坚持创新引领 拥抱数字变革——丽水市档案馆“五聚焦”打造市域档案整体智治先行样板

邱文锋/丽水市档案局

近年来，丽水市档案馆以习近平总书记对档案工作重要指示批示精神为指引，充分发挥数字化改革“一子落满盘活”的撬动作用，统筹运用数字化改革思维和数字化技术，聚焦档案整体智治、模式变革、智慧监管、便民服务、安全防御等五大领域，推动档案工作系统性重塑和整体性变革，积极搭建档案工作整体智治的现代治理体系，努力打造具有丽水辨识度的市域档案整体智治先行样本。

1 聚焦整体智治，率先实现市、县、乡、村四级档案的协同治理

丽水市牢固树立市域档案工作“一盘棋”思想，秉持“十年磨一剑”锲而不舍的工匠精神，自2012年开始采取“统一开发、分级部署”的方式，以市本级为中心、9县（市）和开发区为节点，建设覆盖全市所有机关和乡镇的“1+10+N”档案协同管理系统〔以1个市级档案馆为中心，将9个县（市、区）和开发区的N个党政机关、乡镇的数字档案室整合到同一个网络平台上〕，有效避免各县（市）分散建设标准不一造成的信息壁垒和信息孤岛问题，在全省率先建成区域档案统一管理平台，实现区域档案管理一体化协同治理工作目标。同时，通过数次“V”字模型持续迭代升级、新技术整合应用及核心场景细化实践，统一全市各部门各单位文书档案、电子公文、政务服务网电子文件、声像档案、网页档案、业务档案等各类电子文件归档、移交、接收等核心业务的操作规范和评价体系，实现多业务系统归档一体化、多档案门类保管一体化的在线集成管理，真正把“1+10+N”打造成全域档案工作全流程数字化运行的主平台，切实推动档案资源的高效配置和档案工作高效协同的整体治理。同时，紧跟数字化改革“152”体系构架迭代升级为“1512”“1612”构架体系的改革方向，围绕基层治理的档案服务需求，将档案数字化改革的触角向基层延伸，做深档案服务基层社会治理试点工作文章，加快村级档案数字化转型步伐，建设村档乡管县备平台，开通行政村数字档案室，打通档案数字化改革的全链路，实现市、县、乡、村四级档案信息资源的共建共享和互联互通。截至目前，全市包括各县（市、区）共有1388个立档单位（含撤改机构），通过档案协同管理系统归档电子文件1467.6145万条、原文2165.2334万件，数据容量共17.07521TB。

2 聚焦模式变革，探索打造档案管理模式变革的丽水样板

2021年5月，国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室、国家电子文件管理部际联席会议办公室组织专家组，对丽水市档案馆电子档案单套制管理试点工作进行验收

随着“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”写入新修订《档案法》，如何探索一套确保电子档案“来源可靠、程序规范、要素合规”的单套制归档模式具有重要意义。市档案馆紧盯档案发展的前沿趋势，先试先行探索传统纸质、电子档案双套制逐步转向电子档案单套制的管理模式转变，实现电子档案管理工作的整体变革，为电子文件单套制归档提供丽水样板和丽水经验。通过积极争取，丽水市档案馆成为全国电子档案长期安全保存管理试点单位，在标准体系建立运用上敢于担当、靠前作为，参与国家标准《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362—2020）的测试起草工作，并制定了地方标准《政务服务“最多跑一次”电子档案元数据规范》，形成了与档案数字化改革相适应的制度标准体系，为电子档案长期安全保存与管理提供了有力支撑。同时，在电子档案单套制管理的技术研究上深钻细研，开展以OFD格式封装党政机关电子公文和政务服务网电子文件课题研究；深入研究电子档案的基本属性，在满足“闭环管理、可靠检测、制度保障、数据安全”的前提下，探索电子文件在形成、归档、移交接收、档案馆保存和电子档案利用的“四性”检测措施，形成电子文件归档全流程闭环管理和可信溯源，并建成了基于电子档案长期保存管理的数据保全系统，实现了全市党政机关电子公文和政务服务电子文件的一键式归档和单套制保存，有效破解了电子文件在归档环节打印成纸质归档、在利用环节再把纸质档案扫描成电子影像件的重复工作问题。2021年5月，试点工作顺利通过国家档案局、国务院办公厅电子政务办公室、国家电子文件管理部际联席会议办公室组织的专家组验收。2021年11月，市档案馆申报的“OFD格式封装行政审批电子档案的可靠性研究与实践”科研课题，从66个课题当中脱颖而出，获国家档案局优秀科技成果二等奖（特等奖空缺、一等奖空缺）。

