电子文件归档管理新模式探讨

曹湘英

摘要：在大数据技术发展、数字化建设背景下，各项工作、业务会产生大量签字盖章凭证，但这些凭证存在一定分散性，整理汇总难度较大。对此，运用电子档案系统，推进电子文件归档管理工作创新具有重要意义，不仅能保证信息资料的完整性，还能提高文件归档管理效率，便于利用移动终端和计算机检索、共享资料，提高了档案应用效率。基于此，本文结合电子文件归档工作实际，探索有效管理的新模式。

关键词：电子文件归档;档案管理;新模式

与传统纸质归档相比，电子文件归档在信息构成形式、信息承载方式上出现了新变化，具有明显的便捷性、可塑性特征。要想发挥电子文件在信息录入、修改等方面的优势，相关单位和人员必须构建起全新的管理模式，发挥现代化技术优势，有序地实现文件整理和归档，形成自动化的管理流程，提升文件处理、利用效率。电子文件归档的优势，尤其体现在电子文件的起草、定稿、修改等方面。憑借此优势，管理工作人员能够进一步推进办公自动化，迅速执行文件编辑、更改和共享操作。为了最大程度上发挥电子文件归档的优势，相关人员必须要根据工作实际，优化和创新管理模式。

一、创新管理模式和方法，提高管理便捷性

首先，优化纸质问卷、电子文件归档的双套机制，将全过程管理理念融入电子文件归档工作中，促进归档、管理工作向自动化方向发展，解决传统管理工作中存在的脱节、分散问题，促进电子文件归档实现管理智能化、系统化，构建无纸化办公、复合型管理模式。其次，从创新角度改进电子文件归档、档案管理的收集方式。在相关人员完成相关文件处理任务后，负责人要负责接收并审核，再将经过批准、审核无误文件提交给管理部门归档。同时，要兼顾办结、归档工作，对于修改、签发等事项，尽可能留下附件记录。其中，要明确各项管理流程的制作和权限，确保人员高效处理管理工作，完整、准确地实施文件归档，还要将档案管理与电子文档制度结合起来，构建规范化的业务流程。此外，推动无纸化办公发展进程，提升电子文件归档、管理工作效能，为相关部门使用文件提供便利。通过搭建电子文件、档案共享平台，形成维护、更新和管理制度，综合运用数据检测、采集等技术，促进管控方式从分散化向集中化方向过渡，体现数字化办公、电子归档的便捷性。

二、创新管理制度体系，提高管理规范性

为构建适应电子文件归档、管理的新模式，要重点建设和创新管理制度体系。因此，相关单位要根据政策、法律要求，针对性制定制度章程，打造权威的制度体系。首先，在管理方法和方式层面，围绕科学化管理的要求、实际情况，创新和完善激励、惩罚制度和追责制度。通过明确管理不到位、档案安全问题相关制度，严厉实施奖励和处罚举措，不断提升管理人员管理意识，确保电子文件管理的有效性，避免出现外泄内部机密信息、管理形式随意的现象。其次，围绕提升操作规范性的需求，健全操作规范和制度，尤其是信息录入环节。通过建立互控制度，能够使电子文档归档人员树立监督意识，互相监督和纠正，确保文档有效传输、相关信息可直接利用。此外，在执行电子文件归档工作时，要求人员树立按时归档意识，将正式电子文件移交至虚拟电子档案室，可通过发送邮件或拷贝的方式，传递给档案部门，相关管理人员再进行分类归档。

三、创新运用系统和技术，保证管理可靠性

在构建电子文件归档管理新模式时，要创新应用先进系统、技术手段，变革传统管理形式，真正确保文件档案保管的长久性、安全性，以及档案传递的完整性。例如，在具体工作实践环节，相关人员可将先进技术引入档案管理系统，如身份认证、元数据采集、日志查询管理、全文检索、操作审计、电子签名、性能检测等。同时，为降低电子文件档案接收、管理的难度，要将实用的功能模块添加至管理系统，如浏览器工具模块、离线备份模块、档案格式转换模块、通用数据采集模块等。通过综合运用和引入先进技术，解决电子档案管理效率不高、存储周期短等问题，保证文件、档案服务质量。其次，要灵活运用计算机网络技术，推广先进的文件调取、利用方式，增强系统建设的有效性，避免受外界因素影响。通过引入和应用数字化转换方式，相关人员转化大量标准文档存储格式，为使用者提供应用处理、自行恢复服务，展现电子档案归档的便捷性。此外，创新应用信息安全管理技术是重要一环。为保证文件归档、存储的保密性，要采用最新的计算机安全技术，通过设置高级访问权限、防火墙、自认证密钥等，避免文件被篡改、盗取或外泄，大幅度提升文件归档可靠性。

四、结语

综上所述，构建电子文件归档管理新模式，符合数字化建设、无纸化办公的社会发展趋势，具有提升管理工作效能的重要作用。因此，相关人员要结合档案管理部门实际情况，通过创新管理模式和方法、创新管理制度、创新运用管理系统和技术等方式，妥善、高效地管理电子形式的档案，严格把控过程管理细节，不断学习和引入新型管理技术，为电子形式档案接收、管理提供安全可靠的环境。

参考文献：

[1]王红燕，杜保鑫.电子文件归档管理模式探究[J].卷宗，2020，10（3）：101.

[2]鲁军.基于档案管理电子化与电子文件归档管理的探讨[J].兰台内外，2020（2）：34-35.