过“紧日子”背景下高校财务管理智能化发展的对策

杨怡萌

（天津中德应用技术大学 财务处，天津 300350）

新冠疫情让世界经济陷入衰退，国内外在经济方面都面临着巨大的挑战，作为高校，除了在教育事业领域持续发力，还应充分认识过“紧日子”思想的重大意义。高校财务部门从解决自身智能型发展所面临的实际问题出发，在充分调查研究和探讨新一代数字信息技术特征的基础上积极探索预算管理新模式，从严从紧把控支出；在内部控制建设、监督管理、防范和控制风险上做功课。高校坚持过紧日子，既是应对当前国际国内经济形势挑战的积极举措，也是推动积极财政政策提质增效的方法，有助于推动经济复苏，保障经济高质量发展。[1]

一、过“紧日子”背景下高校智能财务发展面临的问题

对高校财务而言，新技术的运用一方面提升了原有会计核算效率，一方面又引发了新的业务需求、新的财务服务乃至财务管理模式的变化。这对高校财务人员也提出新的挑战，特别是在过紧日子背景下，资金使用效能、防范风险能力、财务部门综合管理能力都是高校财务亟待解决的问题。

1.财务管理与教学科研缺乏关联性，财务防范风险的能力不足

高校会计工作是随着高校教育活动的开展而诞生，但随着高校事业的发展规模日益扩大，目前呈现出一种财务和教育教学彼此相互脱节的现象，究其原因，是高校组织结构中剥离的教学单位和财务活动在观念认可和信息系统等方面缺乏一体化统筹整合，这就造成了在“紧日子”压力下，财务部门迫切希望优化资金使用效能将钱用在刀刃上，而教学部门或科研部门更加注重以结项验收为目的项目支出，由此渐渐演变为财务管理和教学科研间的彼此脱节。财务部门所制定的政策没能从教学科研实施的本质发现经费使用存在的问题，同理在教学科研过程中若不能充分考虑资金使用的效能，财务工作没能有效地嵌入教学科研业务流程的预置阶段，无法顺利形成从教学科研到财务的流程贯通，那么高校经济活动中最有价值的防风险控制在教学科研活动的前沿就无法展开，这会大大降低财务部门防范业务部门风险的能力。

2.财务系统与高校业务融合度不高，数据信息不对称

在推进高校财务智能化发展的进程中，高校不仅在财务部门加大信息化投入力度，除财务以外的业务部门如教务处、资产处、科技处等也在加大信息化建设步伐。这其中很多业务软件的供应商并不统一，这就造成了高校的财务系统与其他业务系统融合度不高，因数据信息匹配低，造成各系统间对接困难;各系统间有各自的信息处理方式和算法，数据信息匹配度低并没有实现信息的互联互通，导致高校业务部门与财务部门的目标不一致。加之部分高校业务与财务部门沟通不频繁、理解不到位，造成各自为政现象。[2]以高校科研业务为例，尽管高校在科研系统与财务系统信息交换、衔接上做出了许多努力，但现行的高校科研系统与财务系统依然没有实现完整的对接。科研立项线下处理的流程繁琐且复杂，当科研经费首次到账后，财务部门尚不清楚该款项的来款用途，只能通过财务系统定期在全校范围内发布款项认领公告，项目负责人通过公告提示携带相关证据材料到财务部门办理科研项目财务立项手续。在认领这一环节中不难看出，由于财务与业务系统尚未对接，项目负责人无法通过短息、APP提醒等方式直接获取到账通知，只能通过查看公告被动获悉。期间有些科研经费较多的高校还会出现同一笔款项两位项目负责人同时认领或款项长期无人认领的现象。这就给财务部门科研立项的进程无限期拉长，也给财务人员往来账清理工作增添了很多困难。立项环节，财务人员将科研立项的必要内容录入财务系统时，因无法直接从科研系统获取科研信息，不得不手工完成项目名称、金额、项目负责人姓名等信息的录入，这一过程中科研与财务部门的工作人员在做重复劳动，但无法保证双方录入的信息完全一致，信息的准确性大打折扣。经费使用环节，财务部门侧重于科研经费超标、经费使用合规性等问题的审查，科研部门则侧重在经费使用期限、经费发放时效性及调取原始凭证等问题的把控上，二者的目标不一致，也造成部门间管理的差异。财务工作无法在经费使用前嵌入制约条件，形成有效的防范风险措施，而依靠人工的方式进行信息交互的辅助，不可避免地会出现科研系统与财务系统的数据差异，带来风险隐患。

