基于和谐社会环境下的人事档案安全管理研究

张玲

摘 要：和谐社会背景下，需要注重个人的作用发挥，构建人与人之间和谐相处的社会运行机制。传统人事档案管理未完全摒弃纸质材料这一载体，丢档、弃档问题时有发生，档案资料内容更新不及时，存在内容不够真实、完整性不高等多方面问题。在传统档案整理方式不再契合社会需求、信息技术发展的境况下，迫切需要加强人事档案安全管理改革，通过真实、全面的人事档案信息的提供，为和谐社会建设提供充足的优秀人才。

关键词：和谐社会 人事档案 安全管理

中图分类号：F240

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2022）04-254-02

我国的人事档案具有鲜明的特征，是人事管理中不可或缺的重要信息资料。人事档案涵盖个人的学习、工作及教育经历，还可体现出其思想品质、业绩成果，且档案中还涵盖个人的党团历史参加信息，这些信息可为其转正晋升、职称评级、社会保障办理等提供重要依据。和谐社会的构建是以人为主体的，人事档案安全的保障关乎每一个社会个体，是和谐社会能否顺利构建的重要决定因素。

一、和谐社会环境下人事档案安全管理的实施背景

1.人事档案性质特殊、安全管理需求迫切。人事档案记载的是真实性的资料信息，具有信息集中性、专门性以及动态变化性的特点，同时档案资料属于机密性资料，需要给予严格的安全保护。人事档案可为人的考察、筛选提供依据，可作为人员调动或晋升的参考资料，还可为人物传记编写、历史研究等提供有价值的信息资源，在人力资源开发方面也具有重要应用价值。与此同时，人事档案还关乎个人的职称申报，是职务定级必不可少的资料内容，还与个人的政审以及户口密切相关，人事档案还涉及到社会保障政策的制定与实施。鉴于人事档案十分重要，因而需要加强对其的安全管理与保护。

2.现实性问题存在逐步加剧安全管理的紧迫性。在国家政策制定与实施、单位管理、人员发展几个方面，人事档案均展现出了重要的应用价值，然而人事档案安全管理方面因存在档案丢失、故意删改、随意丢弃问题，或是存在一些死档或无头档案，这些问题若未及时解决，可能导致国家遭到一定损失，或影响到单位或个人的直接利益。基于这些现实性问题，必然要将人事档案的安全管理列为和谐社会环境下必须妥善解决的问题。

3.人事档案管理方式不再契合社会发展需求。传统人事档案管理主要采用的是成套装订方法，打孔、装订等工作量大，人力及物力成本较高，与社会发展中的需求变化适应性不高，需要通过人事档案成套装订方式的取缔，转换为以归档材料件作为整理单元的方法，对其进行分类、编目并装盒存储，可省去裁边、打孔等需要损坏原档案的整理行为，可在人事档案管理成本降低的同时，保障档案资料的完整性、查找的便利性、保管的安全性，因而结合社会发展需求实施人事档案的安全管理势在必行。

4.安全管理的技术条件逐渐完备。信息时代背景下，信息技术手段已与多个领域深度融合，而基于安全保密原则的人事档案管理仍以纸质作为载体，明显不契合信息时代的社会发展趋势。在信息技术逐步完善、保密技术逐渐优化的过程中，利用计算机参与人事档案管理辅助条件基本完备，能够实现更加高效与便利的档案管理，因而，信息技术的现代化发展推动了人事档案管理改革，同时也为安全管理的实现提供了充足的技术保障。

二、基于和谐社会环境下的人事档案安全管理策略分析

1.转变档案管理观念，提升人事档案管理透明度。干部人事档案制度自建立之初便带有政治属性，在人事档案制度逐步發展后，其与户籍制、身份制以及单位制等政策成为了配套体系，属于人才流动的一种陈旧的限制方法。需要通过传统人事档案管理观念的转变，对陈旧规章及观念的限制进行破除，逐步实现传统人事档案管理制度优化，构建公共人事档案管理制度，建立起公共人事档案管理的观念。公共人事档案是指将人事档案视作公共资源实施管理，要增强人事档案的开放性，提高其流动的自由度，档案资料主体可结合市场需求自行选择人事档案资料的保管单位，可挑选适合的保管方式，以便档案资料可快捷高效地调取与利用。此种新型人事档案观念的引入，必将使人事档案的政治功能逐步削弱，使之控制功能得以下降，可使人事档案具备更强的公共属性，拥有更高的公共服务价值，可实现对人事档案资料主体权利的有效保护，实现更加透明化的人事档案资料安全管理。

