谈电子档案与纸质档案的优化管理

郑磊

随着信息技术水平的不断提升，我国档案管理也逐渐向信息化方向发展，其中电子档案管理的发展十分迅速，且已经进入到各行业当中。但是，在具体落实方面还存在一定问题，再加上原本的纸质档案管理并没有被去除，依然还会持续较长的时期，这也导致电子档案管理的发展受到了阻碍，如何加强对两者的优化管理也成为当前各行业非常重视的问题。所以说，本文将从电子档案与纸质档案之间的差异分析角度出发，然后对分别对两者在管理方面存在的问题进行了探究，最后提出了合理化的优化建议。

档案是人们生活中非常重要的资料，虽然平常并不会接触到自己的档案，但其存在的意义非常大。以往的档案多以纸质形式保存，而随着时间的推移，逐渐向电子档案发展，两者都有优点和不足，想要更好地提高档案管理的整体效率与质量，就必须还要持续加强对两者的整合管理研究，只有将他们各自的优势充分发挥出来，并将不足地方进行互补，方可促进我国档案管理事业的发展更上一层楼。

归档的方式不同

通过相关调查分析可以得知，电子档案与纸质档案之间存在的最大差异就在于，两者在档案归档时的方式是不一样的。纸质档案的归档方式相对比较繁琐，通常是按照“一事一卷软卷皮、用盒装”的方法，在这个过程中需要注意各种细节，比如文件分类、文件来源标注、文件时间记录等等，一旦某个部分出现问题，都会造成严重的损失。而电子档案相对来说没有那么复杂，可以在网络中完成移交、归档等工作，但因为电子文件采用电子编码技术，所以想要辨别凭证真伪就会变得比较困难，而且在电子文件传输途中也很容易出现问题，使得信息资料的完整性、真实性得不到保障。

鉴别方法的不同

对电子档案和纸质档案而言，在进行价值鉴定时，两者的方法也存在较大的差异。一方面是对纸质档案的价值鉴定，该环节大致需要经过三个程序，每个程序都必须严格遵循相关规定，首先是资格审查，也就是对档案的真实性及完整性进行全面审核与检查；其次是确定生存期，主要是指对档案生成时间的考察，确保档案的真实有效；最后是价值复查，主要是对整个鉴别过程进行全方位的审查，以便进一步提高纸质档案的存在价值。而电子档案相对而言没有那么复杂，但因为电子文件信息内容不稳定，且对技术要求较高，所以也必须要提高重视，加强对这两方面的鉴别，以防档案流失或遭受病毒侵害。

保管方法的不同

电子档案与纸质档案的保管方法也存在较大的差异，具体来说，纸质档案通常由专门的档案室进行统一管理，为确保工作人员后续更准确地查找，会对放置档案的柜架进行序号及类型的划分，并将档案分门别类的归置好，另外纸质档案保管对场地面积、环境等有较高的要求。而電子档案则不需要有很大的场地，因为所使用的是磁性材料，且体积很小，因此对场地面积要求不高，但是由于电子档案载体容易老化变质，所以对环境的要求很高，一旦载体受温度、湿度等的影响，就会导致其外部出现腐蚀，进而造成内部文件的丢失或损毁，因此必须要在电子档案储存室设置温湿度控制器、除尘、防紫外线等设施。

电子档案管理问题

通过相关研究可以发现，电子档案管理的问题大致有以下几点：首先是档案管理人员的问题，通过相关的的了解可以发现，有一部分工作人员对电子档案技术的了解不够全面，也没有充分认识到这一技术的重要价值，因此在工作中很少运用电子档案管理技术，再加上他们有的人综合素养也比较低，因此就更难以适应新技术与新环境，导致电子档案管理工作效率低下。其次是相关的制度体系不够健全，仍有大部分企业使用的是纸质档案管理制度，导致制度内容与电子档案管理不相符合，进而影响整个管理工作的有效开展。最后是对数字化的档案设备应用不够充分，相关的专业网络系统也未开发出来，这些都会影响电子档案的应用效率，难以为企业发展带来帮助。

纸质档案管理问题

就现阶段实际情况来看，纸质档案仍是主流，虽然看似纸质档案管理的相关制度体系已经十分完善，人员工作经验也非常丰富，但是实际上存在的问题依然不能忽视。具体而言，包括如下几个方面：首先，纸质档案具有易损性和唯一性的特征，也就是说如果档案损坏则信息修复需要耗费很大的精力，且意味着原始信息的丢失，所以对纸质档案的管理非常重要；其次，归档范围不够明确，在进行纸质档案管理时，有些人员本身的责任意识就不强，因此极易忽视对档案数据信息收集的审核，导致档案的真实性受到影响，难以为企业提供有利保障；最后，纸质档案管理职责不明确，工作人员之间相互推卸责任的事时有发生，严重影响了纸质档案管理的质量。