3.财务数据管理粗放，增加决策风险

在高校倡导勤俭节约的背景下，提高教育经费的利用率，坚持少花钱、多办事，减少不必要的浪费现象，将节省的资金用在教育成果的转化上一直是财务人员的工作内容。高校目前突出的问题是各类数据缺乏相对统一的管理，数据基准与数据质量不统一，致使有价值的数据被充分挖掘和有效利用就变得困难。以财务数据为例，财务人员对数据分析仍停留在基本报表层面，财务数据与业务数据割裂，财务人员并不能全面进行数据互通与信息的实时共享，没有与高校其他管理系统如资产、人事、科研等实现对接，难以形成覆盖整个高校业务与职能体系互动的数据池。常见的处理方式是对已知的数据内容进行财务综合分析，并向需求者提供财务结论。而高校财务的数据规模常常成为衡量数据价值的基准，显然现阶段数据还没有形成由分散到集中的理想阶段，数据仍然是点状分布，而非集中管理。在“紧日子”背景下，高校领导层开始认识到数据在高校事业发展中的风险防控、决策支持等方面所具有的重要意义，粗放的财务数据处理势必会影响高校的相关决策，而错误的决策往往导致资金的损失。由此，数据分析的局限性必然带来各种各样的决策风险。

4.财务核算智能技术运用不足，管理信息化程度不高

高校财务核算的业务量伴随着高校事业发展规模扩大而逐步变大，以报销业务为例，高校总体的报销量呈现出逐年上升趋势，以往高校采用的线下面对面报销模式早已被淘汰，应运而生的网络预约报销成为现阶段高校的主要报销模式。网络预约报销即报销人通过登录特定的网络预约系统，通过填写如经费项目、报销内容、金额、支付信息等必要信息，完成网络预约。之后将带有预约单号的预约单打印出来，和原始票据一起装到财务专用袋子投递到网络报销专用箱内，再由财务工作人员定期开箱处理相关单据。从时效性上看网络预约报销打破了时间和地点的束缚，报销人不必为此到财务处现场等候办理，这给报销人带来极大的便利。[3]但从财务的工作角度，其主要的审核与支付环节仍然是在线下通过人工处理完成的，财务人员的工作效率并未得到明显提升，相反因为网络预约报销的单据可随时预约投递造成报销量激增，这使得财务人员的审核压力不降反增，如包括发票开票信息、红冲异常状态及销售方黑名单等重要信息的审核与风险校验，支付环节中银行信息审核校验等。当财务人员的精力被频繁、重复和琐碎的审核工作所消耗，其人工环节所造成的效率低、成本高、容易出错等问题逐一暴露出来。[4]由此可见，财务工作在不断追求更深程度的线上化和无纸化方面仍有提升空间，现阶段线下为主、线上为辅的报销模式可借助智能化手段实现财务核算全流程的线上化，探索用数字技术、智能化软件代替人工审核，通过将审核要素嵌入智能软件中对机器设置好校验标准以及合规性，从而实现数据的匹配与关联，使得财务审核环节由繁而简。

