅速，各种硬件和软件系统的更新周期短，所以企业应该紧跟科学技术发展的脚步，及时对硬件和软件系统进行升级，保障信息收集、梳理、整合、搜索及发布的快捷性。硬件和软件的更新可以提高企业档案资源管理的工作效率，并促进企业的建设和发展，所以这也是企业突破自我发展的重要方式。企业内部只有注重系统的升级，并不断地淘汰落后的设备和软件，才能从根本上解决企业人力资源档案管理工作效率低的问题。

（三）完善人力资源档案信息化平台

信息化是当前社会发展的一个重要趋势，信息化在人力资源档案管理中的运用主要是利用信息化技术和手段对档案进行处理、分析、存档等，极大地方便了档案的调取，也有效提高了人力资源档案的利用率，所以必须完善人力资源档案信息平台，其首要的任务是对人力资源档案管理系统进行升级，确保信息的准确性与完整性，这就要求企业按照公司目前的现状、管理情况、人员配置等选择适合自己公司的管理软件，并加大投资力度为人力资源档案信息化建设配备适合自己公司的现代化仪器。档案管理安全对于企业发展是非常重要的，安装防火墙等系统对档案信息进行加密，防止信息被盗和出现病毒，确保信息安全。

（四）提升人力资源档案管理人员的专业素养

人力资源档案管理人员的专业素质直接影响着企业档案管理的信息化建设进程，为此企业必须重视人才的培养工作，提升人力资源档案管理人员的专业素质，建立一支专业化的档案管理团队。首先，企业应该制定一套完善的人才培养计划，针对企业档案管理人员存在的问题进行定期的培训和教育，并聘请专业的人士给档案管理人员讲解信息化建设的相关知识，提高管理人员对信息化的认识，促进其将互联网技术和先进的设备应用到档案管理工作中。其次，企业应该注重人才的引进工作，积极地从社会中引进复合型的技术人才，弥补当前企业人力资源档案管理人员紧缺的不足，从而提升整个人力资源档案管理队伍的水平。最后，企业应该建立考评机制，对管理人员的工作态度、工作能力等进行考核，从而调动管理人员的工作积极性，使其自觉投入到档案管理工作的信息化建设中去。

四、结语

信息化已经成为当下企业人力档案资源管理工作的发展趋势，企业应该紧跟时代发展的潮流，加入到信息化发展的行列中，正视自身管理中存在的不足，强化管理人员的信息化意识，提高管理人员的专业素质，及时更新硬件和软件系统，促进企业的信息化发展。相信在不久的将来，我国企业将会在人力资源档案管理方面实现更大的飞跃和发展。

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（作者单位：河北省地矿局第三地质大队）