提升办公室档案管理策略探析

刘乐

摘要：对于办公室的工作人员来讲，做好相关的档案工作也是履行工作职责的一项重要表现。在我国经济和信息技术日益发展的情况下，在各个事业单位内，对工作人员档案收集整理的工作能力的要求都逐渐提高，因此，为了能够保证办公室档案管理工作有效进行，能够顺应现代化管理的需要，各个单位也需要提高对办公室档案管理工作的重视，采取相关方法提高工作效率。本篇文章主要针对现阶段档案管理工作中存在的问题，对提高档案管理工作效率提出了一些方法，希望能够为办公室的档案管理工作发展起到积极意义。

关键词：办公室;档案管理

伴随着当今日益发展的信息技术，如何提高办公室档案管理工作的工作效率也需要逐渐成为工作人员在工作过程中着重注意的问题，而这也恰恰对相关工作人员的工作能力提出了更高层次的要求。对于档案管理工作而言，它是办公室工作当中一项非常重要的内容，对于整个单位内各个部门工作的协调发展都有着直接的影响，但是，对于如今大多数的档案管理部门而言，都在工作中都存在着不同程度的问题，因此为了能够符合时代的发展趋势，相关档案管理人员也需要创新档案管理方法，分析档案管理现状，进而改正当前档案管理工作中存在的不足。

一、在当前办公室档案管理工作中存在的不足

1.1当前办公室档案管理工作的相关工作人员素质不高

就目前来看，在很多单位内，档案管理工作的相关人员都改变了自身对办公室档案管理工作的认知，但是，从总体上来看，办公室档案的管理仍然没有实现它具备的价值，也没有实现它应该实现的价值，追溯其原因，一大部分原因是因为办理档案管理的工作人员能力较低，素质水平不高，而且缺乏必要的专业素养，尤其是对于档案的归类和管理等相对复杂的工作而言，正是由于工作人员的业务能力低下，使得他们在相关的管理工作上不能恰当地完成工作任务，而由此也对用户进行资料查询造成了干扰，也在一定程度上阻碍了办公室档案管理工作的整体发展。

1.2当前使用的档案管理方式和技术相对落后

对于目前各个单位在现代化信息管理工作逐步开展的过程中，办公室的档案管理工作也成为了一项需要进行完善的重要问题。对于很多单位而言，在管理档案的过程中都使用传统的档案管理方式，然而，传统的档案管理方式在一定程度上也存在着很大问题，既工作效率不高，同时也不利于信息的管理。随着我国日益发展的经济和信息技术，越来越多的档案管理种类出现在我们的生活中，尤其是电子档案的出现，更对我们的生活和工作产生了重要影响，因此，伴随着时代发展的趋势，种种出现的问题都对档案管理者的工作方法提出了更高的要求，所以，相关档案管理工作人员也需要革新自己的工作方式，提高档案管理的效率。

二、提高办公室档案管理工作效率的相关方法

2.1要提高相关档案管理工作人员的专业能力和专业素养

对于任何一项工作的进行而言，如果想要达到良好的工作效果，都需要工作人员的努力，任何一位工作人员都发挥着不可缺少的作用。对于办公室的档案管理工作而言，相关的工作人员也需要提升自身的专业素养，进而提高相关的工作效率。

为了完善办公室的档案管理工作，各个单位既需要积极的组织相关课程，对工作人员的业务能力进行培训，以此来提高相关工作人员的业务能力，同时也需要给相关工作人员普及专业性知识，在思想认知上就帮助工作人员树立对原始档案保存管理的正确认知，确保工作人员在进行档案分类工作上尽可能的减少工作失误。除此之外，对于档案管理的工作人员自身来讲，在工作中也要在意识上提高对工作的重视，自觉提高专业能力和职业道德水平，以此来提高自身的工作效率，确保自身工作的准确性和专业性。

2.2相關档案管理工作人员需要合理的使用先进的信息技术

对于档案管理工作来讲，其最为主要的任务就是为自己的用户提供优质的服务，然而，提供给用户服务质量的好坏也对档案管理工作的未来发展产生着直接影响，因此，对于任何一个档案管理工作的工作人员来讲，都需要认真负责地对待自己的工作，都需要以创新的思想对自己的档案管理工作进行模式创新，以此来提高自身的服务水平，促进档案管理工作的良好发展。

对于相关的档案管理工作而言，在进行管理模式创新的过程中也需要借助现代化信息技术对自身的服务空间进行有效开发，以此来提升自身的服务质量和服务水平，在最大程度上满足用户对信息查询的各种需要。当今信息技术的发展也促进了存储方式的改变，所以来讲，档案管理工作也需要顺应现代信息技术的发展趋势，在最大程度上利用声像、光盘等工具，对档案资源进行整理保存，以此来适应社会人员的各种需求。

结束语

办公室的档案管理工作在现今时代的发展过程中，仍然存在着诸多不足，面对日益发展的社会需要，相关档案管理工作的体制也需要逐渐发生改变。各个单位也需要逐步完善档案管理工作的机制，进而在最大程度上提高档案管理工作的效率。

参考文献：

[1]薛玮璐. 提高办公室档案管理工作效率的思考[J]. 中国地市报人

[2]孙利书. 探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].