二、过“紧日子”背景下高校智能财务发展的对策

1.以智能化服务加强预算控制，构建全方位预算绩效管理模式

“开源节流”的总体工作思路在高校的预算编制上应得到具体体现，过紧日子要贯彻在编制工作中的方方面面。预算编制的牵头部门应与一线教学单位保持密切联系，通过对二级学院开展深入调研形成自上而下与自下而上相结合的双向良性沟通渠道。在预算报送环节，面对整体经济下行的严峻形势，务必要从严控制预算的追加，除国家政策变化或突发性、应急性事件等特殊情况外不做预算追加调整。这样做的目的在于保障高校在开源项目不明朗阶段，能根据高校的实际情况“以收定支”，高效且有规划地进行预算编制工作。既保障统筹安排学校整体支出，也能做到根据教学单位的实际情况适度调整学校预算支出内容，意在遵循“三保一留一砍”的原则，坚持零基预算有保有压，提升预算编制的科学性及准确性。切实对项目轻重缓急做等次排序，做到保工资、保运转、保重点；对于仍有偿债资金压力的高校，预算编制时留足该部分资金的同时应砍掉一般性基建支出。建议高校结合智能化发展需求建立起与之对应的预算管理系统，其目的是在预算报送环节形成财务的大数据中心，大数据中心建设初期先对各部门相似的业务、交易进行统一设置与数据接口对接，保证各部门在提交本年度预算时不超出财务编制预算的总范围。后续财务部门再通过提取各部门提交的预算信息，对财务数据进行规范统一的数据分析流程，确保一致性与可比性。这样既加强了财务部门对资金流向的管控能力，同时还落实了控制经济风险的措施。特别是十四五以来，各高校都以信息化为推动力，逐步开展精细化财务管理。财务部门在学校整体经费管理工作中应建立起财务共享机制，将涉及资金的流程与业务实现高校范围内共享。在前期已明确了“以收定支”预算编制总原则的情况下，高校依托信息化手段建立起预算管理系统，在整个资金预算的源头控制风险，也是实现经费精准控制的保证。

此外，在下拨预算环节，高校财务部门可按实际情况根据项目性质在预算管理系统内设置分次下拨预算机制，如办公经费、学生活动类、信息化运行费等非刚性支出，建议可在年初预算20%经费，年中拨付40%，年末由各部门根据资金使用情况拨付。若仍有资金支付需求，依据经费使用办法逐级报批后，在预算系统中申请剩余预算部分。在预算拨付后高校财务仍可采用技术手段将预算数据库内的项目经费数据与核算数据库内的全年实际业务数据进行比对，形成一套相对成熟的财务预警机制。利用技术手段将预算系统与报销系统实现对接，当报销过程中出现支付大于预算情况时，系统会提示报警，同理也可利用该机制预警违规、超范围报销的业务。财务人员可以根据预警内容重点甄别报销内容的合理性，及时驳回报销申请。这么做的目是明确节支思想，按照事项进度、合同履约考察执行情况，按照规定程序拨付预算，形成财务事项的事前监督、事中监管。实施绩效目标管理的最终目的是对绩效不佳、问题较多的项目实施压减或取消预算安排，切实让每一分钱都花在刀刃上，提高各项经费的使用效率。

2.突出服务教学科研为宗旨的数据收集与连接机制，重塑财务核算流程

高校财务智能化发展要以实现对财务业务的支持为中心，即突出以教学科研为宗旨的“服务型”平台建设。该财务平台是在高校财务部门乃至整个学校范围内形成以科学研究教育为中心的相互连接机制。高校的会计核算系统经过电算化、信息化到智能化的变更，财务活动不断深入，追求更广泛的无纸化事务和在线审查批准，这对各种系统之间的互连提出了更高的要求。使用数字技术手段贯穿各业务系统之间的技术壁垒是解决会计数据和业务数据矛盾的方向。这里需要明确的是高校财务智能化发展中财务工作者的角色要从核算监督的职能中逐步脱离出来，开始向突出以教学科研为宗旨的战略管理转变。通过与各部门的融合，打破学校行政划分上的信息壁垒，形成财务数据与业务数据的充分连接、融合机制。当财务数据实现规模累计后，真正发挥整个价值链中的信息和知识的价值还需要实现数据的实时共享。这就要求高校财务要保证财务核算流程的顺畅，当数据来源统一后整个财务系统就不必为了处理重复性工作而浪费劳动力和时间成本。如困扰高校财务人员的线下核算报销的压力，传统的线下审签受到时间和空间的限制，往往有很大的局限性。签审流程常常因为某个环节未能及时审批而消耗很长时间。当报销凭证流转至财务部门后又会因为缺少签字、指标使用不规范等问题造成退单的情况，迫使经办人因一个报销款项而频繁修改。而借助信息化手段，在高校经费签审环节实现线上办公，借助无纸化办公的优势，可提高经费签审的效率。在无纸化、少接触的情况下保证连续有效的核算流程正是当前高校财务发展的需求。