2.优化管理方式，实现人事档案现代化管理。相较于其他档案资料而言，人事档案中涵盖部门特殊时期的政治资料，或涉及个人隐私信息，然而其中也有大量人力资源信息资料，包含个人的学历、职称级别、工资等级等多个方面信息，因而档案管理中不能局限于传统的保密保管思路，而是应将人事档案资料的价值开发与有效利用作为重点，通过人员名册或人事卡片等检索工具的利用，构建专业人才数据库、高职称人才数据库等多个主题的人事档案资料库，利用计算机统计各类档案的具体内容，依托现代化信息技术的引入，确保人事档案现代化管理的实现，从而实现更加快捷化的人员筛选、任用以及晋升。

3.提高政府行政支持力度，基于法律实施严格的监督与指导。各级政府部门要为人事档案安全管理体系的建立提供支持与扶助，需要从政策角度确定人事档案管理的公共服务属性，将之作为公共服务工作而开展，除三公单位或人才交流中心可以承担人事档案管理与保存的职责以外，还可将私营企业以及社会组织纳入到档案管理实施单位的范畴当中。同时，要立足法律层面突出人事档案管理地位，通过健全人事档案管理制度，为人事档案的安全管理提供实施依据，严厉惩处管理不尽职、工作疏忽的档案管理部门或人员，在正向激励及负面激励两种方式的联合应用下，推进人事档案安全管理体系的构建与完善。

4.调整实体档案动态运行管理模式，保障人事档案便捷整理与安全利用。档案管理部门应全面梳理与分析人事档案的安全管理流程，确保在认真学习、深入理解的基础上做到全面的贯彻与落实。人事档案的动态化运行管理过程中，要完善档案资料存储仓库、硬件设施及设备，同时还要制定全面、完善、可行的档案材料实体安全保障措施，确保个人档案资料能够完整、及时收集与整理，淘汰传统繁琐的档案整理方式，以件为单位进行档案整理，在提升人事档案资料查询与调取便利性的同时，尽可能提高档案资料管理的安全性。传输利用档案资料之时，要确保各项手续的完全履行，严谨负责地管理档案流通，消除档案资料泄露或丢失隐患。

5.强化档案管理者素质能力、提升人事档案管理成效。人事档案安全管理需要由具备良好政治素养、遵纪守法、了解人事管理规定的专业性人才负责，既要遵循人事档案安全管理的保密性、真实性、完整性原则，还要具备高度的责任意识与严谨工作意识。人事档案管理人员要具备良好的业务素质，了解档案分类方法，可在深厚的业务能力、丰富的档案管理经验基础上快速完成内容混乱或可分辨率不强的档案资料。同时，负责人事档案管理的人员还要具备高超的信息技术应用能力，以便能够利用信息化手段实现网络化的人事档案管理。可在完善的信息化设备设施、高水平的信息化人才基础上逐步实现人事档案的信息化，利用缩微扫描技术实现人事档案资料的网络化，从而增强对实体档案资料的保护性、提升资料利用的便利性。因此，应加强人事档案管理者的政治素养、业务技能、信息化技术、责任意识等多个方面的培训，在服务优化的同时实现其素质能力的逐步提升。

6.基于网络实现信息共享，强化人事档案安全保护效果。人事档案管理应契合信息时代发展特征，逐步实现信息化建设。应从人事档案信息化基础完善入手，引入现代化档案管理技术，购买最新的档案管理软件，学习新型档案管理方式，实现人事档案的数字化、构建人事档案资料数据库，并加强档案管理系统的开发与研究，加快信息网络化建设进程。同时，还应将人事档案信息化安全保障作为重点，在有效利用具有开放性特征的互联网的同时，也要做好安全防护，独立性开发人事档案信息安全保障技术、研发新型安全保障设备，并自主研发密码设置、访问控制、审核监控以及系统安全保障等相关技术，构建覆盖面广、防护安全的人事档案安全管理防护体系，从而保障人事档案的管理利用安全。

三、結语

人事档案管理现已逐步引入计算机管理模式，相关部门相继颁布了多项关于档案收集、归档、整理等方面的规章制度，为人事档案管理提供了制度依据，管理过程规范化程度也逐步提升。人事档案管理关乎每一个公民的利益，若是人事档案安全出现问题，可能会为档案资料主体带来严重的损失。为此，和谐社会背景下，必然要注重于人事档案的安全问题，应转变档案管理观念、优化管理方式、提高政府行政支持力度、基于法律实施严格的监督与指导、调整实体档案动态运行管理模式、保障人事档案便捷整理与安全利用、强化人事档案管理者素质能力、基于网络实现信息共享，从而保障人事档案资料的安全管理。

参考文献：

[1] 张立群.事业单位人事档案管理的安全保障策略研究[J].企业文化（中旬刊），2019（11）：195.

[2] 董杰.人事档案数字化及安全保密控制[J].黑龙江档案，2017，1（220）：76.

[3] 刘文军.人事档案信息化管理中的安全问题[J].晋中学院学报，2015（5）：119-121.

（作者单位：太原市粮食交易管理中心 山西太原 030032）

（责编：若佳）