3 聚焦智慧监管，聚力打造档案整体智治的现代治理体系

积极推行档案数字治理新模式，按照“业务数字化、数字业务化”理念，主动融入服务党政机关整体智治综合应用，按照全省档案工作数字化改革“2N2”体系的总体部署，找准丽水档案数字化改革的切入点，对档案工作依法治理、档案资源、基层基础等进行全方位提升和系统性重塑构建，积极搭建“12N”的档案工作整体智治的现代治理体系。其中，“1”指丽水数字档案中心。市档案馆主动聚焦服务党和国家工作大局，建设重大活动和突发事件档案、重点民生档案、传统文书档案、党政机关电子档案、国有资产和政府投资项目档案等专题数字档案库，对区域内核心档案资源实行动态实时接收，使市档案馆真正成为党委政府的数字档案资源高地。“2”指两个平台建设。全市档案智慧监管平台通过可视化手段集中展示档案核心业务数据和工作任务，实现年度工作任务指数化、资源建设指标化、档案监管在线化、业务指导实时化的目标，为科学决策和档案治理提供有力支撑。档案馆智慧监管平台全面集成档案馆管理系统、门禁系统、环控系统等数据，实现一屏掌控、系统整合、集成管理，推动数字档案馆向智慧馆转型。“N”指N个场景应用。按照“大场景、小切口”的理念，聚焦破解档案工作痛点、难点和盲点，积极拓展多业务跨部门典型应用场景，不断延伸档案工作触角。完成档案检查工作应用场景，实现对机关单位和国有企事业单位档案检查工作的在线智慧监管；完成党建统领整体智治门户网站应用场景，为全市档案系统数字化改革提供实施模板和工作指引。在莲都区试点开发公文交换发文推送归档应用场景，破解因党政机关公文交换平台发出的电子文件没有同步到OA系统而产生的少归档、漏归档问题，切实提高档案依法治理与智慧治理的能力和水平。

4 聚焦为民初心，积极延伸以人民为中心的档案服务触角

“民有所呼、我有所应”。市档案馆坚持把更好地服务人民群众作为数字化改革的出发点和落脚点，深化技术赋能，加大档案信息数据的共享和开放力度，在民生档案远程利用、浙政钉手机端实名查档、一站式调档用档等方面精准发力，不断加大档案数据共享和开放力度，有效提升档案全域化服务民生的能力和水平。一方面，全面融入长三角民生档案跨区域一体化服务体系，依托浙江档案服务网和浙里办App为群众提供优质高效的“异地查档、跨馆服务”，积极推动数字档案服务区域全覆盖，实现江苏、浙江、上海、安徽三省一市所有国家综合档案馆馆藏重要民生档案的远程查阅；同时积极拓展合作区域，与北京市海淀区签订民生档案跨馆利用服务协议，进一步深化民生档案共享利用。另一方面，针对部门之间对于尚未移交进馆档案的查档需求，建成区域电子档案共享利用中心，推动部门间达成档案共享协查协议，实现区域内所有机关数字档案室开放电子档案利用共享。同时，抢抓浙政钉2.0版上线应用的契机，在浙政钉平台上内嵌“协同查档钉”应用，实现档案查询和借阅功能的移动化和掌上办，全力服务机关内部查档一件事集成改革、延伸拓面，切实提升档案数字化改革的增益效益。此外，针对档案分头存放、部门各自为政导致群众查档“多头跑、来回跑”的问题，在景宁试点建设“民生查档一网通”平台，推动档案在部门间有序流转，实现群众查档需求实时传递和办理，查档结果线上流转直达群众，真正做到让数据多跑路、群众少跑腿，切实提升群众查档的获得感和幸福感。

5 聚焦主动防御，有效构筑档案信息数据安全的保障体系

档案安全是档案工作的生命线。市档案馆高度重视档案信息数据资源安全管理，通过搭建档案信息数据安全存放基础环境、提升档案信息系统安全运行管护水平、加强档案信息数据资源备份保障等措施，切实提升档案信息数据安全风险防范与应急处置能力。主动将数字档案馆系统等级保护标准提升到三级，积极开展等保测评和密评工作，将档案信息化安全评估工作纳入常态化管理，并依托具备资质的第三方权威机构进行全面安全体检，给档案信息系统装上等保2.0安全锁。在市档案馆二期库房建设过程中，对档案馆中心机房进行升级改造，将机房划分为主机房、电池电力室、维护操作室等功能分区，配备日志审计设备、入侵防御系统IPS、防毒墙、增加核心交换机等安全设备，部署全新门禁系统、环控系统、监控系统并集成管理，切实提高精密智控能力和水平，有效构建档案信息数据资源安全存放的软硬件环境。在档案信息系统安全运维方面，全面落实安全管理职责，将档案信息安全风险评估工作纳入常态化管理，完善档案信息系统安全保护的规章制度和操作规程，采用“模拟+实战”方式开展档案信息安全演练，提高档案数据紧急恢复的应急处置能力。同时开展档案馆系统终端适配工作，稳步推进档案基础设施设备和系统软件自主可控，切实提高档案馆信息系统的风险防范能力。此外积极开展档案容灾备份工作，一方面建成电子档案长期保存管理的数据保全系统，实现对线上档案数据资源的实时在线备份；另一方面加强馆藏档案资源安全保障，采用模拟缩微技术对馆藏档案数字化成果及电子文件进行异质备份。此外扎实开展重要档案数据馆际异地备份工作，与新疆新和县档案馆签订馆藏重要档案数据异地备份协议，异地备份重要档案数据资源，切实保障档案数字资源长期可读和绝对安全。