为避免经办人因在线下找项目（部门）负责人签字而花费大量时间和精力，在财务审核流程中嵌入线上审批环节，就可迅速解决经办人员的困境，免于签审环节的奔波。从财务工作者的角度出发在线上审批环节嵌入经费使用范围的“黑名单”与“白名单”，可有效地遏制各类经费滥用的情况。如经办人在列支经费项目时选择了办公费，因系统后台同步设置了办公费项目的白名单有报刊、文具、交通费等，经办人在系统填报的过程中如填写了白名单以外的内容，系统将自动识别并作出提示拒绝填报。经办人则在填报签审单据时即可从一定程度上有效规避了经费滥用问题，对于财务部门而言更是防范风险的有效举措。

3.打通财务操作系统壁垒，实现高校风险可控、财务数据一体融合

自2019年以来，国家大力倡导在科研项目实施过程中实施“包干制”项目经费管理。建立经费包干机制有利于单位统筹安排资金，增强管好资金的责任，提高资金使用效率，兼顾国家、单位和职工三者利益，调动单位和职工增收节支的积极性。但在探索过程中应避免因资金管理不到位造成的资产流失和浪费。特别是在过紧日子背景下，财务部门作为经费支出的管理部门应在日常工作中注重经费使用的效能，通过制度修订、多部门协助等方式对不合规的经济事项严抓严控，避免如通过虚报劳务费、虚报科研教学材料等方式套取相关经费等情况的发生。由此不难看出清晰的经费支出对风险防控的影响越来越大。随着大数据、人工智能等信息技术在高校财务管理中的深入运用，高校积极探索引入智能化财务报销操作系统，实现经费使用标准化以应对套取经费等问题。注重审核报销环节标准化也是有效防范风险的重要举措。在财务审核环节中引入如RPA机器人等智能化系统[5]，基于基础运算规律，制定审核标准如嵌入差旅费出差地住宿标准、职称对应交通工具选择、电子发票真伪检验、报销单金额合计等常用财务审核要点，根据经办人填写的单据自动分析其报销内容，不仅将繁琐的填报环节智能化处理，还可以在此环节中核查经办人使用经费的合规性，确保经费使用的准确。

财务常用的核算系统与发票管理系统互联，各业务板块、各报销口径汇总而来的发票通过统一的发票管理平台，并建立合规性校验规则对原始票据进行数据统一监管，包括自动审核原始票据的真伪、查重、销货方企业是否黑名单等，防范高校涉税风险。如果高校科研项目到账经费较多，也可借助该平台实现与开票系统的对接，完成一个系统内自动触发开具电子发票，这样不仅节约了时间和人力成本，也一定程度实现了财务数据与发票数据的协同，为日后高校做税务统筹、税务申报提供了有力的依托。

在支付环节，高校资金大部分依赖于财政拨款，原有常见的事业单位支付形式多为支票、电汇等方式，支付周期长且资金流向不直观，这成为经费使用中的难题。随着信息化技术在财务部门的深入推进，很多高校和事业单位在工作中借助技术手段打通与财政国库系统支付环节的技术壁垒，通过高校财务核算系统与财政国库系统对接，实现两个系统间的数据双向交互，财务人员在财务核算系统中通过调取经办人录入的收款人信息即可通过国库系统连动支付，同时也能实现资金流向的实时共享，方便上级部门随时查看资金使用情况，确保经费使用的合理与透明。

三、结语

高校财务智能化发展的核心在于业务与财务在流程、系统、数据三方面的深度融合。而强化资金使用效能、防范资金管理风险对高校财务智能化发展具有现实意义。高校开展各类业务前，财务应将风险防控的制约点嵌入其中，从而更加主动地从财务结果向业务最前端推动。在系统层面上财务数据更像是业务数据的汇总，应充分考虑打通与业务系统的技术壁垒，实现互联，方可节约人力与时间成本。从数据层面上，业务应加强数据的标准化，使得财务数据与业务数据在处理上形成统一标准和口径。总之，防范经济风险、开源节流是一项长期工作，各高校应结合自身情况建立与之匹配的管理方案与制度，并做到及时调整，确保流程便捷、系统互通、数据一致，从而保证高校事业稳步发展。