加快双套归档制度的建设与完善

想要实现电子档案与纸质档案的优化管理，则首先需要加快双套归档制度的建设与完善，俗话说“没有制度的管理就没有执行力”，只有加强双套归档制度的建立健全，才能更好地促进两者的有效融合。基于此，在具体的实施过程中，相关企业应当结合企业内部档案管理的实际情况来合理制定双套归档制度，对于需要永久长期保存的文件，可以借助计算机进行储存，并做好相应的防护措施，防止病毒入侵。与此同时，还需要将部分重要的电子文件拷贝成纸质文件，再根据以往的纸质档案管理制度进行监督与管控，以确保档案的完整性，从而更好地为发挥其价值作用。除此之外，电子档案与纸质档案双重归档备份时，还应当将纸质档案和光盘制成双重备份，以避免原始元件的丢失，对于使用频繁且可公开的档案资料，则可以将其储存到企业平台中，以实现资源共享。

创建高质量、高水平的人才团队

在当前时代背景下，人才建设是各行业发展的重中之重，想要促进电子档案与纸质档案的优化管理，也必须要加强优秀人才队伍的建设，从而促进相关工作的高效落实。基于此，在具体的实施过程中，应当从以下几个方面展开：其一，加强对人员的专业技能培训，确保他们能够正确看待两种档案管理的优缺点，从而更好地在档案管理工作中保持公平公正，避免出现只重视某一个档案管理的情况，切实保障两者的优化发展；其二，需要持续学习新技术和新工艺，无论是电子档案还是纸质档案管理，其实都离不开对新技术的运用，当工作人员具备一定的信息技术能力以及信息素养后，才会促进他们使用更加先进的技术方法，以保证档案管理效果。

加强信息安全管理机制的有效建立

通过对当前社会发展形势的分析研究，信息安全问题已成为各企业发展中最为突出的问题，对于档案管理而言更是如此，无论是纸质档案还是电子档案，实际上在管理时都会存在信息安全的困扰。虽然两者的发展不可兼容，但其实所起的作用都是一致的，即记载企业历史和重要信息，所以说加强信息安全管理机制的建设，对电子档案及纸质档案的发展都十分重要。基于此，在具体的实施过程中，应当从以下几个方面进行：其一，需要制定全面的信息安全管理制度，对人为恶意破坏或损毁档案资料的人员进行严惩，并通过不同的信息安全保障措施来分别对电子档案和纸质档案进行管控，以保证档案管理的严肃性；其二，需要制定合理有效的监管机制，安排专门的人员对档案资料的使用与存储进行管理，尽可能地优化电子信息技术系统，以及降低纸质档案损坏概率。

注重电子档案与纸质档案互动发展

在大数据时代，数据信息之间的传播速度越来越快，档案管理也愈发的简便快捷，我国在这方面的发展也逐渐朝高效、共享的方向前进。为了进一步加强与时代的有效连接，还必须要重视对档案技术的深入研究，并持续加强对数据信息的挖掘，这样才能更好地实现电子档案与纸质档案的优化管理，促进企业的长远发展。为此，在具体的实施过程中，应当把档案检索效率放在首位，无论是电子档案还是纸质档案，只有提高检索效率，方可保证整体工作的高效完成。所以，需要加强纸质档案的电子化建设，将一些新的技术手段应用到其中，切实提高数据信息管理的实效性。此外，由于电子档案与纸质档案共存的时间还比较长，因此还必须要建立一个良好的互动机制，将两者结合起来运用，以此来提高档案管理的可靠性。

在當前经济飞速发展的背景下，加强对电子档案和纸质档案的深入研究，有着非常突出的作用与价值，不仅有助于我国档案管理工作的良性发展，而且对整个社会的稳定建设也意义重大。因此，相关负责人必须要提高重视，充分意识到档案管理的重要性，同时还要正确看待电子档案与纸质档案的优势与不足，积极采取有效措施促进两者的共同发展，这样才能更好地发挥档案管理的价值，促进我国社会的稳定前进。

（山东省邹城市疾病预防控制中心）

参考文献：

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